7. Kết luận
3.9 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
3.9.1 Thuận lợi
- Đất nước ta đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nên nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng ngày càng tăng, thuận lợi cho ngành sản xuất vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.
- Công ty có thời gian hoạt động lâu dài nên đã tạo đực nềm tin cho khách hàng, uy tín ngày càng được năng cao.
- Công ty có kho bãi với diện tích lớn và phương tiện vận chuyển đa dạng đáp ứng nhu cầu vận chuyển đường bộ lẫn đường sông.
- Mạng lưới phân phối rộng trên 350 đại lý và cửa hàng ở khắp các tỉnh ĐBSCL.
- Vị trí lý tưởng nằm ở mặt tiền đường lớn thuận lợi cho kinh doanh. - Đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình.
3.9.2 Khó khăn
- Có nhiều doanh nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực nên cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đặc biệt là sự đổ xô của các sản phẩm phía Bắc tràn vào với giá rẻ làm cho tình hình kinh doanh của công ty ngày càng khó khăn hơn.
- Trong những năm gần đây, do khủng hoảng kinh tế dẫn đến tình hình biến động giá cả, nguồn cung cấp nguyên vật liệu ngày càng khan hiếm, lãi suất cho vay tăng cao…
- Sản phẩm tấm lợp Fibrocement trong thành phần có chứa Amiăng là một trong những chất ảnh hưởng đến sức khỏe của con người do đó bị hạn chế sử dụng.
3.10 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Hướng phát triển trong tương lai, công ty đã nghiên cứu và từng bước hoàn thiện đề án tham gia các lĩnh vực kinh doanh khác như : xây dựng cao ốc văn phòng cho thuê, nhà hàng khách sạn tại khu vực trung tâm thành phố Cần Thơ; chế biến, cung ứng gỗ xuất khẩu; nuôi trồng ,chế biến thủy sản; và đặc biệt quan tâm đến chiến lược kinh doanh thông qua việc làm đại lý hay nhượng quyền phân phối từ các đơn vị sản xuất Vật Liệu Xây Dựng và trang trí nội, ngoại thất.
Công ty sẵn sàng đón nhận sự hợp tác và đầu tư của các đối tác trong cũng như ngoài nước.
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU
XÂY DỰNG MOTILEN CẦN THƠ
4.1 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
Để phục vụ cho việc phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty, trước hết ta nên tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Để hiểu rõ hơn về kiểm soát nội bộ của đơn vị, ta cần có sự hiểu biết đầy đủ về các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự hiểu biết này bao gồm hai phương diện, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế phù hợp không, và chúng có được đơn vị thực hiện trên thực tế hay không. Sự hiểu biết này nhằm xác định những rủi ro trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty. Để có được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, tác giả đã tiến hành tìm hiểu bằng các phương pháp như: quan sát các hoạt động kiểm soát và sự vận hành của chúng trong thực tiễn, kiểm tra các loại tài liệu sổ sách và phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát, và những nhân viên khác... Bảng câu hỏi được tác giả sử dụng trong quá trình phỏng vấn. Bảng câu hỏi tập trung vào các nhân tố chủ chốt liên quan đến năm bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ để phân tích, đánh giá sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.
4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặt ra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm soát nội bộ kém có thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ cũng ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống. Vì lý do này, tác giả đã tiến hành đánh giá sơ bộ kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành.
4.1.1.1 Đối với chu trình doanh thu
Dựa vào bảng kết quả khảo sát về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu (xem phụ lục số 1), tác giả nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu của công ty tương đối hữu hiệu, khả năng xảy ra các gian lận và sai sót là không cao.
4.1.1.2 Đối với chu trình chi phí
Dựa vào bảng kết quả khảo sát về kiểm soát nội bộ chu trình chi phí (xem phụ lục số 2), tác giả nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí của công ty tương đối hữu hiệu, khả năng xảy ra các gian lận và sai sót là không cao.
4.1.2 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học
Dựa vào bảng kết quả khảo sát về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học (xem phụ lục số 3), tác giả nhận thấy hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học của đơn vị chưa được coi trọng đúng mức, có khả năng xảy ra các gian lận và sai sót.
4.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
4.2.1 Môi trường kiểm soát
- Có sự phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo luôn quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, chú ý tới phong cách lãnh đạo của mình, đặc biệt luôn quan tâm và thân thiện với nhân viên.
- Công ty có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và có ý thức trong công việc. Tuy nhiên, công ty chưa coi trọng vấn đề đào tạo chuyên môn cho nhân viên.
- Các nguyên tắc, quy định của công ty đều được ban hành dưới dạng văn bản và được chuyển cho các phòng ban để bảo đảm rằng tất cả các nhân viên đều biết, cập nhật được và chấp hành theo những quy định mà công ty đề ra.
