tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu ở công ty thủy sản và thương mại thuận phước

Hệ thống thông tin kế toán cũng được xem là một tậphợp các chu trình nghiệp vụ vì lý do sau: về cơ bản các hoạtđộng của doanh nghiệp đều có : mua hàng, sản suất, bánhàng,.. Thông qua việ

PHẦN I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Ở DOANH NGHIỆP.

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP.

1 Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán.

1.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán.

 Khái niệm về hệ thống: hệ thống là một tập hợp

các thành phần phối hợp nhau để hoàn thành một loạt cácmục tiêu Một hệ thống bất kỳ đều có ba đặc điểm sau:

- Có các thành phần bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình)

- Có tiến trình (hay phương pháp) xử lý để phối hợp cácthành phần theo cách đã định

- Có mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống

 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán: hệ thống

thông tin kế toán là hệ thống có các chức năng lựa chọn, đolường, ghi chép, phân loại, tổng hợp và truyền đạt thông tin tàichính về thực thể kinh tế giúp cho người sử dụng thông tin cóthể đánh giá và ra quyết định

Hệ thống thông tin kế toán là sự liên kết giữa hoạtđộng kinh doanh và nhà quản trị Hệ thống kế toán ghi chéplại các dữ liệu, lưu trữ và xử lý để trở thành các thông tinhữu ích, sau đó được thể hiện dưới các báo tài chính gửi cácnhà quản trị

1.2 Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một kiểu hệ thống ứngdụng, bao gồm hàng loạt các thủ tục và chương trình kế toánmáy cho phép thực hiện từng mục tiêu kế toán chuyên biệt

Hệ thống thông tin kế toán cũng được xem là một tậphợp các chu trình nghiệp vụ vì lý do sau: về cơ bản các hoạtđộng của doanh nghiệp đều có : mua hàng, sản suất, bánhàng, Mỗi hoạt động này lại phát sinh nhiều nghiệp vụ

Xử lý và lưu trữ dữ liệu

u thôn

g tin

Thôn

g tin

kinh tế cần được xử lý bằng hệ thống kế toán : ghi chéptổng hợp các nghiệp vụ kinh tế và lập báo cáo tài chính Vìvậy, khi nghiên cứu quá trình xử lý kế toán đối với các hoạtđộng của doanh nghiệp người ta thường phân chia chúng thànhcác chu trình nghiệp vụ, mỗi chu trình nghiệp vụ bao gồm quátrình ghi chép, phân loại và tổng hợp một hoạt động cơ bảncủa doanh nghiệp.

Mỗi chu trình nghiệp vụ lại bao gồm nhiều hệ thốngphụ gọi là hệ thống ứng dụng

Có nhiều ý kiến chia thành các chu trình nghiệp vụ nhưsau:

 Chu trình doanh thu: bao gồm quá trình xử lý các hoạt

động bán hàng, giao hàng, theo dõi nợ phải thu và thu tiền củakhách hàng Chu trình gồm bốn hệ thống ứng dụng:

 Chu trình chi phí: bao gồm quá trình xử lý các hoạt động

đặt hàng, nhận hàng, theo dõi nợ phải trả và thanh toán chongười bán Chu trình này gồm 4 hệ thống ứng dụng:

 Chu trình sản xuất: bao gồm quá trình xử lý các hoạt

động sản xuất, chế biến từ nguyên vật liệu thành thànhphẩm Chu trình này được tổ chức thành 3hệ thống ứngdụng:

2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong công tác kiểm soát nội bộ

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kếtchuyển dữ liệu vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo, hệthống thông tin kế toán không chỉ cung cấp những thông tin cầnthiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trongviệc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị Vì thế hệthống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng trong kiểmsoát nội bộ

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán được thể hiệndưới dạng vai trò của các chứng từ, sổ sách kế toán và báocáo kế toán

Vai trò của chứng từ : chứng từ có đầy đủ, hợp lệ,

hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh thìthông tin kế toán mới chính xác và đáng tin cậy Bản thân việclập các chứng từ đã thực hiện được chức năng tiền kiểm

Hệ thống thu quỹ

Hệ thống lương

Hệ thống hàng

tồn kho

Hệ thống chi phí

trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ và sử dụng có hiệuquả mọi nguồn lực của doanh nghiệp.

Vai trò của sổ sách kế toán : các dữ liệu trên chứng

từ gốc được phân loại, tính toán, tổng hợp, và ghi chépvào sổ sách kế toán để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổnghợp trên báo cáo kế toán Trong kiểm soát nội bộ sổ sách cóvai trò quan trọng, ví dụ như các sổ chi tiết về vật tư, hànghóa, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thuthập được các thông tin đáng tin cậy để điều hành các hoạtđộng tác nghiệp Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ các thôngtin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữachứng từ và báo cáo kế toán nên chúng là cơ sở để kiểm tra,truy cập chứng từ

Vai trò của báo cáo tài chính : các số liệu trên sổ sách

được tổng hợp thành những chỉ tiêu trên báo cáo kế toán Cácthông tin trên báo cáo kế toán thể hiện được thực trạng tìnhhình hoạt động và kết quả hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, góp phần quan trọng trong việc kiểm tra đánh giá hoạtđộng của đơn vị

II HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH

THU Ở DOANH NGHIỆP.

1 Giới thiệu về chu trình doanh thu trong doanh nghiệp.

a) Khái quát về chu trình doanh thu.

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chépnhững sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu Chutrình này bao gồm bốn sự kiện kinh tế: nhận đặt hàng củakhách hàng, giao nhận hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng,yêu cầu khách hàng thanh toán tiền, nhận tiền thanh toán

Trong trường hợp bán hàng nhận tiền ngay, bốn sựkiện trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chépbốn sự kiện trong cùng một nghiệp vụ kế toán Nhưng trongtrường hợp bán hàng hoặc dịch vụ chịu, mỗi sự kiện kinh tếlại tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại mỗi thời điểm khácnhau Lúc này chu trình doanh thu gồm bốn hệ thống ứngdụng:

- Hệ thống ghi nhận đặt hàng - Hệ thống lập hóa đơn

- Hệ thống giao hàng - Hệ thống thu tiền

Mô hình mô tả mối quan hệ của bốn hệ thống ứng dụng trongchu trình doanh thu

Trang 3

b) Các hệ thống ứng dụng trong chu trình doanh thu

Hệ thống ghi nhận đặt hàng: có chức năng ghi lại các yêucầu của khách hàng, kiểm tra khả năng thanh toán của kháchhàng, chấp nhận hay không chấp nhận bán chịu cho kháchhàng

Hệ thống giao hàng: có chức năng gửi hàng hóa tới kháchhàng đúng với số lượng và thời điểm giao hàng

Hệ thống lập hóa đơn: có chức năng lập hóa đơn bánhàng cho những hàng hóa đã được bán và ghi nhận các nghiệpvụ bán hàng vào những tài khoản thích hợp

Hệ thống thu tiền: có chức năng ghi nhận việc kháchhàng thanh toán tiền cho doanh nghiệp

2 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu ở doanh nghiệp.

2.1 Chứng từ, sổ sách, báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh thu.

2.1.1 Dữ liệu đầu vào.

Những chứng từ thường được sử dụng trong chu trìnhdoanh thu:

HT nhậ

n hàng

HT ghi đặt hàng

HT chi tiền

HTlập chứn

g từ t.toá n

Người bán

Phiếu nhập kho

Đơn

đặt

hàng

Chứng từ thanh toán

TK tài sản & TK chi

phí

TK phải trả người

bán

TK hàng tồn kho

TK tiền

NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ

Cụ thể các chứng từ được sử dụng trong các nghiệpvụ như sau:

1 Đơn đặt hàng (hợp đồng mua bán hàng) : là một

chứng từ gồm các thông tin liên quan đến các bên tham gia giaodịch (tên, địa chỉ, .); đặc điểm về hàng hóa, dịch vụ; quy địnhvề giá cả, thời gian và những vấn đề được chấp thuận vàcách giải quyết những vấn đề không được chấp thuận đãđược hai bên thỏa thuận

2 Phiếu xuất kho : do bộ phận bán hàng lập trên cơ sở đơn

đặt hàng (hợp đồng mua bán hàng) gồm các thông tin mô tảhàng hóa, số lượng, chất lượng hàng hóa và các thông tin liênquan khác như xuất từ kho nào,

3 Phiếu gửi hàng : được lập bởi bộ phận giao hàng để

ghi nhận các thông tin liên quan đến việc gửi hàng cho ngườimua như chủng loại hàng hóa, số lượng thực xuất và cácthông tin liên quan khác Một dạng của chứng từ này là vậnđơn

4 Hóa đơn bán hàng : chứng từ này do bộ phận lập hóa

đơn (kế toán bán hàng) lập trên cơ sở phiếu xuất kho và phiếugửi hàng bao gồm số lượng hàng hóa, giá bán và các thông tinliên quan Hóa đơn được lập theo mẫu của Nhà Nước ban hành

5 Giấy báo Có của ngân hàng : Đây là chứng từ do ngân

hàng lập gửi về cho doanh nghiệp để thông báo tiền đã nhậpvào tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng

6 Phiếu thu : Được dùng trong trường hợp khách hàng đến

trả tiền tại đơn vị Khi nộp tiền, khách hàng mang hóa đơn đếnbộ phân thanh toán để bộ phận này viết phiếu thu Phiếu thubao gồm các nội dung về số tiền thu vào, tên và địa chỉ ngườinộp,

Nhận tiền liền : phiếu thu

Giấy ghi nhận hàng bán bị trả lạiGiấy (hóa đơn) giảm giá hàng bán

Bảng phân tích nợ theo thời gianChứng từ ghi sổ

Bán chịu

& Bán hàng thu

tiền liền

Nhận tiền

Hàng bán bị trả lại

& Giảm giá hàng

bán

Xóa nợ khó đòi

7 Giấy báo trả tiền: Được dùng trong trường hợp

khách hàng thanh toán tiền qua bưu điện Người mua sẽ gửikèm tiền (sec ) thanh toán một giấy báo trả tiền xác định sốtiền này thanh toán cho khoản nợ gì Giấy báo trả tiền có thểcó nhiều hình thức khác nhau Nó có thể là bản sao của hóađơn, hoặc phần “cuống” của bảng kê định kỳ thông báo về tìnhhình nợ mà người bán gửi cho khách hàng, hoặc phần “cuống”trên sec do người mua phát hành để thanh toán

8 Ghi nhận hàng bán bị trả lại Chứng từ này do bộ

phận lập hóa đơn lập để ghi nhận các thông tin về hàng bán

bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán như tiền, số tài khoản kháchhàng, mặt hàng bị trả lại hoặc giảm giá,

Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại : giấy ghi nhậnnày được lập căn cứ vào báo cáo nhận hàng của bộ phậnnhận hàng ghi chép về số hàng bị trả lại

Đối với trường hợp giảm giá hàng bán: bộ phận bán hànglập một bản ghi nhớ giải thích việc giảm giá hàng bán này Căncứ vào bản ghi nhớ đã được chấp thuận này, bộ phận lậphóa đơn lập giấy ghi nhận giảm giá hàng bán

9 Bảng phân tích nợ theo thời gian và chứng từ ghi sổ : đôi khi vẫn xảy ra trường hợp một vài khoản nợ không

thể thu hồi được và chúng được xem như là một khoản chiphí của doanh nghiệp, vì vậy cần phải được ước tính trướcđể lập dự phòng Công việc này do bộ phận kế toán thanhtoán đảm nhiệm và được tiến hành qua các bước sau:

Đầu tiên kế toán thanh toán lập bảng phân tích nợ theothời gian để phân tích nợ không thu hồi được theo thời hạn quánợ của khách hàng Căn cứ vào bảng phân tích nợ này và căncứ vào kinh nghiệm thu hồi nợ của doanh nghiệp, định kỳ bộphận bán chịu sẽ lập bảng ghi nhớ và ước tính tỷ lệ nợ khôngthu hồi được cho từng thời hạn nợ và tổng nợ phải thu đượcxóa sổ do không có khả năng thu hồi

2.1.2 Sổ sách.

2.1.2.1 Ghi chép thủ công

Hiện nay bên cạnh việc sử dụng rộng rãi hệ thống kếtoán máy, các doanh nghiệp vẫn ghi chép và lưu trữ thủ côngđể đề phòng những sai sót của chương trình ứng dụng, virut vàsự thâm nhập bất hợp pháp vào các tập tin mang lại Có bahình thức kế toán đã và đang được áp dụng trong các doanhnghiệp là: hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký sổcái ,hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức nhật ký chứng từ.Đối với mỗi hình thức kế toán thì có một hệ thống sổ sáchtương ứng Ơí đây xin được trình bày hệ thống sổ sách của hai

hình thức kế toán đang được áp dụng phổ biến là: hình thứcnhật ký chung & hình thức chứng từ ghi sổ.

a) Đối với hình thức nhật ký chung.

Trong chu trình doanh thu, thông thường việc ghi chép đượctiến hành trên ba sổ nhật ký đặc biệt, sổ chi tiết phải thukhách hàng và các sổ cái liên quan

Các sổ nhật ký đặc biệt bao gồm nhật ký bán hàng,nhật ký giảm giá hàng bán và nhật ký hàng bán bị trả lại vànhật ký thu tiền Còn một sổ chi tiết là sổ chi tiết phải thukhách hàng dùng để theo dõi chi tiết theo từng khách hàng baogồm theo dõi số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ/Có và số dưcuối kỳ

Căn cứ vào các chứng từ, hàng ngày kế toán ghi cácnghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký, định kỳ sẽ chuyểnvào sổ cái

b) Đối với hình thức chứng từ ghi sổ:

Đối với chu trình doanh thu, trong hình thức này công việcghi chép được tiến hành trên các chứng từ ghi sổ, sổ đăng kýchứng từ ghi sổ, các sổ chi tiết (sổ thành phẩm, sổ công nợ,sổ tiêu thụ, sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng) và sổ cái

Căn cứ vào các chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứngtừ gốc, hàng ngày hoặc định kỳ kế toán lập chứng từ ghi sổvà ghi vào các sổ chi tiết liên quan Các chứng từ ghi sổ sau khiđược đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ được dùngđể ghi vào sổ cái

2.1.2.2 Ghi chép bằng máy tính

Ghi chép kế toán bằng máy tính được tiến hành trong cáctập tin và cơ sở dữ liệu

Trong hệ thống thông tin dữ liệu , thông thường chu trình doanhthu sử dụng 2 tập tin chính và 6 tập tin nghiệp vụ Tập tinnghiệp vụ sẽ phản ánh hoạt động xử lý dữ liệu trong mộtkhoảng thời gian, thông thường là một ngày Tập tin nghiệp vụđược coi như sổ “ghi chép ban đầu” , ghi chép tất cả cácnghiệp vụ phát sinh giống như sổ nhật ký chung, nhật ký đặcbiệt trong ghi chép thủ công Tập tin chính là các tập tin lưu trữcác dữ liệu liên quan có tính chất lâu dài, ít biến động, đượcduy trì và sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều khoảng thời gian

a) Tập tin chính.

