Đối mặt với cơ hội cũng như thách thức trên, các doanh nghiệp cần biết nắm bắt thị trường nhộn nhịp này để phát huy điểm mạnh của công ty, đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ lớn của khách hàn
Lý do lựa chọn đề tài
Trong giai đoạn toàn cầu hóa ngày càng trở nên phổ biến hiện nay, tình hình kinh tế toàn cầu giữa các quốc gia ngày càng phát triển hơn Chính vì điều đó, dẫn đến việc giao thương giữa các quốc gia ngày càng dễ dàng để gắn kết với nhau Đặc biệt, ở Việt Nam đối với các mặt hàng thép, nhôm, kính, inox, …thúc đẩy hàng hóa không chỉ được trao đổi buôn bán sôi nổi trong nước mà còn cả ngoài nước Dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nước ngoài như Trung Quốc với các doanh nghiệp trong nước Đối mặt với cơ hội cũng như thách thức trên, các doanh nghiệp cần biết nắm bắt thị trường nhộn nhịp này để phát huy điểm mạnh của công ty, đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ lớn của khách hàng Chiến lược của công ty đưa ra làm thế nào tối ưu hóa bài toán chi phí trong quá trình tạo ra sản phẩm để mang lại lợi nhuận cho công ty Trong đó, hoạt động mua hàng đóng một vai trò không thể thiếu để công ty tối ưu hóa chi phí đối với nguyên vật liệu đầu vào
Ngày nay, hoạt động mua hàng chiếm khoảng 50% trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, cũng như các công ty thương mại Quy trình mua hàng sai sót có thể gây ra tổn hại nghiêm trọng cho công ty dẫn đến giá sản phẩm cao khó cạnh tranh với các đối thủ khác trong ngành Do đó, để có một quy trình mua hàng thành công, đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết về lĩnh vực mua hàng để đảm bảo quá trình mua diễn ra suôn sẻ mà không xảy ra bất cứ tổn hại gì
Tương tự như các doanh nghiệp hiện nay, hoạt động mua hàng đóng vai trò cực kì quan trọng trong công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) Công ty mua các nguyên vật liệu đầu vào như nhôm, inox, kính, thép, … để tạo ra các sản phẩm hoàn chỉnh và cung ứng ra ngoài thị trường Việc mua hàng đúng thời điểm, đúng số lượng, đúng chất lượng, giá cả cạnh tranh, … sẽ tạo ra sản phẩm tốt nhất để làm hài lòng khách hàng Để đáp ứng được những điều này, việc quan trọng nhất là phải có quy trình mua hàng hoàn chỉnh
Nhận ra được tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với công ty TNHH Sinh Nam Meta (Việt Nam), tác giả chọn đề tài nghiên cứu là “Tối ưu hóa quy trình mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal” để tập trung nghiên cứu và cải thiện hoạt động mua hàng tại công ty này.
Mục tiêu nghiên cứu
Tổng hợp và hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng
Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động mua hàng tại công ty Sinh Nam Metal (Việt Nam)
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu định tính dựa trên những thống kê và phân tính dựa trên cơ sở dữ liệu thứ cấp liên quan đến hoạt động thu mua tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)
Các phân tích được phối hợp với cơ sở lý thuyết để đưa ra các đề xuất, giải pháp về hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)
Đóng góp của nghiên cứu
Ý nghĩa khoa học
Nghiên cứu góp phần làm rõ hệ thống lý luận về hoạt động mua hàng Đồng thời, nghiên cứu cũng là cơ sở, nền tảng để phát triển các nghiên cứu sâu hơn về lĩnh vực này.
Ý nghĩa thực tiễn
Nghiên cứu còn đóng một vai trò quan trọng trong nhà trường để giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn về tình hình thực tế tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) Trên cơ sở đó, đề xuất ra các giải pháp tối ưu hóa hoạt động mua hàng để phù hợp hơn tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam).
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM)
Thông tin về công ty
Hình 1.1: Logo công ty Sinh Nam Metal Nguồn: Tổng hợp từ website công Ty Sinh nam metal
Tên công ty: Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)
Tên quốc tế: Sinh Nam Metal (VietNam) CO., LTD Đại diện: Ông Lee Thian Hock
Chức vụ: Chủ tịch hội đồng quản trị Đại diện trên pháp luật: Bà Vũ Hoài Thu
Chức vụ: Tổng giám đốc
Mã số thuế: 3700349560 Địa chỉ: Bình Dương
Chức năng và lĩnh vực hoạt động
1.2.1 Sứ mệnh của công ty
Công ty chuyên chế tạo, thiết kế, cung cấp và lắp đặt đáng tin cậy cho các sản phẩm cửa sổ, cửa đi, vách kính, … cho các tòa nhà cao cấp tại Việt Nam với dịch vụ tốt nhất, cùng với giá cả cạnh tranh, đáp ứng tuân thủ pháp luật về chất liệu sản phẩm an toàn với môi trường và không ngừng cải tiến sản phẩm, dịch vụ của công ty
1.2.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Là một trong những công ty đầu ngành tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp thiết kế hệ thống nhôm kính mặt tiền, lắp đặt và chế tạo, dịch vụ quản lý dự án cho các dự án trung và cao cấp Sinh Nam Metal làm việc với các kiến trúc sư và chuyên gia tư vấn để đưa ra giải pháp thích hợp cho hệ thống nhôm, kính mặt tiền đáp ứng đầy đủ chức năng cũng như yêu cầu về mặt thẩm mỹ mà dự án yêu cầu
Thêm vào đó, Sinh Nam Metal đã xây dựng mối liên kết cộng tác với các kỹ sư chuyên nghiệp tại Singapore Nhóm kỹ sư này đã hỗ trợ công ty tính toán kết cấu, đảm bảo rằng các thiết kế luôn tuân thủ quy định xây dựng của pháp luật Việt Nam
Một số công việc chính của Sinh Nam Metal như thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt nhôm kính – tường nhôm kính (hệ Unitized, Semi-Unitize, Stick) – Cửa đi, cửa sổ – tấm ốp nhôm và thép – tấm ốp tổng hợp ACM – nhôm louver và louver cửa – Hệ thống Skylight – Canopy và Walkway – Tấm nhôm đục lỗ trang trí hoặc hệ thống Spider – Nhôm lưới – và những thành phần khác, chiếm 40% thị trường trường nội địa.
Các sản phẩm của công ty
Tham khảo tại phần phụ lục 1,2,3,4
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) thuộc tập đoàn Kimteck Industries (Singapore), một doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, đã ra đời từ năm
1997 Công ty đã mở rộn hoạt động sang 06 quốc gia trong khu vực Châu Á/Thái Bình Dương, và hiện tại có hơn 250 nhân viên Phương châm hoạt động của công ty là "Xây dựng một nền tảng chung toàn cầu để chăm sóc khách hàng." [O1]
Công ty đã bắt đầu hoạt động chính thức tại Việt Nam vào năm 2000, với bà
Vũ Hoài Thu và ông Lee Thian Hock là người đại diện pháp lý
Các sản phẩm chính của công ty bao gồm thiết kế, cung cấp, gia công và lắp đặt các sản phẩm nhôm kính và kim loại, như mặt dựng nhôm kính (curtain wall), cửa đi và cửa sổ, hệ mái kính, mái đón sảnh, cửa tự động
Kể từ khi thành lập, công ty Sinh Nam Metal đã hoàn thành gần 100 dự án cả trong và ngoài nước Hiện tại, công ty đang tham gia vào việc thi công các dự án như Sailing Club, Filmore Đà Nẵng, Lux 5, Metropole, Tây Mỗ, Chadwick International School, và đang tiếp tục bảo trì các dự án đã hoàn thành [S1]
Hiện nay, công ty đang tiếp tục hoàn thiện công nghệ, sản phẩm và phát triển mở rộng phát triển hơn ở khu vực Việt nam và Đông Nam Á [O1]
Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức Nguồn: Tổng hợp từ website công ty Sinh Nam metal
1.5.1.2 Chức năng của bộ phận mua hàng
Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty Thương lượng về giá cả, điều kiện thanh toán và các yêu cầu khác với các nhà cung cấp
Quản lý và giám sát các đơn đặt hàng, đảm bảo thời gian giao hàng, số lượng và chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của công ty Điều tra và giải quyết các vấn đề liên quan đến các đơn đặt hàng, bao gồm các thay đổi đơn đặt hàng, hoàn trả hàng hoặc đòi hỏi bảo hành
Quản lý và giám sát quá trình lưu kho, nhập kho và phân phối các sản phẩm đã mua Đảm bảo tuân thủ các quy trình và quy định pháp luật liên quan đến việc mua hàng và quản lý tài sản của công ty
Theo dõi công nợ và làm hồ sơ thanh toán gửi kế toán hàng tuần.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1.1 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Đơn vị tính: VND
2020 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 304.694.955.591 232.527.620.368 200.345.789.324
2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - -
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10= 01-02) 304.694.955.591 232.527.620.368 230.345.789.324
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 - 11) 40.544.808.217 26.499.893.009 29.467.321.417
6 Doanh thu hoạt động tài chính 1.469.881.801 646.909.461 799.569.312
- Trong đó: Chi phí lãi vay 15.262.315.640 7.680.156.562 5.134.454.789
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 29.367.139.108 18.019.348.610 20.676.490.241
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30 = 20 + (21 -
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 3.362.054.840 1.462.368.576 4.143.742.826
15 Chi phí thuế TNDN hiện hành
16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại
17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60P – 51 -
Nguồn: Bộ phận Kế toán của công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)
Từ kết quả bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020, 2021, 2022 của công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam), ta có thể nhận rút ra một số nhận xét như sau:
Doanh thu của công ty tăng 31% từ năm 2021 đến năm 2022, và tăng 50% so với năm 2020 cho thấy công ty liên tục tiếp nhận thực hiện các dự án mới đem lại nguồn thu chính cho doanh nghiệp Từ đó, công ty sẵn sàng đặt mục tiêu cho sự tăng trưởng doanh thu cao hơn trong những năm tiếp theo
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty năm 2022 tăng 53% so với năm 2021 và tăng 50% so với năm 2020 Biên lợi nhuận của công ty cao hơn nhiều so với các doanh nghiệp khác trong ngành nhờ chi phí giá vốn nguyên vật liệu đầu vào thấp, quy trình sản xuất được tối ưu hóa, … Do đó, mang lại lợi nhuận cao hơn cho công ty [S2]
Chi phí tài chính của công ty tăng 105% so với năm 2021, và tăng 190% so với năm 2020 Điều này cho thấy công ty phải vay mượn nhiều hơn để duy trì hoạt động kinh doanh, sản xuất Bên cạnh đó là áp lực trả lãi vay hàng ngày đối với ngân hàng [W1]
Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng 63% năm 2021 đến năm 2022, tăng khoảng 45% so với năm 2021 cho thấy công ty đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý và phát triển
Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp năm 2022 tăng 190% so với năm 2021 và tăng không nhiều so với năm 2020 Cho biết, công ty đã giảm được chi phí giá vốn xuống và đẩy nhanh việc hoàn thành các dự án để đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty Đến năm 2023 vẫn còn một số dự án sẽ hoàn thành và bàn giao do đó dự kiến sẽ đem lại nguồn lợi nhuận lớn hơn trong năm tiếp theo
Tuy nhiên, công ty vẫn gặp nhiều khó khăn trong vì nhiều yếu tố bên ngoài lo ngại như lạm phát hiện nay đang tăng cao, chi phí giá vốn tăng cao Điều này đã gây ra ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế toàn cầu và các công ty hoạt động trong ngành công nghiệp, trong đó có Sinh Nam Metal, làm gián đoạn cung ứng, hạn chế hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty Cần có những giải pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề này và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty trong tương lai
Tóm lại, tình hình kinh doanh của công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) có những khó khăn nhưng vẫn cho thấy sự phát triển tích cực.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG
Khái niệm mua hàng
Trong hầu hết doanh nghiệp, hoạt động mua hàng là một hoạt động rất quan trọng để duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, chiến lược quan hệ với nhà cung cấp phải phù hợp Vì quá trình lựa chọn nhà cung cấp chiếm một lượng lớn nguồn lực như thời gian, công sức, … nên các công ty mong đợi ký kết các hợp đồng lâu dài, mang tính kinh tế Tuy nhiên, giá nguyên vật liệu thường xuyên biến động với xu hướng không chắc chắn, khiến việc mua sắm và đặc biệt là quản lý quan hệ nhà cung cấp trở thành một yếu tố then chốt trong hiệu quả kinh doanh theo Sepehri, M (2013) Giá của nhà cung cấp ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh lâu dài, danh tiếng doanh nghiệp và giá sản phẩm đầu ra Do đó, đánh giá nhà cung cấp đã thu hút được sự quan tâm ngày càng tăng trong những năm qua Godarzi,
A A (2014) Đồng thời, quản lý thu mua phải đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của nguồn cung ứng cùng với chi phí và rủi ro trong một môi trường năng động, không chắc chắn Sepehri, M (2013)
Tóm lại, mua hàng một quá trình bao gồm: lên kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán về giá mua nguyên vật liệu và các điều khoản khác nếu có, ký kết hợp đồng và chuyển giao vật liệu, đo lường hiệu quả của nhà cung cấp sau khi giao hàng, và duy trì mối quan hệ ổn định của việc cung ứng với nhà cung cấp đó.
Trách nhiệm, vai trò của mua hàng
Theo Monczka và cộng sự (2015), mỗi bộ phận trong tổ chức đều có những chức năng cụ thể Đó là trách nhiệm hoặc phạm vi quản lý của mỗi chức năng Mua hàng phải có quyền hợp pháp để đưa ra các quyết định trong phạm vi quản lý của mình, được thiết lập thông qua các chính sách từ quản lý cao cấp Cụ thể một số vấn đề phải được giao cho bộ phận mua hàng, gồm những trách nhiệm sau:
Trách nhiệm thứ nhất: Phân tích nhu cầu và năng lực nhà cung cấp
Có thể nói đây là nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận mua hàng Kế hoạch mua hàng bắt đầu từ việc đo lường khả năng hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp hay không, cách sử dụng nguồn lực và chi phí mua hàng của các bộ phận khác như thế nào Sau đó, phòng mua hàng xem xét về khả năng tham gia các dự án mới của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch mua hàng hiệu quả, giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển tốt hơn và góp phần tiết kiệm chi phí mua hàng Đồng thời, phòng mua hàng tiến hành phân tích các nhà cung cấp trên thị trường để đánh giá đúng năng lực nhà cung cấp và giá cả xem có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không Từ đó, nhân viên mua hàng sẽ so sánh nhiều nhà cung cấp, có thể có các nhà cung cấp thuộc quốc gia khác để lập ra một danh sách nhà cung cấp phù hợp nhất
Trách nhiệm thứ hai: Đóng vai trò là người liên hệ chính với nhà cung cấp
Các bộ phận mua hàng từ lâu đã tuân thủ chính sách rằng chỉ nhân viên mua hàng mới được liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp Mặc dù điều này có ý nghĩa từ góc nhìn kiểm soát, nhưng hiện nay một số công ty đang bắt đầu nới lỏng chính sách này Hiện nay, chúng ta nhận ra rằng mua hàng phải đóng vai trò là người liên hệ chính với nhà cung cấp, nhưng các chức năng khác cũng nên có khả năng tương tác trực tiếp với nhà cung cấp khi cần thiết Sự tham gia của nhiều người giúp quá trình giao tiếp giữa khách hàng nội bộ, mua hàng, bán hàng và các chức năng nội bộ của nhà cung cấp trở nên hiệu quả và chính xác hơn Mặc dù mua hàng phải giữ quyền là người liên hệ chính với nhà cung cấp, sự tham gia của những người khác có thể cải thiện việc chuyển giao thông tin và kiến thức giữa các tổ chức mua và bán
Trách nhiệm thứ ba: Kiểm soát hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp sản xuất, phòng mua hàng phải phối hợp với phòng sản xuất để đảm bảo lượng tồn kho cần thiết cho các nguyên vật liệu để duy trì sản xuất Đối với doanh nghiệp thương mại thì phải đảm bảo số lượng sản phẩm tại các quầy hoặc trong kho để khách hàng lựa chọn tiêu dùng Do đó, kiểm soát tồn kho đóng vai trò rất quan trọng vì có thể khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng vào đối thủ cạnh tranh nếu không đủ nguồn hàng hoặc ngược lại có thể bị ứ đọng vốn, chi phí lưu kho,
Trách nhiệm thứ tư: Kiểm soát chất lượng
Khi nhà cung cấp giao hàng đến, phòng mua hàng cần phải kiểm tra thêm một lần nữa về tình trạng nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm tránh trường hợp chủ quan Một số chỉ số đánh giá nhà cung cấp thường thấy như: sản phẩm giao đúng hạn, tỷ lệ sai hỏng sản phẩm, … Các dữ liệu này giúp phòng mua hàng đánh giá cụ thể về hiệu quả chiến lược mua hàng và có điều chỉnh thích hợp
Trách nhiệm thứ năm: Kiểm soát giá cả
Bộ phận thu mua cũng phải chịu trách nhiệm về hoạt động duy trì và sử dụng hợp lý nguồn kinh phí Để có được chi phí thu mua tốt nhất, bộ phận thu mua cần đảm bảo rằng các nhà cung cấp sử dụng sản phẩm với chi phí thấp hơn từ các nhà phân phối và nhà sản xuất Bộ phận thu mua cũng có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát giá cả bằng cách tăng quy mô giao hàng để được hưởng các chiết khấu và ưu đãi, thanh toán đúng hạn để không phát sinh phí phạt trễ hạn, đặt hàng trực tuyến hoặc áp dụng các công cụ thương mại điện tử mới nhất để giảm phát sinh chi phí
Mục tiêu của mua hàng
Theo Baily và cộng sự (2015), mục tiêu của mua hàng được đặt ra như sau: Đảm bảo thu được vật liệu chất lượng phù hợp, đúng thời gian, đúng số lượng, từ nguồn cung ứng phù hợp, với giá cả hợp lý
Xây dựng và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các nhà cung cấp hiện tại, đồng thời phát triển các nguồn cung ứng khác như sự thay thế hoặc đáp ứng các nhu cầu mới nổi hoặc đã được lên kế hoạch, nhằm đảm bảo sự liên tục cung cấp
Mua hàng một cách hiệu quả và thông minh, đạt được giá trị tốt nhất cho từng đồng chi tiêu, tuân thủ các nguyên tắc đạo đức
Thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác vững chắc với các bộ phận khác, cung cấp thông tin và tư vấn cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức
Phát triển nhân lực, chính sách, quy trình và tổ chức để đạt được những mục tiêu này
Mục đích cuối cùng của mua hàng là giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường cung ứng cạnh tranh và hiệu suất cao để duy trì hoạt động kinh doanh, tạo lập mối quan hệ hợp tác với các nguồn lực bên trong cũng như bên ngoài để đạt được lợi thế kinh doanh quan trọng từ hoạt động mua hàng
Hiện nay, bộ phận quản lý mong muốn bộ phận mua hàng tham gia vào cuộc họp chiến lược của công ty về cải thiện chuỗi cung ứng để mang lại lợi nhuận tối đa Theo nghiên cứu của KPMG về “Sức mạnh của Mua hàng”, nhiều bộ phận mua hàng đã gặp khó khăn trong việc nâng cao hoạt động của mình ngoài việc tái đàm phán hợp đồng giá rẻ, để có vai trò rộng hơn và chiến lược hơn trong hoạt động kinh doanh tổng thể.
