CHƯƠNG 5 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM)
5.2 Đề xuất giải pháp
Giải pháp 1: Tối ưu hóa cách lưu trữ hồ sơ [S4][T1] (Chiến lược ST) (Phương hướng 3)
Trước đây, hàng hóa được lưu trữ theo danh mục thì bây giờ nhân viên mua hàng sẽ lấy số đơn hàng làm chuẩn để lưu trữ hồ sơ. Khi tạo đơn hàng, nhân viên đã tạo số thứ tự liên tục cho các đơn hàng ở trong từng dự án. Vì vậy, lưu hồ sơ theo số đơn hàng giúp dễ dàng tìm kiếm, xác định các thông tin về nhà cung cấp, các vật tư liên quan nhanh chóng và tiện lợi hơn. Ví dụ, nếu có 2 đơn hàng PB/FDN/2302/002 và PB/FDN/2302/004, hai số cuối của đơn hàng là 2 và 4. Đơn hàng có số thứ tự 2 sẽ được lưu trước tiếp theo là đến đơn hàng số 4. Trong trường hợp có đơn hàng số 1 và 3 thì sắp theo thứ tự 1,2,3,4.
Thêm vào đó, để đảm bảo việc nhận biết và lấy hồ sơ dễ dàng, trên file nên dáng thông tin quan trọng về dự án. Ví dụ, nếu dự án là Sân bay nội bài, đơn hàng số 1, thì đặt tên file là SBNB (1).
Giải pháp 2: Giải quyết công nợ quá hạn [W1] [W4] [O3] (Chiến lược WO) (Phương hướng 3)
Với nhà cung cấp nợ quá hạn: Bộ phận mua hàng sẽ phối hợp với bộ phận kế toán để xác định các nhà cung cấp đang gặp tình trạng công nợ quá hạn. Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ đề xuất danh sách các đơn hàng cần được thanh toán gấp trong khoảng thời gian chốt công nợ. Danh sách này sẽ bao gồm thông tin chi tiết về từng hóa đơn, số tiền cần thanh toán và ngày dự kiến thực hiện thanh toán.
Khi nhận được đề xuất từ bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra và xác minh chi tiết từ bộ phận mua hàng và xác định số tiền cần thanh toán cho mỗi nhà cung cấp dựa trên hóa đơn và đơn đặt hàng tương ứng. Trong trường hợp bộ phận kế toán có đủ tài chính để thanh toán thì ưu tiên thanh toán cho các nhà cung cấp mà công ty đã quá hạn công nợ trong danh sách. Thêm vào đó, bộ phận kế toán liên hệ trực tiếp để thương lượng với các nhà cung cấp về giải pháp công nợ như thay đổi các điều kiện thanh toán linh hoạt hơn cho cả hai bên bằng cách chia thành nhiều đợt thanh toán, thay đổi thời gian thanh toán, cọc trước 20 -30% số tiền trước khi mua
đơn hàng, … Sau khi nhận được thông tin thanh toán từ bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng sẽ thông báo cho nhà cung cấp để họ giải phóng hàng cho công ty.
Đối với nhà cung cấp thường xuyên nhưng tạm thời công ty chưa xoay vòng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định, nhân viên kế toán cần đàm phán các giải pháp với nhà cung cấp để tạo điều kiện về thời gian thanh toán công nợ, tạo điều kiện cung cấp tiếp hàng để công tycó thể có cơ hội xoay vòng vốn và tạo ra doanh thu để có thể trả nợ tốt hơn. Cụ thể nhà cung cấp có thể thực hiện các giải pháp cho công ty tiếp tục lấy hàng với phương thức: Trả 2, lấy 1 hoặc trả 3 lấy 1, tùy theo từng vật tư và nhu cầu thị trường của vật tư đó. Khi đó công ty sẽ giảm đi số nợ quá hạn.
Giải pháp 3: Tiếp tục nâng cao chất lượng nhân sự mua hàng [S3] [O3] (Chiến lược SO) (Phương hướng 4)
Đối với việc đào tạo nhân sự mua hàng. Công ty phải liên tục tổ chức đào tạo và nâng cao kĩ năng của nhân viên mua hàng, cử nhân viên đi học các lớp mua hàng ngắn hạn.
