4.1.2.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu
a) Thu thập và lập chứng từ
Tại doanh nghiệp trong hoạt động giao hàng hóa và dịch vụ có các chứng từ phát sinh: lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, biên bản kiểm nghiệm.
42
Bảng 4.3 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động giao hàng
Phiếu giao hàng Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm
Áp dụng
Cho tất cả các hàng hóa máy móc xuất ra bán tại doanh nghiệp, kể cả linh kiện máy móc. Chỉ áp dụng cho các đơn hàng là máy móc gia công chế tạo hay sản xuất tại doanh nghiệp,
Số liên lập 2 liên 1 liên 3 liên 1 liên
Mẫu minh
họa Phụ lục 4 Phụ lục 5 Phụ lục 6 Phụ lục 7
Nội dung dữ liệu thu
thập
Thông tin địa chỉ của khách hàng, loại hàng đặt số lƣợng, đơn giá, thuế GTGT, tổng tiền, ý kiến của khách hàng, ngày nhận hàng.
Loại hàng xuất, số lƣợng đơn giá qui cách, thời gian xuất hàng, thông tin khách hàng.
Loại hàng xuất, số lƣợng đơn giá qui cách, thời gian xuất hàng, thông tin khách hàn
Thông tin của đối tƣợng tham gia kiểm nghiệm hàng hóa, đánh giá của hàng hóa đƣợc giao về mẫu mã, chất lƣợng, công suất hoạt động và ý kiến của khách hàng. Chữ ký xác nhận của các bên tham gia kiểm nghiệm
Nơi lập Phòng kế toán Phòng kỹ thuật
Ngƣời lập kế toán bán hàng kế toán bán hàng kế toán kho Trƣởng bộ phận kỹ thuật
Ngƣời
duyệt Bộ phận giao hàng, khách hàng Kế toán kho Nhân viên giao hàng và kế toán trƣởng Khách hàng, bộ phận giao hàng Ngƣời sử dụng Kế toán bán hàng, kế toán trƣởng, bộ phận giao hàng, khách hàng và chủ DN Kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán trƣởng và chủ doanh nghiệp
Kế toán bán hàng, kế toán
43
Phiếu giao hàng Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm
Cách thức lập
Khi đến ngày giao hàng cho khách, kế toán bán hàng mở tập tin phiếu giao hàng lên nhập các thông tin của khách hàng, loại hàng, số lƣợng đơn giá, thuế GTGT dựa vào hợp đồng bán hàng đã ký kết. Kế toán bán hàng kiểm tra in ký xác nhận và gửi cho bộ phận giao hàng 2 liên
Khi kế toán lập phiếu giao hàng thì đồng thời cũng lập lệnh xuất hàng với đầy đủ nội dung thông tin nhƣ phiếu giao hàng. Mẫu lệnh giao hàng có sẵn trong máy đƣợc kế toán bán hàng lập, kiểm tra nội dung in và gửi cho kế toán kho để xuất hàng
Khi nhận đƣợc lệnh xuất kho từ kế toán bán hàng, kế toán kho sẽ kiểm tra hàng trong kho có đủ và đúng với hàng cần xuất hay không. Khi đủ hàng thì kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho bằng phần mềm excel, điền đẩy đủ thông tin vào mẫu do kế toán trƣởng thiết kế sẵn, kiểm tra lại thông tin in và ký duyệt chuyển giao cho bộ phận giao hàng kèm theo hàng hóa.
Bộ phận giao hàng trƣớc khi giao hàng hóa sẽ lập 1 biên bản kiểm nghiệm bằng phần mềm word theo mẫu có sẵn. Biên bản này đƣợc bộ phận giao hàng dùng khi lắp đặt chạy thử máy cho khách hàng. Những thông tin về máy móc công suất … khi chạy thử sẽ đƣợc ghi nhận lại, ý kiến của khách hàng sau đó ký xác nhận của 2 bên. Sau khi ký xác nhận biên bản kiểm nghiệm nó sẽ đƣợc kế toán bán hàng lƣu lại dùng khi thanh toán hợp đồng với đối tác.
