Công ty Cổ phần BIBICA là một công ty có quy mô sản xuất lớn nên công việc của bộ phận kế toán khá nhiều, phức tạp. Song Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt tình và có chuyên môn cao nên có thể đáp ứng đƣợc những đòi hỏi cao trong công việc, xử lý cũng phần nào thuận lợi hơn.
3.1.2.1. Ƣu điểm
Công tác kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện. Có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm chuyên môn về một mảng kế toán riêng đảm bảo sự phối hợp thống nhất trong công tác kế toán giúp các công tác ghi nhận, xử lý đƣợc thực hiện một cách kịp thời, chính xác.
- Công tác kế toán đƣợc tổ chức theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán, đây chính là sự lựa chọn phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty.
- Phòng kế toán có các quy định quy chế rõ ràng, luôn thực hiện đúng nguyên tắc về thuế và tiêu chuẩn 5S.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán đƣợc trang bị đầy đủ, tiện nghi gồm máy tính, máy in, phần mềm kế toán….
- Công tác kế toán sử dụng phần mềm Oracle giúp công việc của kế toán :
Phần mềm kế toán có bảng biểu thiết kế sẵn có thể nhập dữ liệu vào máy tính sau đó các thông tin tự động ghi vào các sổ giúp công việc tính toán, ghi chép nhanh chóng, đơn giản hơn.
Thu thập thông tin nhanh hơn rút ngắn thời gian hoàn thành báo cáo quyết toán cuối kỳ.
Thuận lợi cho việc kiểm toán và đối chiếu.
- Việc hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên làm tăng độ chính xác, cụ thể về số lƣợng, giá trị hàng tồn kho. Giúp nắm bắt đƣợc trạng thái của hàng tồn kho từ đó đề ra phƣơng hƣớng bảo quản và kinh doanh phù hợp.
- Đặc biệt, mảng tiền lƣơng đƣợc xử lý bởi phòng hành chính còn phòng kế toán chỉ việc hạch toán và chi tiền. Điều này giúp tiền lƣơng đƣợc minh bạch và rõ ràng hơn tránh việc lạm dụng, thất thoát.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 80 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Chứng từ và sổ sách kế toán
- Hệ thống tài khoản tuân thủ theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán quy định và cũng dựa theo tình hình thực tế nên Công ty đã mở thêm nhiều tài khoản chi tiết thể hiện theo từng loại hàng hóa, từng loại khách hàng...giúp Ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc số liệu cụ thể và chi tiết hơn, từ đó đƣa ra quyết định một cách phù hợp và hợp lý.
- Sổ sách kế toán đƣợc lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lƣu trữ thông tin và lập sổ sách đã đƣợc thực hiện trên máy tính và chỉ in ra những phần cần thiết để phục vụ cho việc quản lý. Điều này giúp Công ty giảm đƣợc một phần chi phí lƣu trữ tài liệu và bảo quản kho.
- Hệ thống chứng từ đƣợc lập, luân chuyển và lƣu giữ theo đúng chế độ kế toán quy định. Các chứng từ đƣợc sử dụng hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý. Thông tin trên chứng từ về nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi đầy đủ, chính xác tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Các hóa đơn, chứng từ đƣợc tổ chức, lƣu trữ tƣơng đối khoa học và đƣợc giám sát chặt chẽ, Kế toán phần hành nào thì lƣu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó theo từng tháng, theo số thứ tự liên tục của hóa đơn giúp dễ dàng đối chiếu, theo dõi. Điều này bảo đảm việc phân công rõ ràng, không có sự chồng chéo công việc.
Phần hành công nợ
- Để tăng cƣờng việc theo dõi kịp thời các khoản nợ phải thu, Công ty đã phân công mảng kế toán này cho 2 nhân viên phụ trách:
Một nhân viên phụ trách theo dõi khoản nợ của các khách hàng lớn hợp tác lâu dài, các nhà phân phối hay xuất khẩu.
Một nhân viên khác phụ trách theo dõi các khoản nợ còn lại nhƣ các khoản nợ của siêu thị, showroom, đại lý, các cửa hàng tạp hóa hay khách hàng vãng lai... - Việc phân công trên giúp Công ty nhanh chóng thu hồi các khoản nợ cũng nhƣ đƣa ra các mức dự phòng phù hợp cho các khoản phải thu khó đòi đảm bảo quá trình hoạt động liên tục của Công ty.
- Đối với từng loại khách hàng mà Công ty đƣa ra định mức nợ khác nhau tùy thuộc vào uy tín, khả năng chi trả, quy mô công ty....
- Có các chƣơng trình khuyến mãi, chính sách chiết khấu, ƣu đãi hấp dẫn để tăng kích cầu tiêu dùng sản phẩm.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 81 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Do Công ty có các chính sách và sự phân công hợp lý nên việc thu hồi công nợ có hiệu quả cao hơn so với các doanh nghiệp cùng ngành.
- Cuối tuần hay cuối ngày, kế toán công nợ đều dò lại các hóa đơn đã phát sinh để tránh tình trạng trùng lặp, thiếu hay sai sót.
- Cuối tháng, kế toán lập danh sách các công nợ vƣợt định mức, công nợ quá hạn báo cáo cho kế toán trƣởng và Tổng giám dốc để có phƣơng pháp xử lý phù hợp.