Đối với việc tuyển dụng nhân sự, tập huấn để tuyển dụng nhân viên mới là điều hết sức cần thiết cho sự phát triển lâu dài của công ty. Việc tuyển nhân sự có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc giúp cho công ty có thêm những lao động mới có đầy đủ năng lực, kiến thức, nghiệp vụ cũng như sức khoẻ để đảm nhận công việc một cách tốt nhất.
Giải pháp 4: Mô hình đánh già nhà cung cấp để đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng [W6] [O4] (Phương hướng 3)
Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) cần đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nhôm phù hợp cho dự án, gồm có 3 phương án: Lixil, Việt Ý, Hyundai.
Bước 1: Xây dựng mục tiêu và bộ tiêu chí đánh giá
Các yếu tố này được tác giả chọn ra dựa trên các nghiên cứu được thể hiện ở bảng sau:
Tiêu chí Chất lượng sản phẩm
Giá cả Độ tin cậy Dịch vụ hậu mãi
Hiệu suất giao hàng
Ký hiệu C1 C2 C3 C4 C5
Bước 2: Xây dựng sơ đồ phân cấp như sau:
Hình 5.1 Mô hình đánh giá nhà cung cấp theo phương pháp AHP
(Nguồn: tác giả đề xuất) Bước 3: Thu thập ý kiến chuyên gia từ khảo sát về mức độ ưu tiên của tác tiêu chí. Ở đây là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng về nhôm.
Bước 4: Xây dựng ma trận so sánh các tiêu chí dựa vào ý kiến khảo sát của chuyên gia ở Bước 3
Bảng 5.1: Ma trận so sánh các tiêu chí của nhà cung cấp theo chuyên gia
C1 C2 C3 C4 C5
C1 1 3 4 5 3
C2 0.33 1 2 5 3
C3 0.25 0.5 1 4 1
C4 0.20 0.20 0.25 1 0.33
C5 0.33 0.33 1 3 1
Tổng 2.11 5.03 8.25 18 8.33
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.2: Ma trận so sánh tiêu chí “Chất lượng sản phẩm” của các nhà cung cấp
Chất lượng sản phẩm
Lixil Việt Ý Hyundai
Lixil 1 3 3
Việt Ý 0.33 1 1
Hyundai 0.33 1 1
Tổng 1.66 5 5
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.3: Ma trận so sánh tiêu chí “Giá cả” của các nhà cung cấp
Giá cả Lixil Việt Ý Hyundai
Lixil 1 0.17 0.33
Việt Ý 6 1 3
Hyundai 3 0.33 1
Tổng 10 1.5 4.33
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.4 Ma trận so sánh tiêu chí “Độ tin cậy” của các nhà cung cấp
Độ tin cậy Lixil Việt Ý Hyundai
Lixil 1 5 3
Việt Ý 0.2 1 0.5
Hyundai 0.33 2 1
Tổng 1.53 8 4.5
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.5: Ma trận so sánh tiêu chí “Dịch vụ hậu mãi” của các nhà cung cấp Dịch vụ hậu
mãi
Lixil Việt Ý Hyundai
Lixil 1 0.33 0.25
Việt Ý 3 1 1
Hyundai 4 1 1
Tổng 8 2.33 2.25
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.6: Ma trận so sánh tiêu chí “Hiệu suất giao hàng” của các nhà cung cấp
Hiệu suất giao hàng
Lixil Việt Ý Hyundai
Lixil 1 5 4
Việt Ý 0.2 1 0.5
Hyundai 0.25 2 1
Tổng 1.45 8 5.5
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bước 5: Tính trọng số và kiểm tra tính nhất quán
Bảng 5.7: Ma trận trọng số các tiêu chí
C1 C2 C3 C4 C5 Trọng số
C1 0.47 0.6 0.48 0.28 0.36 0.448
C2 0.16 0.2 0.24 0.28 0.36 0.246
C3 0.12 0.1 0.12 0.22 0.12 0.133
C4 0.09 0.04 0.03 0.06 0.04 0.051
C5 0.16 0.07 0.12 0.17 0.12 0.122
(Nguồn: tác giả tổng hợp) Với số tiêu chí là 5, tra theo Bảng 2.3 thì RI = 1,12; λmax = 5,212; CR=4.7%
<10% đạt yêu cầu.
Bảng 5.8: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Chất lượng sản phