7. Kết luận
2.1.5 Khái quát chu trình chi phí
2.1.5.1 Khái niệm, mục tiêu, chức năng
a) Khái niệm
Chu trình chi phí (mua hàng): là quy trình tập hợp các hoạt động thương mại và thông tin được xử lý từ các giao dịch bao gồm:
o Thu mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp; o Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
b) Mục tiêu
Theo dõi việc mua hàng hóa dịch vụ từ nhà cung cấp, hoàn tất việc nhận hàng, theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp.
c) Chức năng cụ thể
- Lập đơn đặt hàng, thực hiện nhận hàng hóa, ghi nhận chi phí mua hàng và các khoản phải trả nhà cung cấp;
- Theo dõi danh sách nhà cung cấp: tình trạng các khoản nợ phải thanh toán, lịch sử cung cấp hàng hóa/dịch vụ từ đó lập mức độ ưu tiên đặt hàng (đối với nhà cung cấp) cho từng loại mặt hàng.
- Ghi nhận việc nhận hàng và kiểm soát tồn kho;
- Phân tích mức độ tồn kho kết hợp khả năng cung ứng của nhà cung cấp từ đó xác định mức độ đặt hàng (chức năng hoạch định).
2.1.5.2 Chứng từ và sổ sách liên quan
a) Chứng từ liên quan [1,193-194]
- Yêu cầu mua hàng - Đặt hàng mua - Phiếu nhập kho - Hóa đơn bán hàng - Chứng từ thanh toán - Chứng từ trả lại hàng mua - Check hoặc phiếu chi
b) Sổ sách liên quan [1,195]
- Nhật ký chi tiền - Sổ chi tiết
2.1.5.3 Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí [1,192-193]
Hình 2.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình chi phí
a) Yêu cầu hàng hóa, dịch vụ
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ, hàng hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập ở bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “yêu cầu mua hàng”.
b) Đặt hàng với nhà cung cấp
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt được ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng.
Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo (thường là lệnh bán hàng của nhà cung cấp – xem chu trình doanh thu) chấp
Kiểm soát HTK Các BP sử dụng Chu trình SX Sổ cái, báo cáo Ngân hàng CT doanh thu Nhà cung cấp Đặt hàng 1.0 Nhận hàng 2.0 Ghi nhận HĐ 3.0 Thanh toán
nhận đặt hàng. Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên người bán và người mua.
c) Nhận hàng và nhập kho
Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động mua hàng được kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận. Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng.
d) Ghi nhận phải trả người bán
Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải thu tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đặt hàng, phiếu nhập kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trảngười cung cấp.
e) Thanh toán cho người cung cấp
Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc Séc thanh toán, kế toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho người bán.
2.1.5.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
Cũng giống như chu trình doanh thu, chu trình chi phí trình bày các hoạt động kiểm soát: (1) kiểm soát hoạt động kinh tế và (2) kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin.
a) Kiểm soát hoạt động kinh tế trong chu trình [1,201-204]
Trong chu trình chi phí, các rủi ro thường xảy ra khi xử lý nghiệp vụ là: - Yêu cầu những mặt hàng không cần thiết, hoặc yêu cầu mua hàng được lập bởi những người không được ủy quyền;
- Hàng nhận được không đúng như đặt hàng về chủng loại hàng, số lượng và chất lượng;
- Hàng được nhận bởi những người không được ủy quyền, không đúng trách nhiệm;
- Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán cho những hàng không nhận được, hoặc không đúng đặt hàng mua.
- Thanh toán không đúng kỳ hạn làm ảnh hưởng tới quan hệ mua bán sau này.
Để có thể quản lý được những rủi ro này, cần có các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp. Bảng sau sẽ mô tả các hoạt động kiểm soát được áp dụng trong chu trình chi phí khi xử lý hoạt động kinh tế trong chu trình.
