Có các hình thức thu tiền nhƣ sau: thu từ bán hàng, thu tiền hoàn ứng do ứng thừa, thu khác. Khách hàng Kế toán bán hàn g Thủ qu ỹ Kế toán ti ền mặt Liên kết c ác quy trình kh ác Chứng từ
Hình 2.1 Quy trình thu tiền mặt tại Công ty
Mục đích :
- Đảm bảo tiền đƣợc thanh toán là có thực.
- Đảm bảo tiền đƣợc thanh toán đúng hạn và có chứng từ đầy đủ. - Đảm bảo các nghiệp vụ thu tiền đƣợc ghi nhận.
- Bảo đảm các thông tin ghi nhận vào hệ thống kế toán là từ chứng từ có thực. - Bảo đảm phiếu thu đƣợc lập cho tất cả các khoản thu tiền mặt.
Hóa đơn Giấy báo ngân hàng Hóa đơn Phiếu chi (khách hàng) Phiếu thu Ghi nhận vào chƣơng trình Thu tiền từ khách hàng Thu tiền mặt Thu tiền gửi Thông báo Nhập quỹ chứng từ sang Chuyển bộ
kế toán tiền mặt Nhập liệu vào hệ thống kế toán Phát hành phiếu thu Theo dõi và thu hồi công nợ phải thu Có Không
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 40 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
2.2.2.1. Thực hiện quy trình gồm 5 bƣớc
Nhận tiền khách hàng, thu hồi tạm ứng, thu khác - Khách hàng, nhân viên đến nộp tiền cho thủ quỹ.
- Đối với nhân viên thu tiền hàng tại cơ sở khách hàng (cần mang theo giấy nhƣ là: giấy giới thiệu, hóa đơn…). Sau khi nhận tiền, khách hàng cần ký nhận và mang về một phiếu chi tiền của khách hàng để làm cơ sở đối chiếu.
- Đối với nhân viên nộp tiền tạm ứng thừa cần kèm theo tờ trình, hóa đơn hay các chứng từ liên quan khác.
Nhập quỹ tiền mặt
- Thủ quỹ nhập quỹ tiền mặt và ghi nhận nghiệp vụ thu tiền vào sổ quỹ tiền mặt. - Chuyển bộ chứng từ sang kế toán tiền mặt xét duyệt.
Nhập liệu vào hệ thống kế toán
- Kế toán tiền mặt nhận hóa đơn bán hàng kẹp chung với phiếu chi tiền mặt của khách hàng từ kế toán doanh thu - công nợ chuyển sang để làm căn cứ ghi nhận vào hệ thống kế toán.
- Hoặc Kế toán tiền mặt nhận đƣợc tờ trình, các hóa đơn, chứng từ liên quan do nhân viên nộp tiền tạm ứng chuyển sang.
- Hệ thống kế toán sẽ tự động đƣa các dữ liệu vào các sổ.
Phát hành phiếu thu
- In phiếu thu tiền mặt từ hệ thống kế toán.
- Kế toán tiền mặt ký nhận vào phiếu thu và chuyển qua cho Thủ quỹ ký, sau đó trình cho Kế toán trƣởng và Giám đốc ký nhận.
- Phiếu thu sau khi ký nhận đầy đủ sẽ chuyển :
+ 1 liên đƣợc kẹp chung với bộ chứng từ thanh toán. + 1 liên đƣợc chuyển sang thủ quỹ để đối chiếu.
+ Liên còn lại giao cho khách hàng (nếu không giao đƣợc cho khách hàng sẽ lƣu lại tại kế toán tiền mặt).
- Sau cùng, phiếu thu sẽ chuyển cho thủ quỹ để nhập quỹ tiền mặt và lƣu lại.
- Cuối ngày, kế toán và thủ quỹ đối chiếu số liệu về tình hình thu tiền và kiểm tra tiền mặt tồn quỹ trong ngày
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 41 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
2.2.2.2. Các nghiệp vụ phát sinh và Chứng từ sử dụng
Kế toán tiền mặt chia Phiếu thu làm 2 loại là PAY và REC. Hai loại này khác nhau ở chỗ Phiếu thu PAY đƣợc lập khi thu hồi tiền tạm ứng thừa, còn các khoản thu từ hoạt động kinh doanh hay khách hàng ứng trƣớc tiền hàng là Phiếu thu REC.
2.2.2.2.1. Phiếu thu PAY (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phiếu thu Pay chỉ dành cho các khoản thu lại tiền tạm ứng thừa của nhân viên. Khi ứng tiền trƣớc cho nhân viên đi mua hàng, đi công tác mà nhân viên không chi hết số tiền tạm ứng đó hay tiền thƣởng cho nhân viên, tiền gia công đƣợc chi thừa.
- Khi nộp lại tiền hoàn ứng, nhân viên nộp kèm tờ trình liệt kê danh sách các chi phí cùng các chứng từ, hóa đơn liên quan.
- Căn cứ vào tờ trình, kế toán tiền tiến hành lấy thông tin để kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn (số lƣợng hàng mua và số tiền). Nếu khớp nhau thì kế toán sẽ lập phiếu thu cho số tiền hoàn ứng nhập quỹ.