- Các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều được quản lý bằng phần mềm và hệ thống máy tính. Phần mềm là công cụ giúp cho nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
- Công ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi trách nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thể. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung. Trong mỗi phòng ban có các cấp trưởng và các phòng ban này được tách biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, tất cả đều chịu sự giám sát của Tổng giám
đốc. Vì thế không có sự chồng chéo trong công việc, tạo nên một cơ chế quản lý rõ ràng, chặt chẽ.
- Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các bộ phận, đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ tài chính.
4.2.2 Đánh giá rủi ro
Công ty thường xuyên theo dõi và đánh giá các nhân tố phát sinh từ bên trong và bên ngoài để nhận diện rủi ro như: sự thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng, sự thay đổi chính sách của Nhà nước, sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh và các sản phẩm thay thế...
4.2.3 Hoạt động kiểm soát
4.2.3.1 Đối với chu trình doanh thu
- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: tách biệt chức năng giữa người giữ tiền (thủ quỹ) và người ghi sổ (kế toán thanh toán).
- Công việc đối chiếu với ngân hàng không thường xuyên, thường đối chiếu vào định kỳ như vậy làm tăng rủi ro cho khoản tiền gửi ngân hàng.
- Công việc được phân công cho các bộ phận trong chu trình rõ ràng, chặt chẽ, không có sự chồng chéo công việc.
- Công ty không có bộ phận tín dụng khách hàng phân tích tình hình tài chính khách hàng để đưa ra cơ sở bán chịu phù hợp. Không có sự đối chiếu, kiểm tra xem giá trị đơn đặt hàng có nằm trong hạn mức tín dụng cho phép của công ty hay không.
- Công ty chưa có một chính sách bán chịu, chiết khấu thương mại, giảm giá rõ ràng do đó khó kiểm soát.
- Công ty không có đơn đặt hàng theo mẫu sẵn của công ty mà do khách hàng tự viết theo mẫu riêng.
- Công ty sử dụng hệ thống chứng từ rõ ràng theo đúng quy định của Bộ tài chính, các sổ chi tiết, sổ tổng hợp đầy đủ đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán và cung cấp thông tin.
- Công việc đối chiếu hàng ngày ít được thực hiện và không được sự kiểm tra, giám sát bởi một bộ phận độc lập.
- Kế toán thanh toán có lập bảng tổng hợp công nợ phải thu định kỳ và thực hiện đối chiếu nợ với khách hàng đảm bảo khoản nợ phải thu được ghi chép chính xác.
- Tất cả chứng từ trong chu trình bán hàng – thu tiền đều được đánh số thứ tự và được xét duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởng.
4.2.3.2 Đối với chu trình chi phí
- Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng khá chặt chẽ, quy định trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên quan trong việc mua hàng cũng khá là rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên, chưa tách biệt giữa chức năng đặt hàng và nhận hàng làm tăng rủi ro trong mua hàng.
- Danh sách nhà cung cấp được cập nhật thường xuyên.
- Việc xem xét và kiểm tra hàng mua còn mang tính hình thức: khi nhận hàng, chỉ có phòng kinh doanh tham gia nhận, kiểm đếm hàng, không có bộ phận kiểm tra chất lượng hàng.
- Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường do các nhân viên phụ trách phần hành đó tự kiểm tra với nhau, không có một bộ phận độc lập giám sát hay làm nhiệm vụ đó.
- Việc yêu cầu mua hàng không có phiếu yêu cầu mua hàng, không có dự toán ngân sách, tự phòng kinh doanh lập phiếu đặt hàng nên có khả năng việc mua hàng vượt kế hoạch hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thực tế.
- Công ty không có sử dụng tài khoản 151 để theo dõi hàng mua đang đi đường.
- Phiếu đặt hàng lập thiếu liên, không được gửi cho các bộ phận có liên quan để đối chiếu.
- Các chứng từ mua hàng và thanh toán đều được đánh số thứ tự và có sự phê duyệt bởi ban giám đốc và kế toán trưởng.
- Có sự phân công rõ ràng về việc theo dõi các khoản phải trả người bán, công việc này được thực hiện bởi kế toán thanh toán.
- Để đảm bảo uy tín, công ty luôn duy trì một mức nợ hợp lý và trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp.
- Chức năng đề nghị thanh toán và chức năng xét duyệt thanh toán (do kế toán thanh toán và kế toán trưởng thực hiện) được tách biệt với chức năng chi tiền (do thủ quỹ thực hiện).
- Có sự ký duyệt của thủ quỹ trên phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền đã thực hiện và tránh việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu thanh toán.
- Sau khi thanh toán cho nhà cung cấp, hóa đơn được đóng dấu là ”Đã thanh toán” ngăn chặn việc thanh toán một hóa đơn nhiều lần.
- Không có sự tách biệt giữa bộ phận kế toán thanh toán và kế toán ngân hàng, một nhân viên vừa ghi sổ tiền gửi ngân hàng vừa đối chiếu sổ phụ với ngân hàng có khả năng chiếm dụng tiền của doanh nghiệp khi thông đồng với nhân viên gửi tiền.
- Hàng tồn kho thường được kiểm kê theo định kỳ không có kiểm đột xuất làm tăng rủi ro gian lận của thủ kho.
4.2.4 Thông tin và truyền thông
- Công ty sử dụng hệ thống mạng nội bộ nên Ban giám đốc công ty dễ dàng kiểm soát được các hoạt động của các bộ phận thông qua mối quan hệ trực tuyến, mọi thông tin, dữ liệu được truyền tải một cách nhanh chóng.
- Công ty có kênh thu nhận thông tin về mọi hoạt động của công ty và được truyền thông kịp thời đến các bộ phận.
4.2.5 Giám sát
- Công ty có thành lập ban kiểm soát, đây là một bộ phận độc lập không tham gia vào việc điều hành đơn vị, thực hiện chức năng giám sát việc quản lý và điều hành của Hội đồng quản trị và ban giám đốc một cách vĩ mô.
- Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập để kiểm tra, giám sát các hoạt đông vi mô của công ty. Mọi công việc kiểm tra, đối chiếu thường do các nhân viên phụ trách các chứng từ, sổ sách của các phòng ban tự kiểm tra, đối chiếu với nhau.
- Định kỳ, công ty có đánh giá năng lực, đạo đức của nhân viên trong các bộ phận.
4.3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC TRƯỜNG TIN HỌC
Qua khảo sát thông tin về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học tại công ty, tác giả có một vài nhận xét như sau:
Hoạt động kiểm soát chung
Kiểm soát con người
Đa số các phòng ban đều được trang bị máy tính để phục vụ cho việc kinh doanh và quản lý. Các máy tính đều được nối mạng nội bộ phục vụ cho nhu cầu cập nhật và tìm kiếm thông tin.
Công ty chưa trang bị cho mình các phương tiện cần thiết để kiểm soát về giờ giấc làm việc của nhân viên, chưa kiểm soát về việc giao tiếp thông tin giữa các bộ phận mà trong đó việc di chuyển qua lại giữa các bộ phận còn
nhiều dễ dãi dẫn đến việc tiếp cận thông tin không được kiểm soát đã dễ dàng cho việc đánh cắp thông tin, thay đổi thông tin hay phá hoại thông tin xảy ra.
Kiểm soát vật chất
Công ty chưa có chú ý nhiều đến việc bảo quản máy chủ và các thiết bị máy tính khác. Nhìn chung, công ty chưa có các thiết bị như: khóa an toàn, thiết bị chống trộm để phòng ngừa mất cắp, thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ... để phòng ngừa tác hại của môi trường xung quanh lên hệ thống máy tính.
Kiểm soát về vận hành máy tính
Công ty có phân quyền truy cập - sử dụng hệ thống máy tính. Mỗi nhân viên đều có tên người dùng và mật khẩu riêng khi truy cập vào hệ thống để đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin.
Ngoài ra, công ty sử dụng phần mềm có bản quyền được mua từ nhà cung cấp đáng tin cậy và được hỗ trợ tất cả các dịch vụ từ nhà cung cấp làm cho việc vận hành hệ thống được thực hiện dễ dàng hơn.
Hệ thống máy tính trong công ty đều được cài đặt phần mềm chống virut có bản quyền được mua từ nhà cung cấp đáng tin cậy đảm bảo hệ thống máy tính được vận hành tốt và dữ liệu được an toàn.
Hoạt động kiểm soát ứng dụng
Có thể thấy rằng, hoạt động kiểm soát ứng dụng được thực hiện thông qua các thủ tục kiểm soát được lập trình sẵn trên phần mềm và các thủ tục kiểm soát được thiết lập và thực hiện bên ngoài phần mềm bởi con người.
Kiểm soát dữ liệu đầu vào
Nhân viên có kiểm tra, đối chiếu chứng từ trước khi nhập liệu vào máy tính và các chứng từ được đánh dấu ngay sau khi nhập liệu xong, điều này đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ và không bị trùng lắp. Ngoài ra, phần mềm có hỗ trợ một số thủ tục kiểm soát trong quá trình nhập liệu đảm bảo cho việc nhập liệu được chính xác và đầy đủ.
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
Quy trình xử lý dữ liệu được thiết kế trên phần mềm kế toán khá chặt chẽ: nghiệp vụ sau khi được ghi nhận được đưa lên các báo cáo, sổ sách liên