Công ty có thể dùng phần mềm kế toán để thay thế cho công tác kế bán toán thủ công, hạn chế đƣợc những sai sót nhất định trong việc lập hoá đơn, chứng từ, các báo cáo nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các hoạt động trong công tác kế toán, đặc biệt là trong chu trình doanh thu. Khi sử dụng phần mềm kế toán, kế toán viên chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào là các chứng từ, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách nhƣ sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết khách hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ Cái… Báo cáo đƣợc lập ra rất đa dạng từ báo cáo quản trị cho đến báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh… Những sổ sách báo cáo này có thể lập bất cứ lúc nào kế toán cần. Trong phần mềm kế toán có thể tạo ra sự phân quyền rõ ràng nhƣ kế toán kho không đƣợc nhập dữ liệu vào phân hệ Bán hàng, và ngƣợc lại. Ngoài ra các kế toán viên có thể xem dữ liệu của nhau nhƣng không thể chỉnh sửa, từ đó dẫn đến lợi ích nhƣ kế toán bán hàng có thể theo dõi hàng hóa tồn kho tại đơn vị mình ngay khi nhận đƣợc yêu cầu đặt hàng của khách. Từ đó làm giảm thời gian nhận đặt hàng đi, nếu sử dụng tốt phần mềm này, công tác kế toán tại đơn vị có thể diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Từ những lợi ích nhƣ trên, doanh nghiệp nên áp dụng tin học hóa vào hoạt động kế toán tại đơn vị của mình. Hiện nay các phần mềm kế toán khá phổ biến doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả phù hợp với hoạt động công ty của mình là: phần mềm kế toán FAST, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012. Các phần mềm này có thể tải về để sử dụng thử, sau đây là bản đánh giá hai phần mềm này. Phƣơng pháp lựa chọn phần mềm là căn cứ trên các tiêu chí để cho điểm. Thang điểm của phần đánh giá nhƣ sau: tốt (10 đ), trung bình (5 đ), không tốt (0 đ). Ngoài ra áp dụng theo thông tƣ 103/2005 TT –BTC để thể hiện tầm quan trong của các chỉ tiêu này.
74
Bảng 5.2 Bảng đánh giá phần mềm kế toán
Tiêu chí Tầm quan
trọng (%)
FAST Accouting
Điểm MISA SME.NET 2012 Điểm
I. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán 100 9 10 Phần mềm phải tuân thủ các qui định của Nhà nƣớc về chế độ kế toán 60 Đƣợc lập trình áp dụng theo chế độ kế toán của Nhà nƣớc 10 Đƣợc lập trình áp dụng theo chế độ kế toán của Nhà nƣớc 10 Phần mềm có khả nâng nâng cấp sửa đổi nội dung
theo các chính sách tài chính mới 10 Có thể nâng cấp cập nhật các chính sách tài chính mới 10 Có thể nâng cấp cập nhật các chính sách tài chính mới 10 Phần mềm tự động xử lý đảm báo sự chính xác của số liệu kế toán 10 Số liệu xử lý chính xác Hỗ trợ tốt các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng
Các module đều có thể chỉnh sửa lại số liệu sau khi đã cập nhật vào các chứng từ, sổ sách có liên quan
10
Số liệu xử lý chính xác
Hỗ trợ tốt các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng
Các module đều có thể chỉnh sửa lại số liệu sau khi đã cập nhật vào các chứng từ, sổ sách có liên quan
75
Tiêu chí Tầm quan
trọng (%)
FAST Accouting
Điểm MISA SME.NET 2012 Điểm
Phần mềm phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và
an toàn dữ liệu
20
Tính bảo mật không cao
Ghi nhận lại thời gian và công việc đã thực hiện trên dữ liệu
Tự động sao lƣu khi tắt máy tính 5
Tính bảo mật cao
Ghi nhận lại thời gian và công việc đã thực hiện trên dữ liệu
Kiểm soát quá trình đăng nhập, sử dụng phần mềm của ngƣời dùng Tự động sao lƣu khi tắt máy tính
10
II. Điều kiện của phần
mềm kế toán 100 9 9
Phù hợp với đơn vị
40 Phù hợp với công tác kế toán tại
doanh nghiệp 10
Phù hợp với công tác kế toán tại
doanh nghiệp 10
Hệ thống thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu của
phần mềm
20
Cấu hình yêu cầu thấp
10
Cấu hình yêu cầu cao
5
Hƣớng dẫn và đào tạo sử dụng phần mềm
20
Đào tạo tập trung hoặc đào tạo ngay tại doanh nghiệp. Hƣờng dẫn sử dụng và có hổ trợ giải đáp thắc mắc khi gặp phải sự cố.
