7. Kết luận
3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY
3.6.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Là một công ty có chức năng hạch toán kế toán độc lập theo mô hình kế toán tập trung. Mô hình này có đặc điểm là công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán, còn các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và luân chuyển chứng từ cùng báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin.
3.6.2 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán
Hình 3.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Motilen Cần thơ Kế toán trưởng kiêm
kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán vật liệu, TSCĐ, hàng hóa, tiền lương Thủ quỹ
3.6.3 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán
Kế toán trưởng: phụ trách chung đồng thời làm kế toán tổng hợp, với chức năng chuyên môn có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra và chịu trách nhiệm trước giám đốc toàn bộ công tác kế toán, tài chính tại công ty. Lập đầy đủ các chứng từ cho việc hạch toán các bút toán tổng hợp theo mẫu quy định. Theo dõi tất cả các phần hành kế toán, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo cuối mỗi kỳ kế toán, quản lý các công văn đến và công văn đi của văn phòng.
Kế toán thanh toán: lập chứng từ hàng ngày, theo dõi các khoản thu chi trong công ty đưa vào sổ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, viết phiếu thu, chi, phản ánh biến động các khoản nợ phải thu và nợ phải trả… đồng thời theo dõi các khoản tiền vay, tiền trả ngân hàng, theo dõi các khoản thuế phải nộp để nộp đúng hạn. Kiêm kế toán công nợ và thuế.
Kế toán vật liệu, TSCĐ, hàng hóa, tiền lương: có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu của các thủ kho gửi lên, kiểm tra sổ kho, nhận bảng chấm công của các tổ sản xuất, theo dõi tăng giảm TSCĐ.
Thủ quỹ: quản lý việc thu chi tiền hàng ngày, kiểm kê và báo cáo quỹ hàng tháng. Giao dịch với ngân hàng để lãnh tiền và trả tiền.
3.7 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.7.1 Chế độ kế toán 3.7.1 Chế độ kế toán
Chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
3.7.2 Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm tài chính.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam.
3.7.3 Phương pháp kế toán áp dụng
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. - Tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).
- Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
3.7.4 Hệ thống kế toán tại công ty
- Hệ thống kế toán công ty sử dụng là Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) hoặc hệ thống kế toán khác được Bộ Tài chính chấp thuận.
- Công ty lập sổ sách kế toán bằng tiếng việt. Công ty sẽ lưu giữ hồ sơ kế toán theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia. Những hồ sơ này phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và phải đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch của công ty.
3.7.5 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán áp dụng là: chứng từ ghi sổ
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
3.7.6 Phần mềm kế toán áp dụng
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Ocean ACB 5.0 để trang bị cho công tác kế toán.
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết
hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Hình 3.6: Sơ đồ mô tả công việc trên máy vi tính
3.8 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM (2010-2012) VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TY QUA 3 NĂM (2010-2012) VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trình bày kết quả lãi lỗ của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ hoạt động. Nó cung cấp cho nhà quản trị thông tin tổng hợp về các khoản doanh thu mà doanh nghiệp thu được từ hoạt động bán hàng và các hoạt động khác, các khoản chi phí tương ứng phát sinh và khoản lợi nhuận thu được trong kỳ báo cáo. Đồng thời là cơ sở để đánh giá năng lực của nhà quản trị về mặt tổ chức quản lý công ty.
