a) Sổ sách:
Trong hoạt động đặt hàng tại đơn vị có phát sinh sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ Nhật ký chung, sổ Cái
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng
Mẫu sử dụng: S31-DN theo quyết định 15/QĐ-BTC
Nguồn số liệu: số liệu đƣợc tổng hợp từ giấy báo Có của ngân hàng báo cho doanh nghiệp số tiền khách hàng đã thanh toán chuyển khoản.
Nội dung dữ liệu thu thập: tình hình phát sinh nợ và thanh toán nợ của khách hàng, chi tiết theo từng khách hàng.
Nơi lập: phòng kế toán
Ngƣời lập: Kế toán thanh toán ( kế toán bán hàng và thanh toán)
Cách thức lập: kế toán bán hàng vào phần mềm excel mở tập tin sổ chi tiết phải thu khách hàng, nhập số liệu về khách hàng, số phải thu, số khách hàng đã thanh toán số còn phải thanh toán.
Lƣu trữ sổ sách: Cuối tháng, kế toán bán hàng và thanh toán sẽ in lại sổ chi tiết phải thu khách hàng từ tập tin sổ chi tiết phải thu khách hàng sau đó lƣu giữ tại tủ sắt riêng.
Mục đích sử dụng: kế toán theo dõi khoản nợ của khách hàng dễ dàng quản lý và báo cáo cho chủ doanh nghiệp hoặc kế toán trƣởng khi cần.
Ngƣời sử dụng: kế toán trƣởng, kế toán thanh toán, chủ doanh nghiệp - Sổ Nhật ký chung
Mẫu sử dụng: S03a-DN
Nguồn số liệu: số liệu đƣợc tổng hợp từ giấy báo Có của ngân hàng báo cho doanh nghiệp số tiền khách hàng đã thanh toán.
Nội dung dữ liệu thu thập: các nghiệp vụ xảy ra tại doanh nghiệp nhƣ hoạt động nhận tiền đặt cọc từ khách hàng bằng hình thức chuyển khoản.
Nơi lập: phòng kế toán Ngƣời lập: kế toán trƣởng
37
Cách thức lập: hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tại doanh nghiệp, kế toán trƣởng căn cứ vào các chứng từ nhận đƣợc ghi nhận vào sổ nhật ký chung. Kế toán trƣởng mở phần mềm excel vào tập tin sổ Nhật ký chung nhập dữ liệu vào. Cuối tháng kế toán trƣởng sẽ in sổ Nhật ký chung ra ký xác nhận và lƣu trữ lại.
Lƣu trữ sổ sách: Cuối tháng, kế toán trƣởng sẽ in lại sổ Nhật ký chung từ tập tin sổ Nhật ký chung sau đó lƣu giữ tại tủ sắt riêng.
Mục đích sử dụng: dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tại doanh nghiệp, làm cơ sở để kế toán trƣởng lên sổ Cái hàng ngày. Kế toán trƣởng dùng sổ Nhật ký chung để quản lý và theo dõi hoạt động tại doanh nghiệp và có thể báo cáo cho chủ doanh nghiệp khi cần thiết.
Ngƣời sử dụng: kế toán trƣởng, chủ doanh nghiệp. - Sổ cái
Mẫu sử dụng: S03b-DN theo quyết định 15/QĐ-BTC
Nguồn số liệu: số liệu đƣợc tổng hợp từ sổ Nhật ký chung kế toán trƣởng ghi hàng ngày.
Nội dung dữ liệu thu thập: phản ánh số tiền phát sinh trên tài khoản 112, 331 số dƣ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dƣ cuối kỳ.
Nơi lập: phòng kế toán Ngƣời lập: kế toán trƣởng
Cách thức lập: hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tại doanh nghiệp. Kế toán trƣởng sau khi ghi nhận vào sổ Nhật ký chung thì căn cứ vào đó ghi đồng thời lên Sổ Cái. Kế toán trƣởng mở phần mềm excel vào tập tin Sổ cái và ghi nhận số tiền vào các sổ cái tài khoản liên quan. Cuối tháng kế toán trƣởng sẽ in sổ Cái ra ký xác nhận và lƣu lại.
Lƣu trữ sổ sách: Cuối tháng, kế toán trƣởng sẽ in lại sổ Cái từ tập tin sổ Cái sau đó lƣu giữ tại tủ sắt riêng.
Mục đích sử dụng: dùng để theo dõi các tài khoản kế toán tại doanh nghiệp, đối chiếu với sổ Nhật ký chung khi cần thiết. Số liệu trên sổ Cái còn đƣợc dùng làm cơ sở để lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Ngƣời sử dụng: kế toán trƣởng, chủ doanh nghiệp. b) Báo cáo:
Trong hoạt động đặt hàng tại đơn vị chỉ có phát sinh báo cáo hàng tồn kho
38
- Báo cáo hàng tồn kho
Mẫu sử dụng: do kế toán trƣởng thiết kế riêng cho nhu cầu của doanh nghiệp (phụ lục 12)
Nguồn số liệu: số liệu dùng để lập báo đƣợc tổng hợp từ sổ kho tại doanh nghiệp.
Nội dung dữ liệu thu thập: tình hình hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp, loại hàng và số lƣợng tồn kho.
Nơi lập: phòng kế toán
Ngƣời lập: kế toán kho vật tƣ tài sản và sản xuất.
Cách thức lập: kế toán kho khi nhận đƣợc yêu cầu của kế toán trƣởng lập báo cáo hàng tồn kho thì mở phần mềm excel lên vào tập tin sổ kho chọn loại hàng hóa cần lập ghi lại các thông tin về loại hàng và cả số lƣợng sao đó nhập vào báo cáo hàng tồn kho theo mẫu có sẳn. Kế toán kho kiểm tra lại thông tin sau đó in ký xác nhận và gửi cho kế toán trƣởng.
+ Mục đích sử dụng: theo dõi hàng hóa tồn kho, kiểm soát đƣợc lƣợng hàng tồn số lƣợng và loại để có thể đủ hàng giao cho khách hoặc bổ sung nếu thiếu.
+ Ngƣời sử dụng: kế toán kho, kế toán trƣởng, chủ doanh nghiệp.
Báo cáo hàng tồn kho theo dõi hàng hóa trong kho và tách rời với nguyên vật liệu, đƣợc lập trên phần mềm excel và đƣợc kết xuất ra khi có yêu cầu của kế toán trƣởng. Phản ánh kịp thời và chính xác thông tin hàng hóa cho kế toán trƣởng để ra quyết định. Báo cáo này không tổng hợp tất cả các hàng hóa trong kho mà là báo cáo chi tiết loại hàng hóa mà kế toán trƣởng yêu cầu để xem xét. Trong hoạt động nhận đặt hàng doanh nghiệp có phát sinh sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ nhật ký chung và sổ Cái ghi nhận lại nghiệp vụ trả tiền cọc của khách hàng, quá trình thanh toán này đƣợc theo dõi chặt chẽ. Tuy nhiên doanh nghiệp lại không có các sổ sách theo dõi hoạt động đặt hàng gây khó khăn cho kế toán trƣởng khi muốn lập các báo cáo quản trị cho chủ doanh nghiệp.