phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng motilen cần thơ

Được sự giới thiệu và hướng dẫn của nhà trường, sau hơn hai tháng thực tập tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ em đã hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp của mình với đề

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN THỊ DIỆU TRƯỜNG

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG MOTILEN CẦN THƠ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế Toán - Kiểm Toán

Mã số ngành: 52340302

12 – 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN THỊ DIỆU TRƯỜNG

MSSV: 4104260

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG MOTILEN CẦN THƠ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN Th.S TRƯƠNG THỊ THÚY HẰNG

12 – 2013

LỜI CẢM TẠ



Trải qua thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, em đã được học tập

và tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu từ thầy cô, bạn bè và các anh chị sinh viên đi trước, có cả kinh nghiệm chuyên môn lẫn kinh nghiệm sống thực tiễn Đây là khoảng thời gian ý nghĩa nhất trong cuộc đời của em

Được sự giới thiệu và hướng dẫn của nhà trường, sau hơn hai tháng thực tập tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ em đã hoàn thành

bài luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế

toán chu trình doanh thu và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ” Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc

đến gia đình của em, những người đã nuôi dưỡng, chăm sóc, yêu thương và cho em con đường sự nghiệp như ngày hôm hay

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể quý thầy cô trường Đại học Cần Thơ nói chung và quý thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh nói riêng đã tận tình truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong những năm tháng được học tại trường

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Trương Thị Thúy Hằng, người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn và tận tình chỉ bảo em trong suốt khóa luận để em

có thể hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp của mình

Em xin gửi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị trong công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ nói chung, và các anh chị trong phòng tài chính - kế toán công ty nói riêng Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Nguyễn Kim Xuân - kế toán trưởng, là người đã trực tiếp đón nhận và tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty vừa qua

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn thân thương nhất tới những người thân, các anh chị và bạn bè đã luôn động viên ủng hộ và giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này

Em xin kính chúc mọi người luôn có một sức khỏe dồi dào và thành công trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, ngày 05 tháng 12 năm 2013

Sinh viên thực hiện

TRANG CAM KẾT



Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác

Cần Thơ, ngày 05 tháng 12 năm 2013

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Diệu Trường

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP



Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2013 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên và đóng dấu)

BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

 Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán

 Tên đề tài: Phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu

và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN



 Họ và tên người nhận xét:

 Học vị:

 Chuyên ngành:

 Nhiệm vụ trong hội đồng:

 Cơ quan công tác:

 Tên học viên: Nguyễn Thị Diệu Trường  Mã số sinh viên: 4104260  Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán  Tên đề tài: Phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ NỘI DUNG NHẬN XÉT 1 Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo

2 Về hình thức

3 Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài

4 Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn

5 Nội dung và các kết quả đạt được

6 Các nhận xét khác

7 Kết luận

Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2013 NGƯỜI NHẬN XÉT

MỤC LỤC

Trang

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Không gian 2

1.3.2 Thời gian 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU 2

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 5

2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 5

2.1.2 Tổng quan phát triển hệ thống kế toán 6

2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 11

2.1.4 Khái quát chu trình doanh thu 18

2.1.5 Khái quát chu trình chi phí 28

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 37

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 37

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 38

CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG MOTILEN CẦN THƠ 39

3.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CÔNG TY CỔ PHẦN VLXD MOTILEN CẦN THƠ 39

3.2 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 40

3.3 LĨNH VỰC VÀ MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 42

3.3.1 Lĩnh vực kinh doanh của công ty 42

3.3.2 Mục tiêu hoạt động 43

3.4 SẢN PHẨM, DỊCH VỤ 43

3.4.1 Sản phẩm 43

3.4.2 Dịch vụ 44

3.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY 45

3.5.1 Sơ đồ tổ chức 45

3.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 45

3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY 47

3.6.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán 47

3.6.2 Sơ đồ tổ chức 47

3.6.3 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán 48

3.7 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 48

3.7.1 Chế độ kế toán 48

3.7.2 Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng 48

3.7.3 Phương pháp kế toán áp dụng 48

3.7.4 Hệ thống kế toán tại công ty 49

3.7.5 Hình thức kế toán áp dụng 49

3.7.6 Phần mềm kế toán áp dụng 50

3.8 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM (2010-2012) VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 51

3.8.1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 – 2012 51

3.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh công ty 6 tháng đầu năm 2013 55

3.9 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 57

3.9.1 Thuận lợi 57

3.9.2 Khó khăn 57

3.10 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 57

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG MOTILEN CẦN THƠ 58

4.1 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY 58

4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 58

4.1.2 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 59

4.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 59

4.2.1 Môi trường kiểm soát 59

4.2.2 Đánh giá rủi ro 60

4.2.3 Hoạt động kiểm soát 60

4.2.4 Thông tin và truyền thông 62

4.2.5 Giám sát 62

4.3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC 62

4.4 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY 64

4.4.1 Phân tích tình hình doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 64

4.4.2 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty 67

4.5 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CHI PHÍ VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 91

4.5.1 Phân tích tình hình chi phí 6 tháng đầu năm 2013 91

4.5.2 Phân tích chu trình chi phí tại công ty 94

4.6 NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 115

4.6.1 Nhận xét về phần mềm 115

4.6.2 Nhận xét chung về hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và chi phí 117

CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG MOTILEN CẦN THƠ 120

5.1 CƠ SỞ ĐỀ RA GIẢI PHÁP 120

5.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 120

5.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 120

5.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu và chi phí 121

5.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 122

5.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 123

5.3.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ 123

5.3.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý 123

5.3.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán 123

5.3.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo, sổ sách 124

5.3.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát 124

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 125

6.1 KẾT LUẬN 125

6.2 KIẾN NGHỊ 126

6.2.1 Đối với Nhà nước 126

6.2.2 Đối với UBND tỉnh Cần Thơ 126

TÀI LIỆU THAM KHẢO 127

PHỤ LỤC 128

DANH MỤC BIỂU BẢNG

Trang

Bảng 2.1: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng - lập hóa đơn 23

Bảng 2.2: Bảng kiểm soát hoạt động nhận tiền 24

Bảng 2.3: Bảng kiểm soát quá trình nhập liệu 27

Bảng 2.4: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ mua hàng 31

Bảng 2.5: Bảng kiểm soát nghiệp vụ chi tiền 33

Bảng 2.6: Bảng kiểm soát quá trình nhập liệu trong chu trình mua hàng 34

Bảng 2.7: Bảng kiểm soát xử lý chu trình mua hàng 35

Bảng 2.8: Bảng kiểm soát kết quả xử lý chu trình mua hàng 36

Bảng 3.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2010-2012 của công ty cổ phần VLXD Motilen Cần Thơ 55

Bảng 3.2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 của công ty cổ phần VLXD Motilen Cần Thơ 57

Bảng 4.1: Bảng câu hỏi khảo sát về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu 60

Bảng 4.2: Bảng câu hỏi khảo sát về kiểm soát nội bộ chu trình chi phí 63

Bảng 4.3: Bảng câu hỏi khảo sát về hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 67

Bảng 4.4: Tình hình doanh thu qua 6 tháng đầu năm 2011-2013 76

Bảng 4.5: Bảng tổng hợp chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu 84

Bảng 4.6: Bảng mô tả tài khoản sử dụng và đối tượng theo dõi chi tiết trong chu trình doanh thu 91

Bảng 4.7: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng- lập hóa đơn 94

Bảng 4.8: Bảng kiểm soát hoạt động nhận tiền 96

Bảng 4.9: Tình hình chi phí qua 6 tháng đầu năm 2011-2013 103

Bảng 4.10: Bảng tổng hợp chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí 110

Bảng 4.11: Bảng mô tả tài khoản sử dụng và đối tượng theo dõi chi tiết trong chu trình chi phí 117

Bảng 4.12: Bảng kiểm soát nghiệp vụ mua hàng 119

Bảng 4.13: Bảng kiểm soát nghiệp vụ thanh toán 120

DANH MỤC HÌNH

Trang

Hình 2.1: Mô tả chu trình phát triển hệ thống theo giai đoạn chuẩn mực 7

Hình 2.2: Các ký hiệu căn bản thường dùng trong hệ thống thông tin kế toán 8 Hình 2.3: Lưu đồ chứng từ về quá trình xuất nguyên vật liệu 9

Hình 2.4: Lưu đồ hệ thống giao hàng 10

Hình 2.5: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát chu trình bán hàng 11

Hình 2.6: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu 20

Hình 2.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình chi phí 29

Hình 3.1: Logo công ty Motilen Cần Thơ 39

Hình 3.2: Trụ sở công ty Motilen Cần Thơ 40

Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của công ty Motilen Cần Thơ 45

Hình 3.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Motilen Cần Thơ 47

Hình 3.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 50

Hình 3.6: Sơ đồ mô tả công việc trên máy tính 51

Hình 4.1: Biểu đồ thể hiện doanh thu của công ty qua 6 tháng đầu năm 2011-2013 76

Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 chu trình doanh thu 77

Hình 4.3: Lưu đồ xử lý quy trình nhận và xét duyệt đơn đặt hàng 78

Hình 4.4: Lưu đồ quy trình xuất kho giao hàng cho khách hàng 80

Hình 4.5: Lưu đồ xử lý quy trình lập và luân chuyển hóa đơn 81

Hình 4.6: Lưu đồ xử lý quy trình thu tiền mặt bán hàng 82

Hình 4.7: Màn hình nhập liệu phiếu xuất kho 99

Hình 4.8: Màn hình nhập liệu phiếu thu 99

Hình 4.9: Màn hình báo cáo công nợ 100

Hình 4.10: Biểu đồ thể hiện chi phí của công ty qua 6 tháng đầu năm 2011-2013 103

Hình 4.11: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 chu trình chi phí 104

Hình 4.12: Lưu đồ xử lý quy trình đặt hàng nhà cung cấp 105

Hình 4.13: Lưu đồ xử lý quy trình nhận hàng mua 107

Hình 4.14: Lưu đồ xử lý quy trình nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả 108

Hình 4.15: Lưu đồ xử lý hoạt động trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt 109

Hình 4.16: Màn hình nhập liệu phiếu nhập kho 123

Hình 4.17: Màn hình nhập liệu phiếu chi tiền mặt 123

Hình 4.18: Màn hình nhập liệu báo cáo nhập xuất tồn 124

Hình 4.19: Màn hình sổ chi tiết tài khoản 125

FIFO: phương pháp nhập trước xuất trước

GTGT: giá trị gia tăng

HĐ GTGT: hóa đơn giá trị gia tăng

PXK: phiếu xuất kho

PYC NVL: phiếu yêu cầu nguyên vật liệu

UBND: Ủy ban Nhân dân

VAS: hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam

TÓM TẮT

Nội dung chính của đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán chu

trình doanh thu và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ” là nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế về hệ thống thông tin kế

toán tại công ty, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các thủ tục kiểm soát, quy trình luân chuyển chứng từ, báo cáo, sổ sách, việc ứng dụng phần mềm liên quan đến chu trình doanh thu và chi phí tại công ty

Nội dung của đề tài gồm 6 chương:

Chương 1: Giới thiệu

Chương này viết về sự cần thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu và phạm

vi nghiên cứu của đề tài

Chương 2: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Trong chương này sẽ nêu ra các khái niệm về hệ thống thông tin kế toán, kiểm soát nội bộ, các công cụ kỹ thuật và khái quát chung về chu trình doanh thu và chu trình chi phí, đặc biệt là nêu ra các phương pháp nghiên cứu được

sử dụng trong bài luận này

Chương 3: Giới thiệu về công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ

Chương này chủ yếu giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ, bao gồm những nội dung như: quá trình hình thành và phát triển, lĩnh vực và mục tiêu hoạt động, sản phẩm dịch vụ, cơ cấu tổ chức, chính sách kế toán, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010-2012 và 6 tháng đầu năm 2013, thuận lợi khó khăn và định hướng phát triển

Chương 4: Phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu

và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ

Chương này sẽ đi sâu vào phân tích hệ thống thông tin kế toán của chu trình doanh thu và chi phí thông qua các hoạt động kinh tế diễn ra trong 2 chu trình trên Ngoài ra trong chương này tác giả còn tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong hệ thống thông tin kế toán của 2 chu trình trên

Chương 5: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ

Với kết quả phân tích ở chương 4 cho ta thấy được điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống, từ đó đề ra một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin kế toán tại công ty Ngoài ra trong chương 5 tác giả còn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ công ty

Chương 6: Kết luận và kiến nghị

Kết luận lại kết quả nghiên cứu của đề tài Từ đó, chương 6 nêu lên một

số kiến nghị đến Nhà nước, UBND tỉnh Cần Thơ với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các biện pháp trên

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trong quá trình hội nhập nền kinh tế quốc tế, nhiều công ty và doanh nghiệp nước ngoài đã và đang đầu tư vào nước ta ngày càng đông Điều đó cho thấy, việc hội nhập sẽ ngày càng đòi hỏi sự cạnh tranh gay gắt hơn giữa một bên là doanh nghiệp trong nước vốn ít, kinh nghiệm quản lý còn non yếu với một bên là những tập đoàn kinh tế vững mạnh của quốc tế Vậy làm thế nào để quản lý hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp thông qua việc hoàn thiện hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự… luôn là kì vọng của các nhà quản trị Hệ thống thông tin kế toán trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được quan tâm nhiều hơn

Hệ thống thông tin kế toán được xây dựng nhằm mục tiêu quản lý, điều hành doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt toàn bộ hoạt động kinh doanh, giảm rủi ro gian lận trong kế toán Các doanh nghiệp mặc dù rất khác nhau về các hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể, rất khác nhau về quy

mô hoạt động nhưng đều giống nhau ở chỗ bao gồm các hoạt động cơ bản như mua hàng, bán hàng… được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo trình tự nhất định Chúng thường được phân chia dưới dạng các chu trình nghiệp vụ, mỗi chu trình nghiệp vụ bao gồm quá trình ghi chép, phân loại và tổng hợp một hoạt động cơ bản của doanh nghiệp Từ nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ phát sinh đều được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ bằng các chứng

từ, sổ, thẻ, bảng… Ngoài ra, do nhu cầu tin học hóa trong công tác kế toán, đòi hỏi cần phải có một phần mềm kế toán chuyên dùng phù hợp với mô hình của mỗi doanh nghiệp nhằm giảm nhẹ công việc của kế toán và nâng cao hiệu quả trong công việc Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp nhất là trong thời đại tin học hóa Việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp bách vì nó thể hiện trình độ quản lý và sắp xếp công việc của mỗi nhà quản lý

Xuất phát từ những vấn đề trên và với mong muốn được tìm hiểu thực tế

về hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp so với lý thuyết đã học ở

trường, em đã chọn đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình

doanh thu và chi phí tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng Motilen Cần Thơ” làm nội dung nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán về chu trình doanh thu và chi phí tại công ty CP VLXD Motilen Cần Thơ Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và chi phí tại công ty

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Phân tích tình hình doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 và hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu tại công ty CP VLXD Motilen Cần Thơ

- Phân tích tình hình chi phí 6 tháng đầu năm 2013 và hệ thống thông tin

kế toán chu trình chi phí tại công ty CP VLXD Motilen Cần Thơ

- Đánh giá và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và chi phí tại công ty CP VLXD Motilen Cần Thơ

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Không gian

- Đề tài được thực hiện tại Công ty CP VLXD Motilen Cần Thơ, trụ sở tại số 1/2B, Đường 30-4, Phường Xuân Khánh, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ

- Thông tin thu thập tại phòng Tài chính - Kế toán của công ty

1.3.2 Thời gian

- Thời gian thực hiện đề tài: từ ngày 12/08/2013 đến 18/11/2013

- Số liệu sử dụng trong luận văn là số liệu thực tế của công ty từ năm

2010 đến 6 tháng đầu năm 2013

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP VLXD Motilen Cần Thơ, cụ thể là chu trình doanh thu và chi phí

1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU

1 Đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần vật

tư Hậu Giang” của tác giả Huỳnh Ngọc Thọ (2012) Đề tài đi sâu vào việc

phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán về chu trình doanh thu và chi phí tại công ty cổ phần vật tư Hậu Giang, từ đó đưa ra các đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ở công ty Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phỏng vấn, quan sát, phương pháp xem xét và

đánh giá tài liệu… Kết quả nghiên cứu cho thấy ưu nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán tại công ty, ngoài ra đề tài còn đưa ra được những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Tuy nhiên đề tài chưa nêu ra được những rủi ro có thể xảy ra đối với hệ thống thông tin kế toán của cả hai chu trình doanh thu và chi phí Tác giả đã tham khảo phần phương pháp nghiên cứu của đề tài này để vận dụng vào bài viết của mình Điểm khác biệt giữa đề tài của tác giả với đề tài lược khảo này là tác giả bài viết đã sử dụng thêm một phương pháp thu thập dữ liệu nữa là việc sử dụng bảng câu hỏi

và thêm vào đó tác giả đã có bước tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty bởi vì điều này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các thủ tục kiểm soát

mà công ty đang áp dụng từ đó đánh giá được sự hữu hiệu của hệ thống làm tiền đề cho việc phân tích hệ thống thông tin kế toán của công ty dễ dàng hơn

2 Đề tài: “Hoàn thiện kiểm toán doanh thu và nợ phải thu tại công ty

kiểm toán dịch vụ tin học (aisc) chi nhánh miền trung tại đà nẵng” của tác giả

Lê Thị Thùy Dương (2008) Bài viết đi sâu vào đánh giá quy trình kiểm toán khoản mục doanh thu và nợ phải thu, đồng thời đưa ra các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục doanh thu và nợ phải thu Bài viết

sử dụng phương pháp thu thập, so sánh và đối chiếu các dữ liệu để đánh giá mức trọng yếu của khoản mục doanh thu và nợ phải thu, từ đó thực hiện các thử nghiệm và đưa ra các bút toán điều chỉnh cần thiết Sự khác biệt giữa đề tài của tác giả và đề tài lược khảo này là tác giả không có đánh giá quy trình kiểm toán mà là phân tích hệ thống thông tin về chu trình doanh thu và chi phí,

từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống

3 Đề tài: “Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Maersk Việt

Nam - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Hoàng Anh (2009)

Đề tài tập trung mô tả hệ thống thông tin kế toán của công ty từ đó đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán, đồng thời đề ra phương pháp khắc phục nhược điểm đó Ngoài ra, đề tài còn nêu ra một số giải pháp nhằm ứng dụng một phần mềm thích hợp tại công ty Luận văn áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp, phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán, các quy trình trong hệ thống, những ứng dụng của phần mềm, suy ra những ưu

và nhược điểm, từ đó tổng hợp đưa ra các giải pháp cho công ty Sự khác biệt giữa đề tài của tác giả và đề tài lược khảo này là ngoài việc mô tả hệ thống thì tác giả còn tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ và phân tích tình hình tài chính của công ty để xác định rủi ro và một điểm khác biệt nữa là tác giả không có phân tích hệ thống thông tin kế toán quản trị

4 Đề tài: “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng

dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ” của tác giả Trần Thị Phúc Duyên (2007) Đề tài tập trung

phân tích việc ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft vào hệ thống thông tin kế toán của công ty Đề tài cho thấy được những khác biệt giữa hệ thống kế toán

xử lý bằng tay và bằng máy, nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Đề tài sử dụng các phương pháp thu thập số liệu như: phỏng vấn, quan sát, phương pháp xem xét và đánh giá số liệu Từ đó, người viết tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp, dùng lưu đồ chứng từ để mô tả quy trình luân chuyển thông tin, cuối cùng là đánh giá thông tin đã thu thập được Sự khác biệt giữa đề tài của tác giả và đề tài lược khảo này là tác giả còn có phân tích thêm tình hình tài chính và hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Ngoài

ra, tác giả không nghiên về phân tích việc ứng dụng phần mềm kế toán mà tác giả tập trung phân tích hệ thông, các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ và kiểm soát trong môi trường xử lý thông tin bằng máy tính tại công ty

2.1.1.2 Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin

Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí… hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị [1,6]

hệ thống xử lý nghiệp vụ

Kế toán

Thông tin kết xuất

Dữ liệu

đầu vào Ghi nhận Xử lý Lập báo cáo

- Hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống này cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị

o Theo sự lưu trữ và xử lý dữ liệu

- Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng…

- Hệ thống thông tin kế toán máy tính: nguồn lực chủ yếu là máy tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện Dữ liệu trong hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệ thống thu phí giao thông tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành sản phẩm trong các dây chuyền sản xuất… là những ví dụ cho kiểu hệ thống này

- Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: nguồn lực bao gồm con người và máy tính Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể hoạt động được, và ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì… hệ thống

2.1.2 Tổng quan phát triển hệ thống kế toán

2.1.2.1 Mục tiêu phát triển hệ thống

Một hệ thống kế toán thành công khi nó đạt được các mục tiêu: cung cấp được các thông tin chính xác, kịp thời; thời gian phát triển hợp lý; đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp và người dùng hệ thống kế toán hài lòng [1,23]

2.1.2.2 Nội dung cần phát triển trong hệ hống thông tin kế toán [4,8]

- Quy trình thu thập, xử lý, truyền thông

- Các hoạt động kiểm soát

- Nhân sự

- Thiết bị, phần mềm xử lý kế toán

2.1.2.3 Các phương pháp phát triển hệ thống

o Phát triển theo mẫu thử nghiệm

Phương pháp này sử dụng các hệ thống có sẵn gọi là các nguyên mẫu để

áp dụng cho hệ thống đang cần phát triển Sauk hi xác định yêu cầu của thông tin đầu ra, người lãnh đạo sẽ lựa chọn một hệ thống có sẵn đáp ứng đầy đủ nhất với yêu cầu của thông tin đầu ra của doanh nghiệp và áp dụng các cấu trúc và phương thức hoạt động của nguyên mẫu này vào hệ thống của mình Nếu chưa đạt được yêu cầu có được một hệ thống hoàn hảo – và rủi thay, trên thực tế thường là chưa đạt được, nhuyên mẫu sẽ được chỉnh sửa, thêm, bớt, cho đến khi đạt mục tiêu Một hệ thống đơn giản, nghèo nàn về thông tin quản trị, không cần đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của hoạt động kinh doanh sẽ phù hợp với cách phát triển này [3,27]

o Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực

Thông tin hoàn hảo đòi hỏi không thể phát triển theo cách sai rồi sửa, sửa vẫn sai rồi lại sửa… Vì thế, phương pháp phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực thường thấy ở các hệ thống lớn, có kế hoạch chiến lược phát triển hệ thống Người ta chia chu trình phát triển thành các giai đoạn chuẩn mực và tiến hành theo chu trình của từng giai đoạn Sau từng giai đoạn người ta tiến hành kiểm tra và đánh giá kết quả của giai đoạn đã thực hiện và ban quản lý ra quyết định dừng hay cho phép giai đoạn tiếp theo được tiến hành Các giai đoạn chuẩn mực gồm giai đoạn phân tích, thiết kế, thực hiện và vạn hành hệ thống [3,28]

Hình 2.1: Mô tả chu trình phát triển hệ thống theo giai đoạn chuẩn mực

2.1.2.4 Các công cụ kỹ thuật [3,28-34]

Phát triển hệ thống thông tin kế toán theo các giai đoạn chuẩn mực sử dụng các công cụ kỹ thuật, mỗi công cụ thích hợp với từng nhiệm vụ, ở từng giai đoạn phát triển hệ thống Các ký hiệu căn bản thường dùng gồm:

Vận hành

Thực hiện Phân tích

Kế hoạch chính

Thiết kế

Hình 2.2: Các ký hiệu căn bản thường dùng trong

hệ thống thông tin kế toán Các công cụ chủ yếu bao gồm:

a) Lưu đồ

Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ để mô tả ngắn gọn các luân chuyển

dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống Có nhiều lưu đồ như lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình và lưu đồ chứng từ

Bắt đầu, kết thúc

Chứng từ, báo cáo

Sổ, thẻ

Điểm nối tiếp trên cùng một lưu đồ

Nhập thủ công

dữ liệu vào hệ thống

Thủ tục, hàm, chương trình con được viết sẵn

Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điện…

Công việc xử

lý thủ công

Chứng từ, báo cáo có liên quan

Lưu trữ thủ công chứng

từ, tài liệu Điểm nối tiếp đến lưu đồ khác,

hệ thống

Công việc xử

lý bởi máy tính

Vô tuyến truyền tin

Dữ liệu được lưu trữ về mặt luận lý (file)

Dữ liệu được lưu trữ về mặt luận lý (file)

Dòng luân

o Lưu đồ chứng từ: trình bày cách xử lý các nghiệp vụ Trong đó nhấn mạnh đến việc lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các lớp đối tượng tham gia vào hệ thống Các bộ phận, các đối tượng này thường được trình bày trong các cột Hướng đọc lưu đồ quy ước từ trên xuống dưới, từ trái sang phải

Ví dụ lưu đồ chứng từ:

Phân xưởng sản xuất Quản lý phân xưởng Kho

Hình 2.3: Lưu đồ chứng từ về quá trình xuất NVL

o Lưu đồ hệ thống: trình bày hoạt động xử lý của hệ thống kế toán trên nền máy tính Ngoài những biểu tượng được sử dụng ở lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống còn sử dụng các biểu tượng sau:

Phiếu yêu cầu NVL

N

Ký PYC NVL, xuất NVL, ghi thẻ kho

Thẻ kho

Phiếu yêu cầu NVL

Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm

KTCP

PYC NVL đã duyệt+ký

N

Dữ liệu nhập

Chi tiết ĐĐH mới

Kiểm tra điều kiện bán chịu và

Chi tiết lệnh bán hàng mới

b) Sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống Sơ đồ dòng dữ liệu dùng hình tròn ký hiệu cho hệ thống con, cho một quá trình xử lý; hình hai đường thẳng song song biểu tượng cho nơi lưu trữ dữ liệu và hình chữ nhật biểu tượng cho các đối tượng

Có 4 ký hiệu biểu diễn:

Hình 2.5: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát chu trình bán hàng

2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho cả bên trong lẫn bên ngoài của một tổ chức Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trung thực của các thông tin trên các báo cáo để ra quyết định Các tổ chức phải có chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp để duy trì việc cung cấp thông tin chính xác và trung thực Các chính sách và các thủ tục là một phần của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ [1,69]

Kiểm soát nội bộ hay còn được gọi là hệ thống kiểm soát nội bộ hay cơ

cấu kiểm soát nội bộ Theo COSO, Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: [1,69]

Xuất hàng Đặt hàng

Phản hồi hàng tồn kho Hỏi hàng tồn kho

Hóa đơn bán hàng

Chu trình bán hàng

Hóa đơn bán hàng

hệ thống (điểm đầu, kết thúc)

Lưu trữ

dữ liệu

o Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

o Thông tin đáng tin cậy

o Sự tuân thủ các luật lệ và quy định

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận:

- Môi trường kiểm soát: phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi

phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức thái độ và hành động của người quản lý trong tổ chức đối với kiểm soát

và tầm quan trọng của kiểm soát Các nhân tố chủ yếu để đánh giá môi trường kiểm soát:

o Triết lý quản lý và phong cách hoạt động

o Sự trung thực và các giá trị đạo đức

o Chính sách nhân sự

o Cơ cấu tổ chức

o Hội đồng quản trị và ban kiểm soát

o Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên

o Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

o Các nhân tố bên ngoài tổ chức

- Đánh giá rủi ro: các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không

đạt được Các rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân đến từ cả bên ngoài lẫn bên trong tổ chức, rủi ro có thể là rủi ro chủ quan hay khách quan Nhà quản lý phải quyết định rủi ro nào là có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý rủi ro

