Kế toán tiền mặt tại công ty cổ phần Bibica

Phản ánh vào sơ đồ chữ T: 111 – Tiền mặt Tiền mặt còn tồn quỹ đầu kỳ - Tiền mặt tăng - Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê - Chênh lệch tăng tỷ giá do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuố

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA

Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Giảng viên hướng dẫn : Th.S NGUYỄN QUỲNH TỨ LY

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN

MSSV: 1054030943 Lớp: 10DKKT03

TP Hồ Chí Minh, 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và các số liệu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty Cổ phần BIBICA, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2014

Tác giả (Ký tên)

NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần BIBICA, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các anh chị trong công ty, giáo viên hướng dẫn và các bạn đến nay em

đã hoàn thành xong báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin chân thành cảm ơn Th.S NGUYỄN QUỲNH TỨ LY giáo viên hướng dẫn

đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến để em hoàn thành đề tài

Em cũng chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc và Trưởng phòng Kế toán tài chính đã tạo điều kiện cho em thực tập tại Công Ty Cổ Phần BIBICA Đặc biệt, em xin cảm ơn chị PHẠM THỊ THANH HƯƠNG - Kế toán tổng hợp cùng toàn thể các anh chị trong phòng

kế toán đã nhiệt tình chỉ dẫn những vấn đề thực tế phát sinh tại Công ty để em có thể dễ dàng tiếp xúc với số liệu và có dịp vận dụng, nâng cao trình độ bản thân

Trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp còn nhiều thiếu sót trong cách trình bày, diễn đạt Em kính mong nhận được sự phê bình, đóng góp của thầy cô để em có thể rút ra kinh nghiệm ngày càng hoàn thiện đề tài của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2014

Tác giả (Ký tên)

NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN MSSV : 1054030943 Khoá : 2010-2014  Thời gian thực tập ………

………

………

 Bộ phận thực tập ………

………

 Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ………

………

………

………

 Kết quả thực tập theo đề tài ………

………

 Nhận xét chung ………

………

………

………

Ngày … tháng ….năm 2014 Đơn vị thực tập

(Ký tên và đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2014

Giảng viên hướng dẫn

(Ký tên)

K.KH&DV Khối kế hoạch và dịch vụ

NM BBC BH Nhà máy Biên Hòa

BQLNH Bình quân liên ngân hàng

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Sơ đồ 1.1 Kế toán tiền mặt (VND) 13

Sơ đồ 1.2 Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) 20

Sơ đồ 1.3 Kế toán tiền mặt (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý) 23

Sơ đồ 2.1 Quá trình phát triển của BIBICA 27

Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần BIBICA 28

Sơ đồ 2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần BIBICA 29

Sơ đồ 2.4 Hình thức kế toán máy 33

Biểu đồ 2.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty 34

Hình 2.1 Quy trình thu tiền mặt tại Công ty 39

Hình 2.2 Quy trình chi tiền qua hệ thống 51

Hình 2.3 Quy trình kiểm quỹ qua hệ thống 70

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

KẾT LUẬN 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT 3

1.1 Những vấn đề chung về kế toán tiền mặt 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Tài khoản sử dụng 3

1.1.3 Chứng từ sử dụng 4

1.1.4 Nguyên tắc hạch toán chung về tiền mặt 5

1.1.5 Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt 6

1.1.6 Các yêu cầu về quản lý tiền mặt tại quỹ 6

1.1.7 Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt 8

1.2 Kế toán tiền mặt là tiền Việt Nam 8

1.2.1 Nguyên tắc quản lý tiền Việt Nam 8

1.2.2 Phương pháp hạch toán 8

1.3 Kế toán tiền mặt là ngoại tệ 14

1.3.1 Các loại tỷ giá 14

1.3.2 Nguyên tắc hạch toán 14

1.3.3 Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá 15

1.3.4 Phương pháp hạch toán 16

1.4 Kế toán tiền mặt là vàng bạc, kim khí quý, đá quý 21

1.4.1 Nguyên tắc hạch toán 21

1.4.2 Nguyên tắc quản lý 21

1.4.3 Phương pháp hạch toán 21

1.5 Kiểm kê quỹ tiền mặt 24

1.5.1 Ý nghĩa của kiểm kê 24

1.5.2 Kỳ hạn kiểm kê 24

1.5.3 Tiến hành kiểm kê 24

CHƯƠNG 2.KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA 26

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần BIBICA 26

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần BIBICA 26

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần BIBICA 28

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần BIBICA 28

2.1.4 Tình hình Công ty những năm gần đây 34

2.1.5 Phương hướng phát triển của Công ty 35

2.2 Thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA 36

2.2.1 Kế toán tiền mặt tại Công ty 36

2.2.2 Quy trình thu tiền mặt tại Công ty 37

2.2.3 Quy trình chi tiền mặt tại Công ty 51

2.2.4 Kiểm quỹ 66

2.2.5 Sổ sách liên quan 74

CHƯƠNG 3.NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 78

3.1 Nhận xét 78

3.1.1 Nhận xét tổng quát về Công ty Cổ phần BIBICA 78

3.1.2 Nhận xét về phần hành kế toán tại Công ty CP BIBICA 79

3.2 Kiến nghị 83

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều

cơ hội mở rộng thị trường kinh doanh nhưng bên cạnh đó cũng phải đối mặt với không ít khó khăn, thử thách do cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Để tồn tại, phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm rõ được tình hình kinh doanh và tiềm năng của mình trên thị trường Muốn thực hiện được điều này các doanh nghiệp phải nâng cao cơ cấu quản lý nhất là công tác kế toán