Bảng 2.4: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ mua hàng
Hoạt động kiểm soát
Mua hàng tồn kho Mua dịch vụ Trả lại hàng
Ủy quyền và xét duyệt
- Ủy quyền: Phụ trách bộ phận có nhua cầu; Nhân viên mua hàng - Xét duyệt: Quản lý mua hàng
- Ủy quyền: Phụ trách bộ phận có nhua cầu; Nhân viên mua hàng - Xét duyệt: Quản lý mua hàng - Ủy quyền: Phụ trách bộ phận có nhua cầu - Xét duyệt: Quản lý mua hàng Phân chia trách nhiệm 1. Mua hàng & Kế toán phải trả
2. Kế toán vật tư & Kho hàng 3. Nhận hàng & Kho hàng 1.Mua hàng & Kế toán phải trả 1. Mua hàng & Kế toán phải trả 2. Kế toán vật tư & Kho hàng 3. Nhận hàng & Kho hàng Bảo vệ an toàn tài sản Hàng hóa
- Phiếu nhập kho được lập khi nhận hàng
- Phiếu nhạp kho được đánh số trước - Kiểm số lượng, chất lượng hàng khi nhận hàng - Các bộ phận liên Dịch vụ - Ghi nhận việc đã nhận được dịch vụ trên bảng sao của đặt hàng mua Hàng trả lại - Chỉ xuất và gửi hàng trả khi có chứng từ trả lại hàng mua (hoặc phiếu xuất kho) - Các bộ phận liên quan kiểm một cách độc lập số lượng hàng xuất trả
quan kiểm tra hàng một cách độc lập
Chứng từ 1. Yêu cầu mua
hàng
- Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ sung - Được chấp thuận nếu là đặt hàng đặc biệt 2. Đặt hàng mua - Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng - Được đánh số trước - Chon người bán từ danh sách người bán được chấp nhận - Kiểm tra cẩn thận các điều kiện về giá, thanh toán của đặt hàng
3. Bộ chứng từ
thanh toán
- Hóa đơn được gửi trực tiếp cho kế toán phải trả - Các chứng từ được đánh số trước - Các chứng từ liên quan trong bộ chứng từ: yêu cầu mua hàng, đặt hàng
1. Yêu cầu mua
hàng - Được bắt đầu từ bộ phận sử dụng - Được chấp thuận 2. Đặt hàng mua - Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng - Được đánh số trước - Chọn người bán từ danh sách người bán được chấp nhận - Kiểm tra các điều kiện giá, các điều kiện khác trong đặt hàng
3. Bộ chứng từ
- Hóa đơn được gửi trực tiếp cho kế toán phải trả - Các chứng từ được đánh số trước
- Các chứng từ liên quan trong bộ chứng từ: yêu cầu mua hàng, đặt hàng mua, phiếu
1. Debit Memo - Được lập bởi bộ phận mua hàng - Được đánh số trước 2. Bộ chứng từ mới - Debit Memo được gửi trực tiếp cho kế toán phải trả - Các chứng từ được đánh số trước - Các chứng từ liên quan: Bộ chứng từ gốc như trường hợp bên và Debit Memo. - Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ
mua, phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng (bản gốc) - Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ nhập kho, hóa đơn bán hàng (bản gốc) - Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ
Bảng 2.5: Bảng kiểm soát nghiệp vụ chi tiền
Hoạt động kiểm soát
Thủ tục kiểm soát
Ủy quyền, xét duyệt
- Ủy quyền: Kế toán phải trả, thủ quỹ - Xét duyệt: Trưởng tài vụ
Phân chia trách nhiệm
1. Kế toán phải trả & Thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng
2. Thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng hoặc kế toán ghi sổ cái
3. Kế toán phải trả và kế toán ghi sổ cái
Bảo vệ an toàn tài sản
1. Séc
- Được lập dựa trên chứng từ thanh toán - Đánh số trước
- Chỉ ký Séc đã được điền đầy đủ các nội dung - Séc nên được ký bởi hai người nếu giá trị lớn
- Séc được gửi đi bởi nhân viên khác với người viết Séc - Séc phải được gửi đi ngay sau khi ký duyệt
- Lưu lại các Séc bị hủy không sử dụng
Chứng từ 1. Chứng từ gốc
- Kiểm tra tính đầy đủ chính xác của bộ chứng từ gốc (đặc biệt hóa đơn bán hàng)
- Đóng dấu đã chi tiền vào chứng từ ngay khi ký Séc
Ghi sổ sách kế toán
1. Chi tiết Kế toán phải trả - Ghi vào sổ chi tiết hàng ngày
2. Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật ký hàng ngày
b) Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy tính
[1,204-206]