Mục đích sử dụng
Cung cấp thông tin về hàng hóa, khách hàng, địa chỉ thời gian giao hàng cho bộ phận giao hàng đúng ngƣời đúng thời gian qui định. Ngoài ra phiếu giao hàng còn dùng cho bộ phận giao
Lệnh xuất kho dùng làm căn cứ cho kế toán kho lập phiếu xuất kho và xuất hàng hóa để giao cho bộ phận giao hàng. Khi nhận đƣợc lệnh xuấ kho kế toán kho phải
Đƣa thông tin về số hàng kế toán kho đã xuất ra cho bộ phận giao hàng đối chiếu kiểm tra với phiếu giao hàng trƣớc khi giao hàng. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán kho ghi sổ chi tiết hàng tồn
Biên bản kiểm nghiệm ghi nhận lại chính xác tình trạng máy móc kỹ thuật khi giao cho khách hàng, ý kiến của khách hàng về hàng hóa. Ngoài ra biên bản này còn đƣợc dùng để kế toán bán
44
hàng đối chiếu với phiếu xuất kho và kiểm tra hàng kèm theo. Phiếu giao hàng khi đƣợc khách hàng ký xác nhận sẽ chứng thực đƣợc khách hàng đã nhận hàng hóa xuất ra đúng và đủ hàng giao cho khách đúng thời gian đã ghi. Ngoài ra lệnh xuất kho còn làm căn cứ cho kế toán kho đối chiếu lại với kế toán bán hàng lƣợng hàng đã xuất ra là theo lệnh của kế toán bán hàng.
kho, kế toán trƣởng ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Ngoài ra còn dùng để bộ phận giao hàng đối chiếu với kho khi có kiểm tra
hàng sử dụng khi có phát sinh khiếu nại của khách hàng.
45
Doanh nghiệp sử dụng 4 loại chứng từ trong hoạt động giao hàng hóa, việc kiểm soát khâu giao hàng từ lúc xuất kho tới khi bàn giao hàng hóa cho khách hàng đƣợc theo dõi chặt chẽ hạn chế đƣợc nhiều rủi ro. Lệnh xuất kho từ kế toán bán hàng đảm bảo hàng hóa đƣợc giao đúng hạn theo hợp đồng. Phiếu xuất kho từ kế toán kho là biên bản đối chiếu với bộ phận giao hàng, bộ phận giao hàng có thể kiểm tra đúng đủ số lƣợng hàng hóa mình nhận từ kho. Bộ phận giao hàng cũng nhận đƣợc phiếu giao hàng từ kế toán bán hàng giúp bộ phận giao hàng có thể kiểm tra lại một lần nữa hàng hóa đã nhận và hàng hóa phải giao có đúng đủ không. Biên bản kiểm nghiệm đƣợc chính bộ phận giao hàng lập ra đƣợc khách hàng xác nhận chất lƣợng của sản phẩm đƣợc giao.
b) Quy trình lập và lƣu chuyển chứng từ trong hoạt động giao hàng - Phạm vi áp dụng: áp dụng cho hoạt động giao hàng trong nƣớc. Doanh nghiệp không có khách hàng nƣớc ngoài.
- Mô tả hoạt động giao hàng hóa, dịch vụ
Khi tới ngày giao hàng, kế toán bán hàng lập lệnh xuất kho giao cho kế toán kho. Kế toán kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa và lệnh xuất kho, sau đó lập phiếu xuất kho 3 liên gửi cho bộ phận giao hàng kèm hàng hóa, bộ phận giao hàng sẽ ký nhận và trả lại phiếu xuất kho liên 1 cho kế toán kho để ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, liên 2 thì giữ lại, liên 3 thì giao cho kế toán trƣởng ghi sổ nhật ký chung. Đồng thời kế toán bán hàng cũng lập 2 liên phiếu giao hàng gửi cho bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng khi nhận đƣợc 1 liên phiếu xuất kho và 2 liên phiếu giao hàng thì tiến hành kiểm tra xác nhận hàng hóa. Sau khi xác nhận thì bộ phân giao hàng lập biên bản kiểm nghiệm sản phẩm đồng thời tiến hành giao hàng cho khách.
Khách hàng khi nhận đƣợc hàng tiến hành chạy thử và ký vào biên bản kiểm nghiệm sản phẩm và phiếu giao hàng. 1 liên phiếu giao hàng sẽ do khách hàng giữ. Những chứng từ còn lại sẽ đƣợc bộ phận giao hàng giao lại cho kế toán bán hàng.