Công tác kế toán là trợ thủ đắc lực, là một công cụ quản lý quan trọng phản ánh các biến động hằng ngày của doanh nghiệp Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh để đưa ra phân tích, đánh giá cũng như hoạch định những chiến lược hợp lý nhằm đạt hiệu quả sử dụng vốn và nguồn lực của doanh nghiệp một cách tối ưu nhất

Các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với công tác kế toán đặc biệt là tiền Tiền là khoản mục rất quan trọng, nó quyết định sự tồn vong của một doanh nghiệp Nếu xảy ra sai sót trong việc tính toán khoản mục này có thể ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí và các khoản mục quan trọng khác Vì vậy các nhà quản trị phải

có biện pháp quản lý chặt chẽ hơn khoản mục này nhằm đảm bảo việc cân đối thu chi, và hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng ứ đọng hoặc thiếu hụt tiền

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiền nên em đã quyết định chọn Đề tài

“KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA” qua đó em có dịp để nghiên cứu sâu hơn, nắm vững và củng cố những gì đã học, ngày càng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cũng như công tác kế toán thực tế

 Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA để

từ đó đưa ra những nhận xét và kiến nghị hữu ích nhằm giúp hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị trong thời gian sắp tới

 Phương pháp nghiên cứu:

Các nguồn thu thập số liệu: thu thập số liệu thứ cấp tại Phòng Kế toán Công ty và thu thập thông tin trên sách báo, trang web

Thu thập các ý kiến, phân tích tình hình trên báo chí, trang web của Công ty hay web khác để có được các nhận định khách quan hơn và đồng thời làm cơ sở để sau này đưa ra các nhận xét, đánh giá đúng đắn góp phần hoàn thiện công tác kế toán của Công ty trong tương lai

 Kết cấu đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận thì bài gồm 3 phần:

Chương 1 Cơ sở lý luận kế toán tiền mặt

Chương 2 Kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA

Chương 3 Nhận xét và kiến nghị

Trong phạm vi đề tài nghiên cứu, em sẽ tổng hợp ngắn gọn về kế toán tiền mặt trên thực tế tại Công ty Cổ phần BIBICA Do trình độ còn hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi các thiếu sót cả về mặt nội dung và hình thức Vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài viết hoàn thiện hơn

-o0o -

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT

1.1.2 Tài khoản sử dụng

- Số hiệu tài khoản kế toán sử dụng: TK 111

- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, có 3 tài khoản cấp 2:

 TK 1111 – Tiền Việt Nam

 TK 1112 – Ngoại tệ

 TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

- Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 111 “Tiền mặt”

Bên Nợ phản ánh:

 Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ

 Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

 Chênh lệch tăng của tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ đối với tiền mặt ngoại tệ

Bên Có phản ánh:

 Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ

 Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

 Chênh lệch giảm của tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ đối với tiền mặt ngoại tệ

Số dư bên Nợ:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ

Phản ánh vào sơ đồ chữ T:

111 – Tiền mặt

Tiền mặt còn tồn quỹ đầu kỳ

- Tiền mặt tăng

- Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỷ giá do đánh giá lại

số dƣ ngoại tệ cuối kỳ

- Tiền mặt giảm

- Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch giảm tỷ giá do đánh giá lại

số dƣ ngoại tệ cuối kỳ

Cộng phát sinh bên nợ Cộng phát sinh bên có

Tiền mặt còn tồn quỹ cuối kỳ

Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, Kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”

- Kết cấu TK 007 - Ngoại tệ các loại nhƣ sau:

Bên Nợ phản ánh: Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ)

Bên Có phản ánh: Số ngoại tệ xuất ra (nguyên tệ)

Số dƣ bên nợ: Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (nguyên tệ)

1.1.3 Chứng từ sử dụng

 Các chứng từ đƣợc sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt bao gồm:

- Phiếu thu (mẫu 01-TT): do kế toán lập thành ba liên

- Phiếu chi (mẫu 02-TT): do kế toán lập thành ba liên

- Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT)

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu 04-TT)

- Giấy đề nghị thanh toán (mẫu 05-TT)

- Biên lai thu tiền (mẫu 06-TT)

 Các biên bản kiểm kê:

- Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý (mẫu 07-TT)

- Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08a-TT) dùng cho tiền Việt Nam

- Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08b-TT) dung cho ngoại tệ, bạc, kim khí, đá quý

- Bảng kê chi tiền (mẫu 09-TT)

Trong đó:

