a) Thu thập và lập chứng từ:
Chứng từ phát sinh trong hoạt động nhận đặt hàng tại doanh nghiệp bao gồm: đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, bảng báo giá.
Đặt hàng Thanh toán tiền Khách hàng Nhận tiền thanh toán 4.0 Yêu cầu thành phẩm Nhận đặt hàng 1.0 Đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận Lập hóa đơn bán hàng 3.0 Giao hàng cho khách hàng Đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận Hệ thống kế toán Số tiền thanh toán Ghi sổ kế toán Ghi sổ kế toán Chu trình sản xuất Giao hàng hóa, dịch vụ 2.0
30
Bảng 4.1 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động nhận đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng Bảng báo giá
Áp dụng Cho mọi đối tƣợng khách hàng khi đặt
hàng
Chỉ áp dụng cho đối tƣợng khách hàng đặt các máy móc hoặc sản phẩm gia công.
Cho mọi đối tƣợng khách hàng khi đặt hàng
Số liên lập 1 liên 2 liên 1 liên
Mẫu sử dụng Phụ lục 1 Phụ lục 2 Phụ lục 3
Nội dung dữ liệu thu thập
Thông tin của khách hàng, loại hàng đặt, số lƣợng. Đối với sản phẩm là máy móc phải chế tạo là yêu cầu của khách hàng về công suất hoạt động, mức hao tốn nhiên liệu, thành phẩm máy tạo ra, nguyên liệu đầu vào của máy… phƣơng thức thanh toán, điều kiện thanh toán, địa chỉ và thời gian giao hàng.
Thông tin của khách hàng, loại hàng đặt, giá tiền thanh toán, yêu cầu của khách hàng, điều kiện bảo hành, thời gian bảo hành, thời gian và địa điểm giao hàng, phƣơng thức thanh toán, xử lý vi phạm hợp đồng giải quyết tranh chấp và điều khoản chung của 2 bên.
Thông tin của khách hàng, loại hàng đặt, số lƣợng, giá tiền.
Nơi lập Phòng kế toán
Ngƣời lập Kế toán bán hàng Kế toán bán hàng Kế toán trƣởng
Ngƣời sử dụng
Kế toán bán hàng, kế toán trƣởng, bộ phận kỹ thuật, chủ doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng và thanh toán, kế toán trƣởng, chủ doanh nghiệp và khách hàng
Kế toán bán hàng, kế toán trƣởng
31
Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng Bảng báo giá
Mục đích sử dụng
Đơn đặt hàng cho biết về quy cách sản phẩm khách hàng yêu cầu, là cơ sở cho kế toán trƣởng và bộ phận kỹ thuật xem xét. Khi bộ phận kỹ thuật xác nhận thực hiện đơn đặt hàng thì kế toán trƣởng sẽ ký xác nhận cho lập hợp đồng bán hàng
Làm căn cứ pháp lý xác nhận quyền hạn và nghĩa vụ giữa 2 bên ngƣời mua và bán. Các điều kiện nhƣ thời gian địa điểm giao hàng, phƣơng thức thanh toán, điều kiện bảo hàng… Khi xảy ra tranh chấp thì hợp đồng bán hàng có hiệu lực pháp luật giữa hai bên
Làm căn cứ cho kế toán bán hàng lập hợp đồng bán hàng, kế toán trƣởng đặt giá cho sản phẩm nếu trên hợp đồng bán hàng giá bị chênh lệch sẽ là trách nhiệm của kế toán bán hàng, đây là chứng từ đối chiếu giữa kế toán trƣởng và kế toán bán hàng
Cách thức lập
Kế toán bán hàng vào phần mềm excel nhập các thông tin về khách hàng, loại hàng… vào mẫu đơn đặt hàng có sẵn. Kế toán bán hàng kiểm tra lại toàn bộ thông tin sau đó in ký duyệt và chuyển cho kế toán trƣởng.
Khi đơn đặt hàng đƣợc duyệt và có bảng báo giá của kế toán trƣởng gửi xuống thì kế toán bán hàng dung phần mềm word để soạn thảo hợp đồng. Hợp đồng là mẫu đã có sẵn kế toán bán hàng chỉ cần điền các thông tin liên quan, các điều kiện mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận. Sau đó kiểm tra lại các thông tin in và thông báo cho khách hàng để hẹn thời gian ký kết hợp đồng.
