7. Kết luận
2.1.4 Khái quát chu trình doanh thu
2.1.4.1 Khái niệm, mục tiêu, chức năng
a) Khái niệm
Chu trình doanh thu (bán hàng): là quy trình tập hợp các hoạt động thương mại và thông tin được xử lý từ các giao dịch bao gồm:
o Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
o Thu tiền hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng.
b) Mục tiêu của chu trình
Theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuát hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng.
c) Chức năng
- Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu.
- Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu; khả năng thu hồi các khoản phải thu -> thiết kế mức độ mua chịu cho khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Ghi nhận việc giao hàng và kiểm soát tồn kho.
- Phân tích đơn đặt hàng, điều khoản bán hàng, quá trình trả nợ khách hàng (chức năng hoạch định).
2.1.4.2 Chứng từ và sổ sách liên quan
a) Chứng từ liên quan
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay - Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hóa hay dịch vụ
- Các đơn đặt hàng của người mua
- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán - Biên bản quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ - Phiếu thu, biên lai thu tiền
- Giấy báo của ngân hàng kèm theo bản sao kê hoặc sổ phụ ngân hàng. - Các chứng từ hợp đồng vận chuyển hàng hóa, thành phẩm
…
b) Sổ sách
- Nhật ký bán hàng
- Các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng - Nhật ký thu tiền, bảng kê số 1
- Sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho - Sổ kho (thẻ kho)
- Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp …
2.1.4.3 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu [1,167-170] Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
Hình 2.6: Sơ dồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu
a) Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tính dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng của khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Như vậy tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này có hai bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ.
b) Gửi hàng cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng. Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Hãng vận tải Khách hàng Ngân hàng HT sổ cái HT lương Đặt hàng 1.0 Giao hàng 2.0 Lập hóa đơn 3.0 Thu tiền 4.0
c) Lập hóa đơn bán hàng
Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
d) Nhận tiền thanh toán
Đây là bước cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gửi Check thanh toán va giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách thanh toán.
e) Trường hợp hàng bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu
Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng và lập phiếu nhập kho cho số lượng hàng bị trả lại. Căn cứ phiếu nhập kho, bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại. Căn cứ chứng từ này, kế toán phải thu điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng.
Trường hợp doanh nghiệp không thể thu nợ, căn cứ bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng tài vụ ký duyệt cho xóa nợ phải thu. Căn cứ vào đây, bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thug hi giảm chi tiết phải thu khách hàng.
2.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu [1,177-185] Một hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế để cung cấp các kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn.
- Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực.
- Phải ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn.
- Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. - Đảm bảo an toàn các tài sản.
- Hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả và hữu hiệu.
Thông thường hệ thống kế toán thực hiện các hoạt động kiểm soát liên quan tới kiểm soát thực hiện các hoạt động xử lý nghiệp vụ kinh tế liên quan, các kiểm soát chung liên quan tới hệ thống xử lý thông tin và các kiểm soát ứng dụng liên quan tới từng xử lý thông tin cụ thể.
Trong chu trình doanh thu có hai hoạt động kiểm soát chính là: kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động kinh tế liên quan và ghi chép sổ kế toán bằng tay và kiểm soát ứng dụng hoạt động xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy.
a) Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế [1,178-181]
Trong chu trình doanh thu, các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ là:
- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán.
- Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp.
- Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng. - Xuất hàng khi chưa cho phép.
- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng. - Xuất không đúng đối tượng hoặc loại hàng.
- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng. - Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.
- Ghi sai khách hàng thanh toán.
- Không nộp tiền thu được từ bán hàng.
Để có thể kiểm soát được các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và qui trình thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp. Bảng sau tóm tắt các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động bán hàng thu tiền.
Bảng 2.1: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng - lập hóa đơn
Hoạt động kiểm soát
Bán chịu Hàng trả lại và giảm giá
Xóa nợ phải thu
Ủy quyền
và xét
duyệt
- Ủy quyền: Bán chịu - Xét duyệt: Tín dụng - Ủy quyền: Dịch vụ khách hàng và tín dụng - Xét duyệt: Trưởng tài vụ - Ủy quyền: Tín dụng - Xét duyệt: Trưởng tài vụ Phân chia trách nhiệm 1. Bán hàng và tín dụng 2. Kho hàng và gửi hàng
3. Kế toán phải thu và ghi sổ cái
1. Dịch vụ khách hàng và tín dụng
2. Nhận hàng và kho hàng
3. Kế toán phải thu và ghi sổ cái
1. Tín dụng và phụ trách tài vụ
2. Thủ quỹ
3. Kế toán phải thu và ghi sổ cái
Bảo vệ an toàn tài sản Hàng hóa: - Chỉ thực hiện đặt hàng khi có lệnh bán hàng được chấp thuận - Kiểm hàng khi xuất, khi gửi hàng - Việc gửi hàng chỉ được thực hiện khi có lệnh bán hàng
Hàng bị trả lại:
- Đếm, kiểm hàng nhận lại
- Chỉ lập Credit Memo sau khi nhận hàng và có phiếu nhập kho Chứng từ và ghi sổ kế toán 1. Hóa đơn bán hàng - Chỉ được lập dựa trên Đặt hàng; Lệnh bán hàng được chấp thuận (Phiếu xuất kho) và giấy gửi hang
- Được đánh số trước - Dựa trên bảng giá
1. Chứng từ kế toán trả lại hàng hoặc giảm giá hàng bán (Credit Memo)
- Được lập dựa trên phiếu nhập kho hoặc yêu cầu khách hàng
- Được đánh số trước
1. Chứng từ kế
toán xóa nợ phải thu (Credit Memo) - Chỉ được lập khi có các chứng minh đầy đủ - Được xét duyệt - Nếu giá trị lớn
quy định để lập hóa đơn
- Kiểm tra kỹ trước khi giao khách hàng
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu
- Ghi sổ hàng ngày - Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
- Gửi báo cáo khách hàng hàng tháng - Lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng
3. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật ký hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
- Được xét duyệt - Kiểm tra kỹ trước khi gửi khách hàng
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu
- Ghi sổ hàng ngày - Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
3. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi sổ nhật ký hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
thì phải có hai người chấp thuận
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu
- Lập tổng thu, đối chiếu sổ liên quan hàng ngày thu
3. Ghi sổ tổng hợp
- Đối chiếu hang ngày tổng kiểm soát
Bảng 2.2: Bảng kiểm soát hoạt động nhận tiền
Hoạt động kiểm soát
Bán thu tiền ngay Nhận tiền thanh toán
Phân chia trách nhiệm - Người bán và thủ quỹ - Thủ quỹ và kế toán tổng hợp - Thư tín và thủ quỹ
- Thư tín và kế toán phải thu - Thủ quỹ và kế toán phải thu - Thủ quỹ và kế toán tổng hợp
- Kế toán phải thu và kế toán tổng hợp
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền
- Gửi ngân hang hoặc nộp tiền hang ngày
Tiền
- Gửi ngân hang hang ngày toàn bộ tiền thu
toàn bộ tiền thu
- Đóng dấu phân loại Check thanh toán
- Đóng dấu phân loại Check thanh toán
Chứng từ Chứng từ ban đầu
- Vé hoặc hóa đơn bán lẻ được lập trước khi khách thanh toán - Đánh số trước vé hoặc hóa đơn bán lẻ - Lập bảng kê thu tiền trong ngày và đối chiếu với vé hay hóa đơn bán lẻ
Chứng từ ban đầu
- Thư tín lập bảng kê ngay sau khi nhận giấy báo trả tiền từ khách hàng
- Đánh số trước bảng kê giấy báo trả tiền
Sổ kế toán 1. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật ký hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với bộ phận bán hàng tiền thu và hóa đơn hay vé bán lẻ phát hành hàng ngày
1. Theo dõi sổ chi tiết phải thu
- Ghi sổ hàng ngày
- Lập tổng tiền thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
- Gửi báo cáo khách hàng hàng tháng
2. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi sổ nhật ký hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải thu
b) Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu [1,181-185]
Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan đến hệ thống xử lý bao gồm rủi ro liên quan toàn bộ hệ thống thông tin và rủi ro liên quan tới quá trình xử lý thông tin.
Các rủi ro thường bao gồm:
- Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh.
- Rủi ro liên quan đến quá trình xử lý, lưu trữ thong tin như các thong tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các
mẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được.
- Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phận loại đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận.
Để kiểm soát các rủi ro, kiểm soát ứng dụng, kiểm soát ứng dụng bao gồm ba loại: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý.
Kiểm soát đầu vào: mục đích là ngăn ngừa và phát hiện các sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằng tay sang hình thức máy có thể hiểu được - tức là các tập tin máy tính. Các hoạt động kiểm soát đầu vào là kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu vào hệ thống.
o Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nguồn là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm:
Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc
Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ
Đánh dấu chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống
Sử dụng các thiết bị kiểm tra nguồn hợp pháp của chứng từ
Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệu ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu lại bằng tay.
o Kiểm soát quá trình nhập liệu: thông thường các thủ tục kiểm soát này được lập trình kiểm soát và nó được cài đặttrong chương trình xử lý nghiệp vụ. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu nhập như kiểu vùng dữ liệu, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dũ liệu, tính đầy đủ của dữ liệu, tính hợp lý của dữ liệu, chức năng tạo số tự động và giá trị mặc định, kiểm tra số học, kiểm tra dấu của dữ liệu số.
Bảng 2.3: Bảng kiểm soát quá trình nhập liệu
Hệ thống Thủ tục kiểm soát
Nhận và xử lý đơn đặt hàng - Kiểm tra hợp lý
- Kiểm tra sự đầy đủ: đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều được nhập vào
Gửi hàng - Kiểm tra tính hợp lý: Kiểm tra chắc chắn rằng ngày giao hàng nằm trong phạm vi ngày tháng