Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty tnhh sinh nam metal (việt nam)

Đối mặt với cơ hội cũng như thách thức trên, các doanh nghiệp cần biết nắm bắt thị trường nhộn nhịp này để phát huy điểm mạnh của công ty, đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ lớn của khách hàn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

SINH VIÊN: NGUYỄN XUÂN HẢI

TÊN ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL

(VIỆT NAM)

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 3 NĂM 2024

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

SINH VIÊN: NGUYỄN XUÂN HẢI

TÊN ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL

LỜI CẢM ƠN

Tác giả đề tài xin chân thành cảm ơn công ty TNHH Sinh Nam Metal đã tạo điều kiện cho tác giả thực tập tại công ty có một môi trường làm việc thực tế bên cạnh những lý thuyết đã học Được trải nghiệm, học hỏi nhiều kiến thức quý báu cho hành trang tương lai sau này

Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến những thầy PGS.TS Cao Minh Trí đã truyền dạy, hướng dẫn những kiến thức bổ ích để hoàn thành bài báo cáo thực tập

Xin chân thành cảm ơn bạn bè cùng đồng nghiệp đã tạo điều kiện để tác giả hoàn thành đề tài nghiên cứu này

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, nhưng kiến thức là vô hạn, điều kiện về năng lực bản thân còn hạn chế, chuyên đề nghiên cứu chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và đồng nghiệp để bài nghiên cứu tác giả được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt ACM Aluminum Composite

Material Tấm ốp nhôm hỗn hợp AHP Analytic Hierarchy Process Phương pháp phân tích

thứ bậc CI Consistency Index Chỉ số nhất quán CO Coating Order Đơn hàng gia công CO., LTD Limited Company Công ty trách nhiệm

hữu hạn CR Consistency Rate Tỷ số nhất quán LC Letter of Credit Thư tín dụng LME London Metal Exchange Sàn giao dịch Kim loại

Luân Đôn

PO Purchase Order Đơn đặt hàng QC Quality Control Kiểm soát chất lượng

RI Random Index Chỉ số ngẫu nhiên

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Logo công ty Sinh Nam Metal 4

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức 6

Hình 2.1: Quy trình mua hàng 14

Hình 3.1: Quy trình nghiên cứu 22

Hình 3.2: Sơ đồ cây phân cấp 27

Hình 4.1: Quy trình mua hàng cho đơn hàng thanh toán sau 39

Hình 4.2: Giao diện phần mềm 41

Hình 4.3: Giao diện phần mềm để tạo đơn hàng trên Vietbird 42

Hình 4.4: Giao diện trước khi nhập thông tin cho một đơn hàng trong Vietbird 42

Hình 5.1 Mô hình đánh giá nhà cung cấp theo phương pháp AHP 50

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty………… 8

Bảng 3.1: Ma trận các tiêu chí đánh giá 28

Bảng 3.2: Chỉ số ngẫu nhiên ứng với số nhân tố 29

Bảng 4.1: Tình hình thu mua vật tư năm 2021 - 2022 32

Bảng 4.2: Một số nhà cung cấp vật tư 35

Bảng 4.3: Ma trận SWOT 45

Bảng 5.1: Ma trận so sánh các tiêu chí của nhà cung cấp theo chuyên gia 50

Bảng 5.2: Ma trận so sánh tiêu chí “Chất lượng sản phẩm” của các nhà cung cấp 51

Bảng 5.3: Ma trận so sánh tiêu chí “Giá cả” của các nhà cung cấp 51

Bảng 5.4 Ma trận so sánh tiêu chí “Độ tin cậy” của các nhà cung cấp 51

Bảng 5.5: Ma trận so sánh tiêu chí “Dịch vụ hậu mãi” của các nhà cung cấp 52Bảng 5.6: Ma trận so sánh tiêu chí “Hiệu suất giao hàng” của các nhà cung cấp 52

Bảng 5.7: Ma trận trọng số các tiêu chí 53

Bảng 5.8: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Chất lượng sản phẩm” 53

Bảng 5.9: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Giá cả” 53

Bảng 5.10: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Độ tin cậy” 54

Bảng 5.11: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Dịch vụ hậu mãi”

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN iii

2.Mục tiêu nghiên cứu 2

3.Đối tượng nghiên cứu 2

4.Phạm vi nghiên cứu 2

5.Phương pháp nghiên cứu 2

6 Đóng góp của nghiên cứu 2

1.5Cơ cấu tổ chức của công ty 6

1.6Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 7

CHƯƠNG 2CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG 11

2.1Khái niệm mua hàng 11

2.2Trách nhiệm, vai trò của mua hàng 11

2.3Mục tiêu của mua hàng 13

2.4Quy trình mua hàng 14

2.5Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng 18

2.5.1Các yếu tố bên trong 18

2.5.2Các yếu tố bên ngoài 20

CHƯƠNG 3PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 22

3.1Quy trình nghiên cứu 22

3.1.1Đặt vấn đề nghiên cứu 22

3.1.2Mục tiêu nghiên cứu: 23

3.1.3Cơ sở lý thuyết hoạt động mua hàng: 23

3.1.4Thực trạng mua hàng tại công ty 23

3.1.5Thiết lập ma trận SWOT 23

3.1.6Các chiến lược kết hợp ma trận SWOT 23

3.1.7Giải pháp: Dùng phương pháp AHP để đánh giá nhà cung cấp 24

CHƯƠNG 4THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM) 31

4.1Tình hình thu mua vật tư năm 2021 – 2022 31

4.2Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal 33

4.2.1Các yếu tố bên ngoài 33

4.2.2Các yêu tố bên trong 37

4.3Quy trình mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal 39

4.4Ma trận SWOT 45

4.5Các chiến lược SO, ST, WT, WO 46

CHƯƠNG 5ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM) 47

5.1Cơ sở đề xuất giải pháp 47

Giải pháp 2: Giải quyết công nợ quá hạn [W1] [W4] [O3] (Chiến lược WO) (Phương hướng 3) 48

Giải pháp 3: Tiếp tục nâng cao chất lượng nhân sự mua hàng [S3] [O3] (Chiến lược SO) (Phương hướng 4) 49

Giải pháp 4: Mô hình đánh già nhà cung cấp để đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng [W6] [O4] (Phương hướng 3) 49

KẾT LUẬN 56

MỤC LỤC THAM KHẢO vi

PHỤ LỤC viii

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Trong giai đoạn toàn cầu hóa ngày càng trở nên phổ biến hiện nay, tình hình kinh tế toàn cầu giữa các quốc gia ngày càng phát triển hơn Chính vì điều đó, dẫn đến việc giao thương giữa các quốc gia ngày càng dễ dàng để gắn kết với nhau

Đặc biệt, ở Việt Nam đối với các mặt hàng thép, nhôm, kính, inox, …thúc đẩy hàng hóa không chỉ được trao đổi buôn bán sôi nổi trong nước mà còn cả ngoài nước Dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nước ngoài như Trung Quốc với các doanh nghiệp trong nước Đối mặt với cơ hội cũng như thách thức trên, các doanh nghiệp cần biết nắm bắt thị trường nhộn nhịp này để phát huy điểm mạnh của công ty, đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ lớn của khách hàng Chiến lược của công ty đưa ra làm thế nào tối ưu hóa bài toán chi phí trong quá trình tạo ra sản phẩm để mang lại lợi nhuận cho công ty Trong đó, hoạt động mua hàng đóng một vai trò không thể thiếu để công ty tối ưu hóa chi phí đối với nguyên vật liệu đầu vào