Kế toán trƣởng đƣợc bộ phận kỹ thuật hỗ trợ xem xét đơn đặt hàng và tính toán giá cả. Việc tính toán giá cả mang tính chất chuyên môn về cơ khí của doanh nghiệp nên tôi không thể tìm hiểu sâu thêm đƣợc. Sau khi tính toán xong kế toán sẽ nhập vào phần mềm excel theo mẫu bản báo giá, kiểm tra in và ký xác nhận sau đó gửi cho kế toán bán hàng
32
Doanh nghiệp sử dụng 3 loại chứng từ trong quá trình nhận đơn đặt hàng nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động này. Đơn đặt hàng thể hiện rõ nội dung hàng hóa qui cách và các thông tin về khách hàng. Trong khi đó bảng báo giá là một chứng từ đƣợc lƣu hành nội bộ làm cơ sở cho kế toán bán hàng thành lập hợp đồng, tuy nhiên doanh nghiệp lại thiếu bảng báo giá linh kiện máy móc. Hợp đồng bán hàng là một văn bản có giá trị pháp lý cao thể hiện quan hệ mua bán giữa doanh nghiệp và đối tác hạn chế đƣợc rủi ro trong thanh toán cho doanh nghiệp. Ngoài ra, giấy báo Có đƣợc ngân hàng cung cấp ghi đầy đủ nội dung và số tiền thanh toán vào tài khoản của doanh nghiệp.
b) Quy trình lập và lƣu chuyển chứng từ trong hoạt động nhận đơn đặt hàng
- Phạm vi áp dụng: áp dụng cho mọi đối tƣợng khách hàng của doanh nghiệp.
- Mô tả hoạt động nhận đặt hàng:
Kế toán bán hàng sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng qua điện thoại, mail, fax…. tiến hành lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng đƣợc chuyển qua cho kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng bắt đầu kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng căn cứ vào báo cáo công nợ của khách hàng (nếu có), đối chiếu báo cáo hàng tồn kho. Nếu hàng đƣợc đặt thuộc dạng hàng phải sản xuất chế tạo riêng thì bộ phận kỹ thuật sẽ hỗ trợ tƣ vấn cho kế toán trƣởng, nếu hàng đặt là các linh kiện máy móc thì phải xem xét lại số lƣợng hàng tồn kho. Đơn đặt hàng khi đạt đủ điều kiện nhƣ trên thì đƣợc duyệt và lập giấy báo giá sản phẩm gửi cho kế toán bán hàng. Các đơn đặt hàng đều đƣợc trình cho chủ doanh nghiệp kỳ duyệt.
Đối với đơn hàng là máy móc thì kế toán bán hàng căn cứ vào đơn đặt hàng đã xét duyệt và giấy báo giá để lập hợp đồng bán hàng, hợp đồng này lập thành 2 bản đƣợc khách hàng và chủ doanh nghiệp ký kết, mỗi bên giữ một bản. Đối với linh kiện máy móc thì chỉ cần thông báo cho khách hàng bằng điện thoại mail hoặc fax.
Trong hoạt động đặt hàng tại doanh nghiệp, có phát sinh hoạt động nhận tiền thanh toán về khoản đặt cọc đối với các loại máy móc giá trị lớn. Tỷ lệ đặt cọc là 30% đến 60% tùy khách hàng. Khi khách hàng ký kết hợp đồng xong sẽ chuyển khoản tiền cọc cho doanh nghiệp. Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có cho kế toán bán hàng về khoản tiền này. Kế toán bán hàng sẽ kiểm tra và ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, sau đó chuyển giấy báo Có cho kế toán
33
trƣởng ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái. Kế toán trƣởng ghi sổ xong sẽ chuyển lại cho kế toán bán hàng để lƣu giữ.