10
Đào tạo tập trung hoặc đào tạo ngay tại doanh nghiệp. Hƣờng dẫn sử dụng và có hổ trợ giải đáp thắc mắc khi gặp phải sự cố.
76
Tiêu chí Tầm quan
trọng (%)
FAST Accouting
Điểm MISA SME.NET 2012 Điểm
Thời gian bảo hành phần
mềm cập nhật dữ liệu 20 Hỗ trợ 24/24 Nâng cấp phiên bản sẽ tính phí thêm 5 Hỗ trợ 24/24
Nâng cấp phiên bản miễn phí 10
III Chi phí giá thành 100 5 10
Chí phí mua phần mềm 80 12.000.000 đồng 5 9.950.000 đồng 10
Chi phí đào tạo sử dụng phần mềm
20
Đào tạo tập trung:
3.000.000 đồng/1 ngƣời (6 buổi) Đào tạo trực tiếp tại đơn vị: 750.000 đồng/1 buổi cho ≤ 10 cán bộ nhân viên
5
Đào tạo tập trung: 950.000đ/ngƣời (2 ngày)
Đào tạo trực tiếp tại đơn vị: 4.000.000đ trong 2 ngày cho ≤ 10 cán bộ nhân viên
10
77
Qua bảng Đánh giá phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012 và phần mềm FAST Accouting ta thấy rằng phần mềm Misa SME.NET 2012 nổi trội hơn với số điểm là 29 cao hơn 23 điểm của FAST Accouting. Từ đó tôi đề nghị doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm Misa SME.NET cho hoạt động kế toán của mình. Doanh nghiệp muốn tiếp tục phát triển mạnh hơn thì nên cải thiện công tác tin họa hóa kế toán nhanh hơn.
78
CHƢƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN
Trong quá trình thực tập tại đơn vị tôi nhận xét đơn vị đã thực hiện tốt các hoạt động trong chu trình doanh thu. Trong đó các chứng từ sổ sách lập ra đều theo qui định của Bộ tài chính, cán bộ nhân viên kế toán tại doanh nghiệp làm việc tốt và hiệu quả, trình độ và năng lực cao giúp vận hành hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu hiệu quả. Từ đó góp phần làm doanh nghiệp hoạt động tốt hơn. Bên cạnh đó trong chu trình doanh thu của mình doanh nghiệp vẫn còn một số mặt hạn chế cần đƣợc khắc phục.
Việc tiếp cận hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp còn một số hạn chế nên tôi không thể đánh giá một cách chính xác nhất tất cả hoạt động đƣợc. Đây chính là một phần hạn chế trong luận văn này.
6.2 KIẾN NGHỊ
Sau khi nghiên cứu về chu trình doanh thu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị tôi có những kiến nghị sau:
- Các cơ quan ban ngành cấp trên nên tạo nhiều điều kiện thuận lợi để công ty hoạt động có hiệu quả hơn:
+ Miễn, giảm thuế, khuyến khích đầu tƣ sản xuất vào các sản phẩm thiết yếu phục vụ cho nhu cầu ngƣời dân
+ Giảm lãi suất vay ngân hàng để mở rộng sản xuất
+ Tạo môi trƣờng kinh tế cạnh tranh tranh lành mạnh giữa các công ty, doanh nghiệp trong ngành
+ Tạo điều kiện dễ dàng cho doanh nghiệp có thể đăng ký bản quyền các sản phẩm mình phát minh đƣợc.
Doanh nghiệp nên tập trung phát huy những điểm mạnh của mình, tuân thủ các quy định của nhà nƣớc. Tập trung tin học hóa công tác kế toán và quản lý tại doanh nghiệp.
Mở rộng qui mô sản xuất đầu tƣ máy móc hiện đại hơn.
Tăng cƣờng việc tiếp thị đến cho khách hàng có thể là quảng cáo qua nhân viên kinh doanh, mạng Internet. Tìm kiếm các hợp đồng mới giá trị cao hơn và mở rộng đƣợc thị trƣờng. Nếu có điều kiện nên phát triển thêm khách hàng ở nƣớc ngoài.
79
Đầu tƣ nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân viên, đảm bảo điều kiện lao động và phục lợi cho công nhân viên. Có chế độ thƣởng hay tăng lƣơng cho nhƣng nhân viên làm việc tốt từ đó kích thích họ phát huy hết khả năng cống hiến của mình.
Tăng cƣờng kiểm soát chặt chẽ chi phí và thực hiện tiết kiệm chi phí từ đó giúp tăng cao lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Có chính sách quản trị tốt về nguồn nguyên vật liệu sắt thép tránh tính trạng mua nguyên liệu với giá cao.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thuý An, 2013. Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1. Đại học Cần Thơ.
2. Trƣơng Thị Thuỷ và cộng sự, 2010. Hoạt động kế toán máy. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính.
3. Thái Phúc Huy và cộng sự, 2012. Hệ thống thông tin kế toán tập 2. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Phƣơng Đông.
4. Trần Long và cộng sự, 2005. Kiểm toán. Hà Nội: Nhà xuất bản Hà Nội 5. Bộ Tài Chính, 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp: theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính.
6. ThS. Đặng Văn Sáng và cộng sự, 2013. Hướng dẫn thức hành lập sổ sách kế toán báo cáo tài chính & báo cáo thuế GTGT trên Excel. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao Động.
PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---*---
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
(Số:./…../ HĐKT)
V/v: Mua bán máy móc thiết bị
- Căn cứ vào bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005. Có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào bộ luật thương mại 36/2005 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày tháng năm
Tại trụ sở Doanh ngiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã
số 33A, đƣờng 30/4, P Hƣng Lợi, Q Ninh Kiều, TP. Cần Thơ I. BÊN MUA: Địa chỉ: Điện thoại : Mã số thuế: Tài khoản:
Ngƣời đại diện : Chức vụ : Giám đốc
II BÊN BÁN: D.NGHIỆP TƢ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ
Địa chỉ : Số 33A, đƣờng 30/4, P Hƣng Lợi, Q Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Điện thoại : 07103.838.396 Fax : 0363.645.660
Mã số thuế : 1800596039
Tài khoản số : 47110000328744 Ngân hàng TMCP ACB - chi nhánh CẦN THƠ.
Ngƣời đại diện : BÀ TRÌNH THỊ NGỌC ĐIỆP - Chức vụ : Giám đốc
Đã cùng nhau bàn bạc, thỏa thuận và đi đến kí kết hợp đồng mua bán với các điều khoản nhƣ sau :
Điều 1 : Hàng hóa và giá cả và chế độ bảo hành
1 – Bên bán hàng và bên mua hàng hóa với số lượng và giá cả như sau :
TT Tên Hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá (đ/cái)
Thành tiền (VND) Ghi chú 1 cái 2 cái VAT: Tổng : Bằng chữ: Giá trên chƣa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) Giá trên đã bao gồm chi phí vận chuyển đến địa điểm nhận hàng của bên Mua: ………
Chất lƣợng hàng hóa: Máy do Doanh ngiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã sản xuất, đảm bảo mới 100%. Có chức năng ……….
………
………
………
………
2 - Điều kiện bảo hành - Bên mua hàng phải cử nhân viên kỹ thuật tiếp nhận tài liệu kỹ thuật và phƣơng pháp vận hành, điều chỉnh, quy trình bảo trì, bảo dƣỡng để đảm bảo máy móc đƣợc vận hành, hiệu chỉnh, bảo dƣỡng đúng theo quy định. - Bên mua phải đảm bảo điều kiện nguồn điện đủ cƣờng độ và điện áp theo thiết kế của nhà sản xuất động cơ. - Trong thời gian bảo hành, hàng bị lỗi kĩ thuật do chế tạo hoặc không đảm bảo tính năng tiêu chuẩn nêu trên sẽ đƣợc bảo hành miễn phí hoặc đổi lại . - Hàng sẽ không đƣợc bảo hành miễn phí trong trƣờng hợp bên mua sử dụng không đúng theo yêu cầu kĩ thuật và quy trình vận hành do nhà sản xuất quy định. - Hàng không đƣợc bảo hành miễn phí trong trƣờng hợp hỏng hóc do các điều kiện ngoại cảnh do bên sử dụng gây ra. -
3 – Thời gian bảo hành - Đƣợc bảo hành … năm miễn phí đối với hệ thống mạch tích hợp điều khiển còn nguyên bản. - Đƣợc bảo hành hoặc nâng cấp có tính phí đối với hệ thống mạch tích hợp điều khiển còn nguyên bản ngoài thời hạn bảo hành miễn phí kể trên.( bao gồm chi phí đi lại vận chuyển,công thợ,linh phụ kiện thay thế theo giá thị trƣờng) - Đƣợc bảo trì không tính phí với tất cả các thiết bị cấu thành của máy trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày giao máy (trừ chi tiết hao mòn :………..)
- Đƣợc bảo trì có tính phí với tất cả các thiết bị cấu thành của máy ngoài thời hạn bảo hành kể trên.
-
Điều 2 : Thời gian và địa điểm giao hàng
- Thời gian giao hàng : Hàng hóa sẽ đƣợc giao trong vòng … ngày kể từ ngày hợp đồng kinh tế đƣợc kí kết và bên bán nhận đƣợc tiền đặt cọc của bên mua. - Địa điểm giao hàng :Giao hàng tại địa điểm nhận hàng của bên mua:……
Điều 3 : Thanh toán
- Phƣơng thức thanh toán : Tiền mặt hoặc chuyển khoản - Chia làm 2 lần :
Lần 1 : Bên mua đặt cọc cho bên bán …% giá trị hợp đồng ngay sau khi kí kết hợp đồng.
Lần 2 : Bên mua thanh toán nốt số tiền còn lại theo giá trị đơn hàng ngay sau khi bên bán bàn giao, lắp đặt và hƣớng dẫn vận hành cho bên mua tại:
Giá trị thanh toán đƣợc căn cứ theo số lƣợng hàng đƣợc hai bên xác nhận trong biên bản giao nhận thực tế và giá trị ghi trong hóa đơn.
Điều 4 : Xử lý vi phạm
- Trong trƣờng hợp bên bán giao hàng không đúng thời hạn hợp đồng, bên bán phải chịu phạt 0.5% giá trị hàng giao chậm cho mỗi ngày hàng chậm , nhƣng tổng số tiền phạt không quá 5% giá trị hàng giao chậm.
- Trƣờng hợp chậm trễ trong việc thanh toán, bên mua phải trả tiền phạt do chậm trễ thanh toán bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thanh toán.
Điều 5 : Giải quyết tranh chấp
- Trong quá trình thực hiện hợp dồng, nếu có xảy ra tranh chấp mà hai bên không tự giải quyết đƣợc thì sẽ mời Tòa án Kinh tế có thẩm quyền giải quyết. - Quyết định của Tòa án là cơ sở để hai bên thực hiện. Án phí do bên thua kiện chịu
Điều 6 : Điều khoản chung
- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận trên, không đƣợc đơn phƣơng thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng.
- Các điều kiện và điều khoản khác không ghi trong hợp đồng này sẽ đƣợc các bên thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật và hợp đồng kinh tế.
- Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày kí và sẽ tự hết hiệu lực hoặc hai bên lập biên bản thanh lí hợp đồng sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ giao nhận, thanh toán hàng hóa cũng nhƣ bảo hành sản phẩm.
- Hợp đồng này đƣợc lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, có hiệu lực kể từ ngày ký và có giá trị pháp lí nhƣ nhau.
PHỤ LỤC 7
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
..., ngày ... tháng... năm...