Quy trình mua hàng
Hình 2.1: Quy trình mua hàng
(Nguồn: Monczka, R.et al (2016) Purchasing and supply chain Management (6 th ed), Andover: Cengage learning)
Bước 1: Lên kế hoạch mua hàng
Chu kỳ mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu và lên kế hoạch nửa năm hoặc một năm Trong trường hợp xuất hiện yêu cầu mới chưa được lập kế hoạch, nhân viên mua hàng họp với các bộ phận, phòng ban khác (tác giả xin phép gọi là khách hàng nội bộ) để thảo luận về nhu cầu trong tương lai và đảm bảo sự đồng thuận Thông qua cuộc đàm phán nhóm mua hàng có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng nội bộ và tiến hành lập kế hoạch chi tiết, sau đó chia sẻ dự báo với các nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ đúng thời điểm và chất lượng
Nhu cầu mua hàng có thể là thành phần nguyên liệu, lắp ráp hoặc mặt hàng hoàn thành Mua hàng là vai trò chịu trách nhiệm mua sắm cho toàn bộ tổ chức, giao tiếp và trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong tổ chức
Mua hàng sử dụng phương pháp mua trực tiếp trong trường hợp xuất hiện nhu cầu đột ngột mà chưa được dự báo và không có nhà cung cấp trước đó Trong tình huống này, mua hàng sẽ hợp tác với bộ phận tiếp thị thị trường để tìm kiếm nhà cung cấp và đáp ứng một cách nhanh chóng với mức giá hợp lý và chất lượng tốt Đối với đa số hoạt động mua hàng không xảy ra tình huống đột xuất thì đều đã được ký hợp đồng trước và cung ứng đúng theo thời hạn trong hợp đồng
Bước 2: Xác định nhu cầu đối với đơn hàng
Trong một khoảng thời gian xác định, khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài nhận ra nhu cầu của họ về một sản phẩm hoặc dịch vụ và truyền đạt cho bộ phận mua hàng về nhu cầu của họ thông qua nhiều hình thức khác nhau như: gửi yêu cầu mua hàng từ nhân viên nội bộ, thông tin dự báo và đơn đặt hàng từ khách hàng, hệ thống đặt hàng thường xuyên, kiểm tra tồn kho, …
Thứ nhất, về yêu cầu mua hàng:
Phương pháp thông báo nhu cầu vật liệu thông qua yêu cầu mua hàng là phổ biến nhất Yêu cầu mua hàng có thể được truyền qua điện thoại, truyền miệng hoặc qua máy tính Mỗi yêu cầu mua hàng cần chứa các thông tin cơ bản như mô tả vật liệu/dịch vụ, số lượng và ngày yêu cầu, giá ước tính, ngày yêu cầu và chữ ký ủy quyền Form để yêu cầu thường là bảng yếu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng là một biểu mẫu điện tử hoặc giấy tờ cung cấp thông tin quan trọng về nhu cầu Biểu mẫu yêu cầu mua hàng thông thường sẽ cung cấp mô tả sản phẩm, chất liệu và màu sắc, số lượng yêu cầu và mục đích sử dụng
Thứ hai, về đề nghị mua hàng di động/mã vạch:
Yêu cầu mua hàng di động hoặc mã vạch được sử dụng để truyền thông về nhu cầu vật liệu và quản lý hàng tồn kho trong các công ty nhỏ chưa tự động hóa quy trình mua hàng Một yêu cầu mua hàng di động là một biểu mẫu hoặc nhãn chứa mã vạch cung cấp thông tin về người cung cấp, mô tả mặt hàng, danh sách nhà cung cấp được chấp thuận, giá cả, điểm đặt hàng lại Khi mức tồn kho đạt đến điểm đặt hàng lại, nhân viên có thể thông báo cho bộ phận mua hàng bằng cách chuyển tiếp yêu cầu mua hàng di động hoặc quét mã vạch điện tử Hệ thống này tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ việc phải tìm kiếm thủ công vì nó bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết để xử lý đơn đặt hàng Tuy nhiên, khi hệ thống quản lý hàng tồn kho trở nên tự động hóa, yêu cầu mua hàng di động được sử dụng ít hơn và hệ thống tự động tạo ra yêu cầu mua hàng hoặc đặt hàng với đầu vào đơn giản từ nhân viên bán hàng
Thứ ba, về dự báo và đơn hàng của khách hàng:
Nhu cầu về vật liệu có thể được kích hoạt bởi các đơn đặt hàng từ khách hàng, đặc biệt khi có sự thay đổi trong sản phẩm hiện có đòi hỏi các thành phần mới Đơn đặt hàng từ khách hàng cũng có thể đánh dấu nhu cầu để có được các vật liệu hiện có Khi các công ty ngày càng tùy chỉnh sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng cá nhân, bộ phận mua hàng phải sẵn sàng hỗ trợ nhu cầu về vật liệu mới Dự báo thị trường cũng có thể đánh dấu nhu cầu về vật liệu Ví dụ, một dự báo tăng về sản phẩm có thể đánh dấu nhu cầu về vật liệu bổ sung hoặc mới Nếu đã chọn nhà cung cấp để cung cấp vật liệu đó, thì một hệ thống đặt hàng tự động như hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) có thể tự động chuyển tiếp yêu cầu vật liệu cho nhà cung cấp
Thứ tư, về hệ thống điểm tái đặt hàng:
Hệ thống điểm đặt hàng lại là phương pháp thông thường để xác định nhu cầu mua hàng Khi hàng tồn kho giảm xuống mức nhất định, hệ thống thông báo cho bộ phận kiểm soát vật liệu hoặc người mua hàng để yêu cầu bổ sung hàng tồn kho Hầu hết các hệ thống điểm đặt hàng lại được tự động hóa và tính toán các tham số đặt hàng trước Nó cung cấp thông tin về mức tồn kho và yêu cầu hàng tồn kho của nhiều mặt hàng Điểm đặt hàng lại là phương pháp phổ biến nhất trong việc truyền tải yêu cầu đặt hàng vật liệu, đặc biệt cho các công ty có trung tâm phân phối linh kiện dự phòng
Thứ năm, về kiểm kê tồn kho:
Kiểm tra hàng tồn kho (hay kiểm kê chu kỳ) là việc kiểm tra vật liệu thực tế để xác nhận khớp với các bản ghi trong hệ thống Nếu tồn kho vật lý thấp hơn số lượng trong hệ thống, điều chỉnh bản ghi có thể kích hoạt yêu cầu đặt hàng lại Có nhiều nguyên nhân khiến hàng tồn kho vật lý ít hơn hệ thống, bao gồm đặt vật liệu sai vị trí, hư hỏng không được ghi chính xác, mất cắp và giao hàng không đầy đủ từ nhà cung cấp Các công ty nhỏ thường sử dụng kiểm tra hàng tồn kho để xác định nhu cầu đặt hàng vật liệu Trong trường hợp đủ hàng tồn kho, không cần yêu cầu đặt hàng lại
Bước 3: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Đấu thầu cạnh tranh được sử dụng khi người mua yêu cầu các báo giá từ các nhà cung cấp và muốn trao hợp đồng cho nhà thầu có năng lực cao nhất Phương pháp này hiệu quả khi khối lượng đáng kể và đặc điểm kỹ thuật rõ ràng, thị trường cạnh tranh và có đủ nhà cung cấp chất lượng, thời gian đủ cho nhà cung cấp đánh giá yêu cầu
Tuy nhiên, nếu giá cả không là yếu tố quyết định hoặc sản phẩm phức tạp, thì thương lượng trực tiếp là phương pháp được ưu tiên Thương lượng phù hợp khi cần thỏa thuận về nhiều yếu tố về hiệu suất như giá cả, chất lượng, giao hàng, chia sẻ rủi ro và hỗ trợ sản phẩm Thương lượng thường được sử dụng khi cần sự tham gia sớm của nhà cung cấp hoặc khi nhà cung cấp không thể xác định rủi ro và chi phí Khi các công ty phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp được lựa chọn, quá trình thương thảo trở thành việc đạt được sự thỏa thuận theo hướng hợp tác
Bước 4: Đánh giá hoạt động của nhà cung ứng Đánh giá nhà cung cấp là việc quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng dài Đánh giá nhà cung cấp chính là đánh giá doanh nghiệp và phù hợp với các tiêu chí do công ty đề ra
Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là nhằm lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng với doanh nghiệp cũng như đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại Đối với các nhà cung cấp tiềm năng: Lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp sau đó tiến hành liên hệ và đàm phán về các điều kiện phù hợp Nếu thuận lợi, tiến tới ký kết hợp đồng Đối với các nhà cung cấp hiện tại: Xác định sự phù hợp với định hướng của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai; xác định được những rủi ro tiềm ẩn từ nhà cung cấp đó để tìm phương án thay thế kịp thời
Bước 5: Tiến hành giao nhận và thanh toán
Bộ phận mua hàng cần theo dõi tình trạng đơn đặt hàng và có thể tăng tốc hoặc làm việc với nhà cung cấp để tránh trễ giao hàng Quá trình nhận và đặt hàng cũng nên được cải thiện bằng cách sử dụng công nghệ mã vạch Ngoài ra, các tài liệu quan trọng như phiếu đóng gói vật liệu, vận đơn và báo cáo chênh lệch nhận hàng cũng có thể được điện tử hóa
Phiếu đóng gói vật liệu là một tài liệu quan trọng cung cấp thông tin chi tiết về nội dung của một lô hàng Nó liên kết với đơn đặt hàng và số phiếu phát hành vật liệu để theo dõi và kiểm toán Khi nhận vật liệu, nhân viên nhận hàng sử dụng phiếu đóng gói để so sánh số lượng được ghi trên phiếu đóng gói của nhà cung cấp với số lượng thực tế đã nhận được Sự so sánh giữa số lượng phát hành vật liệu và số lượng trên phiếu đóng gói là rất quan trọng để xác định việc nhà cung cấp giao quá nhiều hay thiếu hàng
Ngoài ra, các cần xem xét các điều khoản thanh toán trước khi ký kết hợp đồng
Bước 6: Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng
2.5.1 Các yếu tố bên trong
Theo Monczka và cộng sự (2015), chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định thành công của một công ty Trong hoạt động mua hàng, nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên mua hàng cần có kiến thức và kỹ năng đa dạng Các lĩnh vực kiến thức quan trọng bao gồm quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, phân tích chi phí tổng hợp, chiến lược mua hàng, phân tích nhà cung cấp và phân tích thị trường cạnh tranh Để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, sự cộng tác với nhà cung cấp và phối hợp nội bộ giữa các bộ phận khác nhau như kỹ sư, mua sắm, vận chuyển, khách hàng và marketing là cần thiết Để đạt được kỹ năng phù hợp, công ty cần thiết lập một chiến lược quản lý nguồn nhân lực đáng tin cậy Điều này bao gồm phát triển nhân viên tiềm năng từ bên trong công ty, tuyển dụng tài năng từ các nhóm chức năng khác hoặc các công ty khác, và tuyển dụng những sinh viên mới tốt nghiệp triển vọng
Trong hoạt động kinh doanh và sản xuất, tài chính đóng vai trò quan trọng không thể phủ nhận Tài chính quyết định việc thành lập và phát triển doanh nghiệp một cách liên tục và hiệu quả Nó cũng là một trong những tiêu chí để phân loại quy mô của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi trong cạnh tranh Đặc biệt, tài chính ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng Để đảm bảo hoạt động thu mua diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi, việc cung cấp đầy đủ hàng hóa, nhiên liệu và nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm là rất quan trọng Doanh nghiệp cần có nguồn tài chính mạnh mẽ và ổn định để đáp ứng kế hoạch thu mua ngắn hạn và dài hạn Nguồn tài chính mạnh mẽ và ổn định mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm thiểu tình trạng nợ cao đối với các nhà cung cấp, từ đó nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Đồng thời, khi có nguồn tài chính mạnh, bộ phận thu mua có thể thực hiện kế hoạch mua hàng với số lượng lớn, đáp ứng nhu cầu sản xuất một cách dễ dàng Điều này cũng tạo điều kiện để nhận được các chiết khấu và ưu đãi từ các nhà cung cấp Hơn nữa, việc có nguồn tài chính mạnh giúp bộ phận thu mua nắm bắt kịp thời các lô hàng tốt với giá cả phù hợp Đó là lý do tại sao tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng (theo Lê Kiều Giang, 2022)
Cơ sở vật chất của doanh nghiệp gồm nhà máy, xưởng, thiết bị, hệ thống công nghệ thông tin, di chuyển nội bộ và hệ thống điện nước Trong hoạt động thu mua, cơ sở vật chất quan trọng nhất là hệ thống kho bãi và công nghệ thông tin Hệ thống kho bãi tiên tiến giúp kiểm soát hàng hóa và đảm bảo cung cấp liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối Cơ sở vật chất công nghệ thông tin không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, với sự ứng dụng của nó đã thay đổi cách làm việc truyền thống, nâng cao hiệu suất và tăng cường sức cạnh tranh Doanh nghiệp mong muốn quản lý thu mua thông qua phần mềm công nghệ, giảm thiểu sai sót và đảm bảo đúng hàng hóa, số lượng, thời gian và chất lượng Cơ sở vật chất vững chắc tạo điều kiện cho hoạt động thu mua diễn ra nhanh chóng và hiệu quả (theo Lê Kiều Giang, 2022)
2.5.2 Các yếu tố bên ngoài
Thị trường có thể gây ra biến động giá cả cho các sản phẩm và dịch vụ Những biến động này có thể bao gồm tăng giảm giá vật tư, biến động tỷ giá hoặc thay đổi trong điều kiện kinh tế Những biến động này ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm mua hàng và có thể đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược mua hàng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu với mức giá hợp lý
Thị trường có thể chịu ảnh hưởng từ các thay đổi kinh tế và chính trị, chẳng hạn như lạm phát, suy thoái kinh tế, biến động chính sách thuế và quy định Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến mức độ tồn tại và phát triển của các nhà cung cấp, giá cả và khả năng cung ứng Doanh nghiệp cần đưa ra chiến lược mua hàng linh hoạt để đối phó với những thay đổi này và tối ưu hóa hiệu quả mua hàng
Thị trường có thể mang đến những rủi ro cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Rủi ro có thể xuất phát từ biến động giá cả, thiếu hụt nguồn cung, thay đổi chính sách quản lý, sự không ổn định kinh tế, v.v Doanh nghiệp cần có khả năng đánh giá và quản lý rủi ro mua hàng một cách hiệu quả để đảm bảo sự ổn định và liên tục trong chuỗi cung ứng
2.5.2.2 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh thúc đẩy doanh nghiệp phải giảm thiểu chi phí đầu vào để có giá thành sản phẩm thấp hơn trên thị trường, tạo áp lực lên bộ phận thu mua Bộ phận này phải tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhằm tìm ra các nguồn cung ứng có giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải nâng cao khả năng cạnh tranh của mình bằng cách tìm kiếm những nhà cung cấp đáng tin cậy, cung cấp hàng hóa và dịch vụ chất lượng với mức giá cạnh tranh Điều này giúp duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường Hơn nữa, để giảm rủi ro và tăng tính linh hoạt, doanh nghiệp cần đa dạng hóa nguồn cung ứng thông qua việc tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau, tránh sự phụ thuộc vào một nguồn cung ứng duy nhất Điều này đảm bảo sự ổn định trong hoạt động sản xuất và kinh doanh (theo Lê Kiều Giang, 2022)
Theo Kariuki, J G và cộng sự (2018):
Nhà cung cấp có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động mua hàng Việc lựa chọn nhà cung cấp đúng và hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong quản lý mua hàng Hiệu suất mua hàng được đánh giá dựa trên tiêu chí mục tiêu, bao gồm chất lượng vật liệu mua, giao hàng đúng hẹn và so sánh giá thực tế so với mục tiêu Đồng thời, cũng đo lường hiệu suất tồn kho của vật liệu và sự hài lòng của khách hàng nội bộ Trong môi trường kinh doanh hiện tại, các công ty sản xuất và bán lẻ ngày càng tập trung vào các lợi thế cốt lõi của mình như thiết kế sản phẩm mới và chính sách tiếp thị, do đó việc sử dụng nguồn lực từ các nhà cung cấp hiệu quả trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng có được lợi thế cạnh tranh bền vững Nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cũng được đẩy mạnh trong lĩnh vực công cộng, nơi lợi nhuận và hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng Các bộ phận công cộng như bệnh viện, giáo dục công cộng và viện trợ cho người khó khăn cũng cần chọn lựa nhà cung cấp tốt nhất để cải thiện dịch vụ và tiết kiệm nguồn lực
Các nhà cung cấp không chỉ đóng vai trò cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà còn tham gia tích cực vào việc áp dụng phương pháp lean và quản lý quan hệ với khách hàng trong lĩnh vực công cộng Nghiên cứu cho thấy, mặc dù có sự khác biệt giữa chiến lược mua sắm của ngành công và ngành công cộng, nhưng có thể áp dụng các chiến lược từ ngành tư nhân để nâng cao hiệu suất mua sắm trong ngành công cộng Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý ngành công cộng Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp giúp thúc đẩy sự phổ biến của các đổi mới trong ngành này Ví dụ, việc lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ kiểm soát an ninh cho căn cứ của Không quân Pháp đã đòi hỏi một quá trình lựa chọn dài và tốn kém, nhằm chọn ra công ty có trình độ tốt nhất để bảo vệ căn cứ khỏi các cuộc tấn công khủng bố.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Quy trình nghiên cứu
Hình 3.1: Quy trình nghiên cứu
Nguồn: Tác giả tổng hợp
3.1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu
Thu mua là hoạt động cực kì quan trọng trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp Trong hầu hết các trường hợp, nếu quy trình thu mua không hiệu quả sẽ dẫn đến rủi ro trong toàn bộ chuỗi cung ứng Để hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả thì cần phải có một quy trình rõ ràng để tối ưu chi phí, đem lại chất lượng tốt cho sản phẩm cung ứng ra ngoài thị trường Nhận thấy mối quan tâm đó của các doanh nghiệp, tác giả đã thực hiện triển khai nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal”
Tổng hợp và hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng
Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động mua hàng tại công ty Sinh Nam Metal (Việt Nam)
3.1.3 Cơ sở lý thuyết hoạt động mua hàng: Đưa ra những lý thuyết liên quan đến mua hàng
3.1.4 Thực trạng mua hàng tại công ty
Phân tích thực tế hoạt động mua hàng tại công ty
3.1.5 Thiết lập ma trận SWOT
So sánh giữa lý thuyết mua hàng và quá trình áp dụng thực tế tại công ty Từ đó, đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội, thách thức giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững và tốt đẹp hơn
3.1.6 Các chiến lược kết hợp ma trận SWOT
Từ ma trận SWOT, tác giả đã kết hợp các yếu tố đó để tạo thành các chiến lược SO,
SO: là chiến lược sử dụng điểm mạnh để khai thác cơ hội, phục vụ cho hoạt động của các doanh nghiệp Đây là chiến lược được ưu tiên sử dụng đầu tiên mà không tốn sức nhờ vào những điểm mạnh đã có sẵn
ST: là chiến lược sử dụng những điểm mạnh để phòng tránh những nguy cơ Từ đó, hạn chế rủi ro và đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách ổn định, phát triển
WO: chiến lược khắc phục những điểm yếu nhằm tạo cơ hội phát triển cho doanh nghiệp Tuy nhiên, việc khắc phục điểm yếu tiêu tốn nhiều nguồn lực để tận dụng cơ hội nên doanh nghiệp cần cân nhắc chiến lược này
WT: Chiến lược khắc phục những điểm yếu để hạn chế rủi ro Với chiến lược này, doanh nghiệp phải vừa khắc phục điểm yếu, vừa phải dự báo được rủi ro xảy ra để hạn chế về mặt tài chính
3.1.7 Giải pháp: Dùng phương pháp AHP để đánh giá nhà cung cấp
Sau khi hình thành các chiến lược từ ma trận SWOT, tác giả dựa vào những chiến lược này để đưa ra các giải pháp để tạo sự hoàn thiện hơn về hoạt động mua hàng Trong các phương pháp này tác giả sẽ triển khai về phương pháp AHP để đánh giá nhà cung cấp vì lựa chọn nhà cung cấp thực chất là bài toán liên quan đến việc ra quyết định đa tiêu chí Theo Zadeh, L A (1965), mô hình ra quyết định đa tiêu chí là một công cụ hiệu quả dùng để giải quyết các vấn đề lựa chọn phức tạp bao gồm nhiều tiêu chuẩn cả định tính và định lượng Phương pháp định tính thường có đặc điểm khó xác định chính xác gây khó khăn cho việc tổng hợp kết quả đánh giá và đưa ra quyết định Phương pháp định lượng này sẽ lượng hóa các tiêu chuẩn, tính toán tổng điểm của các đối tượng đánh giá theo trọng số của mỗi tiêu chuẩn và giúp người ra quyết định có được một cơ sở chắc chắn và chính xác hơn theo Velasquez, M., Hester (2013) Trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu ứng dụng việc ra quyết định đa tiêu chí, một số phương pháp được sử dụng riêng lẻ như phương pháp phân loại, trọng số, … nhưng cũng có nhiều nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng của chúng như Eshtehardian sử dụng kết hợp hai phương pháp ANP (phương pháp phân tích mạng lưới) và AHP áp dụng cho lựa chọn các nhà cung cấp trong các công ty xây dựng và kỹ thuật dân dụng, nghiên cứu của Tabar và Charkhgard (2012) lựa chọn nhà cung cấp trong quản lý chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng phương pháp ANP và TOPSIS (Kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ tương đồng với giải pháp lý tưởng), nghiên cứu của Sangeetha và Anila (2016) sử dụng AHP tích hợp với TOPSIS để lựa chọn nhà cung cấp trong xây dựng
Phương pháp AHP là một trong số phương pháp được áp dụng khi lựa chọn nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí và các tiêu chí ít nhiều xung đột với nhau AHP có nhiều ưu điểm so với các phương pháp ra quyết định đa mục tiêu khác Trong khi nhiều phương pháp khác gặp trở ngại trong việc xác định mức độ quan trọng của từng tiêu chí thì AHP xây dựng vấn đề thành một cấu trúc phân cấp, mức độ quan trọng của mỗi yếu tố rõ ràng, dễ điều chỉnh phù hợp với vấn đề Vì vậy AHP được áp dụng tương đối phổ biến để giải quyết vấn đề
3.1.7.1 Khái niệm phương pháp AHP
Phương pháp phân tích thứ bậc AHP (Analytic Hierarchy Process) được đề xuất bởi Thomas L Saaty (1980) là phương pháp ra quyết định đa điều kiện Phương pháp định lượng AHP dùng đánh giá các phương án và chọn một phương án thỏa mãn các tiêu chí cho trước AHP sử dụng ý kiến chủ quan của các chuyên gia với 3 bước chính, đó là phân tích, đánh giá và tổng hợp Giúp chọn ra phương án nào tốt nhất nên thực hiện
3.1.7.2 Các bước thực hiện phân tích theo AHP
Dickson, G W (1966), Phương pháp AHP có 3 phân đoạn chính: đầu tiên phân rã vấn đề cần giải quyết thành nhiều cấp bậc khác nhau, so sánh cặp từng yếu tố và đánh giá các yếu tố đó và cuối cùng là tổng hợp ưu tiên bằng cách xây dựng ma trận trọng số Dựa trên cơ sở này, quá trình phân tích AHP được thực hiện theo các bước cụ thể sau do tác giả Saaty, T L (1980) đề xuất:
Bước 1: Phân tích vấn đề và xác định lời giải yêu cầu
Nhiều nghiên cứu của các tác giả trước đã tìm hiểu về các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Theo nghiên cứu của Dickson khảo sát 273 trưởng phòng mua hàng và xếp hạng
23 tiêu chí theo mức độ quan trọng trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Tiếp theo đó, nghiên cứu của Thiruchelvam và Tookey phát triển 36 tiêu chí trong đó kế thừa 23 tiêu chí của Dickson Cuối cùng, Kannan và Tan đã xác định 30 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, các tiêu chí này cụ thể là: Chi phí, Chất lượng, Hiệu suất giao hàng, Khả năng và Văn Hóa Các tiêu chí này sẽ phù hợp với từng loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
Hiện nay, bối cảnh toàn cầu hóa thế giới đang rất sôi nổi, các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp từ các nghiên cứu trước đây được kế thừa và bổ sung một số tiêu chí mới phù hợp như: trách nhiệm môi trường, tiêu chí độ tin cậy, độ linh hoạt, xã hội, …
Do đó, tác giả dựa vào kết quả tổng hợp các nghiên cứu trước để chọn ra 5 tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá một nhà cung cấp là chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy, dịch vụ hậu mãi, hiệu suất giao hàng
Tiêu chí thứ 1: Chất lượng sản phẩm (C1)
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM)
Tình hình thu mua vật tư năm 2021 – 2022
Tên vật tư ĐVT Số lượng mua năm 2022
Nhiên liệu (Nhớt, xăng, dầu,…) lít 2.748 1.109
Mũi khoan, đầu khoan cái 27.317 12.647
Băng keo dán kính, nhôm và các loại khác mét 180.385 127.700
Phụ kiện khóa các loại cái 141.767 13.898
Rockwool các loại m2 7.019 6.561 Đá cắt, lưỡi cắt cái 20.327 11.677
Sắt, thép, GI Sheet, composite tấm 68.566 23.770
Bản lề các loại cái 49.848 11.630
Máy móc các loại cái 361 81
Bột sơn các loại kg 26.942 6.682
Bánh xe các loại cái 882 3.288
Các loại vật tư khác pcs 143.394 99.279
Bảng 4.1: Tình hình thu mua vật tư năm 2021 - 2022
Nguồn: Bộ phận mua hàng công ty Sinh Nam Metal
Dựa vào bảng trên, ta có thể nhận xét một số điểm về tình hình mua vật tư của công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) như sau: Đa số nhu cầu mua vật tư năm 2022 đều tăng so với năm 2021, công ty có xu hướng sử dụng nhiều vật tư để đáp ứng đủ cho quá trình sản xuất bởi vì đơn hàng của công ty tăng lên Trong đó, có một số vật như có nhu cầu tăng đáng kể như là: Sắt, thép, Bulong, …
Công ty mua đa dạng các loại vật tư đáp ứng cho quá trình sản xuất nhiều dự án Do đó, cần phải kiểm soát việc mua vật tư một cách rõ ràng để không bị nhầm dẫn đến sự thiếu sót trong quá trình mua hàng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng tại công ty TNHH Sinh
4.2.1 Các yếu tố bên ngoài
Sự không ổn định của tình hình kinh tế hiện nay có thể ảnh hưởng đến quá trình mua hàng Một cách cụ thể hơn, đối với việc mua vật tư nhôm sẽ tính theo tỷ giá LME USD của thế giới Thêm vào đó, Việt Nam đồng đang mất giá so với Đồng USD dẫn đến giá nguyên vật liệu tăng cao Do đó, công ty cần phải điều chỉnh chi phí mua hàng hoặc giá bán sản phẩm của họ để phù hợp với tình hình hiện nay
Khách hàng ngày càng quan tâm đến tính thẩm mỹ và an toàn của sản phẩm Hiện nay, sản phẩm kính xanh được ưa chuộng hơn trên thị trường vì giảm được tia cực tím và nhiệt độ cao, bảo vệ sức khỏe của người tiêu dùng Vì vậy công ty cần phải tập trung vào nghiên cứu và phát triển ra các sản phẩm nhôm, kính, … để đáp ứng nhu cầu của họ [O1] [O4]
Một số công ty đối thủ cạnh tranh của Sinh Nam Metal trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thiết kế và lắp đặt hệ thống nhôm kính tại thị trường Việt Nam là EUROWINDOW, HASKY, GATTNER, … Các đối thủ tạo nên những cơ hội cũng như thách thức đối với công ty
Về uy tín: Công ty Sinh Nam Metal có uy tín chưa cao và nổi bật so với các công ty đối thủ cạnh tranh trong ngành Công ty EUROWINDOW có uy tín hàng đầu Việt Nam: dẫn đầu trong Top 5 công ty vật liệu xây dựng uy tín năm 2022 - Nhóm sản phẩm Cửa - tấm profile - vách ngăn: nhựa, nhôm kính, …
Với 15 năm kinh nghiệm và hơn 300 công trình, công ty Husky là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất, thiết kế, cung cấp các giải pháp công nghệ thi công các sản phẩm cửa, vách nhôm kính
BM WINDOWS vinh dự 2 năm liên tiếp nằm trong TOP 3 Công ty Vật liệu xây dựng uy tín tại Việt Nam năm 2022 Là “gương mặt” nổi bật trong Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam năm 2022
Về chất lượng dịch vụ: Sinh Nam Metal cũng không hề thua kém về chất lượng khi sở hữu đội ngũ kỹ sư đáng tin cậy cùng với chất lượng sản phẩm cao được kiểm chứng qua các dự án nổi bật thực hiện như GRAND MARINA SAIGON, INTERCONTINENTAL RESIDENCES HALONG BAY
Eurowindow sử dụng các hệ nhôm, kính, nhựa cao cấp nhập khẩu từ nước ngoài để tăng độ bền, khả năng chịu lực cao, cách âm cách nhiệt tốt và đem lại giá trị thẩm mỹ cao Áp dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến nhất vào từng sản phẩm, điều đó tạo nên sự khác biệt trong từng sản phẩm của công ty Husky
Với việc nhận được chứng nhận quốc tế từ DOWSIL, BM WINDOWS tự hào trở thành thương hiệu faỗade nhụm kớnh Việt Nam đầu tiờn đạt Dow Quality Bond™, khẳng định năng lực và vị thế của mình trong thị trường
Về giá cả: Sinh Nam Metal với kim chỉ nam không chỉ cung cấp thiết kế, cung cấp và lắp đặt chất lượng cao kim loại và mặt dựng vách kính cho các tòa nhà cao cấp tại Việt Nam với dịch vụ tốt nhất mà còn với giá cả cạnh tranh Sinh Nam Metal có giá cả ưu đãi hơn hẳn so với ba đối thủ cạnh tranh nêu trên Đối với mặt tích cực, sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh khiến công ty phải dè chừng Bởi sự xuất hiện của những đối thủ ấy đang đe dọa đến nguồn thu nhập của doanh nghiệp và khiến thị phần bị san sẻ cho những doanh nghiệp khác nhau Nhưng đồng thời, nó là lời cảnh báo mạnh mẽ cho bộ phận quản trị công ty Sinh Nam thay đổi cần thiết về những sản phẩm nhôm, kính cũ, đã lạc hậu, không còn phù hợp với thị hiếu của khách hàng hiện tại [O4] Không chỉ thế, Sinh Nam Metal có thể học hỏi những bài học kinh nghiệm từ chính đối thủ cạnh tranh của mình Các giải pháp marketing bán hàng, chiến lược kinh doanh, … Đặc biệt, nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh để từ đó rút ra những ưu và nhược điểm về sản phẩm của mình, giúp cho sản phẩm nhôm, kính của công ty phát triển hơn Đối với mặt tiêu cực, lợi nhuận chính là mục tiêu hàng đầu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp sẽ bị đe dọa và san sẻ thị phần cho những doanh nghiệp khác Đối thủ tìm cách, biện pháp mới để thu hút những khách hàng của công ty Sinh Nam metal Từ đó, làm cho thị phần của doanh nghiệp khó tăng trưởng hơn trong tương lai [T2]
STT Tên nhà cung cấp Tên hàng hóa cung cấp
1 Việt Nhật, Cường Long, Thiên
2 Tremco, Thuận Thành, Apollo Silicone
3 Draho, Cmech, Hafele, VinaKin Phụ kiện cửa
Vật tư phụ cho công trình
Bảng 4.2: Một số nhà cung cấp vật tư Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal
Việc mua hàng của công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) phụ thuộc vào nhà cung cấp vật liệu như khoảng cách, số lượng… Điều này cho thấy tác động của các nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của công ty Sinh Nam Metal Toàn bộ nhà cung cấp trong bảng trên đều là những là cung cấp lâu năm của công ty do đó có thể đàm phán về những chính sách giá ưu đãi cho nguyên vật liệu đầu vào [O2] Đối với nhà cung cấp kính:
Công ty Sinh Nam cần lên kế hoạch sản xuất kính để tránh được tình trạng thiếu hụt vật tư kính và đảm bảo tiến độ sản xuất của công ty Thời gian để sản xuất kính tùy thuộc vào từng loại kính và thời gian này thường mất khoảng 20 – 70 ngày
Nhà cung cấp vật tư kính của công ty chủ yếu ở Trung Quốc và một số nhà cung cấp ở phía Bắc, phía Nam của Việt Nam Công ty đã xây dựng mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp này nên mang lại một lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp trong việc đàm phán về giá mua và chất lượng của nguyên vật liệu Việc này tạo nên sự ổn định với vật tư kính và đảm bảo giải quyết được các tình huống phát sinh bất ngờ với công ty
Trưởng bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm chính về đàm phán hợp đồng với với nhà cung cấp kính Trong quá trình đàm phán, các yếu tố như là: mặt hàng, đơn giá, phương thức thanh toán, … sẽ được thảo luận và thống nhất Công ty thường sử dụng các phương thức thanh toán như là TT hoặc LC [W7] Thống nhất về hợp đồng cụ thể sẽ giúp công ty đảm bảo sự an toàn, chắc chắn khi làm việc đối với nhà cung cấp
Khi mua hàng từ nước ngoài, đặc biệt là Trung Quốc thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ các thủ tục hải quan, đóng thuế hàng hóa Điều này có thể dẫn đến chậm trễ trong việc giao hàng và áp lực đè lên chi phí tài chính của công ty [W3] Đối với nhà cung cấp Silicone:
Quy trình mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal
Hình 4.1: Quy trình mua hàng cho đơn hàng thanh toán sau
Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal
Bước 1: Đề xuất yêu cầu mua vật tư Ở giai đoạn đầu của quá trình mua hàng, các phòng ban như kho, sản xuất, công trình và thiết kế, …nhận thấy sự thiếu hụt nguyên vật liệu để thi công, sản xuất hoặc mua theo KPI đã lên kế hoạch từ trước thì nhân viên sẽ lập Purchase Request (PR) để đề xuất mua hàng và gửi lên trưởng bộ phận phòng ban của mình (xem tại phụ lục 5) Mỗi vật tư sẽ có những yêu cầu về tiêu chuẩn khác nhau cho nên Purchase
Request (PR) phải thể hiện rõ thông tin về thông số kỹ thuật, đơn vị tính, số lượng,
… vật tư cần mua Các vật tư chính công ty thường mua là nhôm, kính, sắt, thép, silicone, composite, … Nhờ việc lập Purchase Request, từng phòng ban yêu cầu rõ về thông tin sản phẩm, vật tư cần mua nên quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, đúng sản phẩm, đúng chất lượng từng phòng ban yêu cầu Tuy nhiên, còn tồn đọng nhược điểm là vật tư công ty chủ yếu mua là nhôm, kính, sắt, thép nên khi cần mua vật tư mới thì quá trình lập PR có thể gặp những khó khăn và mất thời gian
Sau khi nhân viên gửi PR lên trưởng phòng bộ phận, trưởng phòng bộ phận sẽ kiểm tra và phê duyệt phiếu đó Nếu phiếu yêu cầu mua vật tư được phê duyệt, trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận cuối cùng trên phiếu và lúc đó PR mới có hiệu lực Sau đó,
PR sẽ được chuyển tới phòng mua hàng cho quản lý bộ phận mua hàng phê duyệt và gửi email đính kèm tệp vật tư cụ thể cần mua để bộ phận mua hàng xem xét
Nếu phiếu này hợp lệ và các vật tư mua hợp lí, quản lý bộ phận mua hàng sẽ ký xác nhận và chuyển lại cho nhân viên mua hàng phụ trách dự án để bắt đầu quy trình mua vật tư Ở bước thứ hai, với ưu điểm có thể thấy là quy trình xét duyệt vật tư kĩ càng, chi tiết về phiếu mua vật tư để trưởng phòng mua hàng xem xét và phê duyệt, giúp quy trình mua hàng đạt chất lượng cao hơn Tuy nhiên, cũng vì chính quy trình kĩ càng nên sẽ mất nhiều thời gian hơn để quá trình mua vật tư được xét duyệt
Bước 3: So sánh giá, chọn nhà cung cấp
Công ty đưa ra những tiêu chí về nguồn cung ứng, những tiêu chí này thường được xác định bởi các đặc điểm chất lượng, chi phí và hiệu suất giao hàng Mỗi tiêu chí sẽ chiếm tỷ trọng khác nhau và một số tiêu chí có thể được thêm vào đối với từng loại vật tư nhất định [W6]
Mục tiêu của Sinh Nam metal là tối ưu chi phí, nguồn lực nhưng phải luôn đảm bảo được nguồn hàng chất lượng Do đó, bộ phận mua hàng cần dựa vào đó để ra quyết định cho chiến lược mua hàng cho công ty
Sau khi đã xác định những tiêu chí và chiến lược chọn nhà cung cấp, tiếp theo bộ phận mua hàng chọn ra danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng những tiêu chí của doanh nghiệp Nguyên tắc để lựa chọn nhà cung cấp vào danh sách lựa chọn là trước hết nhà cung cấp đó phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp Mặt khác, chi phí nhà cung cấp đưa ra cần nằm trong khoảng ngân sách doanh nghiệp Việc lên danh sách đúng các nhà cung cấp có thể giải quyết bài toán cung ứng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp có thêm đa dạng các lựa chọn để tìm được nhà cung cấp tốt nhất [W6]
Tuy nhiên, đối với một số vật liệu cụ thể như nhôm công ty đã quy định sẵn từ một nhà cung cấp cụ thể Hai bên đã thống nhất về giá vật liệu ban đầu, nếu có sự thay đổi so với hợp đồng ký ban đầu, sẽ thêm phụ lục vào hợp đồng để bổ sung hoặc sửa đổi
Bước 4: Lên đơn hàng/ Soạn hợp đồng
Nhân viên mua hàng tạo đơn hàng cho danh sách vật tư vừa có báo giá lên trên phần mềm Vietbird Mỗi đơn hàng chỉ thể hiện một nhà cung cấp và một dự án Các bước lên đơn hàng trong phần mềm Vietbird là: Đầu tiên, đăng nhập vào phần mềm, chọn mục PO&CO, sau đó chọn Cập nhật số liệu
Hình 4.2: Giao diện phần mềm Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal
Sau đó, phần mềm sẽ hiện ra như hình 4.5 chọn mục A Đơn đặt hàng mua
(PO) nếu lên đơn đặt hàng mua vật tư hoặc chọn mục C Đơn hàng gia công (CO) nếu lên đơn hàng gia công để đi xi mạ, sơn …
Hình 4.3: Giao diện phần mềm để tạo đơn hàng trên Vietbird
Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal
Sau khi nhấn mục A, nhấn nút Mới để tạo đơn hàng, ta được như sau:
Hình 4.4: Giao diện trước khi nhập thông tin cho một đơn hàng trong Vietbird
Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal Bước 5: Phê duyệt đơn hàng/hợp đồng
Quản lý bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lại đơn hàng, sau đó kí và trình cho giám đốc sản xuất và giám đốc điều hành kí Giám đốc điều hành sẽ kiểm tra và ký hồ sơ trong một ngày Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, giám đốc điều hành yêu cầu bộ phận mua hàng giải trình [W5]
Hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển lên văn phòng thành phố tại Hồ Chí Minh để được duyệt bởi tổng giám đốc Thời gian duyệt hồ sơ là từ 2 đến 3 ngày Hồ sơ hợp lệ sau đó được gửi xe chuyển về nhà máy Bình Dương để bộ phận mua hàng gửi đến kế toán [W5]
Bước 6: Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
Nhân viên mua hàng gửi Purchase Order (PO) cho nhà cung cấp qua email Trong khoảng thời gian một tuần, nếu nhà cung cấp đồng ý giao hàng thì sẽ phản hồi lại bộ phận mua hàng
Khi chuẩn bị tới thời điểm giao nhận hàng hóa, bộ phận thu mua cần nhắc nhở các phòng ban liên quan để có phương án chuẩn bị và tiếp nhận vật tư Mặc dù quá trình giao nhận hàng được thực hiện căn cứ theo quy định trên hợp đồng nhưng nhân viên thu mua phải thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian để tránh tình trạng làm ảnh hưởng đến tiến độ quá trình sản xuất của công ty
Bộ phận cung ứng có trách nhiệm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng cùng công ty Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải theo dõi xem quá trình giao hàng có được thực hiện đúng theo những quy định trên hợp đồng thu mua với nhà cung cấp không với những tiêu chí về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, chi phí bằng phương pháp đối chiếu hợp đồng thu mua với các biên bản giao nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa được giao đến có đúng với số lượng và chủng loại trên hợp đồng hay không
Ma trận SWOT
❖ Có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất, lắp đặt nhôm, kính, … [S1]
❖ Có biên lợi nhuận cao trong ngành [S2]
❖ Nhân viên mua hàng có kinh nghiệm [S3]
❖ Áp dụng công nghệ vào quản lý [S4] Điểm yếu: (WEAKNESSES)
❖ Có nguồn lực tài chính chưa vững mạnh [W1]
❖ Hồ sơ lưu trữ thủ công dễ hư hỏng [W2]
❖ Gặp khó khăn trong việc mua hàng ở nước ngoài [W3]
❖ Gặp khó khăn về công nợ [W4]
❖ Quy trình ký duyệt lâu [W5]
❖ Chưa có quy trình đánh giá nhà cung cấp rõ ràng [W6]
❖ Phương thức thanh toán chưa linh hoạt [W7]
❖ Mở rộng thêm khách hàng mới [O1]
❖ Giảm chi phí trong quá trình mua nguyên vật liệu [O2]
❖ Vận hành nhiều dự án cùng một lúc [O3]
❖ Đáp ứng yêu cầu khắc khe của khách hàng [O4]
❖ Hồ sơ dễ bị mất, hỏng do lưu trữ thời gian lâu [T1]
❖ Thị trường cạnh tranh khốc liệt [T2]
❖ Lãi suất tăng cao, khả năng quay vòng vốn thấp [T3]
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Các chiến lược SO, ST, WT, WO
❖ Tìm kiếm dự án mới ở Lào,
❖ Tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao kinh nghiệm cho nhân viên mua hàng [S3] [O3]
❖ Chủ động tìm những nhà cung cấp nhôm, kính, thép mới hấp dẫn về giá và có chất lượng tốt nhờ mua với số lượng lớn [S3]
❖ Sản xuất sản phẩm kính mới đáp ứng yêu cầu của khách hàng [S1] [S2] [S3] [O4]
❖ Marketing củng cố thương hiệu uy tín, lâu năm [S1] [T2]
❖ Lấy lợi nhuận để mua hàng, giảm tỉ trọng vay vốn [S2] [T3]
❖ Duy trì mối quan hệ lâu năm, tận dụng nhân viên kinh nghiệm chuyên sâu để tạo được vị thế vững chắc cho công ty trên thị trường [S1] [S3] [T2]
❖ Tối ưu hóa cách lưu trữ hồ sơ để dễ quản lý và không bị mất [S4] [T1]
❖ Tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp để giảm thêm chi phí mua nguyên vật liệu [W1] [O2]
❖ Tăng cường đánh giá nhà cung cấp để đáp ứng yêu cầu khắc khe của khách hàng [W6] [O4]
❖ Ưu tiên thanh toán công nợ với nhà cung cấp để thực hiện mua hàng cho nhiều dự án khi không đủ tài chính [W1] [W4]
❖ Linh hoạt phương thức thanh toán để giữ chân nhà cung cấp khi có nhiều đối thủ cạnh tranh tài chính vững hơn [W1] [W4] [W7] [T2]
❖ Giảm thiểu quy trình ký duyệt để tăng tốc độ thanh toán và hoàn thành dự án [W5] [T3]
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM)
Cơ sở đề xuất giải pháp
Kinh tế quý III năm 2023 cho thấy kết quả tích cực mặc dù không đạt được chỉ tiêu 6,5% tăng trưởng đề ra đầu năm Trong đó ngành công nghiệp và xây dựng đối mặt với nhiều khó khăn trong thách thức bối cảnh toàn cầu hóa suy giảm Cụ thể hơn là doanh nghiệp lắp đặt nhôm, kính, nhu cầu tiêu thụ giảm mạnh Bên cạnh đó, các doanh nghiệp còn phải chịu áp lực cạnh tranh lớn đến từ Trung Quốc Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có những giải pháp để thích nghi với tình hình cạnh tranh khốc liệt hiện nay Tuy nhiên, trong năm 2024 có khả năng hồi phục cao nhờ những nỗ lực tháo gỡ khó khăn của chính phủ cùng với sự nỗ lực của các doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp trong ngành này phát triển hơn trong tương lai
5.1.2 Phương hướng công ty trong thời gian tới
Phương hướng 1: Tập trung điều hành quá trình thu mua nguyên vật liệu theo hướng duy trì, giữ vững khách hàng Chú trọng tiêu thụ sản phẩm trong nước và đẩy mạnh ra nước ngoài
Phương hướng 2: Đẩy mạnh công tác thu mua nguyên vật liệu với giá cả ưu đãi để tăng sự cạnh tranh so với các đối thủ trong ngành Bên cạnh đó, phải đảm bảo về chất lượng đầu vào của nguyên vật liệu
Phương hướng 3: Liên tục cải thiện, hoàn thiện quy trình thu mua một cách nhanh chóng, thuận lợi
Phương hướng 4: Thường xuyên đào tạo, phối hợp với các phòng ban bồi dưỡng, nâng cao kĩ năng, kinh nghiệm của nhân viên đáp ứng được yêu cầu đề ra của công đi và định hướng lâu dài
Phương hướng 5: Thực hiện tiết kiệm chi tiêu, đảm bảo tối đa hiệu quả kinh doanh.
Đề xuất giải pháp
Giải pháp 1: Tối ưu hóa cách lưu trữ hồ sơ [S4][T1] (Chiến lược ST) (Phương hướng 3)
Trước đây, hàng hóa được lưu trữ theo danh mục thì bây giờ nhân viên mua hàng sẽ lấy số đơn hàng làm chuẩn để lưu trữ hồ sơ Khi tạo đơn hàng, nhân viên đã tạo số thứ tự liên tục cho các đơn hàng ở trong từng dự án Vì vậy, lưu hồ sơ theo số đơn hàng giúp dễ dàng tìm kiếm, xác định các thông tin về nhà cung cấp, các vật tư liên quan nhanh chóng và tiện lợi hơn Ví dụ, nếu có 2 đơn hàng PB/FDN/2302/002 và PB/FDN/2302/004, hai số cuối của đơn hàng là 2 và 4 Đơn hàng có số thứ tự 2 sẽ được lưu trước tiếp theo là đến đơn hàng số 4 Trong trường hợp có đơn hàng số 1 và
3 thì sắp theo thứ tự 1,2,3,4
Thêm vào đó, để đảm bảo việc nhận biết và lấy hồ sơ dễ dàng, trên file nên dáng thông tin quan trọng về dự án Ví dụ, nếu dự án là Sân bay nội bài, đơn hàng số
1, thì đặt tên file là SBNB (1)
Giải pháp 2: Giải quyết công nợ quá hạn [W1] [W4] [O3] (Chiến lược WO) (Phương hướng 3)
Với nhà cung cấp nợ quá hạn: Bộ phận mua hàng sẽ phối hợp với bộ phận kế toán để xác định các nhà cung cấp đang gặp tình trạng công nợ quá hạn Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ đề xuất danh sách các đơn hàng cần được thanh toán gấp trong khoảng thời gian chốt công nợ Danh sách này sẽ bao gồm thông tin chi tiết về từng hóa đơn, số tiền cần thanh toán và ngày dự kiến thực hiện thanh toán
Khi nhận được đề xuất từ bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra và xác minh chi tiết từ bộ phận mua hàng và xác định số tiền cần thanh toán cho mỗi nhà cung cấp dựa trên hóa đơn và đơn đặt hàng tương ứng Trong trường hợp bộ phận kế toán có đủ tài chính để thanh toán thì ưu tiên thanh toán cho các nhà cung cấp mà công ty đã quá hạn công nợ trong danh sách Thêm vào đó, bộ phận kế toán liên hệ trực tiếp để thương lượng với các nhà cung cấp về giải pháp công nợ như thay đổi các điều kiện thanh toán linh hoạt hơn cho cả hai bên bằng cách chia thành nhiều đợt thanh toán, thay đổi thời gian thanh toán, cọc trước 20 -30% số tiền trước khi mua đơn hàng, … Sau khi nhận được thông tin thanh toán từ bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng sẽ thông báo cho nhà cung cấp để họ giải phóng hàng cho công ty Đối với nhà cung cấp thường xuyên nhưng tạm thời công ty chưa xoay vòng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định, nhân viên kế toán cần đàm phán các giải pháp với nhà cung cấp để tạo điều kiện về thời gian thanh toán công nợ, tạo điều kiện cung cấp tiếp hàng để công tycó thể có cơ hội xoay vòng vốn và tạo ra doanh thu để có thể trả nợ tốt hơn Cụ thể nhà cung cấp có thể thực hiện các giải pháp cho công ty tiếp tục lấy hàng với phương thức: Trả 2, lấy 1 hoặc trả 3 lấy 1, tùy theo từng vật tư và nhu cầu thị trường của vật tư đó Khi đó công ty sẽ giảm đi số nợ quá hạn
Giải pháp 3: Tiếp tục nâng cao chất lượng nhân sự mua hàng [S3] [O3] (Chiến lược SO) (Phương hướng 4) Đối với việc đào tạo nhân sự mua hàng Công ty phải liên tục tổ chức đào tạo và nâng cao kĩ năng của nhân viên mua hàng, cử nhân viên đi học các lớp mua hàng ngắn hạn Đối với việc tuyển dụng nhân sự, tập huấn để tuyển dụng nhân viên mới là điều hết sức cần thiết cho sự phát triển lâu dài của công ty Việc tuyển nhân sự có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc giúp cho công ty có thêm những lao động mới có đầy đủ năng lực, kiến thức, nghiệp vụ cũng như sức khoẻ để đảm nhận công việc một cách tốt nhất
Giải pháp 4: Mô hình đánh già nhà cung cấp để đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng [W6] [O4] (Phương hướng 3)
Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) cần đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nhôm phù hợp cho dự án, gồm có 3 phương án: Lixil, Việt Ý, Hyundai
Bước 1: Xây dựng mục tiêu và bộ tiêu chí đánh giá
Các yếu tố này được tác giả chọn ra dựa trên các nghiên cứu được thể hiện ở bảng sau:
Tiêu chí Chất lượng sản phẩm
Giá cả Độ tin cậy Dịch vụ hậu mãi
Bước 2: Xây dựng sơ đồ phân cấp như sau:
Hình 5.1 Mô hình đánh giá nhà cung cấp theo phương pháp AHP
(Nguồn: tác giả đề xuất) Bước 3: Thu thập ý kiến chuyên gia từ khảo sát về mức độ ưu tiên của tác tiêu chí Ở đây là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng về nhôm
Bước 4: Xây dựng ma trận so sánh các tiêu chí dựa vào ý kiến khảo sát của chuyên gia ở Bước 3
Bảng 5.1: Ma trận so sánh các tiêu chí của nhà cung cấp theo chuyên gia
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.2: Ma trận so sánh tiêu chí “Chất lượng sản phẩm” của các nhà cung cấp
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.3: Ma trận so sánh tiêu chí “Giá cả” của các nhà cung cấp
Giá cả Lixil Việt Ý Hyundai
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.4 Ma trận so sánh tiêu chí “Độ tin cậy” của các nhà cung cấp Độ tin cậy Lixil Việt Ý Hyundai
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.5: Ma trận so sánh tiêu chí “Dịch vụ hậu mãi” của các nhà cung cấp
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.6: Ma trận so sánh tiêu chí “Hiệu suất giao hàng” của các nhà cung cấp
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bước 5: Tính trọng số và kiểm tra tính nhất quán
Bảng 5.7: Ma trận trọng số các tiêu chí
(Nguồn: tác giả tổng hợp) Với số tiêu chí là 5, tra theo Bảng 2.3 thì RI = 1,12; λmax = 5,212; CR=4.7%
Bảng 5.8: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Chất lượng sản phẩm”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=0, chứng tỏ có sự nhất quán trong đánh giá
Bảng 5.9: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Giá cả”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=1.9%, đạt yêu cầu
Bảng 5.10: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Độ tin cậy”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=0.4%, đạt yêu cầu
Bảng 5.11: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Dịch vụ hậu mãi”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=1.0%, đạt yêu cầu
Bảng 5.12: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Hiệu suất giao hàng”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=2.6%, đạt yêu cầu
Bước 6: Tính điểm và chọn phương án
Bảng 5.13: Tổng hợp các kết quả tính toán
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.14: Tổng hợp ma trận trọng số tiêu chí
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.15: Bảng kết quả tính điểm nhà cung cấp
Nhà cung cấp Lixil có số điểm cao nhất nên đây là lựa chọn phù hợp nhất cho dự án này.