Ngày nay, hoạt động mua hàng chiếm khoảng 50% trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, cũng như các công ty thương mại Quy trình mua hàng sai sót có thể gây ra tổn hại nghiêm trọng cho công ty dẫn đến giá sản phẩm cao khó cạnh tranh với các đối thủ khác trong ngành Do đó, để có một quy trình mua hàng thành công, đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết về lĩnh vực mua hàng để đảm bảo quá trình mua diễn ra suôn sẻ mà không xảy ra bất cứ tổn hại gì

Tương tự như các doanh nghiệp hiện nay, hoạt động mua hàng đóng vai trò cực kì quan trọng trong công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) Công ty mua các nguyên vật liệu đầu vào như nhôm, inox, kính, thép, … để tạo ra các sản phẩm hoàn chỉnh và cung ứng ra ngoài thị trường Việc mua hàng đúng thời điểm, đúng số lượng, đúng chất lượng, giá cả cạnh tranh, … sẽ tạo ra sản phẩm tốt nhất để làm hài lòng khách hàng Để đáp ứng được những điều này, việc quan trọng nhất là phải có quy trình mua hàng hoàn chỉnh

Nhận ra được tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với công ty TNHH

Sinh Nam Meta (Việt Nam), tác giả chọn đề tài nghiên cứu là “Tối ưu hóa quy trình

mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal” để tập trung nghiên cứu và cải thiện

hoạt động mua hàng tại công ty này

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tổng hợp và hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng

Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)

Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động mua hàng tại công ty Sinh Nam Metal (Việt Nam)

3 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)

4 Phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian: công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) Về mặt thời gian: 20/12/2023 – 26/03/2024

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu định tính dựa trên những thống kê và phân tính dựa trên cơ sở dữ liệu thứ cấp liên quan đến hoạt động thu mua tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)

Các phân tích được phối hợp với cơ sở lý thuyết để đưa ra các đề xuất, giải pháp về hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)

6 Đóng góp của nghiên cứu 6.1 Ý nghĩa khoa học

Nghiên cứu góp phần làm rõ hệ thống lý luận về hoạt động mua hàng Đồng thời, nghiên cứu cũng là cơ sở, nền tảng để phát triển các nghiên cứu sâu hơn về lĩnh vực này

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

Nghiên cứu còn đóng một vai trò quan trọng trong nhà trường để giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn về tình hình thực tế tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) Trên cơ sở đó, đề xuất ra các giải pháp tối ưu hóa hoạt động mua hàng để phù hợp hơn tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM)

1.1 Thông tin về công ty

Logo công ty:

Hình 1.1: Logo công ty Sinh Nam Metal

Nguồn: Tổng hợp từ website công Ty Sinh nam metal Tên công ty: Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)

Tên quốc tế: Sinh Nam Metal (VietNam) CO., LTD

Đại diện: Ông Lee Thian Hock

Quốc tịch: Singapore

Chức vụ: Chủ tịch hội đồng quản trị

Đại diện trên pháp luật: Bà Vũ Hoài Thu

Quốc tịch: Việt Nam

1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 1.2.1 Sứ mệnh của công ty

Công ty chuyên chế tạo, thiết kế, cung cấp và lắp đặt đáng tin cậy cho các sản phẩm cửa sổ, cửa đi, vách kính, … cho các tòa nhà cao cấp tại Việt Nam với dịch vụ tốt nhất, cùng với giá cả cạnh tranh, đáp ứng tuân thủ pháp luật về chất liệu sản phẩm an toàn với môi trường và không ngừng cải tiến sản phẩm, dịch vụ của công ty

1.2.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động

Là một trong những công ty đầu ngành tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp thiết kế hệ thống nhôm kính mặt tiền, lắp đặt và chế tạo, dịch vụ quản lý dự án cho các dự án trung và cao cấp Sinh Nam Metal làm việc với các kiến trúc sư và chuyên gia tư vấn để đưa ra giải pháp thích hợp cho hệ thống nhôm, kính mặt tiền đáp ứng đầy đủ chức năng cũng như yêu cầu về mặt thẩm mỹ mà dự án yêu cầu

Thêm vào đó, Sinh Nam Metal đã xây dựng mối liên kết cộng tác với các kỹ sư chuyên nghiệp tại Singapore Nhóm kỹ sư này đã hỗ trợ công ty tính toán kết cấu, đảm bảo rằng các thiết kế luôn tuân thủ quy định xây dựng của pháp luật Việt Nam

Một số công việc chính của Sinh Nam Metal như thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt nhôm kính – tường nhôm kính (hệ Unitized, Semi-Unitize, Stick) – Cửa đi, cửa sổ – tấm ốp nhôm và thép – tấm ốp tổng hợp ACM – nhôm louver và louver cửa – Hệ thống Skylight – Canopy và Walkway – Tấm nhôm đục lỗ trang trí hoặc hệ thống Spider – Nhôm lưới – và những thành phần khác, chiếm 40% thị trường trường nội địa

1.3 Các sản phẩm của công ty

Tham khảo tại phần phụ lục 1,2,3,4

1.4 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) thuộc tập đoàn Kimteck Industries (Singapore), một doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, đã ra đời từ năm 1997 Công ty đã mở rộn hoạt động sang 06 quốc gia trong khu vực Châu Á/Thái Bình Dương, và hiện tại có hơn 250 nhân viên Phương châm hoạt động của công ty là "Xây dựng một nền tảng chung toàn cầu để chăm sóc khách hàng." [O1]

Công ty đã bắt đầu hoạt động chính thức tại Việt Nam vào năm 2000, với bà Vũ Hoài Thu và ông Lee Thian Hock là người đại diện pháp lý

Các sản phẩm chính của công ty bao gồm thiết kế, cung cấp, gia công và lắp đặt các sản phẩm nhôm kính và kim loại, như mặt dựng nhôm kính (curtain wall), cửa đi và cửa sổ, hệ mái kính, mái đón sảnh, cửa tự động

Kể từ khi thành lập, công ty Sinh Nam Metal đã hoàn thành gần 100 dự án cả trong và ngoài nước Hiện tại, công ty đang tham gia vào việc thi công các dự án như Sailing Club, Filmore Đà Nẵng, Lux 5, Metropole, Tây Mỗ, Chadwick International School, và đang tiếp tục bảo trì các dự án đã hoàn thành [S1]

Hiện nay, công ty đang tiếp tục hoàn thiện công nghệ, sản phẩm và phát triển mở rộng phát triển hơn ở khu vực Việt nam và Đông Nam Á [O1]

1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty 1.5.1.1 Sơ đồ tổ chức

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức

Nguồn: Tổng hợp từ website công ty Sinh Nam metal

1.5.1.2 Chức năng của bộ phận mua hàng

Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty Thương lượng về giá cả, điều kiện thanh toán và các yêu cầu khác với các nhà cung cấp

Quản lý và giám sát các đơn đặt hàng, đảm bảo thời gian giao hàng, số lượng và chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của công ty

Điều tra và giải quyết các vấn đề liên quan đến các đơn đặt hàng, bao gồm các thay đổi đơn đặt hàng, hoàn trả hàng hoặc đòi hỏi bảo hành