- Các nghiệp vụ phát sinh:
01/03/2014 Thu lại tiền ứng phân tích mẫu là 1.160.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 1.160.000
Có TK 141100 : 1.160.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Phiếu hoàn ứng.
05/03/2014 Thu lại tiền thừa từ việc trả thƣởng khách hàng là 580.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 580.000
Có TK 141100 : 580.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Phiếu hoàn ứng.
13/03/2014 Thu lại tiền ứng đi công tác là 5.000.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 5.000.000
Có TK 141100 : 5.000.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Phiếu hoàn ứng.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 42 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số 01-TT
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số:………...
Ngày 13 tháng 03 năm 2014 Số: PT.PAY.1403.0020
Nợ: 111100 Có: 141100 Họ và tên ngƣời nhận tiền: MAI ANH TÖ
Địa chỉ : Khối Hành Chính Nhân Sự
Lý do chi : Thu lại tiền ứng đi công tác Miền trung – PTGĐSX Số tiền : 5.000.000 VND (Viết bằng chữ : Năm triệu đồng)
Kèm theo : Chứng từ gốc
Ngày … tháng … năm …. Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ tiền ( Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) : ... + Số tiền quy đổi : ... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
2.2.2.2.2. Phiếu thu REC
Phiếu thu REC đƣợc lập trong các trƣờng hợp sau: thu tiền bán hàng, thu trƣớc tiền hàng, rút tiền gửi nhập quỹ tiền mặt, thu khác (phạt thanh toán, thu tiền ký quỹ …)
Thu tiền bán hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Căn cứ vào nhu cầu khách hàng, Thủ kho kiểm tra xem hàng trong kho có đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu đáp ứng đƣợc, Thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT cho số hàng xuất ra. Lƣu ý là các hóa đơn GTGT phải đƣợc ký trực tiếp trên cả 3 liên.
- Sau đó, chuyển hóa đơn GTGT đó đến phòng kế toán, Kế toán tiền sẽ kiểm tra và lập phiếu thu tiền hàng. Nếu thu tiền tại cơ sở khách hàng, nhân viên thu tiền phải có “Giấy ủy quyền” sau đó về nộp ngay cho Thủ quỹ và Kế toán tiền để lập phiếu thu.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 43 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Việc theo dõi các khoản giảm giá, hàng bán trả lại cũng rất quan trọng vì có thể dẫn đến thất thoát tiền của doanh nghiệp. Công ty cần lập bảng theo dõi các khoản này và trong bảng cần nêu rõ lý do giảm giá.
04/03/2014 Thu tiền hàng Công ty TNHH Tâm Phúc giá trị là 547.078 đồng đã chiết khấu thanh toán 6% tổng giá trị.
Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 547.078
Nợ TK 635500 : 34.920
Có TK 131110 : 581.998 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Hóa đơn.
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số 01-TT
CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số:………...
Ngày 04 tháng 03 năm 2014 Số: PT.REC.1403.0008
Nợ: 111100 Có: 131110 Họ và tên ngƣời nhận tiền: NGUYỄN THỊ MINH HUỆ
Địa chỉ : Showroom Bibica tại 443 Lý Thƣờng Kiệt, P.8, Tân Bình Lý do chi : Thu tiền hàng hóa đơn 14822 CTY TNHH TÂM PHÖC – đã
trừ 6% chiết khấu
Số tiền : 547.078 VND (Viết bằng chữ : Năm trăm bốn mƣơi bảy ngàn không trăm bảy mƣơi tám đồng)
Kèm theo : Chứng từ gốc
Ngày … tháng … năm …. Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ tiền ( Viết bằng chữ) : Năm trăm bốn mƣơi bảy ngàn không trăm bảy mƣơi tám đồng.
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) : ... + Số tiền quy đổi : ...
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 44 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Trƣờng hợp Công ty bán hàng với số lƣợng nhỏ, lẻ không có lập hóa đơn thì vào cuối mỗi tuần Kế toán sẽ lập Bảng kê hàng.
BẢNG KÊ HÀNG NGÀY 1/3/2014 ĐẾN NGÀY 7/3/2014
STT Mã SP Tên sản phẩm ĐV T Đơn giá Số lƣợng Thành tiền Ghi chú 1 65010001 Bánh Lotte pie HG 180g Hộp 19.000 1 19.000 2 65030019 Chocochip so cây 90g Cây 8.000 1 8.000 3 65030020 Chocochip điều cây 90g Cây 8.000 1 8.000 4 65030021 Chocochip dừa cây 90g Cây 8.000 4 32.000 5 65030022 Chocochip nho cây 90g Cây 8.000 4 32.000 6 65030042 Bánh Hura Deli 2 hƣơng
Cốm – Dừa HG 336g Hộp 39.600 2 79.200
7 65030065 Bánh Hura Deli 2 hƣơng
Bơ sữa HG 336g Hộp 39.600 4 158.400
8 65030089 Bánh Hura swissroll Dâu
hộp 288g Hộp 33.000 1 33.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
9 65030090 Bánh Hura swissroll Cốm
hộp 288g Hộp 33.000 1 33.000
10 65100001 Kẹo me 70g Túi 5.100 5 25.500
11 65100004 Kẹo me 400g Túi 24.150 1 24.150
12 65100018 Kẹo Vacano bạc hà nhân
Sôcô túi 70g Túi 5.500 1 5.500
13 65110001 Kẹo mềm Sữa túi 70g Túi 5.500 1 5.500 14 65110004 Kẹo mềm Sữa túi 350g Túi 24.800 1 24.800 15 65110008 Kẹo mềm Sumika socola
sữa 140g Túi 10.000 1 10.000
16 65110035 Kẹo mềm Sumika gừng
túi 70g Túi 5.500 1 5.500
17 65110040
Kẹo mút Welly bạc hà barley – me xí muội túi 396g
Túi 31.900 1 31.900
18 65110042 Kẹo dẻo Zoo túi 100g Túi 7.200 2 14.400
TỔNG CỘNG 33 549.850
Số tiền bằng chữ: Năm trăm bốn mƣơi chín ngàn tám trăm năm mƣơi đồng./.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 45 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Các nghiệp vụ làm tăng tiền
04/03/2014 Thu trƣớc tiền hàng Công ty Nguyễn Phƣớc là 22.850.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 22.850.000
Có TK 131120 : 22.850.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu.
11/03/2014 Công đoàn nộp lại tiền tổ chức sinh nhật công ty lần thứ 15 tại Suối Tiên là 9.887.000 đồng.
Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 9.887.000
Có TK 642800 : 9.887.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Phiếu hoàn ứng.
14/03/2014 Thu hộ Nhà máy hóa đơn 8091-xô nhựa là 1.040.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 1.040.000
Có TK 136800 : 1.040.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu.
15/03/2014 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ là 35.000.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 35.000.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 112100 : 35.000.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu, Ủy nhiệm chi.
19/03/2014 Thu lại tiền do làm hồ sơ hoàn ứng trễ từ hoạt động năm trƣớc là 5.850.000 đồng.
Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 5.850.000
Có TK 711100 : 5.850.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu.
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 46 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
25/03/2014 Thu lại tiền hoa hồng cho đại lý do chi dƣ là 726.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 111100 : 726.000
Có TK 641700 : 726.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu.
…
2.2.2.3. Xử lý trên phần mềm kế toán
Phiếu thu REC (thu tiền bán hàng, thu khác: phạt thanh toán, thu tiền dự thầu, thu tiền ký quỹ …)
- Vào màn hình chính. Chọn « Kế toán phải thu » OK
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 47 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Vào màn hình Reciept
Receipt Method: chọn « Tiền mặt VND », rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên Remittence Bank.
Receipt date : Chọn ngày rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên GL date, Maturity date.
Receipt amount: Nhập số tiền cần phải thu rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên Functional Amount.
Receipt type: Chọn kiểu standard
Number customer : Nhập số thứ tự khách hàng rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin về Name, Location.
Additional informations: Hệ thống sẽ tự động chọn Receipt informations
Mã chỉ tiêu dòng tiền: Chọn dòng tiền thu từ bán hàng các dịch vụ.
Số phiếu thu/ chi: PT.REC.1403.0003
Lý do thu chi: Thu tiền hàng HĐ 5414 7434 11031
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 48 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Tiếp theo vào màn hình Apply
+ Trƣờng hợp 1 : Thu tiền khách hàng bằng tiền mặt
Apply to: Chỉ điền số hóa đơn cần apply sau đó nhấn Tab hệ thống sẽ tự động hoàn tất các thông tin còn lại.
+ Trƣờng hợp 2 : Thu tiền hàng trƣớc
Apply to: Không apply theo số giao dịch hoặc hóa đơn mà ta chọn vào option items để apply vào mục On Account rồi nhấn OK. Sau đó nhấn Tab hệ thống sẽ tự động hoàn tất các thông tin còn lại. Và nhấn Ctrl+S để lƣu lại.
Phiếu thu PAY (dành cho thu lại tiền tạm ứng thừa cho nhân viên) - Vào màn hình chính. Chọn « Kế toán phải trả » OK
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 49 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Chọn Payment Open (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 50 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn
Type: Chọn Refund
Operating Unit: Chọn « BBC Văn Phòng ».
Supplier Number : Nhập số thứ tự rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin vào Trading Partner Address.
Number: Nhập mã số Phiếu Hoàn Ứng.
Date: Chọn ngày rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên GL date, Maturity date.
Amount: Nhập số tiền cần thu vào, nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên Paymentl Amount.
Description : « Thu lại tiền ứng đi công tác Miền Trung – PTGĐSX » - Thêm trƣờng thông tin
Số chừng từ: PT.PAY.1403.0020
Chỉ tiêu dòng tiền: Chọn tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh
Mã nhà cung cấp: Chọn từ hệ thống
Tên ngƣời nhận: MAI ANH TÖ
Địa chỉ ngƣời nhận
Tài liệu đính kèm: « Chứng từ gốc »
Hình thức thanh toán: Chọn « Tiền mặt »
GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 51 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn