7. Kết luận
5.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu và chi phí.
chi phí
5.2.2.1 Đối với chu trình doanh thu
- Công ty nên có một đơn đặt hàng chuẩn cho tất cả khách hàng để đảm bảo được sự thống nhất giữa các chứng từ, giúp công ty kiểm soát tốt hơn.
- Công ty nên xây dựng một bộ phận tín dụng khách hàng, bộ phận này chịu sự quản lý và điều hành của Ban giám đốc công ty và hải độc lập với bộ phận kế toán.
- Phòng kinh doanh nên lập sổ theo dõi nợ phải thu khách hàng để đối chiếu với kế toán thanh toán.
- Quy định tồn quỹ tối đa là bao nhiêu thì đem nộp vào ngân hàng.
- Việc đối chiếu sổ sách phải được thực hiện thường xuyên và có sự chứng kiến của kế toán trưởng hay một bộ phận độc lập khác.
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng.
- Việc đối chiếu với ngân hàng phải thực hiện thường xuyên để tránh tình trạng thất thoát và gian lận đối với khoản tiền gửi ngân hàng.
- Để kiểm soát chặt chẽ lượng hàng bán ra và tiền thu về từ việc bán hàng tại các cửa hàng không bị các nhân viên gian lận, sử dụng vào mục đích cá nhân. Công ty cần tiến hành kiểm tra đột xuất tiền mặt tại quỹ của các cửa hàng với số tiền ghi chép trên sổ sách để phát hiện những khoản tiền chưa nộp về công ty. Đối với đại lý, cần kiểm tra đột xuất lượng hàng tồn kho của công ty.
- Quy định các cửa hàng và đại lý của công ty phải lập báo cáo hàng ngày và cuối ngày Fax về công ty.
5.2.2.2 Đối với chu trình chi phí
- Cho phép các bộ phận có nhu cầu mua hàng lập phiếu yêu cầu mua hàng theo mẫu quy định của công ty.
- Cần có bộ phận nhận hàng độc lập, tách biệt với bộ phận đặt hàng. - Khi kiểm tra hàng nhận, để đảm bảo hàng nhậnđúng chất lượng cần bố trí nhân viên kiểm định chất lượng tham gia vào quá trình kiểm nhận hàng.
- Công ty nên giao trách nhiệm cho một người độc lập kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, sổ sách giữa các phòng ban hoặc một bộ phận độc lập để giám sát quá trình đối chiếu.
- Để thuận lợi trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc kiểm soát mua hàng được chặt chẽ hơn công ty nên quy định lập phiếu đặt hàng làm 4 liên và được đánh số thứ tự liên tục: 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên gửi cho thủ kho, 1 liên gửi cho phòng tài chính - kế toán và 1 liên lưu lại.
- Tại công ty hiện tại không sử dụng tài khoản 151 khi hàng mua đang đi đường vào cuối kỳ, do vậy để đảm bảo đúng với quy định của Bộ tài chính công ty nên sử dụng tài khoản 151 để theo dõi hàng mua đang đi đường:
Khi đó, kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133
Có TK 331
Khi hàng về kế toán thực hiện việc điều chỉnh lại: Nợ TK 156
Có TK 151
- Tách biệt chức năng giữa nhân viên kế toán thanh toán và kế toán ngân hàng.
- Hàng tồn kho đôi khi cần được kiểm kê đột xuất để kịp thời phát hiện gian lận và xử lý kịp thời.
- Công ty nên hạn chế thanh toán qua hình thức trả trước vì theo hình thức này thì công ty phải ra lệnh ngân hàng trả trước khi nhận hàng từ phía nhà cung cấp nên dễ gặp rủi ro.