3.8.1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 – 2012
Dựa vào bảng số liệu bên dưới (Bảng 3.1), ta thấy tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua các năm 2010-2012 biến động như sau:
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ocean ACB 5.0 MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xem là doanh thu chính của công ty. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng giảm không ổn định, cụ thể doanh thu trong năm 2011 tăng 18,02% tương ứng với số tiền 14.085,86 triệu đồng so với năm 2010, đến năm 2012 thì giảm 36,01% tương ứng với 33.300,35 triệu đồng. Năm 2011, do doanh thu tăng cùng với các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán cũng tăng theo làm cho lợi nhuận gộp về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng nhưng không đáng kể chỉ tăng 17,25% tương ứng với 2.808,13 triệu đồng so với năm 2010. Nguyên nhân chủ yếu là do trong năm 2011 công ty mở rộng mạng lưới phân phối khắp các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long, chủ yếu là thị trường tiêu thụ tại tỉnh Cà Mau nên đã làm gia tăng doanh thu tiêu thụ hàng hóa, sự gia tăng các khoản giảm trừ chủ yếu là do hàng bán bị trả lại tăng, điều này không tốt cho việc sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, do doanh thu tăng dẫn đến giá vốn hàng bán cũng tăng theo, tăng 17,53% tương ứng với số tiền 10.826,57 triệu đồng so với năm 2010. Năm 2012, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm kéo theo các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán giảm làm cho lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng giảm ở mức tương đối nhiều, lợi nhuận gộp giảm 43,76% so với năm 2011 tương ứng với 8.354,38 triệu đồng. Nguyên nhân chính là do ảnh hưởng lớn của thị trường bất động sản bị đóng băng. Tình trạng cung vượt cầu, lượng tồn kho dư thừa lớn trong ngành và sự chiếm dụng vốn của các nhà đầu tư. Ngoài những lý do trên, phải kể đến sự “lấn sân” của các loại VLXD có nguồn gốc từ Trung Quốc. Do mẫu mã hàng Trung Quốc đa dạng, giá rẻ, nhiều DN Việt Nam đã sang nước này đặt hàng đem về tiêu thụ tại Việt Nam, cạnh tranh gay gắt với hàng cùng chủng loại sản xuất trong nước.
Tương ứng với sự biến động của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì doanh thu hoạt động tài chính của công ty qua ba năm 2010-2012 cũng có xu hướng biến động tương tự. Doanh thu hoạt động tài chính năm 2011 so với năm 2010 tăng vọt 787,03% tương ứng với 302,77 triệu đồng, năm 2012 so với năm 2011 thì lại giảm mạnh 92,86% tương ứng với 316,87 triệu đồng. Doanh thu tài chính tăng chủ yếu từ lãi tiền gửi và cổ tức được chia tăng lên và ngược lại. Chi phí hoạt động tài chính cũng biến động, năm 2011 tăng 28,48% tương ứng 357,24 triệu đồng so với năm 2010 do chi trả nợ gốc vay, năm 2012 lại giảm 22,94% tương ứng 369,73 triệu đồng do ngân hàng nhà nước liên tiếp giảm lãi suất cho vay. Nhìn chung, hoạt động tài chính không mang lại lợi nhuận cho công ty là do doanh thu hoạt động tài chính không nhiều nhưng công ty phải chi trả lãi vay tương đối nhiều.
Đối với hoạt động khác, thu nhập khác của công ty chủ yếu là từ thanh lý nhượng bán thiết bị, máy móc, hưởng chiết khấu từ nhà cung cấp; còn về chi phí khác là chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản. Nhìn chung, thu nhập khác và chi phí khác đều giảm qua 3 năm 2010-2012. Thay vào đó lợi nhuận từ hoạt động khác của công ty lại tăng giảm không ổn định, cụ thể giảm 57,45% trong năm 2011 và tăng nhẹ 8,09% trong năm 2012. Năm 2011 so với năm 2010, thu nhập từ hoạt động khác giảm 929,94 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 47,08%. Nguyên nhân là do trong năm 2010 công ty đã thanh lý hết máy móc và thiết bị lỗi thời nên sang năm 2011 công ty chú trọng mua sắm, trang bị máy móc, thiết bị mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Từ đó làm cho nguồn thu từ thanh lý tài sản bị giảm đáng kể nên thu nhập từ hoạt động khác trong kỳ bị giảm mạnh. Trong khi đó, chi phí khác do mua sắm trong năm 2011 nên chỉ giảm một lượng là 323,75 triệu đồng, tương đương với 35,18%. Vì vậy đã làm cho lợi nhuận trong kỳ giảm 606,18 triệu đồng tương ứng với 57,45%. Năm 2012 so với năm 2011, thu nhập từ hoạt động khác giảm 29,56% tương ứng với 309,02 triệu đồng. Nguyên nhân là do các khoản thu nhập từ tiền hưởng chiết khấu từ nhà cung cấp, thanh lý tài sản, thu nhập khác giảm hơn so với năm 2011. Trong khi đó, tốc độ giảm chi phí cũng khá cao là 57,89% tương ứng với 345,35 triệu đồng do trong năm 2012 công ty ít thanh lý và nhượng bán tài sản. Vì tốc độ giảm của thu nhập thấp hơn tốc độ giảm của chi phí dẫn đến lợi nhuận từ hoạt động khác trong năm 2012 tăng 8,09% tương ứng với 36,33 triệu đồng so với năm 2011.
Dựa vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2010-2012, ta có thể nói rằng tình hình kinh doanh của công ty đang gặp khó khăn vì lợi nhuận luôn biến động bất thường. Từ năm 2010 đến năm 2011 lợi nhuận sau thuế công ty có xu hướng tăng nhẹ 24,64% từ 3.223 triệu đồng lên 4.017 triệu đồng. Đến năm 2012, lợi nhuận sau thuế công ty có chiều hướng đi xuống rõ rệt từ 4.017 triệu đồng năm 2011 sang năm 2012 chỉ còn 36 triệu đồng, giảm tới 99,1%. Trước tình hình bất động sản đóng băng, các doanh nghiệp vật liệu xây dựng đã áp dụng chính sách giảm giá, tăng chiết khấu, giảm tiền vận chuyển cho khách hàng… Tuy nhiên, công ty đã không vận dụng những chính sách trên nên khó khăn ngày càng chồng chất dẫn đến lợi nhuận công ty giảm mạnh. Điều đó cho thấy công ty cần thay đổi chính sách bán hàng và cần chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ để tăng lợi nhuân cho công ty.
Bảng 3.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2010-2012 của công ty cổ phần VLXD Motilen Cần Thơ Đơn vị tính: triệu đồng
Chỉ tiêu 2010 2011 2012
2011/2010 2012/2011
Giá trị % Giá trị %
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 78.147,39 92.233,25 58.932,90 14.085,86 18,02 (33.300,35) (36,10)
2. Các khoản giảm trừ 109,67 560,82 435,39 451,15 411,37 (125,43) (22,37)
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 78.037,73 91.672,43 58.497,51 13.634,70 17,47 (33.174,92) (36,19)
4. Giá vốn hàng bán 61.755,05 72.581,62 47.761,08 10.826,57 17,53 (24.820,54) (34,20)
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 16.282,68 19.090,81 10.736,43 2.808,13 17,25 (8.354,38) (43,76)
6. Doanh thu hoạt động tài chính 38,47 341,24 24,37 302,77 787,03 (316,87) (92,86)
7. Chi phí tài chính 1.254,54 1.611,78 1.242,05 357,24 28,48 (369,73) (22,94)
Trong đó: Chi phí lãi vay 1.254,54 1.611,78 1.242,05 357,24 28,48 (369,73) (22,94)
8. Chi phí bán hàng 7.771,07 8.199,52 5.274,34 428,45 5,51 (2.925,18) (35,68)
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 4.052,28 5.170,44 4.680,89 1.118,16 27,59 (489,55) (9,47)
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 3.243,25 4.450,31 (436,47) 1.207,06 37,22 (4.886,78) (109,81)
11. Thu nhập khác 1.975,38 1.045,44 736,42 (929,94) (47,08) (309,02) (29,56)
12. Chi phí khác 920,31 596,56 251,21 (323,75) (35,18) (345,35) (57,89)
13. Lợi nhuận khác 1.055,07 448,88 485,21 (606,19) (57,45) 36,33 8,09
14. Tổng lợi nhuận trước thuế 4.298,33 4.899,20 48,74 600,87 13,98 (4.850,46) (99,01)
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.074,58 882,02 12,39 (192,56) (17,92) (869,63) (98,60)
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 3.223,74 4.017,18 36,35 793,44 24,61 (3.980,83) (99,10)
3.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh công ty 6 tháng đầu năm 2013
Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 6 tháng đầu năm 2012 đến 6 tháng đầu năm 2013 có sự khởi sắc.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh có sự biến động mạnh, cụ thể là từ 6 tháng đầu năm 2012 đạt 377 triệu đồng đến 6 tháng đầu năm 2013 đạt 888,96 triệu đồng tương ứng với tăng 135,8%. Mặc dù lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng nhưng các khoản doanh thu bán hàng và doanh thu hoạt động tài chính đều giảm. Nguyên nhân chủ yếu là do công ty áp dụng chính sách cắt giảm chi phí ở chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đầu năm 2013, chi phí bán hàng giảm 26,42% tương ứng với 851,29 triệu đồng, chi phí quản lý doanh ngiệp cũng giảm 13,14% tương ứng với 287,41 triệu đồng so với đầu năm 2012.
Đối với, lợi nhuận khác có sự giảm mạnh, cụ thể là từ 6 tháng đầu năm 2012 đạt 371,96 triệu đồng đến 6 tháng đầu năm 2013 đạt (28,39) triệu đồng