Quản lý và giám sát quá trình lưu kho, nhập kho và phân phối các sản phẩm đã mua

Đảm bảo tuân thủ các quy trình và quy định pháp luật liên quan đến việc mua

hàng và quản lý tài sản của công ty

Theo dõi công nợ và làm hồ sơ thanh toán gửi kế toán hàng tuần

1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 1.1 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

3 Doanh thu thuần về bán hàng

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại

Từ kết quả bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020, 2021, 2022 của công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam), ta có thể nhận rút ra một số nhận xét như sau:

Doanh thu của công ty tăng 31% từ năm 2021 đến năm 2022, và tăng 50% so với năm 2020 cho thấy công ty liên tục tiếp nhận thực hiện các dự án mới đem lại nguồn thu chính cho doanh nghiệp Từ đó, công ty sẵn sàng đặt mục tiêu cho sự tăng trưởng doanh thu cao hơn trong những năm tiếp theo

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty năm 2022 tăng 53% so với năm 2021 và tăng 50% so với năm 2020 Biên lợi nhuận của công ty cao hơn nhiều so với các doanh nghiệp khác trong ngành nhờ chi phí giá vốn nguyên vật liệu đầu vào thấp, quy trình sản xuất được tối ưu hóa, … Do đó, mang lại lợi nhuận cao hơn cho công ty [S2]

Chi phí tài chính của công ty tăng 105% so với năm 2021, và tăng 190% so với năm 2020 Điều này cho thấy công ty phải vay mượn nhiều hơn để duy trì hoạt động kinh doanh, sản xuất Bên cạnh đó là áp lực trả lãi vay hàng ngày đối với ngân hàng [W1]

Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng 63% năm 2021 đến năm 2022, tăng khoảng 45% so với năm 2021 cho thấy công ty đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý và phát triển

Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp năm 2022 tăng 190% so với năm 2021 và tăng không nhiều so với năm 2020 Cho biết, công ty đã giảm được chi phí giá vốn xuống và đẩy nhanh việc hoàn thành các dự án để đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty Đến năm 2023 vẫn còn một số dự án sẽ hoàn thành và bàn giao do đó dự kiến sẽ đem lại nguồn lợi nhuận lớn hơn trong năm tiếp theo

Tuy nhiên, công ty vẫn gặp nhiều khó khăn trong vì nhiều yếu tố bên ngoài lo ngại như lạm phát hiện nay đang tăng cao, chi phí giá vốn tăng cao Điều này đã gây ra ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế toàn cầu và các công ty hoạt động trong ngành công nghiệp, trong đó có Sinh Nam Metal, làm gián đoạn cung ứng, hạn chế hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty Cần có những giải pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề này và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty trong tương lai

Tóm lại, tình hình kinh doanh của công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) có những khó khăn nhưng vẫn cho thấy sự phát triển tích cực

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

2.1 Khái niệm mua hàng

Trong hầu hết doanh nghiệp, hoạt động mua hàng là một hoạt động rất quan trọng để duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, chiến lược quan hệ với nhà cung cấp phải phù hợp Vì quá trình lựa chọn nhà cung cấp chiếm một lượng lớn nguồn lực như thời gian, công sức, … nên các công ty mong đợi ký kết các hợp đồng lâu dài, mang tính kinh tế Tuy nhiên, giá nguyên vật liệu thường xuyên biến động với xu hướng không chắc chắn, khiến việc mua sắm và đặc biệt là quản lý quan hệ nhà cung cấp trở thành một yếu tố then chốt trong hiệu quả kinh doanh theo Sepehri, M (2013) Giá của nhà cung cấp ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh lâu dài, danh tiếng doanh nghiệp và giá sản phẩm đầu ra Do đó, đánh giá nhà cung cấp đã thu hút được sự quan tâm ngày càng tăng trong những năm qua Godarzi, A A (2014) Đồng thời, quản lý thu mua phải đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của nguồn cung ứng cùng với chi phí và rủi ro trong một môi trường năng động, không chắc chắn Sepehri, M (2013)

Tóm lại, mua hàng một quá trình bao gồm: lên kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán về giá mua nguyên vật liệu và các điều khoản khác nếu có, ký kết hợp đồng và chuyển giao vật liệu, đo lường hiệu quả của nhà cung cấp sau khi giao hàng, và duy trì mối quan hệ ổn định của việc cung ứng với nhà cung cấp đó

2.2 Trách nhiệm, vai trò của mua hàng

Theo Monczka và cộng sự (2015), mỗi bộ phận trong tổ chức đều có những chức năng cụ thể Đó là trách nhiệm hoặc phạm vi quản lý của mỗi chức năng Mua hàng phải có quyền hợp pháp để đưa ra các quyết định trong phạm vi quản lý của mình, được thiết lập thông qua các chính sách từ quản lý cao cấp Cụ thể một số vấn đề phải được giao cho bộ phận mua hàng, gồm những trách nhiệm sau:

Trách nhiệm thứ nhất: Phân tích nhu cầu và năng lực nhà cung cấp

Có thể nói đây là nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận mua hàng Kế hoạch mua hàng bắt đầu từ việc đo lường khả năng hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp hay không, cách sử dụng nguồn lực và chi phí mua hàng của các bộ phận khác như thế nào Sau đó, phòng mua hàng xem xét về khả năng tham gia các dự án mới của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch mua hàng hiệu quả, giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển tốt hơn và góp phần tiết kiệm chi phí mua hàng Đồng thời, phòng mua hàng tiến hành phân tích các nhà cung cấp trên thị trường để đánh giá đúng năng lực nhà cung cấp và giá cả xem có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không Từ đó, nhân viên mua hàng sẽ so sánh nhiều nhà cung cấp, có thể có các nhà cung cấp thuộc quốc gia khác để lập ra một danh sách nhà cung cấp phù hợp nhất

Trách nhiệm thứ hai: Đóng vai trò là người liên hệ chính với nhà cung cấp

Các bộ phận mua hàng từ lâu đã tuân thủ chính sách rằng chỉ nhân viên mua hàng mới được liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp Mặc dù điều này có ý nghĩa từ góc nhìn kiểm soát, nhưng hiện nay một số công ty đang bắt đầu nới lỏng chính sách này Hiện nay, chúng ta nhận ra rằng mua hàng phải đóng vai trò là người liên hệ chính với nhà cung cấp, nhưng các chức năng khác cũng nên có khả năng tương tác trực tiếp với nhà cung cấp khi cần thiết Sự tham gia của nhiều người giúp quá trình giao tiếp giữa khách hàng nội bộ, mua hàng, bán hàng và các chức năng nội bộ của nhà cung cấp trở nên hiệu quả và chính xác hơn Mặc dù mua hàng phải giữ quyền là người liên hệ chính với nhà cung cấp, sự tham gia của những người khác có thể cải thiện việc chuyển giao thông tin và kiến thức giữa các tổ chức mua và bán

Trách nhiệm thứ ba: Kiểm soát hàng tồn kho

Đối với doanh nghiệp sản xuất, phòng mua hàng phải phối hợp với phòng sản xuất để đảm bảo lượng tồn kho cần thiết cho các nguyên vật liệu để duy trì sản xuất Đối với doanh nghiệp thương mại thì phải đảm bảo số lượng sản phẩm tại các quầy hoặc trong kho để khách hàng lựa chọn tiêu dùng Do đó, kiểm soát tồn kho đóng vai trò rất quan trọng vì có thể khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng vào đối thủ cạnh tranh nếu không đủ nguồn hàng hoặc ngược lại có thể bị ứ đọng vốn, chi phí lưu kho, …

Trách nhiệm thứ tư: Kiểm soát chất lượng

Khi nhà cung cấp giao hàng đến, phòng mua hàng cần phải kiểm tra thêm một lần nữa về tình trạng nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm tránh trường hợp chủ quan Một số chỉ số đánh giá nhà cung cấp thường thấy như: sản phẩm giao đúng hạn, tỷ lệ sai hỏng sản phẩm, … Các dữ liệu này giúp phòng mua hàng đánh giá cụ thể về hiệu quả chiến lược mua hàng và có điều chỉnh thích hợp

Trách nhiệm thứ năm: Kiểm soát giá cả

Bộ phận thu mua cũng phải chịu trách nhiệm về hoạt động duy trì và sử dụng hợp lý nguồn kinh phí Để có được chi phí thu mua tốt nhất, bộ phận thu mua cần đảm bảo rằng các nhà cung cấp sử dụng sản phẩm với chi phí thấp hơn từ các nhà phân phối và nhà sản xuất Bộ phận thu mua cũng có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát giá cả bằng cách tăng quy mô giao hàng để được hưởng các chiết khấu và ưu đãi, thanh toán đúng hạn để không phát sinh phí phạt trễ hạn, đặt hàng trực tuyến hoặc áp dụng các công cụ thương mại điện tử mới nhất để giảm phát sinh chi phí

2.3 Mục tiêu của mua hàng

Theo Baily và cộng sự (2015), mục tiêu của mua hàng được đặt ra như sau: Đảm bảo thu được vật liệu chất lượng phù hợp, đúng thời gian, đúng số lượng, từ nguồn cung ứng phù hợp, với giá cả hợp lý

Xây dựng và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các nhà cung cấp hiện tại, đồng thời phát triển các nguồn cung ứng khác như sự thay thế hoặc đáp ứng các nhu cầu mới nổi hoặc đã được lên kế hoạch, nhằm đảm bảo sự liên tục cung cấp

Mua hàng một cách hiệu quả và thông minh, đạt được giá trị tốt nhất cho từng đồng chi tiêu, tuân thủ các nguyên tắc đạo đức

Thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác vững chắc với các bộ phận khác, cung cấp thông tin và tư vấn cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức

Phát triển nhân lực, chính sách, quy trình và tổ chức để đạt được những mục tiêu này

Mục đích cuối cùng của mua hàng là giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường cung ứng cạnh tranh và hiệu suất cao để duy trì hoạt động kinh doanh, tạo lập mối

quan hệ hợp tác với các nguồn lực bên trong cũng như bên ngoài để đạt được lợi thế kinh doanh quan trọng từ hoạt động mua hàng

Hiện nay, bộ phận quản lý mong muốn bộ phận mua hàng tham gia vào cuộc họp chiến lược của công ty về cải thiện chuỗi cung ứng để mang lại lợi nhuận tối đa Theo nghiên cứu của KPMG về “Sức mạnh của Mua hàng”, nhiều bộ phận mua hàng đã gặp khó khăn trong việc nâng cao hoạt động của mình ngoài việc tái đàm phán hợp đồng giá rẻ, để có vai trò rộng hơn và chiến lược hơn trong hoạt động kinh doanh tổng thể

2.4 Quy trình mua hàng

Hình 2.1: Quy trình mua hàng

(Nguồn: Monczka, R.et al (2016) Purchasing and supply chain Management (6th

ed), Andover: Cengage learning)

Bước 1: Lên kế hoạch mua hàng

Chu kỳ mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu và lên kế hoạch nửa năm hoặc một năm Trong trường hợp xuất hiện yêu cầu mới chưa được lập kế hoạch, nhân viên mua hàng họp với các bộ phận, phòng ban khác (tác giả xin phép gọi là

khách hàng nội bộ) để thảo luận về nhu cầu trong tương lai và đảm bảo sự đồng thuận Thông qua cuộc đàm phán nhóm mua hàng có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng nội bộ và tiến hành lập kế hoạch chi tiết, sau đó chia sẻ dự báo với các nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ đúng thời điểm và chất lượng

Nhu cầu mua hàng có thể là thành phần nguyên liệu, lắp ráp hoặc mặt hàng hoàn thành Mua hàng là vai trò chịu trách nhiệm mua sắm cho toàn bộ tổ chức, giao tiếp và trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong tổ chức

Mua hàng sử dụng phương pháp mua trực tiếp trong trường hợp xuất hiện nhu cầu đột ngột mà chưa được dự báo và không có nhà cung cấp trước đó Trong tình huống này, mua hàng sẽ hợp tác với bộ phận tiếp thị thị trường để tìm kiếm nhà cung cấp và đáp ứng một cách nhanh chóng với mức giá hợp lý và chất lượng tốt Đối với đa số hoạt động mua hàng không xảy ra tình huống đột xuất thì đều đã được ký hợp đồng trước và cung ứng đúng theo thời hạn trong hợp đồng

Bước 2: Xác định nhu cầu đối với đơn hàng

Trong một khoảng thời gian xác định, khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài nhận ra nhu cầu của họ về một sản phẩm hoặc dịch vụ và truyền đạt cho bộ phận mua hàng về nhu cầu của họ thông qua nhiều hình thức khác nhau như: gửi yêu cầu mua hàng từ nhân viên nội bộ, thông tin dự báo và đơn đặt hàng từ khách hàng, hệ thống đặt hàng thường xuyên, kiểm tra tồn kho, …

Thứ nhất, về yêu cầu mua hàng:

Phương pháp thông báo nhu cầu vật liệu thông qua yêu cầu mua hàng là phổ biến nhất Yêu cầu mua hàng có thể được truyền qua điện thoại, truyền miệng hoặc qua máy tính Mỗi yêu cầu mua hàng cần chứa các thông tin cơ bản như mô tả vật liệu/dịch vụ, số lượng và ngày yêu cầu, giá ước tính, ngày yêu cầu và chữ ký ủy quyền Form để yêu cầu thường là bảng yếu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng là một biểu mẫu điện tử hoặc giấy tờ cung cấp thông tin quan trọng về nhu cầu Biểu mẫu yêu cầu mua hàng thông thường sẽ cung cấp mô tả sản phẩm, chất liệu và màu sắc, số lượng yêu cầu và mục đích sử dụng

Thứ hai, về đề nghị mua hàng di động/mã vạch:

Yêu cầu mua hàng di động hoặc mã vạch được sử dụng để truyền thông về nhu cầu vật liệu và quản lý hàng tồn kho trong các công ty nhỏ chưa tự động hóa quy trình

mua hàng Một yêu cầu mua hàng di động là một biểu mẫu hoặc nhãn chứa mã vạch cung cấp thông tin về người cung cấp, mô tả mặt hàng, danh sách nhà cung cấp được chấp thuận, giá cả, điểm đặt hàng lại Khi mức tồn kho đạt đến điểm đặt hàng lại, nhân viên có thể thông báo cho bộ phận mua hàng bằng cách chuyển tiếp yêu cầu mua hàng di động hoặc quét mã vạch điện tử Hệ thống này tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ việc phải tìm kiếm thủ công vì nó bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết để xử lý đơn đặt hàng Tuy nhiên, khi hệ thống quản lý hàng tồn kho trở nên tự động hóa, yêu cầu mua hàng di động được sử dụng ít hơn và hệ thống tự động tạo ra yêu cầu mua hàng hoặc đặt hàng với đầu vào đơn giản từ nhân viên bán hàng

Thứ ba, về dự báo và đơn hàng của khách hàng:

Nhu cầu về vật liệu có thể được kích hoạt bởi các đơn đặt hàng từ khách hàng, đặc biệt khi có sự thay đổi trong sản phẩm hiện có đòi hỏi các thành phần mới Đơn đặt hàng từ khách hàng cũng có thể đánh dấu nhu cầu để có được các vật liệu hiện có Khi các công ty ngày càng tùy chỉnh sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng cá nhân, bộ phận mua hàng phải sẵn sàng hỗ trợ nhu cầu về vật liệu mới Dự báo thị trường cũng có thể đánh dấu nhu cầu về vật liệu Ví dụ, một dự báo tăng về sản phẩm có thể đánh dấu nhu cầu về vật liệu bổ sung hoặc mới Nếu đã chọn nhà cung cấp để cung cấp vật liệu đó, thì một hệ thống đặt hàng tự động như hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) có thể tự động chuyển tiếp yêu cầu vật liệu cho nhà

cung cấp

Thứ tư, về hệ thống điểm tái đặt hàng:

Hệ thống điểm đặt hàng lại là phương pháp thông thường để xác định nhu cầu mua hàng Khi hàng tồn kho giảm xuống mức nhất định, hệ thống thông báo cho bộ phận kiểm soát vật liệu hoặc người mua hàng để yêu cầu bổ sung hàng tồn kho Hầu hết các hệ thống điểm đặt hàng lại được tự động hóa và tính toán các tham số đặt hàng trước Nó cung cấp thông tin về mức tồn kho và yêu cầu hàng tồn kho của nhiều mặt hàng Điểm đặt hàng lại là phương pháp phổ biến nhất trong việc truyền tải yêu cầu đặt hàng vật liệu, đặc biệt cho các công ty có trung tâm phân phối linh kiện dự phòng

Thứ năm, về kiểm kê tồn kho:

Kiểm tra hàng tồn kho (hay kiểm kê chu kỳ) là việc kiểm tra vật liệu thực tế để xác nhận khớp với các bản ghi trong hệ thống Nếu tồn kho vật lý thấp hơn số lượng trong hệ thống, điều chỉnh bản ghi có thể kích hoạt yêu cầu đặt hàng lại Có nhiều nguyên nhân khiến hàng tồn kho vật lý ít hơn hệ thống, bao gồm đặt vật liệu sai vị trí, hư hỏng không được ghi chính xác, mất cắp và giao hàng không đầy đủ từ nhà cung cấp Các công ty nhỏ thường sử dụng kiểm tra hàng tồn kho để xác định nhu cầu đặt hàng vật liệu Trong trường hợp đủ hàng tồn kho, không cần yêu cầu đặt hàng lại

Bước 3: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Đấu thầu cạnh tranh được sử dụng khi người mua yêu cầu các báo giá từ các nhà cung cấp và muốn trao hợp đồng cho nhà thầu có năng lực cao nhất Phương pháp này hiệu quả khi khối lượng đáng kể và đặc điểm kỹ thuật rõ ràng, thị trường cạnh tranh và có đủ nhà cung cấp chất lượng, thời gian đủ cho nhà cung cấp đánh giá yêu cầu

Tuy nhiên, nếu giá cả không là yếu tố quyết định hoặc sản phẩm phức tạp, thì thương lượng trực tiếp là phương pháp được ưu tiên Thương lượng phù hợp khi cần thỏa thuận về nhiều yếu tố về hiệu suất như giá cả, chất lượng, giao hàng, chia sẻ rủi ro và hỗ trợ sản phẩm Thương lượng thường được sử dụng khi cần sự tham gia sớm của nhà cung cấp hoặc khi nhà cung cấp không thể xác định rủi ro và chi phí Khi các công ty phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp được lựa chọn, quá trình thương thảo trở thành việc đạt được sự thỏa thuận theo hướng hợp tác

Bước 4: Đánh giá hoạt động của nhà cung ứng

Đánh giá nhà cung cấp là việc quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng dài Đánh giá nhà cung cấp chính là đánh giá doanh nghiệp và phù hợp với các tiêu chí do công ty đề ra

Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là nhằm lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng với doanh nghiệp cũng như đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại

Đối với các nhà cung cấp tiềm năng: Lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp sau đó tiến hành liên hệ và đàm phán về các điều kiện phù hợp Nếu thuận lợi, tiến tới ký kết hợp đồng

Đối với các nhà cung cấp hiện tại: Xác định sự phù hợp với định hướng của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai; xác định được những rủi ro tiềm ẩn từ nhà cung cấp đó để tìm phương án thay thế kịp thời

Bước 5: Tiến hành giao nhận và thanh toán

Bộ phận mua hàng cần theo dõi tình trạng đơn đặt hàng và có thể tăng tốc hoặc làm việc với nhà cung cấp để tránh trễ giao hàng Quá trình nhận và đặt hàng cũng nên được cải thiện bằng cách sử dụng công nghệ mã vạch Ngoài ra, các tài liệu quan trọng như phiếu đóng gói vật liệu, vận đơn và báo cáo chênh lệch nhận hàng cũng có thể được điện tử hóa

Phiếu đóng gói vật liệu là một tài liệu quan trọng cung cấp thông tin chi tiết về nội dung của một lô hàng Nó liên kết với đơn đặt hàng và số phiếu phát hành vật liệu để theo dõi và kiểm toán Khi nhận vật liệu, nhân viên nhận hàng sử dụng phiếu đóng gói để so sánh số lượng được ghi trên phiếu đóng gói của nhà cung cấp với số lượng thực tế đã nhận được Sự so sánh giữa số lượng phát hành vật liệu và số lượng trên phiếu đóng gói là rất quan trọng để xác định việc nhà cung cấp giao quá nhiều hay thiếu hàng

Ngoài ra, các cần xem xét các điều khoản thanh toán trước khi ký kết hợp đồng

Bước 6: Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng

Sau khi hai bên đã thống nhất các yếu tố thỏa thuận thì tiến đến bước ký kết hợp đồng Hợp đồng sẽ được cấu thành đầy đủ bởi các điều khoản như giao hàng, thanh toán, … giúp cho việc hợp tác giữa hay bên được suôn sẻ và lâu dài

2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng 2.5.1 Các yếu tố bên trong

2.5.1.1 Nguồn nhân lực

Theo Monczka và cộng sự (2015), chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định thành công của một công ty Trong hoạt động mua hàng, nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên mua hàng cần có kiến thức và kỹ năng đa dạng Các lĩnh vực kiến thức quan trọng bao gồm quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, phân tích chi phí tổng hợp, chiến lược mua hàng, phân tích nhà cung cấp và phân tích thị trường

cạnh tranh Để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, sự cộng tác với nhà cung cấp và phối hợp nội bộ giữa các bộ phận khác nhau như kỹ sư, mua sắm, vận chuyển, khách hàng và marketing là cần thiết

Để đạt được kỹ năng phù hợp, công ty cần thiết lập một chiến lược quản lý nguồn nhân lực đáng tin cậy Điều này bao gồm phát triển nhân viên tiềm năng từ bên trong công ty, tuyển dụng tài năng từ các nhóm chức năng khác hoặc các công ty khác, và tuyển dụng những sinh viên mới tốt nghiệp triển vọng

2.5.1.2 Nguồn tài chính

Trong hoạt động kinh doanh và sản xuất, tài chính đóng vai trò quan trọng không thể phủ nhận Tài chính quyết định việc thành lập và phát triển doanh nghiệp một cách liên tục và hiệu quả Nó cũng là một trong những tiêu chí để phân loại quy mô của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi trong cạnh tranh Đặc biệt, tài chính ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng

Để đảm bảo hoạt động thu mua diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi, việc cung cấp đầy đủ hàng hóa, nhiên liệu và nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm là rất quan trọng Doanh nghiệp cần có nguồn tài chính mạnh mẽ và ổn định để đáp ứng kế hoạch thu mua ngắn hạn và dài hạn Nguồn tài chính mạnh mẽ và ổn định mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm thiểu tình trạng nợ cao đối với các nhà cung cấp, từ đó nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Đồng thời, khi có nguồn tài chính mạnh, bộ phận thu mua có thể thực hiện kế hoạch mua hàng với số lượng lớn, đáp ứng nhu cầu sản xuất một cách dễ dàng Điều này cũng tạo điều kiện để nhận được các chiết khấu và ưu đãi từ các nhà cung cấp Hơn nữa, việc có nguồn tài chính mạnh giúp bộ phận thu mua nắm bắt kịp thời các lô hàng tốt với giá cả phù hợp Đó là lý do tại sao tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng (theo Lê Kiều Giang, 2022)

2.5.1.3 Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất của doanh nghiệp gồm nhà máy, xưởng, thiết bị, hệ thống công nghệ thông tin, di chuyển nội bộ và hệ thống điện nước Trong hoạt động thu mua, cơ sở vật chất quan trọng nhất là hệ thống kho bãi và công nghệ thông tin Hệ thống kho bãi tiên tiến giúp kiểm soát hàng hóa và đảm bảo cung cấp liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối Cơ sở vật chất công nghệ thông tin không thể thiếu trong hoạt

động sản xuất kinh doanh, với sự ứng dụng của nó đã thay đổi cách làm việc truyền thống, nâng cao hiệu suất và tăng cường sức cạnh tranh Doanh nghiệp mong muốn quản lý thu mua thông qua phần mềm công nghệ, giảm thiểu sai sót và đảm bảo đúng hàng hóa, số lượng, thời gian và chất lượng Cơ sở vật chất vững chắc tạo điều kiện cho hoạt động thu mua diễn ra nhanh chóng và hiệu quả (theo Lê Kiều Giang, 2022)

2.5.2 Các yếu tố bên ngoài 2.5.2.1 Thị trường

Theo Handfield và Nichols (2019):

Thị trường có thể gây ra biến động giá cả cho các sản phẩm và dịch vụ Những biến động này có thể bao gồm tăng giảm giá vật tư, biến động tỷ giá hoặc thay đổi trong điều kiện kinh tế Những biến động này ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm mua hàng và có thể đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược mua hàng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu với mức giá hợp lý

Thị trường có thể chịu ảnh hưởng từ các thay đổi kinh tế và chính trị, chẳng hạn như lạm phát, suy thoái kinh tế, biến động chính sách thuế và quy định Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến mức độ tồn tại và phát triển của các nhà cung cấp, giá cả và khả năng cung ứng Doanh nghiệp cần đưa ra chiến lược mua hàng linh hoạt để đối phó với những thay đổi này và tối ưu hóa hiệu quả mua hàng

Thị trường có thể mang đến những rủi ro cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Rủi ro có thể xuất phát từ biến động giá cả, thiếu hụt nguồn cung, thay đổi chính sách quản lý, sự không ổn định kinh tế, v.v Doanh nghiệp cần có khả năng đánh giá và quản lý rủi ro mua hàng một cách hiệu quả để đảm bảo sự ổn định và liên tục trong chuỗi cung ứng

2.5.2.2 Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh thúc đẩy doanh nghiệp phải giảm thiểu chi phí đầu vào để có giá thành sản phẩm thấp hơn trên thị trường, tạo áp lực lên bộ phận thu mua Bộ phận này phải tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhằm tìm ra các nguồn cung ứng có giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải nâng cao khả năng cạnh tranh của mình bằng cách tìm kiếm những nhà cung cấp đáng tin cậy, cung cấp hàng hóa và dịch vụ chất lượng với mức giá cạnh tranh Điều này giúp duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường Hơn nữa, để giảm rủi

ro và tăng tính linh hoạt, doanh nghiệp cần đa dạng hóa nguồn cung ứng thông qua việc tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau, tránh sự phụ thuộc vào một nguồn cung ứng duy nhất Điều này đảm bảo sự ổn định trong hoạt động sản xuất và kinh doanh (theo Lê Kiều Giang, 2022)

2.5.2.3 Nhà cung cấp

Theo Kariuki, J G và cộng sự (2018):

Nhà cung cấp có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động mua hàng Việc lựa chọn nhà cung cấp đúng và hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong quản lý mua hàng Hiệu suất mua hàng được đánh giá dựa trên tiêu chí mục tiêu, bao gồm chất lượng vật liệu mua, giao hàng đúng hẹn và so sánh giá thực tế so với mục tiêu Đồng thời, cũng đo lường hiệu suất tồn kho của vật liệu và sự hài lòng của khách hàng nội bộ

Trong môi trường kinh doanh hiện tại, các công ty sản xuất và bán lẻ ngày càng tập trung vào các lợi thế cốt lõi của mình như thiết kế sản phẩm mới và chính sách tiếp thị, do đó việc sử dụng nguồn lực từ các nhà cung cấp hiệu quả trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng có được lợi thế cạnh tranh bền vững Nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cũng được đẩy mạnh trong lĩnh vực công cộng, nơi lợi nhuận và hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng Các bộ phận công cộng như bệnh viện, giáo dục công cộng và viện trợ cho người khó khăn cũng cần chọn lựa nhà cung cấp tốt nhất để cải thiện dịch vụ và tiết kiệm nguồn lực

Các nhà cung cấp không chỉ đóng vai trò cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà còn tham gia tích cực vào việc áp dụng phương pháp lean và quản lý quan hệ với khách hàng trong lĩnh vực công cộng Nghiên cứu cho thấy, mặc dù có sự khác biệt giữa chiến lược mua sắm của ngành công và ngành công cộng, nhưng có thể áp dụng các chiến lược từ ngành tư nhân để nâng cao hiệu suất mua sắm trong ngành công cộng

Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý ngành công cộng Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp giúp thúc đẩy sự phổ biến của các đổi mới trong ngành này Ví dụ, việc lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ kiểm soát an ninh cho căn cứ của Không quân Pháp đã đòi hỏi một quá trình lựa chọn dài và tốn kém, nhằm chọn ra công ty có trình độ tốt nhất để bảo vệ căn cứ khỏi các cuộc tấn công khủng bố

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Quy trình nghiên cứu

Hình 3.1: Quy trình nghiên cứu

Nguồn: Tác giả tổng hợp 3.1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu

Thu mua là hoạt động cực kì quan trọng trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp Trong hầu hết các trường hợp, nếu quy trình thu mua không hiệu quả sẽ dẫn đến rủi ro trong toàn bộ chuỗi cung ứng Để hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả thì cần phải có một quy trình rõ ràng để tối ưu chi phí, đem lại chất lượng tốt cho sản phẩm cung ứng ra ngoài thị trường Nhận thấy mối quan tâm đó của các doanh nghiệp,

tác giả đã thực hiện triển khai nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hoạt động mua hàng

tại công ty TNHH Sinh Nam Metal”

3.1.2 Mục tiêu nghiên cứu:

Tổng hợp và hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng

Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam)

Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động mua hàng tại công ty Sinh Nam Metal (Việt Nam)

3.1.3 Cơ sở lý thuyết hoạt động mua hàng:

Đưa ra những lý thuyết liên quan đến mua hàng

3.1.4 Thực trạng mua hàng tại công ty

Phân tích thực tế hoạt động mua hàng tại công ty

3.1.5 Thiết lập ma trận SWOT

So sánh giữa lý thuyết mua hàng và quá trình áp dụng thực tế tại công ty Từ đó, đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội, thách thức giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững và tốt đẹp hơn

3.1.6 Các chiến lược kết hợp ma trận SWOT

Từ ma trận SWOT, tác giả đã kết hợp các yếu tố đó để tạo thành các chiến lược SO, ST, WO, WT

SO: là chiến lược sử dụng điểm mạnh để khai thác cơ hội, phục vụ cho hoạt động của

các doanh nghiệp Đây là chiến lược được ưu tiên sử dụng đầu tiên mà không tốn sức nhờ vào những điểm mạnh đã có sẵn

ST: là chiến lược sử dụng những điểm mạnh để phòng tránh những nguy cơ Từ đó,

hạn chế rủi ro và đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách ổn định, phát triển

WO: chiến lược khắc phục những điểm yếu nhằm tạo cơ hội phát triển cho doanh

nghiệp Tuy nhiên, việc khắc phục điểm yếu tiêu tốn nhiều nguồn lực để tận dụng cơ hội nên doanh nghiệp cần cân nhắc chiến lược này

WT: Chiến lược khắc phục những điểm yếu để hạn chế rủi ro Với chiến lược này,

doanh nghiệp phải vừa khắc phục điểm yếu, vừa phải dự báo được rủi ro xảy ra để hạn chế về mặt tài chính

3.1.7 Giải pháp: Dùng phương pháp AHP để đánh giá nhà cung cấp

Sau khi hình thành các chiến lược từ ma trận SWOT, tác giả dựa vào những chiến lược này để đưa ra các giải pháp để tạo sự hoàn thiện hơn về hoạt động mua hàng Trong các phương pháp này tác giả sẽ triển khai về phương pháp AHP để đánh giá nhà cung cấp vì lựa chọn nhà cung cấp thực chất là bài toán liên quan đến việc ra quyết định đa tiêu chí Theo Zadeh, L A (1965), mô hình ra quyết định đa tiêu chí là một công cụ hiệu quả dùng để giải quyết các vấn đề lựa chọn phức tạp bao gồm nhiều tiêu chuẩn cả định tính và định lượng Phương pháp định tính thường có đặc điểm khó xác định chính xác gây khó khăn cho việc tổng hợp kết quả đánh giá và đưa ra quyết định Phương pháp định lượng này sẽ lượng hóa các tiêu chuẩn, tính toán tổng điểm của các đối tượng đánh giá theo trọng số của mỗi tiêu chuẩn và giúp người ra quyết định có được một cơ sở chắc chắn và chính xác hơn theo Velasquez, M., Hester (2013) Trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu ứng dụng việc ra quyết định đa tiêu chí, một số phương pháp được sử dụng riêng lẻ như phương pháp phân loại, trọng số, … nhưng cũng có nhiều nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng của chúng như Eshtehardian sử dụng kết hợp hai phương pháp ANP (phương pháp phân tích mạng lưới) và AHP áp dụng cho lựa chọn các nhà cung cấp trong các công ty xây dựng và kỹ thuật dân dụng, nghiên cứu của Tabar và Charkhgard (2012) lựa chọn nhà cung cấp trong quản lý chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng phương pháp ANP và TOPSIS (Kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ tương đồng với giải pháp lý tưởng), nghiên cứu của Sangeetha và Anila (2016) sử dụng AHP tích hợp với TOPSIS để lựa chọn nhà cung cấp trong xây dựng

Phương pháp AHP là một trong số phương pháp được áp dụng khi lựa chọn nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí và các tiêu chí ít nhiều xung đột với nhau AHP có nhiều ưu điểm so với các phương pháp ra quyết định đa mục tiêu khác Trong khi nhiều phương pháp khác gặp trở ngại trong việc xác định mức độ quan trọng của từng tiêu chí thì AHP xây dựng vấn đề thành một cấu trúc phân cấp, mức độ quan trọng của mỗi yếu tố rõ ràng, dễ điều chỉnh phù hợp với vấn đề Vì vậy AHP được áp dụng tương đối phổ biến để giải quyết vấn đề

3.1.7.1 Khái niệm phương pháp AHP

Phương pháp phân tích thứ bậc AHP (Analytic Hierarchy Process) được đề xuất bởi Thomas L Saaty (1980) là phương pháp ra quyết định đa điều kiện Phương pháp định lượng AHP dùng đánh giá các phương án và chọn một phương án thỏa mãn các tiêu chí cho trước AHP sử dụng ý kiến chủ quan của các chuyên gia với 3 bước chính, đó là phân tích, đánh giá và tổng hợp Giúp chọn ra phương án nào tốt nhất nên thực hiện

3.1.7.2 Các bước thực hiện phân tích theo AHP

Dickson, G W (1966), Phương pháp AHP có 3 phân đoạn chính: đầu tiên phân rã vấn đề cần giải quyết thành nhiều cấp bậc khác nhau, so sánh cặp từng yếu tố và đánh giá các yếu tố đó và cuối cùng là tổng hợp ưu tiên bằng cách xây dựng ma trận trọng số Dựa trên cơ sở này, quá trình phân tích AHP được thực hiện theo các bước cụ thể sau do tác giả Saaty, T L (1980) đề xuất:

Bước 1: Phân tích vấn đề và xác định lời giải yêu cầu

Nhiều nghiên cứu của các tác giả trước đã tìm hiểu về các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Theo nghiên cứu của Dickson khảo sát 273 trưởng phòng mua hàng và xếp hạng 23 tiêu chí theo mức độ quan trọng trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Tiếp theo đó, nghiên cứu của Thiruchelvam và Tookey phát triển 36 tiêu chí trong đó kế thừa 23 tiêu chí của Dickson Cuối cùng, Kannan và Tan đã xác định 30 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, các tiêu chí này cụ thể là: Chi phí, Chất lượng, Hiệu suất giao hàng, Khả năng và Văn Hóa Các tiêu chí này sẽ phù hợp với từng loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Hiện nay, bối cảnh toàn cầu hóa thế giới đang rất sôi nổi, các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp từ các nghiên cứu trước đây được kế thừa và bổ sung một số tiêu chí mới phù hợp như: trách nhiệm môi trường, tiêu chí độ tin cậy, độ linh hoạt, xã hội, …

Do đó, tác giả dựa vào kết quả tổng hợp các nghiên cứu trước để chọn ra 5 tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá một nhà cung cấp là chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy, dịch vụ hậu mãi, hiệu suất giao hàng

Tiêu chí thứ 1: Chất lượng sản phẩm (C1)

Chất lượng sản phẩm là yếu tố đầu tiên, chiếm 56% quyết định sử dụng sản phẩm của khách hàng Trong bối cảnh hiện nay, thị trường cạnh tranh khốc liệt nên việc đầu tư vào chất lượng sản phẩm là hết sức cần thiết Điều này đem lại lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác trong ngành, đáp ứng được việc cung ứng sản phẩm chất lượng cao đến với khách hàng

Tiêu chí thứ 2: Giá cả (C2)

Khoảng 80% quyết định mua hàng là dựa vào giá cả cho nên việc dựa vào giá là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp Việc so sánh giá giữa các công ty với nhau là hết sức cần thiết khi đưa ra quyết định mua hàng

Tiêu chí thứ 3: Độ tin cậy (C3)

Độ tin cậy của nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy trong suốt quá trình hợp tác Điều này đảm bảo rằng công ty không phải đối mặt với rủi ro về việc nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu của công ty

Tiêu chí thứ 4: Dịch vụ hậu mãi (C4)

Dịch vụ hậu mãi là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và giúp công ty giải quyết các vấn đề sau khi mua hàng Nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ hậu mãi tốt, như bảo hành sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng, sẽ tạo sự tin tưởng và tăng khả năng hợp tác lâu dài

Tiêu chí thứ 5: Hiệu suất giao hàng (C5)

Hiệu suất giao hàng là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng giao hàng đúng hẹn và đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng Việc giao hàng đúng thời gian và đúng yêu cầu của công ty giúp duy trì chuỗi quá trình sản xuất và phân phối một cách hiệu quả

Bước 2: Xác định các yếu tố và xây dựng cây phân cấp yếu tố như hình bên dưới

Hình 3.2: Sơ đồ cây phân cấp

Nguồn: Tác giả tổng hợp

Bước 3: Điều tra thu thập ý kiến từ chuyên gia về mức độ ưu tiên

Theo nghiên cứu Toản, N Q., Hạnh, N T M (2019), tác giả đã thực hiện một khảo sát tương tự:

Nghiên cứu sơ bộ: Khảo sát 15 người là trưởng phòng mua hàng để xây dựng

sơ bộ bảng câu hỏi

Nghiên cứu chính thức: Phiếu khảo sát được gửi đến 80 trưởng phòng mua

hàng, nhân viên mua hàng, quản lý cấp cao của doanh nghiệp trong lĩnh vực mua hàng để đánh giá mức độ quan trọng của các yếu tố như sau:

Thứ nhất: Thiết kế bảng hỏi Xem tại phần phụ lục khảo sát

Thứ hai: Chọn lọc và hiệu chỉnh nhóm các câu hỏi dựa trên ý kiến đóng góp

của chuyên gia

Thứ ba: Hiệu chỉnh và hoàn tất phiếu khảo sát, tiến hành gửi bảng câu hỏi chính

thức Số phiếu thu về có 80 phiếu thỏa mãn Trong các vấn đề được đưa vào bảng hỏi, có vấn đề có 5 biến độc lập Theo Hair và cộng sự (1998) số mẫu tối thiểu cần thiết là: n ≥ 50 + 5 × 5 = 75 Số phiếu khảo sát thu về là 80 phiếu, đảm bảo về số lượng kích thước mẫu nên kết quả khảo sát có ý nghĩa thống kê

Bước 4: Thiết lập các ma trận so sánh cặp

So sánh các cặp các tiêu chí nhằm đánh giá mức độ ưu tiên của chúng đối với vấn đề nghiên cứu Sự đánh giá ưu tiên phụ thuộc vào kinh nghiệm của các chuyên gia và được xác định theo thang đánh giá từ 1 đến 9 như bảng sau:

Thang đánh giá Mức ưu tiên

3 Ưu tiên có sự trội hơn một ít

2, 4, 6, 8 Mức trung gian giữa các mức nêu trên

Việc so sánh này được thực hiện giữa các cặp tiêu chí với nhau và tổng hợp lại thành một ma trận gồm n dòng và n cột (n là số tiêu chí) Phần tử aij thể hiện mức độ quan trọng (mức ưu tiên) của tiêu chí hàng i so với tiêu chí cột j

Mức độ quan trọng tương đối của tiêu chí i so với j được tính theo tỷ lệ k (k từ 1 đến 9), ngược lại của chỉ tiêu j so với i là 1/k Như vậy aij > 0, aij = 1/aij

Trong ma trận này, mỗi phần tử đại diện cho 1 cặp so sánh cặp, các phần tử ở phía trên và phía dưới đường chéo có giá trị nghịch đảo nhau Bước này nhằm xác định tiêu chí này với tiêu chí kia gấp bao nhiêu lần

Bảng 3.1 Ma trận các tiêu chí đánh giá

Tiêu chí C1 C2 … Cn C1 a11 a12 … a1n C2 a21 a22 … a2n

Cn an1 an2 … ann

(Nguồn: Tổng hợp từ Quốc Toản và Mỹ Hạnh, 2020)

Bước 5: Tính toán trọng số cho từng mức, từng nhóm yếu tố

Tổng hợp số liệu về độ ưu tiên để có trị số chung của mức độ ưu tiên bằng cách:

+ Tính tổng mỗi cột trong ma trận

+ Xác định trọng số bằng cách chia mỗi giá trị cho tổng từng cột tương ứng + Gọi wij là trọng số, wij được tính theo công thức sau:

Tổng tất cả các trọng số phải là 100% hay bằng 1

+ Tính giá trị trung bình của mỗi hàng và giá trị này chính là trọng số của các tiêu chí

Bước 6: Tính tỷ số nhất quán CR

Tỷ số nhất quán CR thể hiện sự nhất quán và thống nhất ý kiến của các chuyên gia trong quá trình tham gia thảo luận Tỷ số này so sánh mức độ nhất quán với tính khách quan (ngẫu nhiên) của dữ liệu: CR=CI/RI

Trong đó, RI là chỉ số ngẫu nhiên được tra cứu theo bảng 3.2 và CI là chỉ số nhất quán được tính theo công thức sau: CI = (λ max – n)/(n-1) với n là số chỉ tiêu; λmax là giá trị riêng của ma trận so sánh, được xác định như sau:

Bảng 3.2 Chỉ số ngẫu nhiên ứng với số nhân tố

(Nguồn: tổng hợp từ Quốc Toản và Mỹ Hạnh, 2020)

Tỉ số nhất quán (CR) nhỏ hơn hay bằng 10% là ở mức có thể chấp nhận Nếu CR lớn hơn 10% chứng tỏ có sự không nhất quán trong đánh giá và cần phải đánh giá và tính toán lại

Thực hiện bước 3, 4, 5, 6 cho tất cả các mức và các nhóm yếu tố của cây phân cấp Tính toán trọng số tổng hợp và nhận xét