2.2.1. Kế toán tiền mặt tại Công ty
2.2.1.1. Các loại tiền mặt tại quỹ của đơn vị
Hoạt động thu chi bằng tiền mặt hằng ngày của Công ty chỉ phục vụ cho các việc thu chi nhỏ bằng tiền Việt Nam, không có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ hay vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Nên tiền mặt tại quỹ của Công ty chỉ có tiền mặt là tiền Việt Nam.
2.2.1.2. Nguyên tắc quản lý quỹ tại đơn vị
- Tiền mặt tại quỹ của Công ty đƣợc bảo quản trong két sắt, hòm sắt, đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, mất trộm, chống cháy, chống mối xông.
- Tiền mặt chỉ phục vụ cho các chi tiêu lặt vặt, công tác thƣờng xuyên, cũng nhƣ triển khai hoạt động chuyên môn hàng ngày của đơn vị và yêu cầu khác của lãnh đạo Công ty.
- Tiền mặt tồn quỹ hàng ngày là không quá 100 triệu đồng. Chỉ chi các khoảng dƣới 20 triệu bằng tiền mặt còn các khoản chi khác phải thông qua ngân hàng.
- Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ đảm nhiệm, thủ quỹ không đƣợc kiêm nhiệm công tác kế toán, không đƣợc trực tiếp mua bán vật tƣ hàng hoá, chỉ đƣợc thu chi tiền mặt khi có các chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của TGĐ hoặc của kế toán truởng.
2.2.1.3. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt
- Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh của tiền mặt tại quỹ, theo dõi từng khoản thu, chi hàng ngày của Công ty.
- Mọi nhiệm vụ thu tiền, chi tiền phải căn cứ trên các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp nhƣ phiếu thu, phiếu chi, bảng kê ngoại tệ.
- Cuối ngày, Kế toán có trách nhiệm kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, tính số tiền tồn quỹ. Đối chiếu sổ sách kế toán với lƣợng tiền thực tế tại quỹ nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân, kiến nghị biện pháp xử lý.
- Khi có ngoại tệ nhập quỹ tiền phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 37 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
2.2.1.4. Chứng từ, sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng - Phiếu thu, Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán… - Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho VND)
Sổ sách - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ nhật ký chung - Sổ cái
2.2.1.5. Tài khoản sử dụng
Tài khoản Tên tài khoản
111 Tiền mặt
111100 Tiền mặt Việt Nam
111200 Tiền mặt ngoại tệ
111300 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
2.2.1.6. Kiểm soát nội bộ tại Công ty
- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân công trách nhiệm. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Sử dụng phần mềm có mật khẩu riêng và chỉ đƣợc truy cập vào các phần hành liên quan đến trách nhiệm của mình.
Sao lƣu dữ liệu để phòng các bất trắc. - Kiểm soát chứng từ:
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ.
Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên các chứng từ liên quan
Kiểm tra sự phê duyệt trên phiếu chi, phiếu thu một cách chặt chẽ, theo đúng quy định. Và phải lập đủ số liên theo quy định.
- Kiểm soát quá trình nhập liệu:
Kiểm tra các vùng dữ liệu nhƣ số chứng từ, số tiền, định khoản...
Kiểm tra tính chính xác của việc nhập mã khách hàng, các thông tin cần thiết nhƣ định mức nợ, chiết khấu…
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 38 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Kiểm soát quá trình thu chi tiền:
Đảm bảo yêu cầu thu đủ, chi đúng:
+ Thu đủ: mọi khoản tiền mặt thu đƣợc đều phải nộp ngay vào quỹ trong thời gian sớm nhất.
+ Chi đúng: tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải xét duyệt và ghi chép đúng.
Thu tiền tại cở sở khách hàng, nhân viên thu tiền phải có “Giấy ủy quyền”.
Có biện pháp khuyến khích ngƣời nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai.
Có bản danh sách theo dõi thu chi tiền mặt tại nơi nhận tiền mặt.
Khi thu chi tiền, thủ quỹ phải kí tên, đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên Phiếu thu, Phiếu chi.
Hạn chế hình thức gối đầu và chỉ thanh toán bằng tiền mặt các khoản chi dƣới 20 triệu.
Hạch toán thu chi tiền mặt đúng kì hạn: ngày nhận đƣợc hóa đơn sẽ là ngày viết phiếu thu chi và dựa vào phiếu thu chi làm căn cứ lên sổ sách kế toán.
Phải theo dõi các khoản nợ đến hạn và chi tiền kịp thời để đƣợc hƣởng các khoản chiết khấu thanh toán.
Phiếu thu chi phải đƣợc đánh số thứ tự liên tục và đƣợc lập đủ số liên theo quy định có dấu, đầy đủ chữ ký của các đối tƣợng liên quan.
Và phiếu thu chi phải lập dựa theo các chứng từ gốc kèm, các phiếu viết sai phải đƣợc lƣu lại đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình quản lý tiền:
Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi tiền mặt.
Ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu, chi và số dƣ tiền mặt hằng ngày.
Kiểm kê quỹ và đối chiếu với số liệu trên sổ sách hàng ngày.
Niêm phong quỹ, sử dụng két sắt có mã số, chìa khóa để cất giữ tiền mặt.
Kiểm tra lƣợng tiền mặt tại quỹ luôn ở mức phù hợp đủ chi tiêu hằng ngày, cũng nhƣ tránh rủi ro mất mát.
Kiểm kê quỹ định kỳ hàng tháng và đột xuất để tránh tình trạng mƣợn tạm tiền trong két.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 39 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
2.2.2. Quy trình thu tiền mặt tại Công ty
Có các hình thức thu tiền nhƣ sau: thu từ bán hàng, thu tiền hoàn ứng do ứng thừa, thu khác. Khách hàng Kế toán bán hàn g Thủ qu ỹ Kế toán ti ền mặt Liên kết c ác quy trình kh ác Chứng từ
Hình 2.1 Quy trình thu tiền mặt tại Công ty
Mục đích :
- Đảm bảo tiền đƣợc thanh toán là có thực.
- Đảm bảo tiền đƣợc thanh toán đúng hạn và có chứng từ đầy đủ. - Đảm bảo các nghiệp vụ thu tiền đƣợc ghi nhận.
- Bảo đảm các thông tin ghi nhận vào hệ thống kế toán là từ chứng từ có thực. - Bảo đảm phiếu thu đƣợc lập cho tất cả các khoản thu tiền mặt.
Hóa đơn Giấy báo ngân hàng Hóa đơn Phiếu chi (khách hàng) Phiếu thu Ghi nhận vào chƣơng trình Thu tiền từ khách hàng Thu tiền mặt Thu tiền gửi Thông báo Nhập quỹ chứng từ sang Chuyển bộ
kế toán tiền mặt Nhập liệu vào hệ thống kế toán Phát hành phiếu thu Theo dõi và thu hồi công nợ phải thu Có Không
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 40 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
2.2.2.1. Thực hiện quy trình gồm 5 bƣớc
Nhận tiền khách hàng, thu hồi tạm ứng, thu khác - Khách hàng, nhân viên đến nộp tiền cho thủ quỹ.
- Đối với nhân viên thu tiền hàng tại cơ sở khách hàng (cần mang theo giấy nhƣ là: giấy giới thiệu, hóa đơn…). Sau khi nhận tiền, khách hàng cần ký nhận và mang về một phiếu chi tiền của khách hàng để làm cơ sở đối chiếu.
- Đối với nhân viên nộp tiền tạm ứng thừa cần kèm theo tờ trình, hóa đơn hay các chứng từ liên quan khác.
Nhập quỹ tiền mặt
- Thủ quỹ nhập quỹ tiền mặt và ghi nhận nghiệp vụ thu tiền vào sổ quỹ tiền mặt. - Chuyển bộ chứng từ sang kế toán tiền mặt xét duyệt.
Nhập liệu vào hệ thống kế toán
- Kế toán tiền mặt nhận hóa đơn bán hàng kẹp chung với phiếu chi tiền mặt của khách hàng từ kế toán doanh thu - công nợ chuyển sang để làm căn cứ ghi nhận vào hệ thống kế toán.
- Hoặc Kế toán tiền mặt nhận đƣợc tờ trình, các hóa đơn, chứng từ liên quan do nhân viên nộp tiền tạm ứng chuyển sang.
- Hệ thống kế toán sẽ tự động đƣa các dữ liệu vào các sổ.
Phát hành phiếu thu
- In phiếu thu tiền mặt từ hệ thống kế toán.
- Kế toán tiền mặt ký nhận vào phiếu thu và chuyển qua cho Thủ quỹ ký, sau đó trình cho Kế toán trƣởng và Giám đốc ký nhận.
- Phiếu thu sau khi ký nhận đầy đủ sẽ chuyển :
+ 1 liên đƣợc kẹp chung với bộ chứng từ thanh toán. + 1 liên đƣợc chuyển sang thủ quỹ để đối chiếu.
+ Liên còn lại giao cho khách hàng (nếu không giao đƣợc cho khách hàng sẽ lƣu lại tại kế toán tiền mặt).
- Sau cùng, phiếu thu sẽ chuyển cho thủ quỹ để nhập quỹ tiền mặt và lƣu lại.
- Cuối ngày, kế toán và thủ quỹ đối chiếu số liệu về tình hình thu tiền và kiểm tra tiền mặt tồn quỹ trong ngày
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 41 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
2.2.2.2. Các nghiệp vụ phát sinh và Chứng từ sử dụng
Kế toán tiền mặt chia Phiếu thu làm 2 loại là PAY và REC. Hai loại này khác nhau ở chỗ Phiếu thu PAY đƣợc lập khi thu hồi tiền tạm ứng thừa, còn các khoản thu từ hoạt động kinh doanh hay khách hàng ứng trƣớc tiền hàng là Phiếu thu REC.
2.2.2.2.1. Phiếu thu PAY
- Phiếu thu Pay chỉ dành cho các khoản thu lại tiền tạm ứng thừa của nhân viên. Khi ứng tiền trƣớc cho nhân viên đi mua hàng, đi công tác mà nhân viên không chi hết số tiền tạm ứng đó hay tiền thƣởng cho nhân viên, tiền gia công đƣợc chi thừa.
- Khi nộp lại tiền hoàn ứng, nhân viên nộp kèm tờ trình liệt kê danh sách các chi phí cùng các chứng từ, hóa đơn liên quan.
- Căn cứ vào tờ trình, kế toán tiền tiến hành lấy thông tin để kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn (số lƣợng hàng mua và số tiền). Nếu khớp nhau thì kế toán sẽ lập phiếu thu cho số tiền hoàn ứng nhập quỹ.
- Các nghiệp vụ phát sinh:
01/03/2014 Thu lại tiền ứng phân tích mẫu là 1.160.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 1.160.000
Có TK 141100 : 1.160.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Phiếu hoàn ứng.
05/03/2014 Thu lại tiền thừa từ việc trả thƣởng khách hàng là 580.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 580.000
Có TK 141100 : 580.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Phiếu hoàn ứng.
13/03/2014 Thu lại tiền ứng đi công tác là 5.000.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 5.000.000
Có TK 141100 : 5.000.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Phiếu hoàn ứng.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 42 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số 01-TT
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số:………...
Ngày 13 tháng 03 năm 2014 Số: PT.PAY.1403.0020
Nợ: 111100 Có: 141100 Họ và tên ngƣời nhận tiền: MAI ANH TÖ
Địa chỉ : Khối Hành Chính Nhân Sự
Lý do chi : Thu lại tiền ứng đi công tác Miền trung – PTGĐSX Số tiền : 5.000.000 VND (Viết bằng chữ : Năm triệu đồng)
Kèm theo : Chứng từ gốc
Ngày … tháng … năm …. Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ tiền ( Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) : ... + Số tiền quy đổi : ... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
2.2.2.2.2. Phiếu thu REC
Phiếu thu REC đƣợc lập trong các trƣờng hợp sau: thu tiền bán hàng, thu trƣớc tiền hàng, rút tiền gửi nhập quỹ tiền mặt, thu khác (phạt thanh toán, thu tiền ký quỹ …)
Thu tiền bán hàng
- Căn cứ vào nhu cầu khách hàng, Thủ kho kiểm tra xem hàng trong kho có đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu đáp ứng đƣợc, Thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT cho số hàng xuất ra. Lƣu ý là các hóa đơn GTGT phải đƣợc ký trực tiếp trên cả 3 liên.
