Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền ).doc

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền ).

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

Sự phát triển của CNTT và toàn cầu hóa đã tạo ra môi trường kinh doanhphức tạp ,thay đổi liên tục tạo ra nhiều thách thức và nguy cơ đối với doanhnghiệp Việt Nam mà lĩnh vực CNTT là lĩnh vực then chốt Nếu chậm đổi mớiứng dụng vào quá trình sản xuất thì Doanh nghiệp Việt Nam sẽ dần mất đi vị thếtrên trường quốc tế ,hàng hàng hóa làm ra khó có thể tồn tại trên thịtrường CNTT không còn là lĩnh vực mới mẽ và xa lạ nữa mà nó trở thành mộtphần quan trọng không thể thiếu trong thời đại công nghệ toàn cầu phát triểnnhư vũ bão Trong khi các nước trên thế giới đã ứng dụng phổ biến rộng rãithành tựu CNTT vào tất cả các lĩnh vực của đời sống thì ở Việt Nam còn rất ítnếu không nói là hiếm Nếu không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu xa vềkinh tế ngày càng lớn.Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hoạt động chủyếu là bằng thủ công trong hầu hết các công đoạn từ khâu đầu vào đến khâu sảnxuất và tiêu thụ Nếu có sử dụng CNTT thì chỉ là số ít doanh nghiệp tiên phonghay các công ty liên doanh liên kết nước ngoài mà thôi Trong khi đó mô hìnhdoanh nghiệp chủ yếu ở nước ta là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mứcđộ ứng dụng CNTT vào quá trình sản xuất kinh doanh càng ít ỏi Nếu có điềukiện ứng dụng CNTT vào sản xuất thì sẽ tạo nhiều thuận lợi cho các doanhnghiệp

Chẳng hạn như ứng dụng CNTT vào quá trình bán hàng và tiêu thụ Một hoạtđộng diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp ở bất kìquy mô nào trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Việc ứng dụng CNTT vào quátrình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như cáckhoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lạihiệu quả cao hơn trong kinh doanh Đây là một yếu tố quan trọng trong sự pháttriển của doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xahơn Người ta thường nói mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế ,mộtkhi doanh nghiệp mạnh thì nền kinh tế ngày càng đi lên ,sản phẩm làm ra đượcchấp nhận nhiều hơn ,tạo được vị thế trên trường quốc tế

Vì những lẽ đó mà chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế

hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền )với

mong muốn nếu đề tài có điều kiện phát triển xa hơn thành phần mềm kế toánnó sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí không cầnthiết ,mạng lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh

Để tiến hành thực hiện đề tài ,chúng tôi đã chọn doanh nghiệp tư nhân ,mộtdoanh nghiệp thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhổ ,một mô hình rất phổ biến ởnước ta Nếu có những ứng dụng CNTT thì sẽ phát triển xa hơn

Với lượng thời gian gấp rút ,nhưng chúng tôi cũng đã cố gắng hoàn thành đềtài đúng thời gian quy định Tất nhiên không thể không tồn tại những thiếu sótvà khuyết điểm ,rất mong được sự góp ý bổ sung

Thông qua đề tài chúng tôi xin được nói lời cảm ơn đến các anh chị trongcông ty TNHH đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành đề tài ,và đặc biệt xin được gởi

lời cảm ơn đến thầy giáo bộ môn HTTTKT đã tư vấn ,giúp đỡ tận tình để chúngtôi hoàn thành được đề tài này Chúng tôi xin chân thành cảm ơn.

Đà Nẵng,Ngày15 tháng5 năm 2008

I Bảng kế hoạch triển khai thực hiện:

Tuần 30:Lập kế hoạch triển khai đề tài

Tuần 31:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tàiTuần 32:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu

Tuần 33:Phác thảo khung đề tài

Tuần 34:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu Tuần 35-36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level)Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình

ER(Entity Relationship)

Tuần 38:Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo

Tuần 39:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.Thảo luận sữa chữa bổ sungvà duyệt xong lần cuối

Tuần 40:Hoàn thành đề tài

II Khảo s á t thực tế :

Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH Thúy Mai.Là công ty chuyên kinhdoanh về đồ điện tử điện lạnh ,các mặt hàng gia dụng gồm có :tủ lạnh ,tivi.máygiặt,đầu đĩa các loại,máy điều hòa,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công tycó quy mô vừa và nhỏ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán,các hoạtđộng bán hàng thu tiền diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thờigian và chi phí

III Giới thiệu về đ ề t à i :

Đề tài PT&TKHTTT Kế toán doanh thu là một đề tài rất hữu ích đáng dể

cho các doanh nghiệp nên quan tâm và hướng đến ứng dụng nếu được pháttriển thành hệ thống phần mềm dùng cho các doanh nghiệp Nó giúp cho DNvừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêmlương cho công nhân ,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi chophần mềm và dùng lâu dài ,lại vừa tiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạtđộng khác hữu ích hơn Đề tài này giúp cho DN chỉ phải tốn thời gian choviệc nhập liệu vào cuối kì hoặc thường kì ,tùy DN lựa chọn Thời gian rãnhcó thể dùng cho hoạt động khác Có như thế mới tạo ra được nhiều lợi nhuậnhơn cho công ty,giúp công ty phát triển mạnh mẽ hơn

I.Thiết kế s ơ đ ồ ph â n cấp chức n ă ng FHD:

- Chu trình doanh thu là một quá trình bán hàng thu tiền ,là hoạt động diễn ra ởbất cứ một doanh nghiệp nào Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chutrình doanh thu tại công ty TNHH

-Trong doanh thu có hoạt động bán hàng được diễn ra tại bộ phận bán hàng có 3hoạt động đó là :Bán hàng,lập hoá đơn bán hàng và giao hàng.Hoạt động thutiền gồm có :lập phiếu thu tiền ,kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,và lập báo cáovà cuối kì.Hoạt động quản lí kho gồm:kiểm tra hàng mua ,nhập hàng sau khikiểm tra,xuất hàng bán cho khách hàng,và lập phiếu nhập xuất.

KẾ TOÁN DOANH THU

BÁN HÀNG

BÁN HÀNG

LẬP HĐBH

NHẬN ĐĐHKIỂM TRA TTLẬP LỆNH BÁN

TRẢ LỜI ĐĐHKIẺM TRA CTLẬP HĐBHTH BÁO CÁO

GIAO HÀNG

LẬP LỆNH GIAOĐÓNG GÓI

THU TIỀN

LẬP PHIẾU thuTHUKIỂM TRA CT

TH GHI SOBÁO BẤO

II.Biểu đồ phân luồng dữ liệu –DFD

1.Mức khung /bối cảnh (Mức 0)

Chu trình doanh thu ở mức khung cảnh được miêu tả bằng sơ đố sau:

-KH đến đặt hàng tại doanh nghiệp,cung cấp thông tin về bản thân cá nhân hoặctổ chức đặt hàng và có nhiệm vụ thanh toán tiền khi nhận được hàng

-Quá trình doanh thu bao gồm :Bán hàng và thu tiền

+Tiến hành trả lời đơn hàng,lập hóa đơn bán hàng,giao hàng cho KH +Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên

+Cuối kì hay cuối niên độ kế toán (tuỳ thuộc vào mỗi công ty) gửi tiền vàongân hàng và nhận giấy báo từ ngân hàng xác nhận tiền đã gửi

KT DOANH THU

NGÂN HÀNG

BAN LÃNH ĐẠOKHÁCH HÀNG

ĐĐHTT TIỀN

G HÀNGTRẢ LỜI ĐƠN

Y.CẦU B.CÁO

NỘP

Hình 1-Kế toán doanh thu ở mức khung cảnh QUẢN LÍ KHO

YÊU

CẦUCÁOBÁO

-Bọ phận bán hàng tiền hành kiểm tra,xử lí thông tin về khách hàng hàng ,xétduyệt và trả lời đơn hàng nếu không chấp nhận bán

Nếu chấp nhận bán thì giao hàng và gửi hóa đơn bán hàng cho khách-Khi nhậ sau khi nhận hàng sẽ thanh toan tiền hang tại bộ phận thu tiền Cuối kì bộ phn thu tiền gửi tiền vào ngân hàng hàng và nhận lại giấy báo có Bên cạnh đó ban lãnh đạo có yêu cầu bộ phận bán hàng và thu tiền tổng hợp vàbáo cáo thông tin liên quan

NGÂN HÀNG

BAN LÃNH ĐẠOTHU TIỀN

TT TIỀNTRẢ LỜI ĐƠN

GIẤY BÁO

Hình 2-Sơ đồ thể hiện hoạt động doanh thu mức đỉnh

HÀNG TRẢ LẠI

YÊU CẦU

BÁO CÁO

2.1 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động bán hàng

-Khách hàng đến đặt hàng bộ phận bán hàng nhận đơn,tiến hành xét duyệt và trảlời đơn

-Nếu bán hàng thì tiến hành giao hàng đồng thời lập hóa đơn bán hàng giao chokhách hàng hàng

-Nếu không chấp nhận đơn đặt hàng thì trả lời

-Khách hàng hàng nhạ hàng xong sẽ kiểm tra hàng nếu thấy không đảm bảo chấtlượng thì trả hàng

-Bộ phận kho tiến hành nhập hàng bị trả lại

BÁN HÀNG

GIAO HÀNG

LẬP HĐBHKHÁCH HÀNG

QUẢN LÍ KHOĐĐH

T.LỜI ĐƠNGIẤY GỬI HÀNG

H HOÁNHẬN HẦNG TRẨI

LẠI

K.HÀNG HÀNGHH.HOÁ

Hình 3-Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 1)

2.2 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động thu tiền

-Khách hàng nhận được hàng sẽ thanh toán tiền cho doanh nghiệp,kèm cả giấygiao hàng mà DN đã giao.DN thu tiền,kiểm tra chứng từ và tiến hành lập phiếuthu giao cho khách hàng đồng thời tiến hàng ghi sổ

-Cuối niên độ hay kì kế toán lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo

LẬP PHIẾU THU

BÁO CÁOKIỂM TRA CT

GHI SỔ

KHÁCH HÀNG

NGÂN HÀNG

BAN LÃNH ĐẠO KHO

KHÁCH HÀNGNỘP TIỀNGIẤY

BÁO CÓPHIẾU THU

GIÁY BÁO THU TIỀN

HÀNG HÓA

Hình 4- Sơ đồ thể hiện hoạt động thu tiền ( mức dưới đỉnh 1)

2.1.1 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho bán hàng trong hoạt động bánhàng

-Khách hàng đặt hàng ,bộ phận nhận đơn tiếp nhận đơn hàng ,tiến hành kiểm tracác thông tin yêu cầu cùng như các thông ti về khách hàng hàng

-bộ phận trả lời đơn trả lời đơn hàng là chấp nhận bán hay không dồng thời lậplệnh bán hàng giao cho bộ phận giao hàng

2.1.2 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho hoạt động giao hàng trong hoạtđộng bán hang

NHẬN

TRẢ LỜI ĐƠN

LẬP LỆNH BÁN HÀNG

BỘ PHẬN BHKHÁCH

TỪ CHỐI

CHẤP NHẬN

ĐĐHCHƯA KTĐĐH

-Bộ phận giao hàng nhận được lệnh bán hàng tại bộ phận bán hàng tiến hành lậpgiấy gửi hàng sau đó đóng gói và gửi hàng cho khách hàng

-Để lập được giấy gửi hàng các thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa,loại hàng ,lệnh bán hàng

2.1.3 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động lập hóa đơn bán hàngtronghoạt động bán hàng

LỆNH BÁN HÀNG

ĐÓNG GÓI GỬI HÀNGLẬP GIẤY GỬI HÀNGKHÁCH HÀNG

Hình 6-Sơ đồ thể hiện hoạt động giao hàng(mức dưới đỉnh 2)

KHÁCH HÀNG HÀNG

HÀNG HÓALOẠI HÀNG

KHOGIẤY GỬI

HÀNG

-Bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng từ lệnh bán hàng và giấy gửihàng mà bộ phận giao hàng đã lập ,tiếp đến tiến hành kiểm tra chứng từ và lưuvào kho

-Để lập hóa đơn bán hàng thi thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóaloại hàng ,lệnh bán hàng và hóa đơn bán hàng sẽ được lưu sổ

-Cuối kì tiến hành lập tổng hợp chứng từ

III.Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship)

LẬP HĐBHLỆNH BÁN

GIẤY GỬI HÀNG

KIÊM TRA CT

Hình 7-Sơ đồ thể hiện hoạt động lập hoá đơn bán hàng (mức dưới đỉnh 2

HÀNG HÓAKHÁCH HÀNG

LỆNH BHLOẠI HÀNGNHANVIEN

IV.Thiết kế Database vật lí (gồm có 9 bảng )trình bày về các thông tin nhưField Name,Type,Size,Description….

4.1Bảng HANGHOA: Trình bày các thông tin liên quan đến hàng hóa nhậpxuấtgồm:MAHANG,TENHANG,ĐVT,MANCC,MALOAI,SLTON,SHTK,GHI

HANGHOAField NameData

DescriptionField Properties

MAHANG Text Mã hàng Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed

FormatInput MarkRequiredIndexed

FormatInput MarkRequiredIndexed

4.2 Bảng LOAIHANG:Cung cấp các thông tin về các loại hàng có tại DN gồmcó :MALOAI,TENLOAI,DIENGIAI,SOLUONG,GHICHU

DescriptionField Properties

MALOAI Text Mã loại hàng Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed

5>LL000YesYesTENLOAI Text Tên chủng loại hàng hoá Field size 30

4.3 Bảng KHACHHANG:Cung cấp các thông tin liên quan đến đến khách hànggồm có :MAKH,TENKH,DIACHI,TENCTY,STKPT,EMAILKH,FAX.

Field NameDataType

Text Điện thoại của khách hàng Field size 15

STKPT Text Số tài khoản phải thu kháchhàng

Field size 20EMIALKH Text Địa chỉ email của khách hàng Field size 30

4.4 Bảng NHACUNGCAP cung cấp các thông tin liên quan đến nhà cung cấp

hàng hóa cho doanh nghiệp gồm

MANCC Text Mã nhà cung cấp Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

STKPTR Text Số tài khoản của công ty bánhàng

Field size 30DIACHI Text Địa chỉ công ty ,kh bán hàng Field size 30SDT Text Số điện thoại công ty bán hàng Field size 15EMAIL Text Địa chỉ email của nhà cung cấp Field size 15

4.5 Bảng HOADON:Cung cấp thông tin về hàng hóa xuất trong kì:Gồmcó :MASHD,SOHD,NGAYHD,MSKH,MANV,MSPGH,TONGTIEN,TONGV

Field Name DataType

DescriptionField Properties

nhập xuất,nếu hoáđơn nhập thì kí tựđầu tư tiênlà”N”,ngược lạilà”X’

Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

NGAYHĐ Date/Time Ngày lập hoá đơn FormatInputMarkRequired

mua hàng

Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

bán hàng

Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

5>LL000YesYesTONGTIEN Number Tổng tiền bán

4.6 Bảng CTHOADON:Cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến hàng bánđã có ở HOADON gồm có :MSHD,MSHH,SLUONG,DONGIA,T.TIEN,VAT

MSHĐ Text Mã số hoá đơn nhập xuất,nếu hoáđơn nhập thì kí tự đầu tư tiênlà”N”,ngược lại là”X’

Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

5>LL000YesYesSLUONG Number Số lượng hàng nhập xuất Field size SingleDONGIA Number Dơn giá hàng hoá nhập xuất Field size SingleT.TIEN Number Tổng tiền thanh toán cho hàng

MSNV Text Mã số nhân viên bán hàng Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

5>LL000YesYesHOLOT Text Họ lót của nhân viên bán hàng Field size 30GIOITINH Yes/No Giới tính nhân viên ;

default Yes

SDT Text Số điện thoại nhân viên Field size 15MSPGH Text Mã số phòng giao hàng nhân Field size 5

4.8 Bảng GIAOHANG :Cung cấp thông tin về hàng giao cho khách hàng gồmcó :MSPGH , NGAYGIAO,TENCTY,DIACHI,PHONE,FAX

Viên đang làm việc

Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

Date/Time Ngày giao hàng FormatInputMarkRequired

TENCTY Text Tên công ty bán hàng Field size 30DIACHI Text Địa chỉ công ty bán hàng Field size 30SDT Text Số điện thoại công ty

bán hàng

Field size 15

4.9 Bảng CTGIAOHANG:Cung cấp thông tin chi tiết cho hàng giao đã đề cấpđến ở GIAOHANG gồm có

Field NameDataType

MSPGH Text Mã số phòng giao hàng nhânViên đang làm việc

Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

FormatInput MarkRequiredIndexed

SOLUONG Number Số lượng hàng giao Field size Single

THANHTIEN Number Thành tiền cần thu Field size Single

4.10 bảng THU cung cấp thông tin về số tiền đã thu của khách hàng và còncó:MAPHIEU,SOHD,TENKH,DIACHI,LIDOTHU,TONGTHU,CONTHU

MAPHIEU Text Mã thiếu thu tiền hàng Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed

5>LL000YesYesTENKH Text Tên khách hàng mua hàng Field size

30>DIACHI Text Địa chỉ khách hàng mua hàng Feld size 30

TONGTHU Number Tổng tiền hàng đã thu Field size SingleCONTHU Number Số tiền hàng còn phải thu Field size Single

V.Thiết kế các thuật toán (Algorthms)xử lí (sơ đồ khối)

5.1 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động thu tiền :

-Bắt đầu ta tiến hành nhập thông tin dữ liệu về giấy báo thanh thu tiền mà trướcđây chúng ta dã giao cho KH khi giao hàng ,bây giờ KH trả tiền cho DN thì trảlại GBTT cho DN

-DN tiến hành kiểm tra chứng thực xem có thực là KH đã thanh toán hay chưa(KINH Tế tại ngân hàng nếu như trả bằng chuyển khoản)

BẢNG KÊ SAI SÓT

ĐÁNH DẤU XOÁ HĐSẮP XẾP THEO MSKH

BẢNG KÊ HĐ ĐÃ XOÁSAI

ĐÚNGBẮT ĐẦU

5.2 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động:Trả lời đơn đặt hàng của KH

-Bắt đầu :Nhập thông tin về đơn đặt hàng như là hàng gì ,số lượng ,chủng loạixuất xứ ….

-Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận quản lí kho cung cấp các thông tin cầnthiết về loại hàng dó :số lượng tồn là bao nhiêu có đủ lượng hàng khách yêu cầuhay không ,đáp ứng được bao nhiêu thiếu bao nhiêu …

-Nếu SAI tức là không đáp ứng được các yêu cầu của KH thì bộ phận bàn hàngtiến hành trả lời đơn hàng :Không bán hàng

-Nếu ĐÚNG thì tiến hành lập lệnh bán hàng ,đồng thời lập lệnh giao hàng Tiếnhành in ra và cuối kì hoặc cuối mỗi tháng tiến hành lập bảng kê

-Và kết thúc

5.3 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động nhập hàng vào kho

-B1Bắt đầu nhập vào thông tin hàng hóa

-B2 Nếu mã hàng đã tồn tại tức là nhập sai thì tiến hành nhập lại

-B3 Nếu sai thì làm bước tiếp theo nhập thông tin về hàng hóa ,lưu lại và kếtthúc

BẮT ĐẦU

KẾT THÚC

TRẢ LỜI ĐƠNKT ĐIỀU

KIỆN :BÁNNHẬP THÔNG

T.TIN ĐĐH

IN HÀNG NGÀYLẬP LỆNH BÁN

BẢNG KÊSAI

ĐÚNG

B1Tiến hành nhập vào thông tin hàng hóa

B2-Nếu mã hàng đã tồn tại thì trở lại bước 1,nhập lại thông tin về hàng hóaBNếu đúng thì tiến hành nhập tiếp và lưu lại

VI Thiết kế Form nhập liệu

BẮT ĐẦU

KẾT THÚCNHẬP T.TIN HH VÀ LƯUNHẬP T.TIN

MÃ HÀNG ĐÃ TỒN TẠI

CẬP NHẬT HÀNG HÓA