Tập tín chính khách hàng: đây là tập tin mà mỗi mẩu

tin dùng để ghi chép một khách hàng mua chịu Tập tin nàythường được sắp xếp lại theo mã khách hàng

Tập tin này có cấu trúc như sau:

1 Số khách hàng 6 Điều kiện nợ

2 Tên khách hàng 7 Ngày báo cáo

Trang 7

3 Địa chỉ khách hàng 8 Số dư báo cáo

4 Địa chỉ giao hàng 9 Số dư hiện hành

5 Giới hạn nợ

Trong đó vùng số khách hàng là vùng khóa chính

Tập tin chính hàng tồn kho: tập tin này bao gồm nhiều

mẩu tin, mỗi mẩu tin ghi chép về một loại hàng tồn kho lưutrữ trong kho hàng hoặc được mua thường xuyên từ người cungcấp khi hàng được xuất bán, hệ thống lập hóa đơn sẽ trừsố lượng xuất khỏi số lượng tìm trên tập tin chính hàng tồnkho

b) Tập tin nghiệp vụ: bao gồm 6 tập tin Tuy nhiên tùy

thuộc vào mức độ sử dụng máy tính trong mỗi doanh nghiệp,hệ thống xử lý có thể có nhiều tập tin nghiệp vụ hơn Ví dụnhư có thể có thêm các tập tin: tập tin lịch sử bán hàng, tậptin chuẩn bị in,

Tập tin chi tiết hóa đơn: tập tin này gồm nhiều mẩu

tin, mỗi mẩu tin ghi chép cho một hóa đơn bán hàng Khi hóa đơnđược phát hành gửi cho khách hàng và chưa được thanh toánthì hệ thống sẽ thêm một mẩu tin vào tập tin này Các mẩutin này sẽ tồn tại trên tập tin cho tới khi hóa đơn được thanhtoán

Cấu trúc của tập tin này gồm các vùng:

Trong đó : Mã nghiệp vụ: xác định ghi Nợ/Có tài khoản nào

Mã trách nhiệm: ghi nhận mã của người đã bánsố hàng này

Trong các vùng trên thì số hóa đơn, mã nghiệp vụ là vùngkhóa chính Số khách hàng là vùng khóa phụ

Tập tin chi tiết phiếu xuất kho (lệnh bán hàng): tập

tin gồm các vùng giống nội dung của phiếu xuất kho Mỗi tậptin ghi chép nội dung của một đơn đặt hàng của khách hàng đãđược chấp thuận Tập tin này được xử lý bằng hệ thống ghiđặt hàng và cung cấp đầu vào cho hệ thống gửi hàng

Tập tin gửi hàng: tập tin này cũng bao gồm nhiều mẩu

tin, mỗi mẩu tin ghi chép các dữ liệu trong phiếu gửi hàng vàlần gửi hàng Tập tin này do hệ thống gửi hàng tạo lập và làđầu vào của hệ thống lập hóa đơn

Điều kiện bán hàng

Mã trách nhiệmMã sản phẩmĐơn giá sản phẩmSố lượng sản phẩm

Tập tin nhận tiền: tập tin này ghi chép chi tiết về mỗi

lần nhận tiền thanh toán Tập tin gồm nhiều mẩu tin, mỗimẩu tin ghi chép tình hình thanh toán cho một hóa đơn bán hàng.Tập tin được xử lý bằng hệ thống nhận tiền Sau khi nhânviên nhập liệu nhập dữ liệu vào, hệ thống nhận tiền xácđịnh nghiệp vụ thanh toán này thanh toán cho hóa đơn chưathanh toán nào trên tập tin chi tiết hóa đơn, xóa mẩu tin hóa đơnđó trên tập tin chi tiết hóa đơn và ghi số tiền nhận được trêntập tin chính của khách hàng

Cấu trúc của tập tin này như sau:

1 Số hóa đơn 5 Số tài khoản của kháchhàng

2 Mã nghiệp vụ 6 Ngày nhận

3 Số khách hàng 7 Số tiền

4 Ngày nghiệp vụ

Trong đó số hóa đơn, mã nghiệp vụ là vùng khóa chính.Số khách hàng là vùng khóa phụ

Tập tin thay đổi tài khoản phải thu khách hàng: tập

tin này gồm nhiều mẩu tin, mỗi mẩu tin sẽ được ghi chép khicó sự thay đổi trong số dư phải thu của mỗi khách hàng kểtừ ngày báo cáo cuối cùng Số liệu được cập nhật từ mẩutin chi tiết hóa đơn và mẩu tin chi tiết nhận tiền Tập tin nàycung cấp dấu vết kiểm toán và được sử dụng để in báo cáohàng tháng

Cấu trúc của tập tin gồm các vùng:

Trong đó số khách hàng, ngày là vùng khóa chính

Tập tin tổng hợp ghi sổ cái: số liệu sau khi được ghi

vào các tập tin ứng dụng, các hệ thống ứng dụng sẽ chuyểnnhững số liệu tổng hợp của mỗi hệ thống vào tập tin tổnghợp ghi sổ cái Khi khóa sổ, các nghiệp vụ ở tập tin này sẽđược chuyển vào sổ cái

2.1.3 Báo cáo.

Trong chu trình doanh thu thường lập ba loại báo cáokiểm soát: báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chép và báo cáo đặcbiệt

a) Báo cáo kiểm soát

Báo cáo kiểm soát được lập mỗi khi có sự thay đổinội dung của một tập tin Báo cáo kiểm soát trình bày nhữngnghiệp vụ và số tiền đã ghi vào sổ cái và liệt kê những thayđổi trong quá trình bảo dưỡng tập tin

b) Báo cáo ghi chép.

Báo cáo ghi chép liệt kê tất cả các nghiệp vụ đã đượcxử lý trong một kỳ : một ngày, một vài ngày, một tháng, .Các loại báo cáo ghi chép trong chu trình doanh thu là: báo cáoghi chép thu quỹ, báo cáo ghi chép hóa đơn, báo cáo ghi chép ghinhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán Trong hệthống kế toán thủ công, báo cáo ghi chép chính là những trangsổ nhật ký

c) Báo cáo đặc biệt

Trong chu trình doanh thu có 3 báo cáo đặc biệt : báo cáokhách hàng, báo cáo phân tích nợ theo thời gian, báo cáo nhậntiền Ngoài ra còn có báo cáo phân tích bán hàng cho nhà quảntrị

 Báo cáo bán hàng: liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh

từng khách hàng trong các khoảng thời gian bao gồm: số tiềnkhách hàng còn nợ tháng trước chuyển sang, số phát sinh tănggiảm trong tháng và số tiền khách hàng còn nợ cho đến thờiđiểm lập báo cáo

 Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: Đây là bản phân tích nợ

của từng khách hàng theo số ngày nợ với những giới hạn nợ

30 ngày, 60ngày, 90 ngày

 Báo cáo nhận tiền: báo cáo này liệt kê toàn bộ tiền (sec

thanh toán) nhận được qua bưu điện và các giấy báo nợ củangân hàng trong ngày và thường do nhân viên nhận thư lập

2.2 Tiến trình kế toán đối với chu trình doanh thu.

Dù đối với bất kỳ hình thức kế toán nào thì tiến trình kếtoán cũng qua các bước cơ bản sau:

2.2.1 Ghi chứng từ gốc: khi các nghiệp vụ trong

chu trình doanh thu (bán chịu, chiết khấu, hàng bán bị trả lại,thu tiền, ) thì đều phải có các chứng từ chứng minh nghiệpvụ đã phát sinh Các chứng từ này phải đủ các yếu tố vềmặt pháp lý Nếu nghiệp vụ phát sinh nhiều trong một ngàythì từ các chứng từ gốc sẽ lập một bảng tổng hợp cácchứng từ gốc để tổng hợp các nghiệp vụ cùng loại

2.2.2 Ghi sổ sách: từ các chứng từ gốc đã đầy

đủ về mặt pháp lý, kế toán tiến hành ghi chép vào các sổsách tương ứng với mỗi hình thức

2.2.3 Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ: để đảm bảo số liệu được chính xác và đáng tin cậy

chuẩn bị cho việc lập các báo cáo cuối kỳ, kế toán cần thiếtphải thực hiện các bút toán điều chỉnh (chênh lệch tỷ giá, ).Các bút toán này cũng được ghi vào các sổ sách tương ứng vàvào sổ cái

2.2.4 Khóa sổ: là việc tính toán số dư cuối kỳ

các tài khoản tổng hợp và chi tiết Sau đó thực hiện đốichiếu kiểm tra giữa các sổ Nếu số liệu đã hợp lý thì lậpcác báo cáo tài chính: bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kếtoán,

III CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH

DOANH THU Ở DOANH NGHIỆP THÔNG QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.

1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Hiện nay có nhiều khái niệm về kiểm soát nội bộ, Ở đâyxin được giới thiệu khái niệm về kiểm soát nội bộ trongchuẩn mực kiểm toán quốc tế

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế, kiểm soát nội bộ làtoàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn

vị thiết lập nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu:

- Bảo vệ tài sản đơn vị

- Cung cấp dữ liêu kế toán chính xác và đáng tin cậy

- Thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách củađơn vị

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ phải bảo đảm thựchiện được các chức năng và nhiệm vụ sau:

 Giúp cho việc điều khiển và quản lý kinh doanh một cách cóhiệu quả

 Mang lại sự bảo đảm chắc chắn là các quyết định, các chếđộ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sáthiệu quả của các chế độ và các quyết định đó

 Phát hiện kịp thời rắc rối trong kinh doanh để hoạch định vàthực hiện các biện pháp đối phó

 Phát hiện và ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong kinhdoanh

 Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức vềcác nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh

 Bảo đảm việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ vàtuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

 Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụngsai mục đích

1.3 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm ba yếu tố:

Trang 11

- Môi trường kiểm soát

- Hệ thống thông tin kế toán

- Các thủ tục kiểm soát

1.3.1 Môi trường kiểm soát: Bao gồm toàn bộ các

nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế,hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục củađơn vị Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ nhậnthức và hành động của người quản lý

a) Đặc thù về quản lý

 Đặc thù về quản lý chỉ quan điểm khác nhau của ngườiquản lý đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với hoạtđộng kinh doanh Nếu ban quản lý tôn trọng những nguyên tắcđạo đức trong kinh doanh, kinh doanh trung thực, cạnh tranh lànhmạnh, coi trọng tính trung thực của các báo cáo tài chính thìmôi trường kiểm soát lành mạnh và ngược lại

 Sự phân bổ quyền lực trong đơn vị: Tập trung vào mộtnhóm người hay phân bổ quyền lực cho nhiều người

Một môi trường kiểm soát tốt tạo điều kiện thuận lợi chokiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả

b) Cơ cấu tổ chức:thực chất là sự phân chia quyền hạn,trách nhiệm giữa những thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổchức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hệthống của đơn vị, không bỏ sót việc nào, đồng thời không cósự chồng chéo, giẫm chân lên nhau giữa các bộ phận

- Bảo đảm sự phụ thuộc tương đối giữa các bộ phậnc) Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương phápquản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyểndụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luậtcác nhân viên

d) Công tác kế hoạch và dự toán: nếu công tác kế hoạchđược tiến hành một cách nghiêm túc sẽ trở thành một côngcụ kiểm soát hữu hiệu vì đơn vị sẽ tiến hành so sánh thựctế với kế hoạch, những khác biệt lớn sẽ được điều tra, xử lýkịp thời

e) Bộ phận kiểm soát nội bộ: do bộ phận kiểm toánnội bộ có nghĩa vụ giám sát và đánh giá thường xuyên vềtoàn bộ hoạt động của đơn vị cho nên kiểm toán nội bộ lànhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

Ơí những công ty cổ phần có quy mô lớn có thành lập thêmỦy ban kiểm toán gồm từ 3-5 thành viên trực thuộc hội đồngquản trị chuyên:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát các công việc của kiểm toán viênnội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Đại diện công ty mời kiểm toán viên độc lập và làmviệc với họ

f) Các nhân tố bên ngoài: ngoài các nhân tố thuộc về nộibộ các doanh nghiệp nói trên, môi trường kiểm soát còn baohàm nhiều nhân tố bên ngoài Những nhân tố này vượt rangoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnhhưởng rất lớn đến thái độ của các nhà quản lý và nhiều thủtục kiểm soát cụ thể Ví dụ: các cơ quan chức năng như (cơquan thuế, cơ quan tài chính, ); các chủ nợ (ngânhàng, );

1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán.

Hệ thống thông tin kế toán không chỉ cung cấp nhữngthông tin cho quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việckiểm soát các hoạt động của đơn vị, nên nó là bộ phận quantrọng của kiểm soát nội bộ Chức năng kiểm soát của hệthống thông tin kế toán thể hiện thông qua ba giai đoạn củamột tiến trình kế toán, đó là:

 Lập chứng từ: đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng

vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu chứng từ được lậpđầy đủ, hợp lệ, hợp pháp, và phản ánh trung thực mọinghiệp vụ phát sinh Việc lập chứng từ giúp thực hiện chứcnăng tiền kiểm nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quảmọi nguồn lực của đơn vị

 Ghi chép sổ sách kế toán: đây là giai đoạn chính trong tiếntrình xử lý số liệu để cung cấp thông tin cho việc lập báo cáotài chính Tác dụng kiểm toán của việc ghi chép sổ sách kếtoán chính xác, đúng quy định như sau:

- Bản thân các sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, thành phẩmđã là công cụ để kiểm soát bảo vệ tài sản

- Sổ sách kế toán là cơ sở để kiểm tra, truy cập lạichứng từ khi cần thiết

 Lập báo cáo tài chính: là giai đoạn cuối cùng của quá trìnhxử lý, nhằm tổng hợp số liệu trên sổ sách thành những chỉtiêu trên báo cáo tài chính Dựa vào báo cáo tài chính, ngườisử dụng có thể đánh giá được tình hình tài chính và kết quảkinh doanh của đơn vị Báo cáo tài chính phải được lập kịp thờivà đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vàonhững nét cụ thể của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinhdoanh, Chúng thường được xây dựng trên ba nguyên tắc là:

Trang 13

phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắcủy quyền và phê chuẩn, cụ thể như sau:

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: trong nguyên tắc này,công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều ngườitrong một bộ phận, hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức.Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào đượcthực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đếnkhâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ nhiềungười làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn, các gian lận khóxảy ra hơn

 Nguyên tắc kiêm nghiệm: nguyên tắc này đòi hỏi phải cómột số tách biệt đối với một số công việc:

- Chức năng bảo vệ và chức năng ghi chép sổ sách

- Chức năng thực hiện và chức năng ghi chép sổ sách

- Chức năng xét duyệt và chức năng ghi chép sổ sách

- Chức năng kế toán và chức năng tài chính

- Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát (hiện tại

đa số tại các doanh nghiệp Việt Nam, hai chức năng này thường

bị gộp lại cho cùng một người)

- Người nghiên cứu, phát triển hệ thông, thiết kế cácchương trình kế toán máy phải tách biệt với quản lý và ngườisử dụng chương trình

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

- Uíy quyền: các cấp trên có thể ủy quyển cho cấp dướiquyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhấtđịnh để bảo đảm tính linh hoạt, nhứng cấp trên vẫn phải duytrì một sự kiểm tra nhất định

- Phê chuẩn: là biểu hiện cụ thể của việc quyết định vàgiải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao

Yêu cầu của nguyên tắc: các nghiệp vụ phát sinh đều phảiđược ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thíchhợp

1.4 Phân loại kiểm soát nội bộ

1.4.1 Phân loại kiểm soát theo đối tượng:

Bộ phân kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm soát nhằmmục đích ngăn chặn, phát hiện sai sót và gian lận Theo tiêuthức phân loại này, kiểm soát được phân thành:

 Kiểm soát ngăn chặn: nhằm để đề phòng sai sót và gianlận

 Kiểm soát phát hiện: mục tiêu của loại kiểm soát này lànhằm nhận ra sai sót hay gian lận sau khi xảy ra

 Kiểm soát sửa sai: là việc kiểm soát qúa trình sửa chữacác sai sót và gian lận

1.4.2 Phân loại kiểm soát theo phạm vi (thường áp dụng đối với trường hợp áp dụng chương trình tự động của máy tính): bao gồm :

 Kiểm soát toàn bộ: là loại kiểm soát mà theo đó cácchính sách và biện pháp được thực hiện nhằm ngăn chặn vàphát hiện những sai sót, gian lận trong hệ thống kế toán Loạikiểm soát này ảnh hưởng đến tất cả các chu kỳ nghiệp vụ vàtất cả các hệ thống ứng dụng trong mỗi chu kỳ Bao gồm cácbước:

- Tổ chức hệ thống quản trị bộ máy thông tin

- Kiểm soát phần cứng

- Kiểm soát quyền thâm nhập vào chương trình

 Kiểm soát ứng dụng: là loại kiểm soát mà các chính sáchvà thủ tục khi được thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệthống ứng dụng cụ thể (hệ thống thu tiền, hệ thống hàngtồn kho) Bao gồm các bước:

- Kiểm soát dữ liệu nhập

- Kiểm soát quá trình xử lý

- Kiểm soát kết quả

2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2.1 Tổ chức chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu.

Là công việc thiết kế, tổ chức các chứng từ, sổ sáchcho hợp lý để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong chu trìnhdoanh thu sao cho đạt được một sự tối ưu Các báo cáo cũngphải được thiết kế sao cho dễ lập, dễ theo dõi nhưng vẫnphục vụ cao nhất công tác kiểm soát

2.2 Thiết lập thủ tục xử lý trong các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu

2.2.1 Xử lý thủ công: các thông tin trong các chứng

từ gốc được xét duyệt, sau đó được xử lý và ghi chép vàocác sổ sách liên quan, cuối cùng là lập các báo cáo đều đượcthực hiện chủ yếu bởi con người

2.2.2 Xử lý bằng máy: các nhân viên nhập dữ

liệu sẽ nhập các thông tin vào máy, một chương trình máy tính sẽ thực hiện các bước xử lý tiếp theo các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu

2.3 Thiết lập các thủ tục kiểm soát trong đối với chu trình doanh thu.

Là việc thiết lập các bước kiểm tra toàn bộ quá trình xửlý nhằm bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xácvà đáng tin cậy

Trang 15

2.3.1 Đối với trường hợp xử lý các nghiệp vụ bằng phương pháp thủ công: thiết lập các thủ tục kiểm soát là

việc phân chia trách nhiệm và kiểm soát lẫn nhau của các côngviệc trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo một hệ thốngkiểm soát tốt và có hiệu quả Thủ tục kiểm soát yêu cầu phânchia riêng biệt ba chức năng: bảo quản tài sản, ghi chép về tàisản, các nghiệp vụ ủy quyền trong tài sản

2.3.2 Đối với trường hợp xử lý các nghiệp vụ bằng máy: vì các thủ tục xử lý chủ yếu đều được thực

hiện bởi một chương trình máy tính tự động Do đó thủ tụckiểm soát trong trường hợp này được thiết lập trên cơ sởkiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý, kiểmsoát kết quả

PHẦN II : THỰC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Ở CÔNG TY THỦY SẢN VÀ THƯƠNG MẠI THUẬN PHƯỚC.

A GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY THỦY SẢN VÀ

THƯƠNG MẠI THUẬN PHƯỚC

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ TÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY.

1 Quá trình hình thành và phát triển.

Tiền thân của công ty thủy sản và thương mại ThuậnPhước là hợp tác xã chế biến Thủy Sản được thành lập saugiải phóng năm 1975 do một số thành viên tự nguyện gópphần

Ngày 10/05/1982, hợp tác xã liên doanh công ty chế biếnThủy Sản xuất khẩu Đà Nẵng sản xuất các mặt hàng: tômđông lạnh, mực đông lạnh, và một số mặt hàng phục vụtiêu dùng nội địa Ngày 07/07/1986, hợp tác xã được xác lậptrở thành một bộ phận chủ yếu của xí nghiệp đông lạnhthuộc ủy ban nhân đân tỉnh QNĐN (cũ)

Theo quyết định số 1728 QD-UB ngày 18/06/1988 củaUBND tỉnh QNĐN(cũ) xí nghiệp đông lạnh 32 ra đời trên cơ sở tiếpnhận bộ phận sản xuất xí nghiệp 14 QNĐN(cũ) chuyển sang.Điều kiện ban đầu vô cùng khó khăn, vốn là những tài sản cũkỹ, lạc hậu (xí nghiệp không đủ tiêu chuẩn về kỹ thuật và antoàn vệ sinh thực phẩm) Giai đoạn 90-92, xí nghiệp phảiđương đầu với những khó khăn về vốn Trước tình hình đó, xínghiệp đã vận dụng cơ chế ứng trước hàng của Seaprodex vàvận động ngư dân bán nguyên liệu từng bước tạo vốn phụchồi sản xuất Để có thêm vốn hoạt động, xí nghiệp quyết

định bán một số tài sản cũ, mặt khác thực hiện việc kinhdoanh tổng hợp mua bán vàng, ngoại tệ để lấy ngắn nuôi dài,đồng thời tranh thủ sự hỗ trợ của các ngành, các tổ chức.Nhờ vậy xí nghiệp đã từng bước vượt qua khó khăn, tạo ravốn và duy trì được sản xuất Nếu năm 88-89, giá trị ngoại tệchỉ đạt khoảng 800.000 USD thì đến năm 90-92 giá trị ngoại tệđạt được bình quân 1,5 triệu USD/năm, nộp nghĩa vụ cho NhàNước mỗi năm trên 1 tỷ đồng và đặc biệt đã tích lũy từ nộibộ gần 3 tỷ đồng.

Năm 92 trong khi nhiều đơn vị do làm ăn thua lỗ đã phảigiải thể, thì xí nghiệp đã mạnh dạn đầu tư 4,7 tỷ đồng trongđó 1,2 tỷ đồng tự có, 3,5 tỷ đồng vay thêm từ ngân hàng Đầu

Tư tỉnh QNĐN (cũ) để xây dựng phân xưởng mới Phân xưởngnày được trang bị máy cấp đông hiện đại của Nhật phù hợpvới tiêu chuẩn quốc tế về vệ sinh thực phẩm Kể từ khi đưanhà máy mới vào hoạt động, xí nghiệp không ngừng phát triểnvà là một đơn vị làm ăn có hiệu quả Vì vậy năm 1994 UBNDtỉnh QNĐN(cũ) ra quyết định chuyển giao 4 đơn vị thuộc công tyThủy Sản Đà Nẵng gồm xí nghiệp 348 Trần Cao Vân, xí nghiệpT81, trạm Nam Thọ và trạm Thuận Phước sang xí nghiệp đônglạnh 32 để hình thành công ty thủy sản và thương mại ThuậnPhước theo quyết đính số 21123/QĐUB ngày 15/11/1994

Năm 1995 công ty đầu tư thêm 2 tỷ đồng để xây dựngvà nâng cấp cơ sở sản xuất kinh doanh nhằm đáp ứng yêu cầuvề vệ sinh an toàn thực phẩm Hiện nay mỗi năm công ty sảnxuất trên 3.000 tấn thủy sản để phục vụ cho xuất khẩu vàphục vụ tiêu dùng trong nước Ngoài nghĩa vụ đối với NhàNước, công ty còn tích lũy để phát triển vốn Tổng số laođộng hiện nay của công ty trên 800 người.Công ty cũng đang đầu

tư xây dựng một nhà xưởng mới dự kiến năm 2005 sẽ đưavào hoạt động

Qua 10 năm hoạt động, công ty đã khẳng định chỗ đứng củamình trên thị trường, trực tiếp làm tăng giá trị ngoại tệ chođịa phương, đem lại nguồn thu lớn cho ngân sách Nhà Nước, đờisống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên trong công tykhông ngừng được nâng cao

2 Đặc điểm về tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý.

a) Sơ đồ biểu thị cơ cấu tổ chức quản lý:

Tổ chê

ú biế

n 01

Tổ chế biế

n 30

Tổ cấp đông 01

Tổ phu

ûc vụ

Tổ cấp đông 03

b) Nhiệm vụ quyền hạn của giám đốc và các phòng ban chức năng:

 Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc: Giám đốc làngười chịu trách nhiệm chính đối với toàn bộ hệ thống sảnxuất kinh doanh của công ty theo đúng chủ trương, pháp luật củaNhà Nước Có quyền và trách nhiệm trong việc xây dựng,thực hiện phương hướng phát triển dài hạn và hàng năm củacông ty Ngoài ra giám đốc có quyền tuyển chọn, đề bạt, khenthưởng hoặc kỷ luật các bộ công nhân viên và tổ chức bộmáy các phòng ban

 Nhiệm vụ và quyền hạn của phó giám đốc: Thay mặtgiám đốc phụ trách các phần hành được phân công và chịutrách nhiệm trước giám đốc Tham gia đóng góp vào nội dunghoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

 Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng tổ chức hànhchính: Nghiên cứu xác định cơ cấu tổ chức cho phù hợp,sửdụng, đào tạo lao động phù hợp với đặc điểm tình hình kinhtế, kỹ thuật trước mắt cũng như lâu dài Đồng thời tổ chứccông tác vật tư đời sống cho người lao động, bảo vệ tốt tàisản XHCN, làm tốt công tác phòng cháy chữa cháy

 Nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán tài vụ: Tổ chứcquản lý chặt chẽ toàn bộ tài sản của công ty, thực hiện tốtchế độ kiểm kê đánh giá định kỳ Có trách nhiệm thườngxuyên báo cáo cho giám đốc về tình hình và kết quả hoạtđộng tài chính của doanh nghiệp

 Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng kế hoạch: Tổnghợp các yêu cầu về vật tư, kỹ thuật, nguyên liệu để lên kếhoạch toàn diện cho công ty Tổ chức thu mua nguyên liệu, tìmthị trường để tiêu thụ sản phẩm với hiệu quả cảo nhất Báocáo kịp thời, chính xác tình hình hoạt động sản xuất kinh doanhvới giám đốc, đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thành tốtkế hoạch sản xuất kinh doanh.

 Nhiệm vụ và quyền hạn của các phân xưởng: Xâydựng và tổ chức tốt kế hoạch sản xuất.Đồng thời lập bảngtheo dõi việc thực hiện về nội quy giờ giấc, kỷ luật lao động,bảo vệ tài sản, nội dung vận hành máy móc, kiểm tra an toànvà vệ sinh công nghiệp

3 Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiêu thụ sản phẩm.

Cơ cấu tiêu thụ của công ty hiện nay bao gồm xuấtkhẩu và tiêu thụ nội địa Trong đó, xuất khẩu chiếm khoảngtrên 90% tổng doanh thu của xí nghiệp Sản phẩm xuất khẩucủa xí nghiệp bao gồm tôm, cá, mực các loại được xuấtkhẩu ở các dạng sau:

 Sản phẩm đông block: hầu hết sản phẩm của công tyđược xuất khẩu ở dạng này, nó làm tốn kém điện năng, tăngchi phí Đây là dạng thô, nó là nguyên liệu của các nhà máy chếbiến ở nước ngoài, do đó công ty bị mất giá trị gia tăng từ việcchế biến thêm để thành sản phẩm cao cấp

 Sản phẩm đông rời IQF và sản phẩm ăn liền: đây là loạisản phẩm mới phát triển gần đây, việc chế biến cao hơn dạngđông block nhưng chưa thể là sản phẩm cao cấp được Loạisản phẩm này vẫn còn chiếm tỷ trọng quá nhỏ

Mặc dù sản phẩm của công công ty chủ yếu là để xuấtkhẩu, nhưng công ty vẫn có các mặt hàng để tiêu thụ nội địa.Đó là những mặt hàng không xuất khẩu, không đủ tiêu chuẩnvề xuất khẩu

Thị trường xuất khẩu của công ty là một số nước ởchâu Âu, châu Á, nước Mỹ

Tỷ trọng xuất khẩu ở các thị trường qua các năm

t.giá (n.us d)

% t.g

s.lg (tấ n)

% s.lg

t.giá (n.us d)

% t.g

s.lg (tấ n)

% s.lg

t.giá (n.us d)

% t.g

830

217

37 29 27 7

6.044 7.216 2.395 960

36 43 14 6

1.04 8 904 696 358

35 30 23 12

5.542 7.197 1.875 1.055

35 46 12 7

1.22 9 1.00 4 1.19 0

33 27 31 9

6.575 7.984 4.294 1.284

33 40 21 6

Trang 19

1.2 Nhiệm vụ của từng phần hành.

Kế toán trưởng: đồng thời là trưởng phòng tài vụ Nhiệmvụ của kế tóan trưởng là tổ chức, điều hành công tác kếtoán của công ty, kiểm tra hình hình hạch toán, kiểm tra chứngtừ thanh toán, theo dõi tình hình chấp hành thu chi tài chính, đônđốc, chỉ đạo hoạt động của các nhân viên kế toán, tham gia kýkết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch tài chính, báocáo kịp thời cho giám đốc về tình hình sử dụng vốn, kết quảlãi lỗ của công ty Mặt khác kế toán trưởng còn phải theo dõisự biến động tăng giảm về tài sản cố định, phản ánh chínhxác sự hao mòn về tài sản cố định, tính khấu hao và kiêm luônviệc theo dõi công nợ

Kế toán tổng hợp: đồng thời là phó phòng tài vụ, cónhiệm vụ tổng hợp chứng từ ghi sổ từ các kế toán phầnhành, ghi sổ cái, căn cứ vào số liệu từ các bộ phận khácchuyển sang, tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sảnphẩm, lập báo cáo giá thành cũng như các báo cáo tài chínhkhác vào cuối quý Kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ thaymặt kế toán trưởng lãnh đạo công tác kế toán và quản lý khikế toán trưởng đi vắng

Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi tình hình biến độngnhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phụ, phụ tùng, công cụlao động nhỏ Cuối quý lập báo cáo tồn kho vật tư, cung cấpsố liệu cho kế toán gía thành để tính giá thành sản phẩm

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế

toán

nvl

Kế toán thuế

K.toá

n tiền lương

K.toá

n thàn

h phẩm

K.toá

n thanh toán

Thủ quỹ

Thốn

g kê phân xưởn g

Kế toán thuế: theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ đối vớiNhà Nước Đồng thời theo dõi luôn nguyên vật liệu chính

Kế toán tiền lương: theo dõi, lập bảng lương và các khoảntrích theo lương

Kế toán thành phẩm: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồnkho thành phẩm

Kế toán thanh toán: theo dõi, phản ánh số hiện có và tìnhhình tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vaytừ mọi đối tượng

Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi bảo quản tiền mặt, ghi chépsổ quỹ và báo cáo quỹ

Thống kê phân xưởng: thực hiện việc ghi chép, tổng hợptình hình nhận nguyên vật liệu, giao thành phẩm Cuối quýtiến hành đối chiếu số liêu với phòng kế toán

Mọi nhân viên kế toán đều được điều hành trực tiếp từ kếtoán trưởng mà không qua bất kỳ khâu trung gian nào Kế toántrưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi hoạtđộng của các nhân viên dưới quyền, các kế toán viên chỉ nhậnlệnh trực tiếp từ kế toán trưởng để thực hiện các chứcnăng quản lý tài chính

111, TK 112, TK 155, ) kế toán đưa vào bảng kê chi tiết trướckhi vào chứng từ ghi sổ Riêng đối với tiền mặt được thủ quỹghi vào sổ qũy

Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong sẽ được chuyển lên kếtoán trưởng duyệt, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp đểghi vào sổ cái

Trang 21

Chứng từ gốcBảng kê chi tiếtChứng từ ghi sổ Sổ cái

Bảng cân đối tài

khoảnBảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác

Các sổ chi tiếtBảng tổng hợp chi tiết

Cuối kỳ, tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lậpbảng tổng hợp chi tiết Sau đó đối chiếu số liệu giữa bảngtổng hợp chi tiết và sổ quỹ với sổ cái Yêu cầu phải trùngkhớp.

Nếu các số liệu được đối chiếu đã trùng khớp, căn cứvào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản Sau đó lập bảng cân đốikế toán và các báo cáo tài chính khác

B THỰC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG

TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở CÔNG TY THỦY SẢN VÀ THƯƠNG MẠI THUẬN PHƯỚC

I TỔ CHỨC DỮ LIỆU ĐẦU VÀO.

Các chứng từ được sử dụng trong chu trình doanh thu ởcông ty thủy sản và thương mại Thuận Phước :

 Đối với trường hợp bán hàng xuất khẩu.

 Đối với trường hợp bán hàng nội địa

Packing listPhiếu giao hàngL/C, C/O, heal certificateHóa đơn giá trị gia tăng

Nhận qua ngân hàng: giấy báo có của ngân hàng

Thư trả hàng hoặc giảm giá hàng bán + bộ chứng từ hàng bán

NGHIỆP VỤ

Bán chịu

Bán hàng thu tiền

Cụ thể các chứng từ được sử dụng trong các nghiệpvụ như sau:

1 Hợp đồng: Do phòng kế hoạch lập Bao gồm các

thông tin liên quan đến các bên tham gia giao dịch (tên, địa chỉ, .),đặc điểm về hàng hóa; quy định về giá cả, thời gian, nhữngvấn đề được chấp thuận và cách giải quyết các vấn đềkhông được chấp thuận đã được hai bên chấp thuận Hợpđồng này được đánh số trước và luôn được đính kèm với cácchứng từ khác Phòng kế hoạch căn cứ vào các thông tin sốlượng hàng, thời gian giao hàng để lập kế hoạch bán hàng(như thuê tàu vận chuyển, .) Hợp đồng cũng là căn cứ đểbộ phận kho xuất hàng

2 Giấy đề nghị: là một dạng rút gọn của hợp đồng,

dùng trong trường hợp bán bán hàng nội địa với số lượng ítkhông làm hợp đồng Nó cũng bao gồm các thông tin về hàngbán và giá cả hàng bán

3 Bảng kê hàng: do phòng kế hoạch lập Khi xuất hàng,

bộ phận kho sẽ ghi các thông tin về số lượng, kích cỡ, chấtlượng hàng bán thực xuất vào bảng kê

BẢNG KÊ HÀNG ĐÔNG LẠNH XNK Khách hàng: Nguyễn Tuấn Việt thủy sản Hà Nội Đónggói (12 kg/kiện)

Tôi tên : Nguyễn Tuấn Việt

Bộ phận :Thủy Sản Hà Nội

Kính đề nghị ban giám đốc : Duyệt bán

1 Đầu mực nang XK :41/60 giá 18.000đ/kg

61 giá 16.000đ/kg

2 Đầu mực NĐ : 1/2 + 2/4 + 5/7

giá 26.000đ/kg

8/12 + 13/20 + 21/30 giá20.000đ/kg

3 Mực Filê NĐ : theo giá cũ

Kính mong sự giúp đỡ của quý công

ty

Ngày

tháng năm

4 Invioce (chỉ lập trong trường hợp xuất khẩu): Căn cứ

vào bảng kê hàng xuất và hợp đồng, phòng kế hoạch lậpinvoice Chứng từ này bao gồm các thông tin về các bên giaodịch (tên, địa chỉ); địa điểm, ngày giờ bốc, dỡ hàng; phươngthức thanh toán và các thông tin liên quan đến hàng hóa (sốlượng, quy cách, phẩm chất, đơn giá)

COMMERCIAL INVOICE

The contract No SP - 391

No : 261/03 TYO

Date : 19 Dec, 2003Benificiary

Thuan Phuoc seafoods and tranding

corporation

20 Thanh Bo St, Danang City,S.R Vietnam

Applicant (buyer)Toyota Tsusho (Singapore) Pte Ltd

77 Robinson Road Hex 22-01 SiaBuiding, Singapore 068896

Count No SP-391

Account no : 0041370012098

Bank : Vietcombank Danang Branch M/V name : YM Ha Noi V01NPort of loading : Hochiminh, Vietnam

Port of discharge : Tokyo, JapanDate of loading : 19 Dec, 2003B/L No : I490038647

Netweight(kgs)

Unitprice(USD/

kg)

Amount(USD)

Vietnamese Frozen Black Tiger Shrimps

11,340.00

6.00 68,040

0068,040.00

Thông thường invoice được lập thành 4 bản Một bản coppyđược fax trước cho khách hàng Một bản gốc gửi cho ngân hàngđể ngân hàng làm bộ chứng từ nhận hàng cho khách hàng.Một bản coppy gửi cho phòng kế toán Một bản coppy lưu tạiphòng kế hoạch

5 Packing list (chỉ lập trong trường hợp xuất khẩu):

chứng từ này do phòng kế hoạch lập theo yêu cầu của hànghải Bao gồm các thông tin về các bên tham gia giao dịch (tên, địachỉ); địa điểm, thời gian bốc dỡ hàng; các mô tả về hàng hóacăn cứ vào bảng kê hàng Số lượng chứng từ theo yêu cầu củaL/C, thông thường là một bản gốc và một bản coppy, một bảnlưu tại phòng kế hoạch

Trang 25

PACKING LIST

Quantity and desciption of goods Net weight

(kgs) Grossweight

(kgs)Vietnamese Frozen Blank Tiger Shrinps

13,650.0013,650.00

6 Phiếu giao hàng: Được lập bởi phòng kế hoạch Cũng

có thể do đơn vị vận chuyển cung cấp Chứng từ này ghi nhậncác thông tin liên quan đến việc gửi hàng cho người mua nhưchủng loại hàng hóa, số lượng thực xuất và các thông tin liênquan khác Dạng thường dùng của chứng từ này ở công ty làvận đơn (B/L: bill of lading) Đây là một hợp đồng giữa ngườibán hàng và người vận chuyển bao gồm các thông tin về cácbên tham gia giao dịch (tên, địa chỉ của bên thuê vận chuyển, bênđơn vị vận chuyển); địa điểm, ngày giờ bốc dỡ hàng; các mô tảvề hàng hóa vận chuyển;

7 L/C, C/O, heal certificate

 L/C (letter credit: thư tín dụng) (công ty sử dụng loại L/

C at sight (L/C trả tiền ngay)): Chứng từ này do ngân hàng lập,bao gồm các thông tin: số hiệu L/C,ngày tháng mở L/C, địa điểmmở L/C; tên và địa chỉ của các bên có liên quan(ngân hàng mở L/C,ngân hàng thông báo, người mở L/C, người hưởng lợi); loại L/C;quy định về số tiền L/C; thời hạn hiệu lực (thời hạn giaohàng, trả tiền); hàng hóa (quy cách, phẩm chất, bao bì, sốlượng); vận tải và giao nhận hàng (tàu, cách vận chuyển, cáchgiao hàng); những chứng từ phải xuất trình khi thanh toán,

(by letlex) : 030401050005Assage type : MT202

American express bank Ltd New Yourk, NYName: Viet Combank Danang

Time date : 10:33:13 05/01/04Currency : 05/01/04 670995.00 USDStatus : 918486 tes ok

: 04SI 0501.004General financial in stittution transfer:20: transaction reference number 040102005162:21: relanted reference 027040403ELC334

:32A : Value date, currency code, amount 040102 USD67995.00

:52D : Odering instittution : yourselves:72 : Sender to receiver [information]

/ INS / WACHOWVIA BANK NAN.Y/ BNF / LESS OUR VABLE CHGS USD 15.00// 10,00 FE DEDUCTED

// RCVD VIA CHIPS

 C/O (certificate of origion : giấy chứng nhận xuất sứ) :chứng từ này do phòng thương mại cấp, chứng nhận xuất sứcủa hàng hóa Chứng từ này nằm trong bộ chứng từ thanhtoán theo yêu cầu của L/C

 Heal of certificate : giấy chứng nhận chất lượng hànghóa Chứng từ này do Nafigacent cấp, chứng nhận về chấtlượng của hàng hóa có đảm bảo yêu cầu về vệ sinh hay không.Giấy chứng nhận này nằm trong bộ chứng từ thanh toán

8 Hóa đơn GTGT: Do phòng kế toán lập căn cứ vào bảng

kê hàng xuất và hợp đồng (nếu xuất khẩu thì căn cứ vàoinvoice, nếu bán lẻ thì căn cứ vào giấy đề nghị đã đượcduyệt hoặc hóa đơn bán lẻ) Hóa đơn bao gồm các thông tin vềsố lượng hàng hóa, giá bán, thuế và các thông tin liên quankhác Hóa đơn được lập theo mẫu của nhà nước ban hành

Hóa đơn được lập thành 3 liên Một liên lưu tai bộ phậnlập hóa đơn Một liên gửi cho khách hàng Một liên gửi cho bộphận thanh toán Chứng từ này là cơ sở để ghi vào chứng từghi sổ và các sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu khách hàng, kèmvới các chứng từ khác (phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng)để ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, hay sổ tiền gửi ngân hàng, vànó được đánh số trước

Trang 27

9 Giấy báo Có của ngân hàng: Do ngân hàng lập gửi

về cho công ty để thông báo tiền đã nhập vào tài khoản củacông ty tại ngân hàng Đây là căn cứ để ghi chép nghiệp vụ thutiền của khách hàng qua ngân hàng và sổ theo dõi tiền gửi ngânhàng Giấy báo có của ngân hàng cũng được đánh số seri

10 Phiếu thu: Được dùng trong trường hợp khách hàng

đến trả tiền tại đơn vị Khi trả tiền, khách hàng mang hóa đơnđến bộ phận thanh toán (kế toán thanh toán) để bộ phận nàyviết phiếu thu

Trang 28

PHIẾU THU

Số : 2622 Ngày 07 tháng 04 năm2004

Nợ :

Họ tên : Nguyễn Tuấn Việt

Địa chỉ : Công ty thủy sản Hà Nội

Nội dung : bán đầu mực nang (XK & NĐ), nang

Họ tên người mua hàng : Nguyễn Tuấn Việt

Tên đơn vị : Thủy Sản Hà Nội

Kg48050460132241.200kg

Đ/kg17.14315.23824.76219.04819.048

Đồng8.228.57

17.680.00

01.485.71

42.514.28

6457.143

Cộng tiền hàng 20.365.714 đ

Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT 1.018.286 đ

Tổng cộng tiền thanh toán

0052737

Phiếu thu được lập thành 02 liên Sau khi thủ qũy thu tiềnvà đóng dấu thì một liên gửi cho bộ phận thanh toán để theodõi công nợ; một liên lưu Phiếu thu là căn cứ để ghi vào chứngtừ ghi sổ và các sổ chi tiết tiền mặt ở phòng kế toán, sổqũy của thủ qũy.

11 Hóa đơn bán lẻ : Chỉ sử dụng trong trường hợp bán

phế liệu, bộ phận bán hàng sẽ viết hóa đơn bán lẻ thành 03liên bao gồm các thông tin về số lương, sản phẩm, giá cả, Một liên bộ phận bán hàng lưu, 02 liên đưa cho khách hàng đểlên phòng kế toán nộp tiền và đóng dấu Sau khi đóng dấu, 1liên được lưu ở phòng kế toán, 1 liên được gửi cho phòng bảovệ Chỉ sau khi bảo vệ căn cứ vào hóa đơn này để kiểm trahàng hóa thì khách hàng mới được mang hàng ra khỏi cổng

12 Thư trả hàng hoặc đề nghị giảm giá hàng bán

 Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại : khách hàngsẽ viết một bức thư gưií bằng fax hoặc bằng mail đến phòngkế hoạch của công ty Sau khi được tổng giám đốc duyệt,chứng từ này kèm với bộ chứng từ của lô hàng đó được gửitới phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào chứng từ ghi sổnghiệp vụ hàng bán bị trả lại

 Đối với trường hợp giảm giá hàng bán do chất lượnghàng không tốt: khách hàng cũng sẽ gửi thư bằng fax hoặcbằng mail Sau khi được ban giám đốc chấp thuận thì thư nàykèm với bộ chứng từ của lô hàng đó được chuyển đến chophòng kế toán là căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ

II SỔ KẾ TOÁN VÀ TRÌNH TỰ GHI SỔ TRONG CHU TRÌNH

DOANH THU Ở CÔNG TY.

1 Các tài khoản sử dụng trong chu trình doanh thu ở công ty.

Với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, công ty đã sửdụng các tài khoản kế toán để ghi chép các nghiệp vụtrong chu trình doanh thu như sau:

TK 111 :”tiền mặt”

Trang 29

TK 112 :”tiền gửi ngân hàng”

TK 1121 :”tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ”

TK 1122 :”tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ”

TK 131 :”phải thu khách hàng”

TK 511 :”doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ”

TK 5112 :”doanh thu hàng bán hải sản”

TK 5112NĐ :”doanh thu hàng bán nội địa”

TK 5112XK :”doanh thu hàng bán xuất khẩu”

TK 531 :”hàng bán bị trả lại”

TK 532 :”giảm giá hàng bán”

TK 155 :”thành phẩm”

TK 632 :”giá vốn hàng bán”

2 Cách ghi chép sổ sách.

3 Các sổ kế toán được sử dụng.

Các sổ được kế toán sử dụng trong quá trình xử lý thủcông là các sổ chi tiết, sổ cái, thẻ Còn trong qúa trình xử lýbằng máy, hệ thống kế toán sử dụng các tập tin, các cơ sởdữ liệu để ghi chép Hiện nay Công ty Thủy sản và thương mạiThuận Phước vẫn xử lý thủ công là chủ yếu, còn máy đượcsử dụng như công cụ để giúp cho việc tính toán được nhanhhơn và lưu trữ một số sổ chi tiết

3.1.Ghi chép thủ công.

Đây là cách ghi chép chủ yếu của công ty Trong chu trìnhdoanh thu, công việc ghi chép được tiến hành trên các chứng từghi sổ, các sổ chi tiết và sổ cái

từ gốcBảng kê chi tiết Có

TK 155, Nợ TK 111,112,131, .Chứng từ

Bảng cân đối T,bảng tổng hợp tiêu thụ,

N-X-Trong chu trình doanh thu, từ các chứng từ gốc như đã nêutrên, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ cái.Trong trường hợp nghiệp vụ thường xuyên phát sinh nhiều trongngày thì từ các chứng từ gốc, kế toán lên bảng kê chi tiết cáctài khoản trước khi vào chứng từ ghi sổ Cụ thể được minhhọa như sau:

Đối với nghiệp vụ bán lẻ (thu tiền liền), từ các phiếu thu,kế toán lên bảng kê chi tiết nợ TK111 (TK 1111)

BẢNG KÊ CHI TIẾT NỢ TK 111 (1111), CÓ CÁC TK (trích tháng11/2003)

SCT Ngày DG Tổng tiền TK 3331 TK 5112

Cộng

537.600140.700528.150256.200

25.6006.70025.15012.200

908.300

512.000134.000503.000244.000

Thu bán lẻ 1111

a).Sổ thành phẩm: là sổ theo dõi tình hình biến động

thành phẩm do kế toán thành phẩm ghi chép căn cứ vào cácphiếu nhập, xuất kho (mẫu ở phụ lục 1)

b).Sổ tiêu thụ: được thiết kế dùng để theo dõi doanh

thu của công ty, sổ được mở riêng cho hoạt động tiêu thụ nộiđịa và tiêu thụ xuất khẩu Từ các chứng từ gốc (phiếu thu,hóa đơn, )kế toán theo dõi tiêu thụ thành phẩm sẽ ghi vào sổtiêu thụ (mẫu ở phụ lục 2, 3)

Trang 31

c).Sổ công nợ: là sổ được thiết kế để theo dõi tình

hình thanh toán của khách hàng do kế toán công nợ ghi chép căncứ vào các chứng từ gốc (hóa đơn, )

SỔ CÔNG NỢ (trích quý IV năm 2003)

Đơn vị tính : USD

Amanda FoodsToyata tshuhoItochu

corparationMistsubishi

35.74422.29237.33430.712

d).Sổ quỹ: sổ dùng để theo dõi tiền mặt Sổ này có 2

quyển, 1 cuốn do kế toán thanh toán ghi chép Một quyển dothủ quỹ ghi chép Trong thực tế kế toán thanh toán và thủ quỹđối chiếu với nhau hàng ngày

SỔ QUỸ (trích qúy IV năm 2003)

SD

Thu bán lẻ của bàVân

Thu bán lẻ của ôngHà

Thu bán lẻ của ôngDũng

Thu bán lẻ của bà Vân

Cộng

1.512.0004.434.465504.0002.444.715

xxxxx

xxxxx

e).Sổ ngân hàng: là sổ dùng để theo dõi tiền gửi ở ngân

hàng theo từng ngân hàng Sổ này do kế toán thanh toán ghichép Sổ này được chia làm 2 sổ : sổ tiền Việt và sổ ngoại