3.6.1 Thuận lợi
- Công ty có vị trí thuận lợi đặt tại đồng bằng sông Cửu Long, thuận lợi trong việc thu mua nguyên liệu, giúp Công ty tiết kiệm đƣợc CP thu mua và vận chuyển, nguồn đầu vào của Công ty đƣợc ổn định. Sau nhiều năm hoạt động và phát triển, đến nay Công ty đã mở rộng phân phối trên khắp các tỉnh thành trong cả nƣớc.
- So với các Công ty trong cùng ngành thì Công ty TNHH MTV TFR có công nghệ chế biến đƣợc trang bị khá hiện đại và đầy đủ giúp cho việc kiểm soát chất lƣợng, xuất nhập hàng một cách thuận lợi.
- Thƣơng hiệu TFR - NGUỒN TRÁI CÂY CHẤT LƢỢNG CHO MỌI NGƢỜI đã khẳng định trên thƣơng trƣờng trong và ngoài nƣớc, tạo đƣợc uy tín về chất lƣợng và giá cả ổn định.
- Hệ thống thông tin nội bộ phát triển là công cụ đắc lực hỗ trợ truyền thông tin đúng đắn và kịp thời.
- Đƣợc đầu tƣ trang trại thí điểm để thử nghiệm các giống trái cây mới và phƣơng pháp canh tác nông nghiệp hiện đại theo tiêu chuẩn Metro GAP.
- Quan trọng nhất là đội ngũ cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo của Công ty luôn đoàn kết, phát huy đƣợc năng lực trí tuệ tập thể. Đặc biệt là sự khéo léo nhạy bén và quyết đoán của ban lãnh đạo đã đƣa Công ty đến vị trí nhƣ hiện nay.
- Sản phẩm đều đạt chứng nhận Global GAP, HACCA…Đội ngũ nhân lực đào tạo có kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm (ISO, HACCA…)
- Công ty luôn đƣợc nông dân và KH yêu mến bởi sự thân thiện, là đầu ra đáng tin cậy của nông dân, đồng thời chúng ta hƣớng dẫn nông dân về kỹ thuật trồng trọt để có đƣợc những sản phẩm chất lƣợng hơn.
- Đầu tƣ đổi mới công nghệ và nâng cao chất lƣợng sản phẩm, đa dạng hóa mặt hàng, đáp ứng theo yêu cầu xuất khẩu và tiêu thụ trong nƣớc.
3.6.2 Khó khăn
- Công ty mới thành lập, nguồn vốn tín dụng còn hạn chế, thƣơng hiệu chỉ mới xuất hiện tại một số thị trƣờng, chƣa phổ biến trên toàn thế giới việc đáp ứng đơn đặt hàng lớn có thể gặp khó khăn.
40
- Mối quan hệ với nhà nhập khẩu còn hạn hẹp, việc xuất khẩu còn phụ thuộc nhiều vào nhà nhập khẩu.
- Mặt hàng chính của Công ty là trái cây xuất khẩu, đây là mặt hàng nhạy cảm về giá và KD theo mùa vụ. Sự biến động về giá nguyên liệu, chất lƣợng không đồng nhất, yếu tố môi trƣờng và thời tiết làm ảnh hƣởng đến cam kết trong hợp đồng.
- Thị trƣờng tiêu thụ trái cây ở nƣớc ngoài còn hạn hẹp. Bị cạnh tranh với các nƣớc láng giềng có cùng điều kiện sản xuất và chủng loại sản phẩm nhƣng chất lƣợng cao và ổn định hơn.
- Sự thay đổi chính sách xuất khẩu thƣờng xuyên của chính phủ cũng là một khó khăn cho DN.
- Trái cây Việt Nam thuộc loại nhiệt đới, thời gian bảo quản rất ngắn và dễ hƣ hỏng.
3.6.3 Định hƣớng phát triển
- Phấn đấu trở thành nhà xuất khẩu nông sản tốt nhất và thành công nhất ở Việt Nam.
- Duy trì KD xuất khẩu cho các thị trƣờng truyền thống HongKong, Indonesia,…và mở rộng sang các thị trƣờng tiềm năng. Từng bƣớc xây dựng thƣơng hiệu trái cây Việt Nam trên thị trƣờng thế giới.
- Xây dựng và phát triển uy tín với KH trong và ngoài nƣớc. - Xây dựng và phát triển uy tín với nông dân.
- Quan tâm đến thị trƣờng nông sản nội địa, xác định đây là thị trƣờng gốc để phát triển thƣơng hiệu.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên trẻ, đặc biệt là nhân viên có kỹ năng xây dựng quảng bá thƣơng hiệu và kinh doanh quốc tế, giao tiếp tốt bằng tiếng anh và sử dụng thành thạo công nghệ thông tin.
- Chú ý tạo môi trƣờng và động lực làm việc cho nhân viên bằng chính sách lƣơng, thƣởng thích đáng, cơ hội đƣợc đào tạo nâng cao trình độ và thăng tiến theo năng lực làm việc.
41
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ TNHH MTV TFR CẦN THƠ
4.1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ TNHH MTV TFR Cần Thơ
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ xác định hoạt động kiểm soát nội bộ dựa trên các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo đó kiểm toán nội bộ là một bộ phận thuộc công ty đƣợc thành lập nhằm giúp Tổng GĐ điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của công ty.
Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, các hoạt động của TFR dựa trên mức độ rủi ro và mức độ ảnh hƣởng đến hoạt động của công ty, giám sát công tác quản lý và điều hành, tuân thủ quy định của pháp luật về hoạt động KD và các quy định nội bộ.
4.1.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ MTV TFR Cần Thơ
4.1.2.1 Môi trường kiểm soát
Đặc thù về quản lý: là công ty KD hoạt động với sứ mệnh “Tạo ra giá trị, nâng cao hiệu quả và phát triển những sản phẩm cũng như quy trình vượt trội trong toàn bộ chuỗi giá trị nông sản nhằm mang lại những giá trị độc đáo cho KH và những trải nghiệm tuyệt vời cho người tiêu dùng”. Trong những năm qua Ban lãnh đạo xác định mục tiêu trở thành nhà xuất khẩu trái cây tốt nhất và thành công nhất tại Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tại TFR đƣợc phân thành khối KD và khối quản lý, khối hỗ trợ quản lý. Mô hình hoạt động của công ty đƣợc thiết lập cho phù hợp với quy mô thị trƣờng và mục tiêu hoạt động.
42
Công tác kế hoạch: kế hoạch của TFR bao gồm kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng. Nội dung chính của các kế hoạch bao gồm các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế cần đạt đƣợc trong kỳ kế hoạch của TFR. Kế hoạch của TFR đƣợc lập, giao và đánh giá thực hiện cho từng đơn vị trong công ty.
Công tác nhân sự: ƣu tiên tuyển dụng các kỹ sƣ trong lĩnh vực nông nghiệp, quản lý kinh tế, công nghệ thông tin, con em cán bộ công nhân viên có đóng góp vì sự nghiệp phát triển của TFR. Đồng thời, TFR thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình tập huấn và đào tạo tập trung vào các kỹ năng quản trị hiện đại, ngoại ngữ, các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống.
Kiểm toán nội bộ: kiểm toán nội bộ là đơn vị chuyên trách thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ các hoạt động nghiệp vụ tại TFR.
Các nhân tố bên ngoài: quy định của nhà nƣớc về hoạt động KD và mục tiêu phát triển kinh tế.
4.1.2.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ
Tại TFR các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập trên cơ sở các nguyên tắc:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi cá nhân làm việc tại TFR đều có một chức danh nhất định và ứng với mỗi chức danh đó sẽ là bản mô tả công việc về trách nhiệm và quyền hạn cũng nhƣ nội dung chi tiết công việc phải thực hiện.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với mỗi nghiệp vụ phát sinh ở TFR luôn có sự độc lập giữa ngƣời đề xuất, phê duyệt, thực hiện, quản lý và ghi sổ.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: việc giao thẩm quyền ký kết văn bản liên quan đến hoạt động tại TFR luôn đƣợc quy định rõ ràng bằng văn bản.
Nội dung cụ thể các thủ tục kiểm soát việc thực hiện một số nghiệp vụ tại TFR:
Hoạt động tài chính kế toán: các nghiệp vụ phát sinh tại TFR đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể và cách thức hạch toán và lƣu chứng từ. Mỗi chứng từ hạch toán tại TFR đều ít nhất có 03 ngƣời kiểm soát: kế toán viên, kế toán trƣởng và kiểm soát viên.
Hoạt động đầu tư: TFR chỉ xem xét tham gia các hoạt động đầu tƣ phù hợp với quy định về lĩnh vực và ngành nghề.
Đối với tất cả các mặt hoạt động của TFR đều có sự kiểm tra lại của kiểm toán nội bộ chuyên trách. Nội dung kiểm tra, thời gian kiểm tra cũng nhƣ
43
tần suất kiểm tra của bộ phận này đối với từng nghiệp vụ tùy thuộc vào mức độ rủi ro, tính phức tạp cũng nhƣ ảnh hƣởng của hoạt động đó đối với hoạt động chung của công ty. Tuy nhiên, mọi hoạt động đều đƣợc kiểm tra tuân theo quy trình nhất định.
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ MTV TFR CẦN THƠ
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu
Chu trình DT bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo DT và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình DT tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
- Nhận đặt hàng của KH - Giao hàng hóa cho KH - Lập hóa đơn, theo dõi nợ KH - Nhận tiền thanh toán từ KH
4.2.1.1 Quá trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu
a) Tiếp nhận đơn đặt hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Quy trình đƣợc bắt đầu ngay sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ KH, bộ phận bán hàng đảm nhận nhiệm vụ xử lý đơn đặt hàng.
Khi phòng KD nhận đƣợc đơn đặt hàng sẽ tiến hành kiểm tra về hàng yêu cầu và thông tin KH, nếu đủ điều kiện sẽ lập hợp đồng bán hàng gồm 3 bản. Hợp đồng đƣợc chuyển cho giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển về phòng KD, 1 bản gởi cho KH, 1 bản gởi kế toán bán hàng và 1 bản lƣu tại bộ phận. Phòng KD căn cứ vào hợp đồng đã ký lập lệnh bán hàng gồm 2 liên, 1 liên gởi kế toán kho, liên còn lại lƣu tại bộ phận. Kế toán bán hàng dựa vào hợp đồng để tiến hành nhập liệu vào phần mềm cho ra 2 tập tin: tập tin KH và tập tin hợp đồng.
44 PHÒNG KINH DOANH Bắt đầu KH Lập hợp đồng bán hàng 3 2 1 Hợp đồng bán hàng N A Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
45
GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH KẾ TOÁN BÁN HÀNG
A 3 2 1 Hợp đồng bán hàng Ký duyệt 3 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 3 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt Lập lệnh bán hàng 3 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt KH N B 3 Hợp đồng bán hàng đã duyệt Nhập liệu Cập nhật dữ liệu 3 Hợp đồng bán hàng đã duyệt CSDL Tập tin hợp đồng Tập tin khách hàng N 2 1 Lệnh bán hàng N
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
46
b) Xuất kho giao hàng cho KH
Đây là hoạt động thứ 2 trong chu trình DT, tới ngày giao hàng kho tiến hành xuất kho theo nhƣ hợp đồng bán hàng.
Căn cứ vào lệnh bán hàng kế toán kho nhập thông tin dữ liệu vào phần mềm để lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, 1 liên gởi cho kho, 1 liên gởi kế toán bán hàng, 1 liên lƣu. Khi kho nhận đƣợc phiếu xuất kho sẽ kiểm tra hàng trƣớc khi xuất và lập Giấy giao hàng theo nội dung phiếu xuất kho gồm 4 liên, liên 1 và 2 chuyển cho bộ phận giao hàng, liên 3 lƣu, liên 4 chuyển cho kế toán bán hàng. Sau khi nhận đƣợc Giấy giao hàng bộ phận giao hàng sẽ tiến hành giao hàng, liên 1 lƣu, liên 2 giao KH kèm hàng hóa.
47
KẾ TOÁN KHO KHO BỘ PHẬN GIAO HÀNG
B 2 Lệnh bán hàng Nhập liệu Cập nhật dữ liệu CSDL Tập tin xuất kho
In phiếu xuất kho
2 Lệnh bán hàng C N 2 Phiếu xuất kho 3 2 1 Phiếu xuất kho Kiểm tra HTK, lập biên nhận giao hàng 2 Phiếu xuất kho 4 3 2 1 Phiếu giao hàng N N E D E 2 1 Phiếu giao hàng Đếm hàng so sánh với chứng từ 1 Phiếu giao hàng 2 Phiếu giao hàng N KH Kèm hàng hóa
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
48
c) Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ KH
Đây là bƣớc công việc thứ ba trong chu trình DT. Sau khi hàng đƣợc gửi cho khách, Giấy giao hàng đƣợc chuyển đến kế toán bán hàng. Lúc này, kế toán bán hàng đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động bán hàng đã hoàn tất, do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan nhập liệu vào phần mềm và lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên. Hóa đơn bán hàng đƣợc chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt, liên 1 gởi KH, liên 2 chuyển lại kế toán bán hàng để lƣu, liên 3 chuyển đến kế toán thanh toán. Khi kế toán thanh toán nhận đƣợc hóa đơn bán hàng đã ký sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm quản lý phải thu, đây là căn cứ để ghi sổ chi tiết phải thu KH. Định kỳ kế toán bán hàng và kế toán thanh toán in nhật ký bán hàng và nhật ký chi tiết phải thu KH chuyển cho kế toán tổng hợp. Tại đây kế toán tổng hợp đối chiếu so sánh sổ sách, sau đó nhập liệu vào phần mềm để hoàn thành việc ghi sổ cái các TK.
49
KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP
C
1
Phiếu xuất kho
D 4 Giấy giao hàng Đối chiếu so sánh chứng từ Nhập liệu Tập tin hóa đơn bán hàng Cập nhật dữ liệu CSDL In hóa đơn bán hàng In nhật ký bán hàng Nhật ký bán hàng F 3 2 1 Hóa đơn bán hàng G G 3 2 1 Hóa đơn bán hàng Ký xác nhận 3 2 1 Hóa đơn bán hàng đã ký KH H 3 Hóa đơn bán hàng đã ký Nhập liệu Cập nhật dữ liệu CSDL Tập tin phải thu KH 3 Hóa đơn bán hàng đã ký In sổ chi tiết phải thu KH Sổ chi tiết phải thu KH 4 Giấy giao hàng 1 Phiếu xuất kho N N F Nhật ký bán hàng Sổ chi tiết phải thu KH Đối chiếu so sánh sổ sách Nhập liệu Nhật ký bán hàng Sổ chi tiết phải thu KH H 2 Hóa đơn bán hàng đã ký N N Cập nhật dữ
liệu Tập tin sổ cái TK
CSDL
In sổ cái TK
Sổ cái
TK N
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
50
d) KH thanh toán
Đây là hoạt động cuối cùng trong chu trình DT. KH gởi séc thanh toán và giấy báo thanh toán kèm hóa đơn đến công ty. Các chứng từ này do kế toán thanh toán nhận, sau đó chuyển hóa đơn cho thủ quỹ. Sau khi so sánh đối chiếu chứng từ, kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính theo từng hóa đơn, số séc thanh toán cũng nhƣ theo từng giấy báo thanh toán, tạo ra tập tin thanh toán và lập phiếu thu 2 liên, liên 1 lƣu, liên 2 chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận chứng từ thì so sánh đối chiếu, tiếp đến sẽ nhập liệu vào phần mềm để thực hiện việc ghi sổ quỹ.
51
KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
KH
Giấy báo thanh
toán 1 Hóa đơn bán hàng đã ký Đối chiếu so sánh chứng từ Nhập liệu Tập tin thanh toán In nhật ký thanh toán Cập nhật dữ liệu Nhật ký thanh toán N N CSDL In phiếu thu 2 1 Phiếu thu 1 Hóa đơn bán hàng đã ký 1 Hóa đơn bán hàng đã ký Phiếu thu 2