Các nghiệp vụ chi tiền : chi thanh toán NCC, chi tạm ứng, chi khác (hoa hồng, chi lƣơng, công tác phí….).
Thủ qu ỹ Nhà cun g cấp Kế toán tiền mặt Kế toán trƣở n g Liên kết c ác quy trình kh ác Chứng từ
Hình 2.2 Quy trình chi tiền qua hệ thống
Mục đích
- Đảm bảo kế toán tiền mặt tiếp nhận những phiếu đề nghị thanh toán có chữ ký duyệt của trƣởng bộ phận.
- Đảm bảo tất cả các bộ chứng từ thanh toán đều đƣợc kiểm tra, xem xét và đều đƣợc kế toán trƣởng và giám đốc thông qua, ký duyệt và ghi rõ họ tên.
Kế toán nhận đƣợc bộ chứng từ thanh toán Không chấp nhận Kiểm tra sự đầy đủ và tính tuân thủ Nhập liệu vào hệ thống kế toán Phát hành phiếu chi/Ủy nhiệm chi Cập nhật vào sổ quỹ Chi tiền Phê duyệt Mua hàng và nợ phải trả Hệ thống kế toán Phiếu đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Phiếu chi Ủy nhiệm chi
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 52 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Bảo đảm các thông tin ghi nhận vào hệ thống kế toán là từ chứng từ có thực. - Bảo đảm phiếu chi/ uỷ nhiệm chi đƣợc lập cho tất cả các khoản chi tiền.
- Bảo đảm phiếu chi và bộ chứng từ thanh toán chuyển cho thủ quỹ để thực hiện chi tiền mặt.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan về việc hoàn tất thanh toán theo yêu cầu. - Tất cả các nghiệp vụ chi tiền đều đƣợc cập nhật trên sổ quỹ.
- Số dƣ tiền mặt trên hệ thống kế toán đƣợc đối chiếu với thủ quỹ vào cuối các ngày thanh toán.
2.2.3.1. Thực hiện quy trình: gồm 4 bƣớc
Nhận phiếu đề nghị thanh toán
- Nhận phiếu đề nghị thanh toán đã đƣợc các trƣởng phòng phê duyệt kẹp chung với các chứng từ, hóa đơn bổ sung từ các bộ phận chuyển đến.
Kiểm tra sự đầy đủ của bộ chứng từ thanh toán
- Kiểm tra sự đầy đủ, đúng đắn và có ký duyệt của bộ chứng từ thanh toán. - Hồ sơ đề nghị thanh toán :
+ Phiếu đề nghị thanh toán. + Hóa đơn chứng từ.
+ Hợp đồng kinh tế ( nếu có). + Bảng báo giá ( nếu có).
+ Bảng nghiệm thu hàng hóa, vật tƣ, dịch vụ trƣớc khi nhập kho. + Biên bản giải trình.
+ Phiếu đề nghị mua hàng.
Phê duyệt
- Kế toán trƣởng, Giám đốc phê duyệt phiếu đề nghị thanh toán.
- Kiểm tra và phê duyệt bộ chứng từ thanh toán bằng cách ký duyệt lên phiếu yêu cầu thanh toán.
Tiến hành thanh toán
- Nhập thông tin chi tiền vào hệ thống kế toán dựa trên thông tin bộ chứng từ đã đƣợc ký duyệt.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 53 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Phát hành phiếu chi
+ In phiếu chi tiền mặt từ hệ thống kế toán. Phiếu chi gồm 3 liên
1 liên đƣợc kẹp chung với bộ chứng từ thanh toán.
1 liên đƣợc chuyển sang thủ quỹ để đối chiếu.
1 liên giao cho nhà cung cấp hoặc bộ phận yêu cầu thanh toán. + Phiếu chi sẽ đƣợc trình cho Kế toán trƣởng và Giám đốc phê duyệt.
+ Sau khi đƣợc phê duyệt, đóng dấu « Đã thanh toán » lên chứng từ thanh toán. - Chuyển bộ chứng từ thanh toán có kẹp chung phiếu chi sang thủ quỹ đối chiếu với chi trả bằng tiền mặt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chi tiền mặt đúng với số tiền đƣợc duyệt và yêu cầu ngƣời nhận tiền ký nhận vào phiếu chi và giao cho ngƣời nhận tiền một liên.
- Cập nhật dữ liệu vào sổ quỹ khi thanh toán bằng tiền mặt.
- Cuối ngày, đối chiếu số dƣ tiền mặt giữa sổ sách kế toán và bảng kê tiền tồn quỹ, nếu khớp thì kế toán tiền mặt sẽ ký lên bảng kê tồn quỹ rồi chuyển sang Kế toán trƣởng ký duyệt. Nếu không khớp thì sẽ kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra và điều chỉnh.
