2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Phòng công tác kế toán gồm 7 nhân viên, mỗi ngƣời chịu trách nhiệm thực hiện một phần hành khác nhau. Còn về mảng tiền lƣơng không thuộc phòng Kế toán mà do phòng Hành chính thực hiện, xử lý rùi thông qua Kế toán để ghi nhận, chi tiền.
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT K.KĐ K.QA K.RD NM BBC BH CTY BBC MĐ NM BBC HN PTGĐKD K.HC K.KT K.MH K.KH&DV PTGĐSX BAN XK K.MH K.BH
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 29 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Sơ đồ 2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần BIBICA 2.1.3.1.1. Chức năng
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn, tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nƣớc về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán .
- Theo dõi, phản ánh sự vận động của nguồn vốn kinh doanh của Công ty dƣới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Cùng với các bộ phận khác tạo ra một mạng lƣới thông tin quản lý năng động và hữu hiệu.
2.1.3.1.2. Nhiệm vụ
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số thực tế phát sinh, tình hình luân chuyển tiền tệ, sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn và xác định kết quả hoạt động SXKD của Công ty.
- Kiểm tra tình hình thu, chi, thanh toán tiền, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn để phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tƣợng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc quản trị và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch.
- Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
2.1.3.1.3. Mô tả công việc của phòng kế toán
Nội dung công việc kế toán gồm lập chứng từ kế toán, nhập liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán tùy theo yêu cầu của từng phần hành qui định.
Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán tiền mặt Kế toán công nợ Kế toán mua bán hàng Kế toán tiền gửi Thủ quỹ
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 30 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng
- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty.
- Tổ chức ghi chép tính toán và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hƣ hỏng (nếu có).
- Lập, tổng hợp đầy đủ, gửi báo cáo kế toán đúng hạn, thống kê, quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định.
- Nghiên cứu các chế độ chính sách cũ mới trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê và luật doanh nghiệp… của Nhà nƣớc liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đƣa ra phƣơng pháp thực hiện phù hợp.
- Tổ chức phổ biến và hƣớng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán hiện hành cho cấp dƣới và các bộ phận liên quan.
- Tổ chức bảo quản, lƣu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật tài liệu và số liệu kế toán của Công ty.
Phó phòng kế toán
- Tùy thuộc vào yêu cầu thực tế, khả năng và sự phân công của Kế toán trƣởng, có thể chia sẻ 01 hoặc nhiều công việc của Kế toán trƣởng.
- Thay mặt Kế toán trƣởng kiểm tra báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị lập, tổng hợp đầy đủ và gởi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định.
- Thay mặt cho Kế toán trƣởng, tổ chức, phổ biến và hƣớng dẫn các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dƣới và các bộ phận liên quan. Giúp Kế toán trƣởng tổ chức phân tích hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh trong công ty.
Kế toán kho, vật tƣ NVL
- Lập chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập, xuất ) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ. - Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất.
- Cùng Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng …).
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 31 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Theo dõi tình hình sử dụng vật tƣ, NVL, theo đúng định mức và những qui định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng.
- Báo cáo tình hình sử dụng, tồn kho vật tƣ, NVL phục vụ cho công tác kiểm kê.
Kế toán công nợ
- Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng.
- Cùng Kế toán vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm, Kế toán thanh toán đối chiếu các khoản công nợ phát sinh. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này.
- Theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý qui định, chi tiết theo từng đối tƣợng. Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối, các hiện tƣợng nợ đọng, không có khả năng thu hồi báo cáo với Kế toán trƣởng và Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý.
- Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc .
Kế toán ngân hàng
- Giao dịch với ngân hàng và theo dõi số liệu theo yêu cầu thanh toán. - Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu.
- Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định (các loại thanh toán không dùng tiền mặt).
- Đối chiếu và cung cấp các chứng từ thanh toán với Kế toán công nợ. - Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết toán. - Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
- Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng cho công ty, kiểm tra và theo dõi tờ khai thuế GTGT hàng tháng.
Kế toán tổng hợp
- Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và chế độ báo cáo định kỳ, hàng tháng, qúy, năm, căn cứ vào số liệu nhập trên hệ thống, tài liệu về khấu hao, tiền lƣơng, phân bổ chi phí để tính toán giá thành, lập các báo cáo tổng hợp: bảng cân đối kế toán, cân đối số phát sinh và kết quả kinh doanh, báo cáo VAT hàng tháng.
- Có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ liên quan đến thuế, kê khai thuế và nộp lên cơ quan thuế hàng quý và định kỳ.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 32 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Thông qua công tác tổng hợp, phát hiện những điểm không phù hợp trong việc hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ; báo cáo hoặc đề xuất hƣớng xử lý phù hợp.
- Lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
Kế toán tiền mặt
- Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định (bao gồm các loại thanh toán - tiền mặt, và không dùng tiền mặt và tín dụng).
- Nhập liệu vào hệ thống, xử lý, theo dõi, quản lý và báo cáo mọi vấn đề phát sinh, biến động, hiện hữu của vốn bằng tiền trong phạm vi đƣợc giao theo chế độ hiện hành hoặc theo yêu cầu của BTGĐ.
- Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tƣợng.
- Thông qua công tác tổng hợp, phát hiện những điểm không phù hợp trong việc hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ; báo cáo hoặc đề xuất hƣớng xử lý phù hợp.
Thủ quỹ
- Thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ chi, thu phát hành theo qui định. - Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền.
- Kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ.
- Phát lƣơng hàng tháng theo bảng lƣơng cho từng bộ phận. - Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu.
2.1.3.2. Hình thức kế toán công ty áp dụng
- Theo hình thức kế toán trên máy tính (nhật ký chung) bằng Phần mềm Oracle. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
Hình thức nhật ký chung là hình thức mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà quan trọng là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh, theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ghi chú:
Ghi hằng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 33 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Sơ đồ 2.4 Hình thức kế toán máy 2.1.3.3. Chính sách kế toán của Công ty
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. - Phƣơng pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND).
- Hệ thống tài khoản áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính nhƣng theo đặc thù riêng nên Công ty đã mở thêm tài khoản chi tiết để dễ theo dõi trong phần hành thực tế.
Số hiệu tài khoản
Diễn giải Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 TK
111 1110 0 0 Tiền mặt 111000
111 1111 0 0 Tiền mặt - Tiền Việt Nam 111100
111 1112 0 0 Tiền mặt - Tiền ngoại tệ 111200
111 1113 0 0 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 111300
….
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 34 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 800 850 900 950 1000 1050 1100 Công ty Mẹ Công ty Hợp nhất 2011 2012 2013
136 1360 0 0 Phải thu, phải trả nội bộ 136000
136 1361 0 0 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 136100
136 1368 0 0 Phải thu, phải trả nội bộ khác 136800
… 141 1410 0 0 Tạm ứng 141000 141 1411 0 0 Tạm ứng 141100 141 1411 0 9 Tạm ứng – trung gian 141109 … 641 6410 0 0 Chi phí bán hàng 641000
641 6411 0 0 Chi phí nhân viên 641100
641 6412 0 0 Chi phí nguyên vật liệu bán hàng 641200
641 6413 0 0 Chi phí dụng cụ, đồ dung 641300
641 6414 0 0 Chi phí khấu hao TSCĐ 641400
641 6417 0 0 Chi phí dịch vụ mua ngoài 641700
641 6418 0 0 Chi phí bằng tiền khác 641800
642 6420 0 0 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642000
642 6421 0 0 Chi phí nhân viên 642100
642 6422 0 0 Chi phí nguyên vật liệu quản lý 642200
642 6423 0 0 Chi phí dụng cụ, đồ dung 642300
642 6424 0 0 Chi phí khấu hao TSCĐ 642400
642 6425 0 0 Chi phí thuế, phí và lệ phí 642500
642 6426 0 0 Chi phí dự phòng 642600
642 6427 0 0 Chi phí dịch vụ mua ngoài 642700
642 6428 0 0 Chi phí bằng tiền khác 642800
…