Như đã trình bày trong chu trình doanh thu, kiểm soát ứng dụng trong chu trình chi phí cũng bao gồm 3 kiểu kiểm soát: nhập liệu; xử lý và kết quả xử lý. Mục đích của chúng nhằm đảm bảo kiểm soát được các rủi ro xảy ra đối với hệ thống xử lý của chu trình chi phí. Các kiểm soát nguồn dữ liệu cũng được thực hiện như trình bày trong chu trình doanh thu. Phần nội dung này sẽ tập trung kiểm soát được lập trình. Các bảng sau minh họa cho các kiểm soát trong chu trình chi phí:
Bảng 2.6: Bảng kiểm soát quá trình nhập liệu trong chu trình mua hàng
Hệ thống Thủ tục kiểm soát
Mua hàng Kiểm tra sự đầy đủ:
- Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “Số yêu cầu”; “Mã hàng tồn kho”; “Số lượng”; “Ngày giao hàng”
- Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người bán”; “Tên người mua”; “Mã hàng hóa”; “Giá đơn vị”
Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán”
Nhận hàng Kiểm tra sựu đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: “Số đặt hàng”; “Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán”
Thanh toán Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu: “Số đặt hàng”; “Số hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng tiền thanh toán”; “Ngày chiết khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số hiệu TK”; “Số tiền TK”
Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và nội dung hợp lệ
Bảng 2.7: Bảng kiểm soát xử lý chu trình mua hàng
Hệ thống Chương trình Thủ tục kiểm soát
Mua hàng Tạo đặt hàng mua Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin đặt hàng mua mới = Số mẫu tin trong tập tin yêu cầu mua hàng + Số mẫu tin từ các tập tin yêu cầu được tạo từ các chương trình tạo yêu cầu mua hàng tự động.
Nhận hàng Sắp xếp theo thứ tự Đếm mẫu tin: Số nghiệp vụ trong tập tin đầu vào trước khi sắp xếp = Số nghiệp vụ trong tập tin kết quả sau khi sắp xếp
Theo dõi thanh toán
Đối chiếu; tạo chứng từ thanh toán và in
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin đặt hàng mua chưa hoàn thành = số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin nhận hàng = số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin hóa đơn chưa xử lý cũ = số mẫu tin trong tập tin hóa đơn chưa xử lý mới + số mẫu tin chứng từ thanh toán mới
Chi tiền Lựa chọn chứng từ thanh toán để thanh toán
Đếm mẫu tin: số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh toán cũ = Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh toán mới + số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền
Bảng 2.8: Bảng kiểm soát kết quả xử lý chu trình mua hàng Hệ
thống
Chương trình Thủ tục kiểm soát
Mua hàng In đặt hàng mua Tạo đặt hàng. In đặt hàng. In báo cáo ghi chép
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin chi tiết đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng trong tập tin đặt hàng.
Kiểm soát theo từng bước xử lý. Kiểm soát này chỉ áp dụng khi xử lý theo nhóm. Nhóm ks sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép.
Nhận hàng
In báo cáo ghi chép
Đếm mẫu tin. Số dòng trong báo cáo ghi chép = số mẫu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp vụ.
Sắp xếp. In báo cáo ghi chép
Kiểm soát theo từng bước xử lý. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép.
Thanh toán
Đối chiếu, tạo chứng từ thanh toán, in chứng từ thanh toán
Đếm mẫu tin. Số dòng trong nhật ký mua hàng = số mẫu tin được thêm vào trong tập tin chứng từ thanh toán. Kiểm tra hợp lệ. Sắp xếp, kết hợp và in chứng từ thanh toán
Kiểm soát theo từng bước xử lý. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong liệt kê sai sót, trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo hóa đơn chưa xử lý.
Chi tiền
In báo cáo ghi chép
Đếm mẫu tin. Số dòng trong bảng kê Check = Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền.
Kiểm tra giới hạn. Đánh dấu những nghiệp vụ chi tiền có giá tri lớn để tạo chú ý cho nhóm kiểm soát dữ liệu. Lựa chọn chứng từ thanh toán. In nhật ký chi tiền. In Check
Kiểm soát theo từng bước xử lý. Tổng tiền trong các Check đã phát hành = Tổng tiền trong các chứng từ thanh toán