Để làm được điều này, người quản lý của tổ chức cần thực hiện các công tác sau:

o Thiết lập các mục tiêu của tổ chức

o Nhận dạng, phân tích rủi ro

- Các hoạt động kiểm soát: là những chính sách, thủ tục giúp cho việc

thực hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết

để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:

o Phân chia trách nhiệm đầy đủ

o Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động

o Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin

o Kiểm tra độc lập và soát xét vệc thực hiện

o Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp

o Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin

- Thông tin và truyền thông: tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong

một tổ chức đều cần thông tin để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách hiệu quả, và ngược lại, kiểm soát tốt sẽ đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin

- Giám sát: là một quá trình đánh giá chất lượng thực hiện kiểm soát nội

bộ một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau Tổ chức của một tổ chức thay đổi, phương thức kiểm soát của nó cũng thay đổi theo Trong điều kiện này, giám sát giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế và các hoạt động kiểm soát, và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết

* Các nguy cơ đối với dữ liệu kế toán [1,78]

Dữ liệu kế toán có thể bị sai lệch do sai sót, gian lận hay vi phạm pháp luật Sai sót có thể do vô tình, nhưng vi phạm pháp luật là do gian lận hay tham ô tài sản… Ban quản lý cần phải xây dựng các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ để phát hiện và ngăn chặn điều này

o Sai sót: sai sót có thể là do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức

o Gian lận: có hai dạng gian lận:

 Gian lận quản lý: nhân viên quản lý có thể cố ý làm sai thong tin

tài chính như báo cáo lợi nhuận cao hơn để tăng them tiền thưởng cho cá nhân hay tăng giá cổ phiếu mà họ đang nắm giữ

 Tham ô - biển thủ: tài sản của tổ chức có thể lấy đi một cách bất

hợp pháp vì mục đích các nhân

2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

a) Phân loại kiểm soát hệ thống [1,81]

- Phân loại kiểm soát theo mục tiêu:

o Kiểm soát ngăn chặn Kiểm soát ngăn chặn là nhằm đề phòng sai sót và gian lận, ngăn chặn các điều kiện dẫn đến sai sót và gian lận Kiểm soát ngăn chặn được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên Việc sử dụng phương pháp ghi sổ kép là một trong những biện pháp kiểm soát ngăn chặn

o Kiểm soát phát hiện Quá trình kiểm soát phát hiện nhằm nhận ra

sai sót hay gian lận hoặc phát hiện các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận Kiểm soát phát hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ đã xảy ra

o Kiểm soát sửa sai Đây là quá trình sữa chữa các sai sót, sữa chữa một sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác Thông thường kiểm soát phát hiện luôn luôn đi kèm với kiểm soát sửa sai Do đó kế toán đôi khi khó phân biệt sự khác nhau này

- Phân loại kiểm soát theo phạm vi:

o Kiểm soát chung Các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn

chặn và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là kiểm soát chung Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tấ cả chu trình

kế toán và tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán

o Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, biện

pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể, ví dụ như hệ thống thu tiền, hệ thống hàng tồn kho

b) Các gian lận trong môi trường kế toán xử lý bằng máy [1,86]

Để thiết kế các thủ tục kiểm soát một cách hiệu quả, ngoài dánh giá các rủi ro chúng ta cần xác định thành phần và các kỹ thuật sử dụng để thực hiện các gian lận

Trong bất cứ môi trường nào (xử lý bằng tay hay xử lý bằng máy), gian lận nào cũng gồm ba thành phần: ăn cắp tài sản, chuyển đổi các tài sản ăn cắp thành tiền và che giấu việc ăn cắp bằng các ghi chép giả mạo trên sổ kế toán hoặc các báo cáo

Trong môi trường xử lý bằng máy, ngoài các gian lận thường xảy ra như trong môi trường xử lý bằng tay, người ta còn sử dụng máy tính và các kỹ thuật đặc thù của nó để thực hiện các gian lận Các kiểu gian lận thường xảy ra: cố tình nhập sai dữ liệu, phá hủy các máy tính chứa dữ liệu và chương trình quan trọng; Ăn cắp thông tin thông qua việc truy cập bất hợp pháp máy tính hoặc mạng máy tính; Sử dụng máy tính như một công cụ để tạo một hệ thống

sổ sách song song khác cho mục đích gian lận tài chính; và sử dụng máy tính

để lừa dối ví dụ như tạo một trung tâm dữ liệu giả

c) Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy [1,88-96]

Kiểm soát hệ thống thông tin bao gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghệp vụ Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định Kiểm soát chung là môi trường ảnh hưởng tới kiểm soát ứng dụng Khi trình bày các kiểm soát chung

hệ thống thông tin, chúng ta chỉ quan tâm tới những thủ tục để kiểm soát những rủi ro mới phát sinh do đặc điểm riêng của môi trường xử lý thông tin bằng điện tử Các kiểm soát khác vẫn phải duy trì như trong môi trường xử lý bằng tay

Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống thông tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt Thông thường các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:

o Xác lập kế hoạch an ninh: một trong những rủi ro của các hệ

thống máy tính thường gặp phải là do không được giám sát một cách đầy

đủ về kiểm soát và an ninh Nhiều doanh nghiệp thường không có một kế hoạch an ninh hữu hiệu để đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống thong tin kế toán Xác lập và cập nhật thường xuyên một kế hoạch

an ninh toàn diện là một trong những thủ tục kiểm soat chung quan trọng nhất mà một tổ chức có thể thực hiện Phương thức cơ bản và đơn giản nhất để xác lập một kế hoạch an ninh là xác định ai là người cần những thông tin gì,khi nào thì cần thông tin đó và thông tin đó do hệ thống nào cung cấp Điều này giúp chúng ta xác định được các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phương thức đảm bảo an ninh

hệ thống có hiệu quả nhất

o Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống: đặc

trưng của một hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính là tính tích hợp cao, do đó, các thủ tục cần được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn Do đó, cần phải phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống một cách đầy đủ Quyền và trách nhiệm cần được phân chia một cách rạch ròi giữa các chức năng sau: chức năng phân tích hệ thống, chức năng lập

trình, vận hành hệ thống máy tính, người dùng hệ thống, thư viện dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán, kiểm soát dữ liệu Một cá nhân thực hiện hai hay nhiều hơn trong số các chức năng trên sẽ có nhiều cơ hội để thực hiện các hành vi gian lận, hay có thể bỏ qua các sai sót

o Kiểm soát dự án phát triển hệ thống: chi phí phát triển hệ thống sẽ

bị lãng phí nếu dự án phát triển hệ thống không được kiểm soát Kiểm soát dự án phát triển hệ thống sẽ đảm bảo thời gian phát triển hệ thống hợp lý, giảm thiểu chi phí và đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán mới Kiểm soát dự án phát triển hệ thống bao gồm các thủ tục sau: kế hoạch chủ đạo chiến lược, kế hoạch phát triển dự

án, lịch trình xử lý dữ liệu, quy định trách nhiệm, đánh giá thực hiện dự

án định kỳ, đánh giá việc thực hiện chuyển đổi, đo lường việc thực hiện

hệ thống

o Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý: thâm nhập về mặt vật lý là các

hành vi sử dụng máy tính hay các thiết bị phần cứng khác Máy tính có thể bị mất hay bị thay thế các linh kiện, dẫn đến các tổn hại vật chất cho

tổ chức và làm cho hệ thống không vận hành theo thiết kế Cần lưu ý xây

dựng các thủ tục sau:

 Trang bị phần cứng, máy tính, cần phải đặt trong các phòng được khóa, bảo vệ, được giám sát sử dụng và chỉ có người có trách nhiệm, được cấp quyền mới được sử dụng

 Cần có các thiết bị giám sát và cảnh báo

 Giới hạn sử dụng các phương tiện có thể hỗ trợ máy tính truy cập từ xa

 Huấn luyện đầy đủ cho người dung bao gồm cả huấn luyện sử dụng, vận hành, phòng chống virut máy tính…

 Sử dụng các phần mềm và các giải pháp bảo mật, các giải pháp

an ninh mạng máy tính

 Thông tin thường xuyên và đầy đủ về an ninh và ý thức bảo vệ

an ninh trong việc sử dụng máy tính và mạng máy tính

 Tăng cường các hoạt động giám sát việc sử dụng máy tính

 Sử dụng các chuyên gia nhằm phát hiện các lỗ hỏng bảo mật của

hệ thống

 Mã hóa dữ liệu

o Kiểm soát truy cập hệ thống: là việc giới hạn quyền truy cập hệ

thống đối với từng người dùng Người dùng chỉ được truy cập đến các hệ thống, các dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà họ đã được cấp quyền sử dụng Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm kiểm soát truy cập

- sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tương

thích chức năng

o Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: bao gồm các thủ tục kiểm soát thiết bị

lưu trữ, kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu trong các hệ thống xử lý theo

lô, hệ thống xử lý trực tuyến theo thời gian thực hay trong các hệ thống

có sử dụng mạng nội bộ

o Kiểm soát truyền tải dữ liệu: trong quá trình truyền tải dữ liệu, có

rất nhiều nguy cơ dẫn đến rủi ro Các doanh nghiệp, các tổ chức phải giám sát thường xuyên mạng máy tính nhằm phát hiện những điểm yếu

về an ninh mạng, tăng cường các thủ tục bảo trình và sao lưu số liệu,… nhằm giảm thiểu các nguy cơ và các rủi ro đó Kiểm soát truyền tải dữ liệu có thể được thực hiện thông qua các biện pháp như mã hóa dữ liệu, kiểm tra đường truyền, kiểm tra chẵn lẽ và các biện pháp sử dụng phần

mềm an ninh trên mạng khác

o Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: tài liệu hệ thống cần được chuẩn hóa,

phân loại và lưu trữ nhằm phục vụ cho yêu cầu thẩm định, xem xét, đánh giá hệ thống thông tin kế toán Các tài liệu này còn được sử dụng để cập nhật, bảo trì hay tái phát triển hệ thống Tài liệu hệ thống bao gồm các

nhóm sau: tài liệu quản trị, tài liệu ứng dụng, tài liệu vận dụng hệ thống

o Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống: các sự cố về điện hay các

rủi ro khác có thể làm cho hệ thống tạm ngưng hoạt động Điều này có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, chương trình hay làm giảm tuổi thọ của trang thiết bị Do đó, cần kiểm tra, thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng hay sắp hư hỏng, sử dụng bộ lưu điện để có thể cung cấp nguồn cho hệ thống

hoạt động đủ thời gian để sao lưu khi có sự cố về điện…

o Dấu vết kiểm toán: việc tạo ra các dấu vết kiểm toán có thể thực

hiện thông qua các biện pháp sau: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực

tiếp, tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống…

o Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại: hoạt động của một tổ chức có

thể gặp phải các thiệt hại do cháy, nổ, lũ lụt… Khi xảy ra các trường hợp này, toàn bộ hệ thống thông tin kế toán sẽ bị phá hủy hoàn toàn Do đó, một doanh nghiệp hay một tổ chức cần có các kế hoạch phục hồi sau thiệt

hại

d) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính

[1,96-104]

Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể Kiểm soát ứng dụng bao gồm ba nhóm thủ tục kiểm soát sau:

o Kiểm soát nhập liệu: Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có

nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống Do đó,

cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu [1,96]

o Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin:

Kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý và

đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu [1,101]

o Kiểm soát thông tin đầu ra: Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm

chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử

lý số liệu [1,103]

2.1.4 Khái quát chu trình doanh thu

2.1.4.1 Khái niệm, mục tiêu, chức năng

a) Khái niệm

Chu trình doanh thu (bán hàng): là quy trình tập hợp các hoạt động thương mại và thông tin được xử lý từ các giao dịch bao gồm:

o Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng

o Thu tiền hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng

b) Mục tiêu của chu trình

Theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuát hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng

c) Chức năng

- Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu

- Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu; khả năng thu hồi các khoản phải thu -> thiết kế mức độ mua chịu cho khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Ghi nhận việc giao hàng và kiểm soát tồn kho

- Phân tích đơn đặt hàng, điều khoản bán hàng, quá trình trả nợ khách hàng (chức năng hoạch định)

2.1.4.2 Chứng từ và sổ sách liên quan

a) Chứng từ liên quan

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay

- Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hóa hay dịch vụ

- Các đơn đặt hàng của người mua

- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán

- Biên bản quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ

- Phiếu thu, biên lai thu tiền

- Giấy báo của ngân hàng kèm theo bản sao kê hoặc sổ phụ ngân hàng

- Các chứng từ hợp đồng vận chuyển hàng hóa, thành phẩm

…

b) Sổ sách

- Nhật ký bán hàng

- Các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng

- Nhật ký thu tiền, bảng kê số 1

- Sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho

- Sổ kho (thẻ kho)

- Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

…

2.1.4.3 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu [1,167-170]

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi

sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

Hình 2.6: Sơ dồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu

a) Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng

Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tính dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng của khách hàng

Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu Như vậy tham gia vào hoạt động xử

lý nhận đặt hàng này có hai bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ

b) Gửi hàng cho khách hàng

Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng

Chu trình chi phí

Chu trình sản xuất

Hãng vận tải

HT

1.0

Giao hàng 2.0

Lập hóa đơn 3.0 Thu tiền

4.0

c) Lập hóa đơn bán hàng

Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực

sự hoàn thành Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng

d) Nhận tiền thanh toán

Đây là bước cuối cùng trong chu trình Khi khách hàng gửi Check thanh toán va giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách thanh toán

e) Trường hợp hàng bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu

Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng và lập phiếu nhập kho cho số lượng hàng bị trả lại Căn cứ phiếu nhập kho, bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại Căn cứ chứng từ này, kế toán phải thu điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng Trường hợp doanh nghiệp không thể thu nợ, căn cứ bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng tài vụ ký duyệt cho xóa nợ phải thu Căn cứ vào đây, bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thug hi giảm chi tiết phải thu khách hàng

2.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu [1,177-185]

Một hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế để cung cấp các kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn

- Hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả và hữu hiệu

Thông thường hệ thống kế toán thực hiện các hoạt động kiểm soát liên quan tới kiểm soát thực hiện các hoạt động xử lý nghiệp vụ kinh tế liên quan, các kiểm soát chung liên quan tới hệ thống xử lý thông tin và các kiểm soát ứng dụng liên quan tới từng xử lý thông tin cụ thể

Trong chu trình doanh thu có hai hoạt động kiểm soát chính là: kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động kinh tế liên quan và ghi chép sổ kế toán bằng tay và kiểm soát ứng dụng hoạt động xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy

a) Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế [1,178-181]

Trong chu trình doanh thu, các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ là:

- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán

- Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp

- Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng

- Xuất hàng khi chưa cho phép

- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng

- Xuất không đúng đối tượng hoặc loại hàng

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

- Ghi sai khách hàng thanh toán

- Không nộp tiền thu được từ bán hàng

Để có thể kiểm soát được các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và qui trình thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp Bảng sau tóm tắt các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động bán hàng thu tiền

Bảng 2.1: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng - lập hóa đơn

- Xét duyệt: Trưởng tài vụ

- Ủy quyền: Tín dụng

- Xét duyệt: Trưởng tài vụ

- Kiểm hàng khi xuất, khi gửi hàng

- Việc gửi hàng chỉ được thực hiện khi có lệnh bán hàng

Hàng bị trả lại:

- Đếm, kiểm hàng nhận lại

- Chỉ lập Credit Memo sau khi nhận hàng và có phiếu nhập kho

Chứng từ

và ghi sổ kế

toán

1 Hóa đơn bán hàng

- Chỉ được lập dựa trên Đặt hàng; Lệnh bán hàng được chấp thuận (Phiếu xuất kho)

và giấy gửi hang

- Được đánh số trước

- Dựa trên bảng giá

1 Chứng từ kế toán trả lại hàng hoặc giảm giá hàng bán (Credit Memo)

- Được lập dựa trên phiếu nhập kho hoặc yêu cầu khách hàng

- Được đánh số trước

1 Chứng từ kế toán xóa nợ phải thu (Credit Memo)

- Chỉ được lập khi

có các chứng minh đầy đủ

- Được xét duyệt

- Nếu giá trị lớn

quy định để lập hóa đơn

- Kiểm tra kỹ trước khi giao khách hàng

2 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu

- Ghi sổ hàng ngày

- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày

- Gửi báo cáo khách hàng hàng tháng

- Lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng

3 Ghi sổ tổng hợp

- Ghi nhật ký hàng ngày

- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát

3 Ghi sổ tổng hợp

- Ghi sổ nhật ký hàng ngày

- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát

thì phải có hai người chấp thuận

2 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu

- Lập tổng thu, đối chiếu sổ liên quan hàng ngày thu

3 Ghi sổ tổng hợp

- Đối chiếu hang ngày tổng kiểm soát

Bảng 2.2: Bảng kiểm soát hoạt động nhận tiền

- Thư tín và thủ quỹ

- Thư tín và kế toán phải thu

- Thủ quỹ và kế toán phải thu