- Quy định về thời gian lƣu chuyển chứng từ:
Hoạt động giao hàng của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng tối đa là 6 ngày đối với khách hàng ở miền Nam, 10 ngày đối với khách hàng miền Trung và trên 14 ngày đối với khách hàng miền Bắc. Kể từ lúc kế toán bán hàng lập lệnh xuất kho và phiếu giao hàng đến khi khách hàng ký nhận hàng hóa thời gian đƣợc kế toán bán hàng tính toán chính xác để có thể giao hàng
46
chính xác thời gian cho khách hàng. Trong đó phiếu giao hàng đƣợc lập khi đến thời gian giao hàng cho khách. Phiếu giao hàng này đƣợc lập và chuyển giao ngay cho bộ phận giao hàng ngay trong ngày. Khi đƣợc khách hàng ký xác nhận thì bộ phận giao hàng sẽ giao cho kế toán bán hàng ngay khi về tới doanh nghiệp. Lệnh xuất kho đƣợc lập cùng lúc với phiếu giao hàng ngay khi tới thời gian giao hàng cho khách. Lập xong lệnh xuất kho đƣợc giao ngay cho kế toán kho ngay trong ngày. Bên cạnh đó phiếu xuất kho đƣợc lập trong ngày khi nhận đƣợc lệnh xuất kho từ kế toán bán hàng. Phiếu xuất kho sẽ đƣợc giao kèm với hàng hóa và chuyển giao cho bộ phận giao hàng trong ngày. Nếu là cuối ngày thì đầu ngày sau phải bàn giao cho bộ gian giao hàng. Ngoài ra biên bản kiểm nghiệm khi gặp khách hàng, bộ phận giao hàng sẽ ghi chép lại các thông tin phát sinh trong quá trình kiểm nghiệm máy, ý kiến của khách hàng. Quá trình kiểm tra hoàn tất thì các bên ký xác nhận. Khi về đến doanh nghiệp bộ phận giao hàng sẽ giao lại chứng từ cho kế toán bán hàng. Nếu là cuối ngày thì đầu ngày sau phải bàn giao lại cho kế toán bán hàng.
47 3
Phiếu xuất kho
Kế toán kho Kế toán bán hàng Lệnh xuất kho Lệnh xuất kho Kiểm tra hàng trong kho và lập phiều xuất kho Lệnh xuất kho 2 1 Phiếu xuất kho
N Bộ phận giao hàng Lập lệnh xuất kho và phiếu giao hàng Bắt đầu 2 Phiếu giao hàng 1 Phiếu giao hàng 2 Phiếu giao hàng 1 Phiếu giao hàng A A Kiểm tra ký xác nhận hàng, lập biên bản kiểm nghiệm và tiến hành giao hàng 3 2 Phiếu giao hàng 1 Phiếu giao hàng đã xác nhận E E Biên bản kiểm nghiệm đã xác nhận 1 Phiếu giao hàng đã xác nhận N Biên bản kiểm nghiệm đã xác nhận KH Kèm hàng hóa N 2 3 Phiếu xuất kho
2 1 Phiếu xuất kho
1 Phiếu xuất kho đã xác nhận
D
Kế toán trƣởng
D
3 Phiếu xuất kho đã
xác nhận
Ghi hàng ngày
Sổ nhật ký chung
3 Phiếu xuất kho đã
xác nhận
N
Sổ Cái
1 Phiếu xuất kho
đã xác nhận N Sổ chi tiết hàng tồn kho In cuối tháng Ghi sổ NKC, sổ Cái Phần mềm B B C C 1 Phiếu xuất kho đã
xác nhận Nhập liệu vào sổ Kho Cập nhật dữ liệu sổ Kho, sổ NKC và sổ Cái CSDL In sổ Kho, sổ NKC, sổ Cái Ghi hàng ngày
48
Qua lƣu đồ mô tả ở hình 4.4 hoạt động giao hàng ta thấy rằng đơn vị có sự sắp xếp phân công hợp lý, từ khâu xuất hàng tới khâu giao hàng cho khách đƣợc kiểm soát chặt chẽ .Kế toán viên và bộ phận giao hàng đƣợc phân công công việc rõ ràng có ràng buộc trách nhiệm mỗi ngƣời. Chứng từ phiếu giao hàng, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm nghiệm đƣợc lập và sử dụng hợp lý phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động giao hàng diễn ra nhanh nhƣng vẫn đảm bảo tính chính xác và hợp lý. Các chứng từ sau khi hoàn tất đƣợc lƣu trữ đầy đủ đảm bảo không bị mất mát thất lạc.