- Quy định về thời gian lƣu chuyển chứng từ:
Họat động nhận đơn đặt hàng và xử lý của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng tối đa là 10 ngày kể từ lúc nhận yêu cầu đặt hàng cho đến khi hai bên ký kết hợp đồng đối với sản phầm sản xuất theo yêu cầu. Và tối đa 1 ngày đối với sản phẩm có sẵn trong kho. Trong đó các chứng từ nhƣ đơn đặt hàng đƣợc kế toán bán hàng lập trong ngày và chuyển giao cho kế toán trƣởng xét duyệt. Thời gian xét duyệt diễn ra nhanh tối đa là 2 ngày và đƣợc chuyển giao lại cho kế toán bán hàng để thông báo cho khách hàng. Bảng báo giá đƣợc lập trong vòng 1 ngày ngay khi đơn đặt hàng đƣợc duyệt, chuyển cho kế toán bán hàng kèm theo đơn đặt hàng ngay trong ngày nếu là cuối ngày thì đầu ngày sau sẽ đƣợc chuyển tới. Hợp đồng bán hàng khi có đầy đủ chứng từ thì kế toán bán hàng sẽ lập ngay hợp đồng bán hàng. Hợp đồng này sẽ đƣợc giữ lại cho đến khi khách hàng và chủ doanh nghiệp ký kết, thời gian ký hợp đồng tùy 2 bên thỏa thuận nhƣng không quá 7 ngày. Ngay khi ký xong thì khách hàng sẽ giữ 1 bản, 1 bản lƣu lại doanh nghiệp. Ngoài ra khi nhận đƣợc gấy báo Có của ngân hàng kế toán bán hàng sẽ chuyển giao cho kế toán trƣởng xem xét ngay trong ngày, kế toán trƣởng sau khi xem xét ghi sổ sẽ giao lại cho kế toán bán hàng cất giữ.
34
- Lƣu đồ trong hoạt động nhận đơn đặt hàng
Kế toán bán hàng Kế toán trƣởng Bắt đầu Lập đơn đặt hàng KH Đơn dặt hàng
Báo cáo tồn kho Báo cáo nợ của khách hàng
Xét duyệt đơn đặt hàng và lập bảng báo giá
Đơn dặt hàng đã xét
duyệt Bảng báo giá
Đơn dặt hàng
Đơn dặt hàng đã xét
duyệt Bảng báo giá
Lập hợp đồng bán hàng
Đơn dặt hàng đã xét
duyệt Bảng báo giá 2 Hợp đồng bán hàng 1 Hợp đồng bán hàng Ký kết hợp đồng 1 Hợp đồng bán hàng dẵ ký kết 2 Hợp đồng bán hàng dẵ ký kết KH N Qua đt, email, fax....
Bộ phận kỹ thuật hỗ trợ, GĐ ký duyệt
Giám đốc và khách hàng ký kết
35
Kế toán bán hàng và thanh toán Kế toán trƣởng
A 1 Hợp đồng bán hàng đã ký kết Ngân hàng Giấy báo Có
Giấy báo Có Sổ chi tiết phải thu KH 1 Hợp đồng bán hàng đã ký kết Giấy báo Có Giấy báo Có Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Giấy báo Có N N Nhập liệu sổ chi tiết phải
thu khách hàng
CSDL
In sổ chi tiết phải thu KH, sổ NKC, sổ Cái
Nhập liệu sổ Nhật ký chung, sổ Cái In vào cuối tháng
Phần mềm
Cập nhật sổ chi tiết phải thu KH, sổ NKC, sổ Cái
A
A
Ghi hàng ngày
Hình 4.2 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận đơn đặt hàng
Qua lƣu đồ mô tả ở hình 4.2 hoạt động nhận đơn đặt hàng ta thấy rằng đơn vị có sự sắp xếp phân công hợp lý, kể từ khâu tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách đến khâu xét duyệt đơn hàng và lập hợp đồng hay bảng báo giá. Mỗi kế toán đƣợc phân công công việc rõ ràng có ràng buộc trách nhiệm mỗi ngƣời. Trong khâu xét duyệt đơn đặt hàng có sự tham gia hổ trợ của bộ phận kỹ thuật nên đảm bảo đƣợc tính chuyên môn về cơ khí. Chứng từ đƣợc lập và sử dụng hợp lý phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động nhận đặt hàng diễn ra nhanh nhƣng vẫn đảm báo tính chính xác và hợp lý. Các chứng từ sau khi hoàn tất đƣợc lƣu trữ đầy đủ đảm bảo không bị mất mát thất lạc. Tuy nhiên đối với khách hàng đặt các linh kiện máy móc thì doanh nghiệp lại không có bảng báo giá linh kiện sẵn để dễ dàng thông báo ngay cho khách hàng mà phải chờ kế toán kho lập báo cáo hàng tồn kho. Giai đoạn này tốn nhiều thời gian và không phù hợp với hoạt động buôn bán hiện nay. Hoạt động
36
nhận tiền đặt cọc diễn ra nhanh chóng, tiền đƣợc gửi vào ngân hàng dễ dàng theo dõi và có chứng từ giấy báo Có để kế toán ghi nhận lại.