- Phiếu thu: được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ

đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu

- Phiếu chi: được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ

đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền

- Giấy đề nghị tạm ứng: là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán

- Giấy đề nghị thanh toán: dùng trong trường hợp đã chi tiền nhưng chưa được thanh toán lại hoặc chưa nhận thanh toán, chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm chứng từ (nếu có) Làm thủ tục thanh toán

- Biên lai thu tiền: là chứng từ biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ đồng thời để người nộp tiền chứng minh đã thanh toán, nộp tiền hoặc lưu quỹ

- Bảng kiểm kê quỹ: là bằng chứng xác nhận số tiền mặt tồn quỹ thực tế tại đơn vị

và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ làm cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất và bồi thường cũng như là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ kế toán theo số tiền tồn quỹ thực tế

- Bảng kê chi tiền: là căn cứ để quyết toán kinh phí cho đại biểu tham dự hội thảo tập huấn Áp dụng cho các cuộc hội thảo, tập huấn diễn ra nhiều ngày, tiền chỉ thanh toán một lần vào ngày cuối hội thảo

1.1.4 Nguyên tắc hạch toán chung về tiền mặt

- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: hạch toán tiền mặt phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “Đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”)

- Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng không qua quỹ tiền mặt của đơn vị thì không ghi vào bên Nợ Tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên

Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”

- Các khoản tiền mặt do các doanh nghiệp khác hay cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp

- Đối với vàng bạc, kim loại quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản tiền chỉ được

áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim loại quý, đá quý

- Đối với kế toán tiền mặt liên quan ngoại tệ thì tuân theo chuẩn mực kế toán số 10 Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái (ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài Chính)

1.1.5 Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt

- Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ do nhà nước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu tiền và chi tiền, tập trung nguồn tiền vào ngân hàng nhằm điều hòa lượng tiền tệ trong lưu thông tránh lạm phát, bội chi ngân sách Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất phụ trách quản lý tiền mặt

- Mỗi doanh nghiệp đều phải quy định một lượng tiền mặt tồn quỹ nhất định tại quỹ

Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp

- Thủ quỹ hoàn toàn chịu trách nhiệm về khoản thu chi và tồn quỹ tiền mặt Thủ quỹ không được giao người khác làm nhiệm vụ thay mình khi không có sự đồng ý của Trưởng phòng, Giám đốc

- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có Phiếu thu, Phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền, người giao tiền, người cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ kế toán quy định Trong một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm

- Kế toán phải mở sổ quỹ tiền mặt (ngoại tệ và Việt Nam đồng), ghi chép hằng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm Và phải mở sổ riêng theo dõi chi tiết cho từng loại vàng bạc, đá quý (theo số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị)

- Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu

sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán tiền và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch

1.1.6 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền mặt tại quỹ

Tiền là loại tài sản nhạy cảm, có tính thanh khoản cao nên dễ bị sai sót, tham ô, biển thủ Để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng tiền thì đơn vị phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt

 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Việc thu, chi tiền đúng, đủ, kịp thời, phù hợp nhu cầu không lãng phí

- Duy trì được số dư tồn quỹ hợp lý giúp đảm bảo nhu cầu chi tiêu và khả năng thanh toán nợ đến hạn Ngoài ra, Đơn vị còn tránh được lượng tồn quỹ quá nhiều, không sinh lợi mà còn xảy ra rủi ro

 Các yêu cầu quản lý tiền mặt

- Phải tách biệt hai chức năng là giữ tiền mặt và ghi sổ sách kế toán (thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm), những nhân viên giữ tiền không được tiếp cận với sổ sách

và các nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt

- Ban hành chế độ kiểm kê quỹ, quy định rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc quản lý tiền tại quỹ

- Chỉ dùng tiền mặt để thanh toán những khoản chi tiêu lặt vặt, không được chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả Séc

- Khi thu, chi tiền, thủ quỹ phải kí tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên Phiếu thu, Phiếu chi tránh tình trạng thu, chi bị trùng lắp

 Quá trình thu tiền

- Lập bản danh sách theo dõi thu chi tiền mặt tại nơi nhận tiền mặt

- Thu nợ tại cơ sở khách hàng, nhân viên thu nợ phải có giấy ủy quyền của Công ty ghi đầy đủ các thông tin như tên, số chứng minh nhân dân, khách hàng nào, số tiền thu Lúc về, nhân viên nộp ngay tiền mặt cho Thủ quỹ hay nộp lại hóa đơn, giấy ủy quyền (nếu không thu được tiền) và giải thích lý do

- Cần lập báo cáo theo dõi tình hình chiết khấu, giảm giá hàng bán, hàng trả lại.Và định kỳ kiểm tra báo cáo nhằm xem xét các nghiệp vụ này có thực sự được xét duyệt bởi người có thẩm quyền một cách thích hợp hay không

 Quá trình chi tiền

- Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt nên có hạn mức thanh toán bằng tiền mặt

- Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng cần được người có thẩm quyền xét duyệt trước khi lập Phiếu chi

- Đối với việc mua hàng, kế toán cần phải đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ trước khi chi tiền

- Định kỳ rà soát lại tình hình công nợ để có kế hoạch thanh toán đúng hạn

1.1.7 Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

- Phản ánh kịp thời tình hình thu chi, tồn quỹ tiền và tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình của các loại vàng bạc, kim loại quý, đá quý và ngoại tệ

- Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách phát hiện kịp thời các trường hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng tiền đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả

- Phản ánh, theo dõi các khoản tiền đang chuyển để kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc giúp doanh nghiệp có biện pháp kịp thời giải phóng tiền đang chuyển

1.2 Kế toán tiền mặt là tiền Việt Nam

Tiền Việt Nam là loại tiền phù hiệu, là loại tiền giấy và tiền đồng kim loại do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được dùng làm phương tiện giao dịch chính thức cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.1 Nguyên tắc quản lý tiền Việt Nam

- Trong mỗi doanh nghiệp bao giờ cũng phải có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày cho hoạt động của doanh nghiệp

- Tiền mặt tại quỹ phải được bảo quản trong két, hòm sắt đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, mất trộm, chống cháy, chống mối xông và hạn chế việc tiếp cận

- Thủ qũy hạch toán và theo dõi tình hình tiền mặt tại quỹ hằng ngày

1.2.2 Phương pháp hạch toán

(1) Nhận vốn được giao, nhận vốn góp bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

(2) Rút tiền gửi ngân hàng, vay dài hạn, ngắn hạn và vay khác, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 311 – Vay ngắn hạn

Có TK 341 –Vay dài hạn

(3) Thu hồi các khoản nợ phải thu nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi:

(5) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:

 Chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (Giá chưa có VAT)

Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá chưa có VAT)

Có TK 33311 –Thuế GTGT phải nộp

 Không chịu thuế GTGT hay chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (Tổng giá thanh toán)

Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Tổng giá thanh toán)

(6) Các khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt của Nhà nước, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 3339 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

(7) Doanh thu từ các hoạt động tài chính và thu nhập khác thu ngay bằng tiền mặt,

kế toán ghi:

 Chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Giá chưa có VAT)

Có TK 711 – Thu nhập khác (Giá chưa có VAT)

Có TK 33311 –Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

 Không chịu thuế GTGT hay chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Tổng giá thanh toán)

Có TK 711 – Thu nhập khác (Tổng giá thanh toán)

(8) Nhận các khoản ký cược, ký quỹ của đơn vị khác bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn)

Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn

(9) Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi, kế toán ghi:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 111 – Tiền mặt

(10) Chi tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả, kế toán ghi:

Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn

Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả

Nợ TK 331 – Phải tra cho người bán

Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

(12) Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa về nhập kho để dùng vào sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, kế toán ghi:

 Phương pháp kê khai thường xuyên

(14) Xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng, kế toán ghi:

 Chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111 – Tiền mặt

 Không chịu thuế GTGT hay chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (Tổng giá thanh toán)

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (Tổng giá thanh toán)

(15) Chi tiền mặt cho hoạt động đầu tư XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ hoặc mua TSCĐ phải qua lắp đặt để dùng vào sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang

(17) Chi tạm ứng tiền lương cho nhân viên bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

(19) Chi tiền mặt dùng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, kế toán ghi:

Nợ TK 635 – Chi hoạt động tài chính

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111 – Tiền mặt

- Cuối kỳ kiểm kê quỹ tiền mặt xử lý chênh lệch:

(20) Kiểm kê qũy tiền mặt phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi:

Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua vật tƣ, hàng hóa,

công cụ, TSCĐ bằng TM

Nhận vốn góp, vốn cấp

bằng TM

Chi phí phát sinh bằng TM

Doanh thu hoạt động SXKD

Rút TGNH nhập quỹ TM Gửi TM vào ngân hàng

Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng, ký cƣợc, ký quỹ

TM thừa phát hiện khi kiểm kê

TM thiếu phát hiện khi kiểm kê

1.3 Kế toán tiền mặt là ngoại tệ

Ngoại tệ là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng: đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), đô la Hồng Kông (HKD), phrăng Pháp (FFr), yên Nhật (JPY), mác Đức (DM)

1.3.1 Các loại tỷ giá

- Tỷ giá ngày giao dịch: là tỷ giá thực tế phát sinh tại thời điểm giao dịch và căn cứ

để ghi vào sổ kế toán

- Tỷ giá ghi sổ kế toán: là tỷ giá hiện tại được thể hiện trên sổ kế toán

 Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ:

- Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ

- Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo các phương pháp sau:

 Tỷ giá bình quân gia quyền: bình quân cuối kỳ, bình quân liên hoàn

Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ theo quy định của chuẩn mực kế toán số 10:

- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ phải quy đổi sang

“đồng Việt Nam” theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

để ghi sổ Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó

- Đối với các giao dịch làm giảm khoản phải thu, khoản phải trả bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ

- Đối với các giao dịch làm giảm tài khoản tiền bằng ngoại tệ được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ (áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá xuất)

- Đối với các tài khoản thuộc loại doanh thu, hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí khác khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được ghi sổ

kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Đối với các giao dịch làm tăng tài khoản tiền, khoản phải thu, khoản phải trả bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Nếu có chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn SXKD kể cả doanh nghiệp đang có hoạt động đầu tư XDCB thì phản ánh vào TK 515 “Doanh thu tài chính” hoặc

TK 635 “Chi phí tài chính”

- Nếu có chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn có hoạt động đầu tư XDCB thì phản ánh vào TK 4132 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư” hoặc chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh, kể cả doanh nghiệp SXKD có cả hoạt động đầu tư XDCB thì phản ánh vào TK 4131 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính”

Cuối niên độ kế toán phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ được báo cáo theo tỷ giá cuối kỳ, đó là tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính

Đối với doanh nghiệp sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái thì các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh Và Doanh nghiệp không được đánh giá lại các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ đã sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái

1.3.3 Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá

- Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ hoặc kết chuyển TK 4131 chênh lệch do đánh giá lại cuối kỳ của hoạt động sản xuất kinh doanh, kể cả hoạt động đầu tư XDCB (của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tư XDCB)

 Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái của các khoản mục tiền tệ ghi nhận vào

TK 635 hoặc TK 515

 Doanh nghiệp không được chia lợi nhuận hoặc trả cổ tức trên lãi chênh lệch

tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính của khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ

- Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại cuối kỳ của hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động)

 Khoản chênh lệch tỷ giá của khoản mục tiền được phản ánh lũy kế trên Bảng cân đối kế toán, chỉ tiêu TK 4132 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”

 Khi kết thúc quá trình đầu tư XDCB, toàn bộ chênh lệch hối đoái thực tế phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB (Lỗ hoặc lãi) không tính vào trị giá TSCĐ mà kết chuyển toàn bộ một lần (nếu nhỏ) vào TK 635 hoặc TK 515 của năm tài chính có TSCĐ và các tài sản đầu tư hoàn thành bàn giao đưa vào hoạt động hoặc phân bổ tối đa là 5 năm (nếu lớn) kể từ khi công trình hoàn thành đưa vào hoạt động

- Chênh lệch tỷ giá phát sinh do chuyển đổi báo cáo tài chính của các hoạt động ở nước ngoài không thể tách rời với hoạt động doanh nghiệp báo cáo được ghi nhận ngay vào TK 635 hoặc TK 515 trong kỳ

1.3.4 Phương pháp hạch toán

1.3.4.1 Doanh nghiệp trong giai đoạn sản xuất kinh doanh

(1) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ, kế toán ghi:

Nợ TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá BQLNH)

Có TK 511, 515, 711 (Tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá BQLNH)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Đồng thời ghi bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại (khi nào thu được ngoại tệ) (2) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ chưa thu tiền khách hàng

kế toán ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (Tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá BQLNH)

Có TK 511, 515, 711 (Tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá BQLNH)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

(3) Khi thu nợ phải thu bằng ngoại tệ, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá (Tỷ giá thực tế < Tỷ giá ghi nợ)

Nợ TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá BQLNH)

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính (Chênh lệch tỷ giá)

Có TK 131, 136, 138…(Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá (Tỷ giá thực tế > Tỷ giá ghi nợ)

Nợ TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá BQLNH)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chênh lệch tỷ giá)

Có TK 131, 136, 138…(Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại

(4) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ,

kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá tại ngày giao dịch < Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241, 623, 627, 641 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính (Chênh lệch tỷ giá)

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá tại ngày giao dịch > Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241, 623, 627, 641 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chênh lệch tỷ giá)

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

(5) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ chưa thanh toán cho nhà cung cấp hoặc vay ngắn hạn, vay dài hạn, nợ dài hạn hoặc nợ nội bộ bằng ngoại tệ Thì căn cứ vào tỷ giá thực tế ngày giao dịch, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241, 623, 627, 641 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 311, 331, 341, 342, 336 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

(6) Khi thanh toán nợ phải trả (nợ phải trả người bán,vay ngắn hạn, vay dài hạn,

nợ nội bộ ) bằng tiền mặt ngoại tệ, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán < Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 311, 331, 341, 342, 336 (Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán)

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính (Chênh lệch tỷ giá)

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán > Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 311, 331, 341, 342, 336 (Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chênh lệch tỷ giá)

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

(7) Cuối kỳ, tiến hành đánh giá lại tiền mặt ngoại tệ tồn quỹ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá

(Tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ < Tỷ giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 1112 – Tiền mặt

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá

(Tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ > Tỷ giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 1112 – Tiền mặt

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

(8) Cuối kỳ, kết chuyển chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại tiền mặt ngoại tệ tồn quỹ,

kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính (Ghi ngay 1 kỳ)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn (Nếu phân bổ lỗ nhiều kỳ)

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá

Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (Nếu phân bổ lãi nhiều kỳ)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Ghi ngay 1 kỳ)

1.3.4.2 Giai đoạn trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh

(9) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá tại ngày giao dịch < Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241, 623, 627, 641 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ

Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá tại ngày giao dịch > Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241, 623, 627, 641 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

(10) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB chưa thanh toán cho nhà cung cấp hoặc vay ngắn hạn, vay dài hạn bằng ngoại tệ Căn cứ vào tỷ giá thực tế ngày giao dịch, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241, 623, 627, 641 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 311, 331, 341, 342, 336 (Tỷ giá tại ngày giao dịch)

(11) Khi thanh toán nợ phải trả (nợ phải trả người bán, vay ngắn hạn, vay dài hạn,

nợ nội bộ ) bằng tiền mặt ngoại tệ, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán < Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 311, 331, 341, 342, 336 (Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán)

Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá trong giao dịch

(Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán > Tỷ giá xuất ngoại tệ)

Nợ TK 311, 331, 341, 342, 336 (Tỷ giá ghi nợ theo sổ kế toán)

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 1112 – Tiền mặt (Tỷ giá xuất ngoại tệ theo sổ kế toán)

Đồng thời ghi bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

(12) Khi kết thúc hoạt động đầu tư XDCB, kế toán tiến hành xử lý kết chuyển chênh lệch tỷ giá, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá (TK 4132 có số dư bên Nợ)

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính (Ghi ngay 1 kỳ)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn (Nếu phân bổ lỗ nhiều kỳ)

Có TK 4132 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá (TK 4132 có số dư bên Có)

Nợ TK 4132 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (Nếu phân bổ lãi nhiều kỳ)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Ghi ngay 1 kỳ)

Chênh lệch tỷ giá tăng do

đánh giá lại ngoại tệ

Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại ngoại tệ

1.4 Kế toán tiền mặt là vàng bạc, kim khí quý, đá quý

1.4.1 Nguyên tắc hạch toán

Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh vào tài khoản vốn bằng tiền chỉ

áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi

số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, giá trị của từng thứ, từng loại Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán), còn giá xuất

có thể được tính theo một trong các phương pháp sau:

 Phương pháp bình quân gia quyền

1.4.2 Nguyên tắc quản lý

- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập và xuất quỹ đều phải được kiểm nghiệm và lập bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý đính kèm với phiếu thu, phiếu chi Người kiểm nghiệm lập bảng thành 2 liên, 1 liên đính kèm phiếu thu, phiếu chi chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập hoặc xuất quỹ, 1 liên giao cho người nộp

- Riêng vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược, ký quỹ nhập theo giá nào thì xuất hoàn trả lại theo đúng giá đó và phải đếm số lượng, cân trọng lượng và giám định chất lượng trước khi niêm phong

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng Cuối kỳ phải hạch toán điều chỉnh theo đúng giá vào thời điểm tính toán để

có được giá trị thực tế và chính xác

1.4.3 Phương pháp hạch toán

(1) Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý, kế toán ghi:

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

Có TK 411, 441…

(2) Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý, kế toán ghi:

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

Có TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Có TK 244 – Ký quỹ, ký cược dài hạn

(3) Thu các khoản nợ bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ trong giao dịch

(Giá ghi nợ theo sổ kế toán > Giá thực tế trên thị trường)

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý (giá thực tế trên thị trường)

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính

Có TK 131, 136, 138 (theo giá trị ghi sổ)

 Nếu phát sinh lãi trong giao dịch

(Giá ghi nợ theo sổ kế toán < Giá thực tế trên thị trường)

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý (giá thực tế trên thị trường)

Có TK 131, 136, 138 (theo giá trị ghi sổ)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

(4) Thanh toán các khoản nợ bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ trong giao dịch

(Giá ghi nợ theo sổ kế toán < Giá thực tế trên thị trường)

Nợ TK 311, 331, 336, 338 (theo giá trị ghi sổ)

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính

Có TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý (giá thực tế trên thị trường)

 Nếu phát sinh lãi trong giao dịch

(Giá ghi nợ theo sổ kế toán > Giá thực tế trên thị trường)

Nợ TK 311, 331, 336, 338 (theo giá trị ghi sổ)

Có TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý (giá thực tế trên thị trường)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

(5) Chi khoản ký cược, ký quỹ bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý, kế toán ghi:

Nợ TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược dài hạn

Có TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

(6) Cuối kỳ, tiến hành đánh giá lại số dƣ, kế toán ghi:

 Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch giá

(Giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ < Giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

 Nếu phát sinh lãi do chênh lệch giá

(Giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ > Giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản

khí quý, đá quý

Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dƣ vàng bạc, kim khí

quý, đá quý

1.5 Kiểm kê quỹ tiền mặt

Kiểm kê là phương pháp kế toán, thông qua việc cân đong đo đếm số lượng và đánh giá lại chất lượng, giá trị của tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để đối chiếu với

số liệu trong sổ kế toán

1.5.1 Ý nghĩa của kiểm kê

- Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản tại đơn vị, ngăn ngừa các hiện tượng thất thoát và tham ô tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính đồng thời góp phần nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản

- Kiểm kê giúp cập nhật số liệu trên sổ sách theo đúng số liệu thực tế

- Kiểm kê giúp người quản lý tài sản biết chính xác tình hình thiếu, thừa tài sản tại đơn vị để kịp thời tìm ra nguyên nhân và biện pháp xử lý

- Ngoài ra, kiểm kê còn giúp phát hiện tài sản ứ đọng, từ đó có kế hoạch sử dụng, mua sắm và huy động tài sản một cách hợp lý hơn vào quá trình sản xuất kinh doanh

1.5.3 Tiến hành kiểm kê

1.5.3.1 Trước khi kiểm kê

- Kế toán phải tham mưu cho ban lãnh đạo về việc xác định phạm vi và đối tượng kiểm kê, phương pháp tiến hành kiểm kê, còn tổ chức hướng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các thành viên trong ban kiểm kê

- Thành lập ban kiểm kê: do kế toán trưởng chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ kinh tế cho các thành viên tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê và lập kế hoạch tham gia kiểm kê

- Trước khi tiến hành kiểm kê, kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời kỳ kiểm kê Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp tài sản theo từng loại, ngăn nắp để việc kiểm kê nhanh chóng

1.5.3.2 Thực hiện kiểm kê

- Nhân viên kiểm kê phải trực tiếp cân đong đo đếm tài sản tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý tài sản đó (Thủ quỹ)

- Kế toán phải theo dõi, tính toán, ghi chép, tổng hợp kết quả kiểm kê và xác định các khoản chênh lệch thừa hoặc thiếu cần xử lý

- Kế toán lập các bảng khi kiểm kê

 Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý (mẫu 07-TT)

 Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08a-TT) dùng cho tiền Việt Nam

 Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08b-TT) dung cho ngoại tệ, bạc, kim khí, đá quý

- Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản kiểm kê có chữ ký của nhân viên kiểm kê và thủ quỹ, kế toán trưởng

1.5.3.3 Sau khi kiểm kê

Sau khi kiểm kê xong, các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để thực hiện đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu ghi trên sổ sách kế toán Nếu có phát sinh chênh lệch, kế toán phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo số liệu đã được kiểm kê, sau đó báo cáo với kế toán trưởng Khi có quyết định xử lý của cấp trên cho từng trường hợp cụ thể, kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sổ sách kế toán

CHƯƠNG 2 KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA

-o0o -

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần BIBICA

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần BIBICA 2.1.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần BIBICA

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( BIBICA CORPORATION)

Tên viết tắt : BIBICA Mã số doanh nghiệp: 360036970

Đăng ký lần 1 : Ngày 16 tháng 01 năm 1999

Đăng ký lần 2 : Ngày 05 tháng 07 năm 2008

Trụ sở chính : 443 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình, TPHCM

Điện thoại : (08)9717920 Fax : (08)9717922

Vốn điều lệ : 154.207.820.000đồng

Logo Công ty :

 Các nhà máy và chi nhánh

- Nhà Máy Bibica Hà Nội, Nhà Máy Bibica Biên Hòa

- Công ty TNHH một thành viên Bibica Miền Đông

- Công ty TNHH một thành viên Bibica Miền Bắc

- Các chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh, Cần Thơ

2.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

- Sản xuất, kinh doanh trong và ngoài nước, bao gồm các lĩnh vực về công nghiệp chế biến bánh - kẹo - nha, bột dinh dưỡng, sữa và các sản phẩm từ sữa, sữa đậu nành, nước giải khát, bột giải khát và các loại thực phẩm chế biến khác

- Xuất nhập khẩu: Nhập khẩu các nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất khẩu các sản phẩm: bánh - kẹo - mạch nha, các loại sản phẩm và hàng hóa khác

- Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi đăng ký và phù hợp với quy định của pháp luật

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc

đi thuê

2.1.1.3 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần BIBICA

- Ngày 16/01/1999, Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hòa với thương hiệu Bibica được thành lập với vốn điều lệ ban đầu là 25 tỉ đồng

- Bắt đầu từ 2000, Các chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ lần lượt được thành lập

- Tháng 2 năm 2000, Công ty Bibica vinh dự là Công ty đầu tiên trong ngành hàng bánh kẹo Việt Nam được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9002 của tổ chức BVQI Anh Quốc

- Ngày 16/11/2001, Công ty Bibica được Ủy Ban Chứng Khoán nhà nước cấp phép niêm yết trên thị trường chứng khoán và chính thức giao dịch tại trung tâm giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh từ đầu tháng 12/2001

- Tháng 4 năm 2002, nhà máy Bánh Kẹo Biên Hoà II được khánh thành tại khu công nghiệp Sài Đồng, Gia Lâm, Hà Nội

- Bước sang năm 2004, Công ty đã mạnh dạn đầu tư vào hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP Công ty đã kí hợp đồng với viện dinh dưỡng Việt Nam để phối hợp nghiên cứu sản xuất những sản phẩm giàu dinh dưỡng và phù hợp mong muốn sử dụng các sản phẩm tốt cho sức khoẻ của người tiêu dùng

- Kể từ ngày 17/1/2007, Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hòa chính thức đổi tên thành "Công Ty Cổ Phần Bibica"

- Từ năm 1993 đến năm 2005, Công ty đã nhập khẩu nhiều dây chuyền sản xuất mới, tiên tiến nhằm đa dạng hóa sản phẩm và kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng tăng nhanh trong nước :

Sơ đồ 2.1 Quá trình phát triển của BIBICA

Dây chuyền

Bánh-Kẹo-Nha

Dây chuyền Kẹo dẻo

Dây chuyền Kẹo mềm

Dây chuyền Bánh snack

Dây chuyền Bánh bông lan

Dây chuyền Chocolate

Chuyển sang lĩnh vực đồ uống

Dây chuyền Bánh cookies

Dây chuyền thùng carton, khay nhựa

kẹo mẹ

Dây chuyền bánh trung thu, cookies nhân Ra mắt sản phẩm dinh dưỡng

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần BIBICA

Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần BIBICA

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu hỗn hợp giữa trực tuyến và chức năng Theo cách tổ chức này, công việc hằng ngày ở các công ty con, nhà máy nào thì thuộc trách nhiệm của Giám đốc tại các công ty, nhà máy đó Tuy nhiên, các kế hoạch

và chính sách dài hạn phải tuân thủ theo các kế hoạch và theo sự hướng dẫn thực hiện của Tổng công ty nhằm phối hợp nhịp nhàng hoạt động giữa các nhà máy, công ty con theo mục tiêu chung của toàn công ty Với kiểu tổ chức này giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn, tăng quyền chủ động và tự chủ trong hoạt động SXKD

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần BIBICA 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Phòng công tác kế toán gồm 7 nhân viên, mỗi người chịu trách nhiệm thực hiện một phần hành khác nhau Còn về mảng tiền lương không thuộc phòng Kế toán mà do phòng Hành chính thực hiện, xử lý rùi thông qua Kế toán để ghi nhận, chi tiền

ĐẠI HỘI ĐỒNG

CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT

NM BBC

BH

CTY BBC MĐ

Sơ đồ 2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần BIBICA

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số thực tế phát sinh, tình hình luân chuyển tiền tệ,

sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn và xác định kết quả hoạt động SXKD của Công ty

- Kiểm tra tình hình thu, chi, thanh toán tiền, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn để phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty

- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc quản trị và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch

- Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính,

kế toán hiện hành

2.1.3.1.3 Mô tả công việc của phòng kế toán

Nội dung công việc kế toán gồm lập chứng từ kế toán, nhập liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

kế toán tùy theo yêu cầu của từng phần hành qui định

Kế toán

tổng hợp

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán tiền mặt

Kế toán công nợ

Kế toán mua bán hàng

Kế toán tiền gửi

Thủ quỹ

- Nghiên cứu các chế độ chính sách cũ mới trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê

và luật doanh nghiệp… của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra phương pháp thực hiện phù hợp

- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan

- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật tài liệu và số liệu kế toán của Công ty

- Thay mặt cho Kế toán trưởng, tổ chức, phổ biến và hướng dẫn các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan Giúp Kế toán trưởng tổ chức phân tích hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh trong công ty

 Kế toán kho, vật tư NVL

- Lập chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập, xuất ) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ

- Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất

- Cùng Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng …)

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán

- Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, NVL, theo đúng định mức và những qui định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng

- Báo cáo tình hình sử dụng, tồn kho vật tư, NVL phục vụ cho công tác kiểm kê

 Kế toán công nợ

- Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng

- Cùng Kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm, Kế toán thanh toán đối chiếu các khoản công nợ phát sinh Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này

- Theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý qui định, chi tiết theo từng đối tượng Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối, các hiện tượng nợ đọng, không

có khả năng thu hồi báo cáo với Kế toán trưởng và Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý

- Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc

 Kế toán ngân hàng

- Giao dịch với ngân hàng và theo dõi số liệu theo yêu cầu thanh toán

- Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu

- Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc

và các chứng từ khác theo qui định (các loại thanh toán không dùng tiền mặt)

- Đối chiếu và cung cấp các chứng từ thanh toán với Kế toán công nợ

- Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết toán

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán

- Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng cho công ty, kiểm tra và theo dõi tờ khai thuế GTGT hàng tháng

 Kế toán tổng hợp

- Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và chế độ báo cáo định kỳ, hàng tháng, qúy, năm, căn cứ vào số liệu nhập trên hệ thống, tài liệu về khấu hao, tiền lương, phân bổ chi phí để tính toán giá thành, lập các báo cáo tổng hợp: bảng cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

và kết quả kinh doanh, báo cáo VAT hàng tháng

- Có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ liên quan đến thuế, kê khai thuế và nộp lên

cơ quan thuế hàng quý và định kỳ

- Theo dõi tình hình biến động tái sản tại Công ty