Phần hành tiền
Về quản lý phần kế toán vốn bằng tiền của Công ty tƣơng đối hoàn chỉnh:
- Công ty chia phần hành này thành 2 hình thức là tiền gửi ngân hàng và tiền mặt tại quỹ để dễ dàng theo dõi, quản lý các khoản tiền của Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ sách về vốn bằng tiền đƣợc mở khá đầy đủ, chi tiết giúp theo dõi kịp thời từng khoản thu chi tiền.
- Tổ chức công tác kế toán đã đáp ứng tốt yêu cầu của Công ty đề ra là đảm bảo tính thống nhất về mặt phƣơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, đảm bảo các số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng.
- Việc giữ gìn, bảo quản tiền mặt trong két đảm bảo tính an toàn cao, chống cháy, chống mất trộm. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc cập nhật thƣờng xuyên hằng ngày nên các thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác.
- Về việc quản lý, sử dụng chi tiêu tiền thực hiện đúng theo quy định của Công ty và chế độ kế toán. Chi tiền đúng mục đích, đúng chế độ. Mọi biến động liên quan đến tiền đều làm theo đúng thủ tục và có đầy đủ các chứng từ hợp lý, hợp pháp, hợp lệ.
- Ban lãnh đạo cùng với kế toán trƣởng luôn giám sát chặt chẽ tình hình thu chi và quản lý tiền để đáp ứng đƣợc nhu cầu thanh toán, đảm bảo cho quá trình kinh doanh đƣợc diễn ra liên tục, đem lại hiệu quả cao.
- Công ty đã áp dụng chính sách chiết khấu đối với các khoản thanh toán trƣớc hay đúng hạn để nợ đƣợc thanh toán tốt và tiền đƣa vào càng nhanh. Các khoản tiền nhàn rỗi, Công ty đã đƣa ra các phƣơng pháp sử dụng phù hợp, hiệu quả nhƣ đầu tƣ chứng khoán, bất động sản…
- Các khoản LC đƣợc theo dõi và mở đúng thời hạn tránh sự trì hoãn trong quá trình xuất, nhập khẩu. Hằng ngày, kế toán tiền đều theo dõi tỷ giá tiền gửi, tỷ giá tiền tệ để đƣa ra các phƣơng pháp có lợi nhất cho Công ty.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 82 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Đối với tiền gửi ngân hàng, Kế toán có mối quan hệ tốt, thƣờng liên hệ với các ngân hàng. Kế toán thƣờng xuyên kiểm tra tài khoản, tập hợp và theo dõi đầy đủ các chứng từ và đối chiếu với ngân hàng.
- Cũng nhƣ theo dõi thƣờng xuyên các khoản nợ đến hạn để có kế hoạch thanh toán phù hợp và đƣợc hƣởng những ƣu đãi và chiết khấu.
- Tiền mặt đƣợc Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu hằng ngày nhằm đảm bảo số dƣ trong két đúng quy định và tránh thất thoát. Khi kiểm kê, kế toán phát hiện chênh lệch sẽ đƣợc xử lý ngay nên không có trƣờng hợp thất thoát hay gian lận xảy ra.
Vào cuối mỗi tháng kế toán tiền thƣờng thực hiện:
- Kế toán tiền mặt có lập bảng danh sách chi tiết các khoản chi hộ, thu hộ cho các nhà máy cũng nhƣ liệt kê chi tiết các khoản thu chi nhỏ không có hóa đơn trong tháng.
- Ban kiểm kê kiểm tra và lập bảng kiểm kê quỹ tiền mặt.
- Cũng nhƣ thực hiện sao kê tài khoản, đối chiếu các khoản tiền gửi trong tháng thực tế trên sổ phụ tài khoản với sổ sách.
3.1.2.2. Hạn chế
- Hệ thống máy tính hay phần mềm kế toán đôi khi bị trục trặc phải nhờ đến phòng kỹ thuật sửa chữa, làm công tác kế toán bị chậm trễ.
- Việc tập hợp, luân chuyển chứng từ do không quy định cụ thể về thời gian nộp giữa các bộ phận nên chứng từ thƣờng bị chậm trễ trong quá trình chuyển đến kế toán để xử lý dẫn đến bị tồn đọng, xử lý không kịp vào cuối tháng và rất dễ bị nhầm lẫn.
- Công việc hằng ngày khá nhiều, mang tính cấp bách cao nhƣng giờ nghỉ trƣa ít, không đủ thời gian để nghỉ ngơi làm cho các kế toán viên bị áp lực cao, mệt mỏi khó mà tập trung làm tốt công việc.
- Còn quá trình lƣu trữ, sắp xếp và đóng cuốn các chứng từ phải làm thủ công mà khối lƣợng chứng từ hằng ngày lớn nên công việc này cũng mất khá nhiều thời gian, công sức.
- Trong thời gian gần đây, Công ty có sự thay đổi về mặt chính sách cũng nhƣ về quan điểm quản lý của mình nên công việc Kế toán có phần nhầm lẫn, chƣa cập nhật và theo kịp với tiến độ. Chẳng hạn, Chi phí mua vật dụng Văn phòng phải định khoản vào TK 642300 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng” nhƣng do quan điểm trƣớc của Công ty là đƣa vào TK 642800 nên đôi khi kế toán nhớ nhầm và định khoản sai.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 83 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Hệ thống tài khoản của Công ty đã đƣợc thiết lập một cách cụ thể và chi tiết, theo đúng quy định của chuẩn mực. Tuy nhiên có những tài khoản không nhất thiết phải mở tài khoản con.
- Hệ thống sổ sách theo dõi phần hành tiền còn chƣa sử dụng sổ nhật ký thu tiền và sổ nhật ký chi tiền. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát tình hình thu chi riêng lẻ.