2.2.3.2. Các nghiệp vụ phát sinh và Chứng từ sử dụng
Kế toán tiền mặt chia Phiếu chi làm 2 loại là PAY và REC. Phân biệt 2 loại này khác nhau ở chỗ Phiếu chi PAY đƣợc lập khi ứng trƣớc chi phí còn các chi phí phát sinh khác là Phiếu chi REC.
2.2.3.2.1. Phiếu chi PAY
- Phiếu chi PAY đƣợc lập cho các khoản chi phí thƣờng xuyên xảy ra nhƣ là mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ...để phục vụ cho công tác văn phòng hay các chi phí thí nghiệm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh, nhân viên đi công tác.
- Trƣớc khi kế toán chi tiền, nhân viên phải viết “Giấy đề nghị mua hàng” hay “Giấy công lệnh” trình lên cho Trƣởng phòng của Khối đó và Tổng Giám đốc ký duyệt. Sau khi giấy đề nghị đƣợc thông qua, nhân viên sẽ tiếp tục lập “Giấy đề nghị tạm ứng” để xác nhận lại lý do tạm ứng.
- Nhận đƣợc giấy đề nghị tạm ứng, Kế toán tiền tiến hành kiểm tra tính hợp lý và tính chính xác của các chứng từ. Sau đó lấy thông tin để lập phiếu chi rồi chuyển qua cho kế toán trƣởng và giám đốc xét duyệt chi. Đây là căn cứ để Thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho nhân viên.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 54 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Đối với tất cả cán bộ, công nhân viên trong Công ty đều phải thanh toán hết tiền tạm ứng ký trƣớc mới đƣợc đề nghị tạm ứng lần tiếp theo.
04/03/2014 Ứng tiền phân tích mẫu và công bố chất lƣợng định kỳ là 15.000.000 đồng.
Kế toán ghi:
Nợ TK 141109 : 15.000.000
Có TK 111100 : 15.000.000
Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Giấy tạm ứng, Bản ghi nhận.
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số 02-TT
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số:………...
Ngày 04 tháng 03 năm 2014 Số: PC.PAY.1403.0005
Nợ: 141109 Có: 111100 Họ và tên ngƣời nhận tiền: LƢU ANH VŨ – KKH-QA
Địa chỉ : OFFICE VP TU
Lý do chi : Ứng tiền phân tích mẫu và công bố chất lƣợng định kỳ Số tiền : 15.000.000 VND (Viết bằng chữ : Mƣời lăm triệu đồng)
Kèm theo : Chứng từ gốc
Ngày 05 tháng 03 năm 2014 Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ) : Mƣời lăm triệu đồng
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) : ... + Số tiền quy đổi : ... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 55 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Khi tiền tạm ứng không đủ chi trả thì nhân viên phải thông báo cho bên kế toán đồng thời hoàn tất phần tạm ứng đợt trƣớc để kế toán kiểm tra, xem xét về việc chi thêm (đối với các khoản chi thêm nhỏ) hay phải có giấy xét duyệt chi thêm của Tổng Giám đốc (đối với các khoản chi thêm lớn).
04/03/2014 Ứng thêm chi phí xuất nhập khẩu khách hàng là 500.000 đồng. Kế toán ghi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 141100 : 500.000
Có TK 111100 : 500.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Phiếu hoàn ứng.
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Số CT : HU.INV.1403.0002
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA
443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM
PHIẾU HOÀN ỨNG
Ngày 04 tháng 03 năm 2014
Tên nhân viên : NGUYỄN THỊ HUYỀN TRINH Mã nhân viên : 929
Địa chỉ : Ban xuất khẩu
Diễn giải : Hoàn ứng chi phí xuất nhập khẩu khách hàng LOTTE
Tài khoản Số hóa đơn Ngày Diễn giải Số tiền
641700 HU.INV.1403.0002 04/03/2014
Hoàn ứng chi phí xuất nhập khẩu khách hàng LOTTE 10.749.500 141100 HU.INV.1403.0002 04/03/2014 TU THANH TOÁN CHI PHÍ XUẤT NHẬP KHẨU ĐƠN HÀNG LOTTE -10.249.500 Chi thêm 500.000 Bằng chữ : Năm trăm ngàn đồng Kế toán Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 56 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Các nghiệp vụ khác
04/03/2014 Ứng tiền mua bơm dịch trứng cho nhà máy là 6.314.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 141109 : 6.314.000
Có TK 111100 : 6.314.00 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Chứng từ.
05/03/2014 Hoàn ứng án phí sơ thẩm là 273.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 141100 : 273.000
Có TK 111100 : 273.00 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Chứng từ.
05/03/2014 Ứng chi phí chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép quảng cáo bảng hiệu shop BIBICA là 13.285.000 đồng.
Kế toán ghi:
Nợ TK 141109 : 13.285.000
Có TK 111100 : 13.285.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Chứng từ.
06/03/2014 Ứng chi phí đi công tác Vĩnh Long, Phú Yên là 1.600.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 141109 : 1.600.000
Có TK 111100 : 1.600.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Chứng từ.
15/03/2014 Ứng chi phí thí nghiệm sản phẩm mới là 3.800.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 141109 : 3.800.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 111100 : 3.800.000
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 57 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
2.2.3.2.2. Phiếu chi REC
Công ty thƣờng sử dụng tiền mặt để chi trả cho những khoản chi mang tính chất thƣờng xuyên, có giá trị nhỏ nhƣ:
Chi mua hàng hóa, vật tƣ, văn phòng phẩm…
Chi lƣơng thƣởng cho các công nhân viên
Thanh toán công tác phí
Chi tiếp khách, quảng cáo, chi phí mua ngoài (điện, nƣớc, điện thoại…) hay chi quà biếu, từ thiện…
Chi khác: chi hộ, hoa hồng, phạt thanh toán…
Chi hoa hồng cho đại lý
- Mỗi đại lý đều có một mức phần trăm hoa hồng nhất định tùy thuộc vào quy mô và khả năng tiêu thụ hàng hóa nếu bán vƣợt mức quy định sẽ đƣợc hoa hồng thƣởng. Mức phần trăm hoa hồng do Khối bán hàng quy định, xem xét.
- Khối bán hàng gửi hóa đơn xuống phòng kế toán để kiểm tra và lập phiếu chi tiền và ghi sổ để theo dõi.
- Để tránh đƣợc trƣờng hợp khai khống hoa hồng, kế toán cần phải đối chiếu giữa doanh thu với chi phí hoa hồng để xem xét tính hợp lý của các chi phí hoa hồng
20/03/2014 Chi tiền hoa hồng cho đại lý là 7.850.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641700 : 7.850.000
Có TK 111100 : 7.850.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Chứng từ gốc.
Chi thanh toán công tác phí
- Ngoài chi thanh toán công tác phí còn có các chi phí khác có quy trình tƣơng tự là chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, chi phí mua ngoài….
- Để đảm bảo chi đúng mục đích, nhân viên phải mang về các Biên lai thu tiền hay Hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của đơn vị đƣợc thanh toán.
- Khi nhân viên đƣợc cử đi công tác những nơi gần, ngắn ngày và không đƣợc ứng trƣớc chi phí. Sau khi công tác về nhân viên phải lập Phiếu đề nghị thanh toán dựa trên các chứng từ gốc kèm theo. Phiếu này trƣớc hết phải đƣợc xác nhận về tính chính xác của các thông tin bởi Trƣởng phòng bộ phận của ngƣời đề nghị.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 58 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Sau đó chuyển cho kế toán để kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ đó cũng nhƣ kiểm tra xem khoản chi có phù hợp với quy định của công ty không. Sau cùng mới chuyển phiếu đề nghị cho ngƣời có thẩm quyền xét duyệt. Tùy vào giá trị và tính chất của khoản thanh toán, công ty có thể ủy quyền xét duyệt cho các cấp khác nhau.
03/03/2014 Thanh toán công tác phí tháng 1/2014 là 1.680.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641100 : 1.680.000
Có TK 111100 : 1.680.000
Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Phiếu đề nghị thanh toán.
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số 02-TT
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số:………...
Ngày 03 tháng 03 năm 2014 Số: PC.REC.1403.0001 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ: 641100 Có: 111100 Họ và tên ngƣời nhận tiền: LÊ HOÀNG MINH
Địa chỉ :
Lý do chi : Thanh toán công tác phí T1/2014
Số tiền : 1.680.000 VND (Viết bằng chữ : Một triệu sáu trăm tám mƣơi ngàn đồng) Kèm theo : PĐNTT CTP Chứng từ gốc
Ngày … tháng … năm … Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ) : Một triệu sáu trăm tám mƣơi ngàn đồng.
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) : ... + Số tiền quy đổi : ... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 59 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn Mã số : BBC-08
PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ
Họ và tên ngƣời đề nghị : LÊ HOÀNG MINH Đơn vị : Khối bán hàng-Audit
Thời gian đi công tác : Từ ngày 01/01/2014 Đến ngày : 03/01/2014
Đề nghị Công ty thanh toán chi phí công tác với số tiền : đồng. (Bằng chữ : Một triệu sáu trăm tám mƣơi ngàn đồng)
Bao gồm các khoản sau :
1.Đi công tác trong ngày: Xe Công ty Xe cá nhân Xe ngoài Số ngày……24……x…70.000……đồng/ngày x Số ngƣời…01…= 1.680.000đồng. Số ngày………x………đồng/ngày x Số ngƣời……….=………đồng.
2.Đi công tác có lƣu trú:
Tiền sinh hoạt phí:
Số ngày………x………đồng/ngày x Số ngƣời……….=………đồng. Số ngày………x………đồng/ngày x Số ngƣời……….=………đồng. Tiền lưu trú : Số ngày………x………đồng/ngày x Số ngƣời……….=………đồng. Số ngày………x………đồng/ngày x Số ngƣời……….=………đồng. Diễn giải: ... ... ...
Đính kèm Giấy công lệnh Hóa đơn tài chính Biên nhận
Ngày 11 tháng 02 năm 2014 Ngày 15 tháng 02 năm 2014
Ngƣời đề nghị Trƣởng đơn vị
Phần kiểm soát của Phòng TCKT
Đã kiểm tra các chi phí trên phù hợp, đề nghị GĐ duyệt thanh toán
Các ý kiền khác
... ... Ngày 21 tháng 02 năm 2014
K.TC-KT
Phần ký duyệt của Giám Đốc Công ty
... ... ... ... ... Ngày 27 tháng 02 năm 2014 Giám đốc Công ty
Chi hộ cho các nhà máy, phân xƣởng
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 60 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Khi khối mua hàng tại Văn phòng Công ty mua các vật dụng, thiết bị máy móc hoặc nguyên liệu có giá trị nhỏ (giá trị lớn phải chuyển khoản) cho Nhà máy sử dụng khi đó toàn bộ hóa đơn, chứng từ sẽ đƣợc chuyển cho Nhà máy. Sau khi, bộ hồ sơ thanh toán hoàn tất sẽ chuyển cho kế toán tiền mặt tại Văn phòng Công ty để hạch toán chi hộ cho Nhà máy. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
04/03/2014 Chi hộ NMHN HĐ 0019477-keo bẫy chuột là 350.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 136800 : 350.000
Có TK 111100 : 350.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Phiếu thanh toán.
- Các khoản chi hộ cho các Nhà máy, các chứng từ và điều kiện để hạch toán giống nhƣ chi tiền tại Văn phòng chính nhƣng chi phí đó không thuộc về Văn phòng mà thuộc Nhà máy nên Công ty chỉ hạch toán vào TK 136/111.
CÔNG TY BIBICA HÀ NỘI – CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Số CT: P1.INV.1402.0037
ĐƢỜNG CÔNG NGHIỆP 6, KCN SÀI ĐỒNG,Q.LONG BIÊN, HÀ NỘI Ngày : 21/02/2014 PHIẾU THANH TOÁN
Tên nhà cung cấp : NCC_PHẠM THÀNH HIỆP
Địa chỉ : Khối Mua hàng – BIBICA
Mã số thuế NCC : Mã NCC : 36
Số Hóa
Đơn Ngày Diễn Giải Đã Thanh Toán Phải Thanh Toán
0019477 21/02/2014 Thanh toán tiền mua keo bẫy
chuột cho NCC PHẠM VĂN BÉ 350.000
Tổng Cộng : 350.000
Số tiền phải thanh toán : 350.000
Bằng chữ: Ba trăm năm mƣơi ngàn đồng
Kế toán Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) TKMH 331009 Số tiền 350.000
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 61 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Rồi Kế toán chuyển bộ chứng từ gốc về Nhà máy đế Kế toán ở Nhà máy hạch toán lại vào tài khoản chi phí TK 64../136 cho khớp TK 136, nếu có hóa đơn thì hóa đơn sẽ đƣợc phát cho Nhà máy chứ không phát cho Văn phòng Công ty.
- Chi hộ thông qua TK 136 do đó cuối tháng Kế toán phải đối chiếu TK 136 của Văn phòng và Nhà máy để số dƣ bằng 0, thực hiện bằng cách chạy sổ chi tiết tài khoản hoặc nhật ký chung để đối chiếu.
Chi phí sửa chữa máy móc
- Khi các máy móc bị hƣ hỏng, bộ phận kỹ thuật của công ty sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa và giải quyết vấn đề. Nếu máy móc bị hƣ hỏng nặng thì phòng kỹ thuật sẽ cùng