7. Kết luận
6.2.2 Đối với UBND tỉnh Cần Thơ
- Tạo môi trường kinh doanh bình đẳng, có các chương trình hỗ trợ trực tiếp cho các doanh nghiệp về đào tạo nguồn nhân lực, xúc tiến thương mại, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong quận tiếp xúc với các thông tin của Nhà nước.
- Đặt biệt củng cố hoạt động của Hiệp hội doanh nghiệp tỉnhđể thật sự là cầu nối giữa các doanh nghiệp với nhau, giữa doanh nghiệp với ban ngành của địa phương. Là nơi tổ chức các lớp đào tạo, các buổi hội thảo cho đội ngủ cán bộ làm công tác kế toán, là trung tâm tư vấn về cơ chế chính sách, hướng dẫn ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, thực hiện Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán....
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, 2004. Hệ thống thông tin kế toán.
Xuất bản lần thứ hai. TP. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê. 2. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh
tế TP.HCM, 2009. Kiểm soát nội bộ. Xuất bản lần thứ 2. TP. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Phương Đông.
3. Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết, Bài tập và Bài giải). TP. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê.
4. Nguyễn Thúy An, 2012. Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1. Cần Thơ: Nhà xuất bản Đại học Cần Thơ.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu
Bảng câu hỏi khảo sát về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu
Tên và chức vụ của các nhân viên được phỏng vấn:
- Bà Xuân (Kế toán trưởng) - Bà Vân (Thủ quỹ)
- Ông Tư (Bảo vệ) - Nhân viên bán hàng
Các nội dung chủ yếu
Trả lời
Có Không Ghi
chú I. Môi trường kiểm soát
1. Công ty có ban hành những tiêu chuẩn về đạo đức và năng lực cho nhân viên bán hàng – thu tiền hay không?
2. Công ty có ban hành chính sách bán hàng – thu tiền và những biện pháp khen thưởng, kỷ luật liên quan đến chu trình này hay không?
3. Người quản lý có làm gương cho thuộc cấp qua hành động chấp hành đúng chính sách bán hàng – thu tiền hay không?
4. Công ty có phân định quyền hạn rõ ràng cho các cá nhân có liên quan (thí dụ người bán hàng, người xét duyệt bán chịu và người thu tiền) trong chu trình không?
5. Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia xây dựng các chính sách chính trong chu trình bán hàng – thu tiền không?
II. Đánh giá rủi ro
1. Công ty có thường xuyên theo dõi để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài và bên trong không? Thí dụ như:
- Sự thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng.
- Sự thay đổi chính sách của nhà nước về thuế, đất đai, bảo hành…
- Sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh hay sản phẩm thay thế.
- Sự thay đổi nguồn nhân lực hay hệ thống thông tin bán hàng.
2. Công ty có đề ra các biện pháp quản trị rủi ro thích hợp hay không và tính khả thi của các biện pháp này?
III. Hoạt động kiểm soát
1. Công ty có bộ phận bán hàng độc lập không? 2. Công ty có tách bạch các chức năng: bán hàng, phê chuẩn bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền hay không?
3. Công ty có phân quyền sử dụng cho từng nhân viên và từng bộ phận liên quan đến việc truy cập, ghi nhận, sửa đổi thông tin trong hệ thống thông tin của toán đơn vị không?
4. Công ty có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính không?
5. Công ty có thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng hay không?
6. Công ty có xác minh về tình hình tài chính của
khách hàng trước khi bán hàng trả chậm hay không? Công ty có chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự lập hay không?
7. Nhân viên bán hàng có kiểm tra lượng hàng tồn kho hay khả năng cung ứng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng hay không?
8. Nhân viên bán hàng có đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị hay không?
9. Công ty có đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu và quyền hạn xét duyệt bán chịu cho từng cấp quản lý hay không?
10. Phiếu xuất kho có được lập khi xuất hàng và có ghi đầy đủ thông tin như: số lượng, chủng loại hàng… và có chữ ký của thủ kho, bộ phận gửi hàng không?
11. Nhân viên gửi hàng có đối chiếu hàng nhận từ kho với Phiếu xuất kho/ đơn đặt hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận khi giao hàng không?
12. Khi lập hóa đơn, có đối chiếu với các chứng từ liên quan (đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho…) trước khi lập hay không?
13. Hóa đơn bán hàng có được kiểm tra độc lập về tính chính xác trước khi gửi đi cho khách hàng hay không?
14. Nhân viên theo dõi nợ phải thu có đối chiếu số liệu với các bộ phận khác không?
15. Công ty có lập bảng phân tích tuổi nợ và định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng không?
16. Việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi có được phê chuẩn của người có thẩm quyền hay không?
17. Công ty có lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt không?
18. Công ty có khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng và cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán không?
19. Công ty có định kỳ luân chuyển nhân viên bán hàng – thu tiền không?
20. Trường hợp khách hàng đã mua nhưng còn gửi hàng lại kho thì số hàng này có được bảo quản cẩn thận và tách biệt với hàng tồn kho của công ty không?
21. Công ty có các quy định để hạn chế sự tiếp cận kho hàng hay không?
22. Công ty có theo dõi hàng gửi đi bán không? 23. Nhà quản lý định kỳ có dựa trên các báo cáo (nhập xuất tồn, báo cáo bán hàng…) để phân tích, phát hiện các biến động bất thường trong việc bán hàng không?
24. Công ty có điều chỉnh giá bán và chính sách bán hàng – nhất là đối với những hàng có thời hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng – kịp thời không?
25. Khi kiểm kê có sự tham dự của kế toán kho, thủ kho và người giám sát độc lập không?
IV. Thông tin và truyền thông
1. Công ty có kênh thu nhận thông tin về thị hiếu của khách hàng, sự thay đổi của luật pháp và động thái của các đối thủ cạnh tranh hay không?
2. Các thông tin về khách hàng và hàng tồn kho có được truyền thông kịp thời giữa bộ phận bán hàng, kế toán, gửi hàng và bộ phận kho không?
3. Những thông tin của khách hàng về các vi phạm của nhân viên có được gửi đến cho người có trách nhiệm không?
4. Công ty có thiết lập những kênh truyền thông để mọi người có thể thông báo về những sai phạm được họ phát hiện liên quan đến việc bán hàng – thu tiền, như đường dây nóng, email không?
5. Công ty có thu thập ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng bán, tiến độ giao hàng… từ khách hàng không?
V. Giám sát
1. Trưởng bộ phận bán hàng có thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch bán hàng hay không?
2. Những than phiền từ nhà cung cấp về sự không trung thực của những nhân viên bán hàng, giao hàng và thu tiền có được điều tra rõ ràng và xử lý thỏa đáng hay không?
3. Định kỳ, công ty có đánh giá năng lực, đạo đức của nhân viên trong các bộ phận bán hàng – thu tiền không?
4. Công ty có xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong quá trình xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, theo dõi nợ phải thu và thu tiền không?
Kết quả: Trong số 41 câu hỏi được phỏng vấn, tác giả nhận được 34 câu trả lời “Có” (chiếm 83%), 7 câu trả lời “Không” (chiếm 17%).
Phụ lục 2: Bảng câu hỏi khảo sát về kiểm soát nội bộ chu trình chi phí Bảng câu hỏi khảo sát về kiểm soát nội bộ
chu trình chi phí
Tên và chức vụ của các nhân viên được phỏng vấn: - Bà Xuân (Kế toán trưởng)
- Bà Vân (Thủ quỹ) - Ông Tư (Bảo vệ) - Nhân viên bán hàng
Các nội dung chủ yếu Trả lời
Có Không Ghi chú I. Môi trường kiểm soát
1. Công ty có ban hành quy tắc đạo đức, trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp và xác lập các biện pháp kỷ luật cho hành vi sai phạm hay không?
2. Các nhân viên mua hàng có hiểu được hành vi nào được chấp nhận và không được chấp nhận trong quá trình mua hàng không?
3. Người quản lý có làm gương cho thuộc cấp qua các hành động liên quan đến việc lựa chọn nhà cung cấp… hay không? Ví dụ không nhận quà của nhà cung cấp…
4. Công ty có phân công nhiệm vụ cụ thể cho các cá nhân có liên quan trong chu trình mua hàng, trả tiền không?
5. Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia xây dựng các chính sách chính trong chu trình mua hàng, trả tiền không?
II. Đánh giá rủi ro
1. Công ty có theo dõi để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài không? Thí dụ như:
- Nguồn cung cấp hàng hóa, vật tư. - Sự thay đổi kỹ thuật.
- Thay đổi nhu cầu của người tiêu dung. - Thay đổi trong chính sách của nhà nước. - Thay đổi của đối thủ cạnh tranh.
2. Công ty có theo dõi để nhận diện rủi ro các phát sinh từ các nhân tố nội bộ có liên quan đến: - Việc thay đổi về nguồn nhân lực, chẳng hạn sự biến động nhân sự chủ chốt trong bộ phận mua hàng…
- Hệ thống thông tin, chẳng hạn xử lý thông tin khi gặp sự cố…
- Tồn trữ hàng
3. Công ty có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro đã được nhận diện đến hoạt động mua hàng, trả tiền, bao gồm cả việc ước lượng sản xuất rủi ro phát sinh và ảnh hưởng của chúng, để đề xuất các biện pháp rủi ro thích hợp hay không và tính khả thi của các biện pháp này?
III. Hoạt động kiểm soát
1. Công ty có tổ chức bộ phận mua hàng độc lập không?
2. Công ty có tách bạch các chức năng: đề nghị mua hàng, chuẩn bị việc mua hàng, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, ghi chép hàng mua và trả tiền hay không?
3. Công ty có đưa ra quy định về tiêu thức và thủ tục lựa chọn nhà cung cấp không?
4. Công ty có quy định rằng tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải có phiếu đặt hàng và phải ghi đầy đủ thông tin trên phiếu làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng hay không?
5. Phiếu đặt hàng có được gửi cho tất cả các bộ
phận có liên quan không?
6. Có theo dõi riêng hàng đặt mua đã nhận và chưa nhận không? Có theo dõi những lô hàng đặt mua đã quá hạn giao nhưng vẫn chưa nhận được hàng không?
7. Định kỳ, bộ phận mua hàng có xem xét và so sánh giá của nhà cung cấp hiện tại với giá thị trường không?
8. Danh sách nhà cung cấp có được cập nhật thường xuyên không?
9. Các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh phiếu đặt hàng có được đính kèm với bản gốc không?
10. Khi nhận hàng có lập báo cáo nhận hàng hay
biên bản nghiệm thu không?
11. Phiếu nhập kho có được lập cho hàng mua và có được ghi đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại hàng… và có chữ ký của thủ kho không?
12. Hàng hóa có được bảo quản cẩn thận ở kho hàng và có biện pháp bảo vệ để tránh thất thoát, hư hỏng về mặt vật chất không?
13. Có các quy định để hạn chế tiếp cận kho hàng không?
14. Có biện pháp để phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, lỗi thời và chuyển chúng vào vị trí riêng không?
15. Có hướng dẫn cho thủ kho áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước đối với những hàng hóa có thời hạn sử dụng, dễ hư hỏng không?
16. Có tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ không? Khi kiểm kê kho có sự tham dự của kế toán kho, thủ kho và người giám sát độc lập không?
17. Có sử dụng các thiết bị kỹ thuật để theo dõi, quản lý kho hàng không?
18. Công ty có phân quyền sử dụng cho từng
nhân viên và từng bộ phận liên quan đến truy cập, ghi nhận, sửa đổi thông tin trong hệ thống thông tin chung của toàn công ty không?
19. Công ty có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính không?
20. Khi nhận hóa đơn, kế toán công nợ có đối chiếu hóa đơn với phiếu đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho không?
21. Có đóng dấu “Đã thanh toán” đối với những hóa đơn đã thanh toán tiền không?
22. Định kỳ, nhà quản lý có xem xét lại chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp không?
23. Định kỳ, nhà quản lý có dựa trên các báo cáo (nhập xuất hàng, báo cáo sản xuất… ) để phân tích, phát hiện các biến động bất thường trong việc mua hàng, trả tiền không?
24. Định kỳ, nhà quản lý có phân tích sự biến động của giá cả nguyên vật liệu, hàng hóa mua vào để đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp không?
IV. Thông tin và truyền thông
1. Các thông tin mua hàng và trả tiền có được truyền thông kịp thời cho bộ phận kế toán và kho hàng không?
2. Những thông tin của nhà cung cấp về các vi phạm của nhân viên có được chuyển đến bộ phận có thẩm quyền để xử lý không?
3. Công ty có thu thập và đánh giá thông tin từ bên ngoài liên quan đến chu trình mua hàng, trả tiền như: thay đổi thị trường, phản ứng của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của luật pháp và những thay đổi kinh tế hay không?
4. Công ty có thiết lập những kênh truyền thông để mọi người có thể thông báo những sai phạm được họ phát hiện liên quan đến việc mua hàng, tồn trữ và trả tiền như đường dây nóng, email… không?
5. Công ty có lấy ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng mua… từ các phòng ban khác hay không?
V. Giám sát
1. Trưởng bộ phận mua hàng có thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện mua hàng hay không?
2. Những lời than phiền từ nhà cung cấp về sự không trung thực của những nhân viên mua hàng có được điều tra rõ ràng và xử lý thích hợp không?
3. Định kỳ, công ty có đánh giá năng lực, đạo đức và kinh nghiệm của nhân viên trong bộ phận mua hàng không?
4. Công ty có xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong quá trình mua hàng - trả tiền hay không?
Kết quả: Trong số 41 câu hỏi được phỏng vấn, tác giả nhận được 32 câu trả lời “Có” (chiếm 78%), 9 câu trả lời “Không” (chiếm 22%).
Phụ lục 3: Bảng câu hỏi khảo sát về hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học
Bảng câu hỏi khảo sát về hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học
Tên và chức vụ của cácnhân viên được phỏng vấn: