7. Kết luận
4.6.2 Nhận xét chung về hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu và
thu và chi phí
4.6.2.1 Ưu điểm
- Bộ máy kế toán:
+ Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên, đảm bảo sự tách biệt giữa người phê chuẩn, người thực hiện và người ghi chép.
+ Đội ngũ nhân viên có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp tốt, có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc nhiều năm ở vị trí kế toán.
+ Nhân viên kế toán được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công tác kế toán như: máy vi tính, máy in, máy đếm tiền, điện thoại bàn...
- Nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm kế toán, giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán, tiết kiệm thời gian, hoàn thành công việc trong thời gian đã đề ra. Việc ghi sổ và lập báo cáo kế toán nhẹ, chính xác, công tác quản lý dữ liệu được đảm bảo an toàn, đồng thời tiết kiệm được chi phí nhân lực. Mỗi nhân viên đều có một tên người dùng và mật khẩu riêng để đăng nhập vào hệ thống phần mềm máy tính, khả năng người không có phận sự truy cập vào hệ thống là thấp. Do đó, tính bảo mật của dữ liệu được đảm bảo. Phần mềm dễ sử dụng, phù hợp với các nhân viên kế toán trong công ty.
- Tiện dụng trong việc sử dụng phương pháp kế toán Chứng từ ghi sổ - phương pháp này phù hợp với quy mô và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
- Hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán được xây dựng phù hợp với quy định của Nhà nước, ngoài các tài khoản tổng hợp kế toán còn mở thêm các tài khoản chi tiết làm cho việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh được chính xác và dễ dàng hơn.
- Việc lập và luân chuyển chứng từ là hợp lý, không gây chồng chéo giữa các bộ phận.
- Có bộ phận ban kiểm soát có chức năng kiểm tra, giám sát độc lập các hoạt động chung của ban giám đốc, Hội đồng quản trị công ty.
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập và giám sát chặt chẽ, mọi hoạt động đều thông qua sự xét duyệt của nhà quản lý. Các nhân viên kế toán thường đối chiếu thông tin, dữ liệu với nhau và với các bộ phận khác làm giảm rủi ro sai sót đối với thông tin, dữ liệu.
- Có sự phân chia quyền hạn truy cập vào hệ thống đối với mỗi nhân viên.
4.6.2.2 Nhược điểm
- Tổ chức bộ máy xử lý thông tin khá đơn giản, chỉ có bộ phận vận hành/xử lý, thực hiện các hoạt động kiểm soát dữ liệu, nhập liệu và xử lý dữ liệu, không có bộ phận phát triển hệ thống và bộ phận kỹ thuật.
- Phần mềm, cũng như hệ thống: máy tính, server còn đôi lúc xảy ra lỗi. - Với sơ đồ bộ máy kế toán như trên, kế toán không những đảm nhiệm phần hành kế toán riêng của mình mà còn phải đảm nhận phần hành khác. Như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, nếu khối lượng công việc càng nhiều thì việc kiểm tra, theo dõi sẽ vất vả hơn, có thể gây chậm trễ công việc.
- Chưa có sự tách biệt chức năng của một vài nhân viên trong công ty làm tăng rủi ro kiểm soát.
- Bộ máy kế toán được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính cho việc tổng hợp mà chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong bộ máy của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị.
- Trình độ về công nghệ thông tin của nhân viên kế toán còn hạn chế. - Công ty chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý.
- Hội đồng quản trị và ban kiểm soát chưa coi trọng việc tham gia xây dựng các chính sách chính trong các chu trình hoạt động của công ty.
- Tổ chức kiểm tra, giám sát chỉ được thực hiện theo định kỳ, không có kiểm tra thường xuyên và đột xuất.
4.6.2.3 Hiệu quả đạt được
- Đẩy nhanh quá trình thống kê, kế toán đảm bảo số liệu chính xác cung cấp cho các bộ phận quản lý kịp thời.
- Giảm thiểu thời gian và lao động cho các công đoạn xử lý thông tin, làm tăng năng suất lao động của đội ngũ nhân viên, tiết kiệm được chi phí cho công ty.
- Quyết định quản lý được thông qua trên cơ sở tính toán cụ thể nhằm đạt hiệu quả cao.
- Nhà quản lý được cấp thông tin một cách kịp thời, giải phóng họ khỏi các công việc tính toán hàng ngày để tập trung vào các vấn đề mang tính chiến lược và chiến thuật của đơn vị.
- Giảm thiểu rủi ro xảy ra các gian lận và sai sót.
4.6.2.4 Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán
Kết quả của việc phân tích hệ thống thông tin kế toán cho thấy hệ thống hiện tại đã được thiết kế khá chặt chẽ, không cần phải thay đổi hệ thống mới, chỉ cần đề ra những giải pháp để khắc phục những nhược điểm hiện tại và tiếp tục duy trì những ưu điểm hiện có là tốt.
CHƯƠNG 5
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG MOTILEN CẦN THƠ