- Sau đó, chuyển hóa đơn GTGT đó đến phòng kế toán, Kế toán tiền sẽ kiểm tra và lập phiếu thu tiền hàng. Nếu thu tiền tại cơ sở khách hàng, nhân viên thu tiền phải có “Giấy ủy quyền” sau đó về nộp ngay cho Thủ quỹ và Kế toán tiền để lập phiếu thu.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 43 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Việc theo dõi các khoản giảm giá, hàng bán trả lại cũng rất quan trọng vì có thể dẫn đến thất thoát tiền của doanh nghiệp. Công ty cần lập bảng theo dõi các khoản này và trong bảng cần nêu rõ lý do giảm giá.
04/03/2014 Thu tiền hàng Công ty TNHH Tâm Phúc giá trị là 547.078 đồng đã chiết khấu thanh toán 6% tổng giá trị.
Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 547.078
Nợ TK 635500 : 34.920
Có TK 131110 : 581.998 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Hóa đơn.
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số 01-TT
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số:………...
Ngày 04 tháng 03 năm 2014 Số: PT.REC.1403.0008
Nợ: 111100 Có: 131110 Họ và tên ngƣời nhận tiền: NGUYỄN THỊ MINH HUỆ
Địa chỉ : Showroom Bibica tại 443 Lý Thƣờng Kiệt, P.8, Tân Bình Lý do chi : Thu tiền hàng hóa đơn 14822 CTY TNHH TÂM PHÖC – đã
trừ 6% chiết khấu
Số tiền : 547.078 VND (Viết bằng chữ : Năm trăm bốn mƣơi bảy ngàn không trăm bảy mƣơi tám đồng)
Kèm theo : Chứng từ gốc
Ngày … tháng … năm …. Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ tiền ( Viết bằng chữ) : Năm trăm bốn mƣơi bảy ngàn không trăm bảy mƣơi tám đồng.
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) : ... + Số tiền quy đổi : ...
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 44 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Trƣờng hợp Công ty bán hàng với số lƣợng nhỏ, lẻ không có lập hóa đơn thì vào cuối mỗi tuần Kế toán sẽ lập Bảng kê hàng.
BẢNG KÊ HÀNG NGÀY 1/3/2014 ĐẾN NGÀY 7/3/2014
STT Mã SP Tên sản phẩm ĐV T Đơn giá Số lƣợng Thành tiền Ghi chú 1 65010001 Bánh Lotte pie HG 180g Hộp 19.000 1 19.000 2 65030019 Chocochip so cây 90g Cây 8.000 1 8.000 3 65030020 Chocochip điều cây 90g Cây 8.000 1 8.000 4 65030021 Chocochip dừa cây 90g Cây 8.000 4 32.000 5 65030022 Chocochip nho cây 90g Cây 8.000 4 32.000 6 65030042 Bánh Hura Deli 2 hƣơng
Cốm – Dừa HG 336g Hộp 39.600 2 79.200
7 65030065 Bánh Hura Deli 2 hƣơng
Bơ sữa HG 336g Hộp 39.600 4 158.400
8 65030089 Bánh Hura swissroll Dâu
hộp 288g Hộp 33.000 1 33.000
9 65030090 Bánh Hura swissroll Cốm
hộp 288g Hộp 33.000 1 33.000
10 65100001 Kẹo me 70g Túi 5.100 5 25.500
11 65100004 Kẹo me 400g Túi 24.150 1 24.150
12 65100018 Kẹo Vacano bạc hà nhân
Sôcô túi 70g Túi 5.500 1 5.500
13 65110001 Kẹo mềm Sữa túi 70g Túi 5.500 1 5.500 14 65110004 Kẹo mềm Sữa túi 350g Túi 24.800 1 24.800 15 65110008 Kẹo mềm Sumika socola
sữa 140g Túi 10.000 1 10.000
16 65110035 Kẹo mềm Sumika gừng
túi 70g Túi 5.500 1 5.500
17 65110040
Kẹo mút Welly bạc hà barley – me xí muội túi 396g
Túi 31.900 1 31.900
18 65110042 Kẹo dẻo Zoo túi 100g Túi 7.200 2 14.400
TỔNG CỘNG 33 549.850
Số tiền bằng chữ: Năm trăm bốn mƣơi chín ngàn tám trăm năm mƣơi đồng./.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 45 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Các nghiệp vụ làm tăng tiền
04/03/2014 Thu trƣớc tiền hàng Công ty Nguyễn Phƣớc là 22.850.000 đồng.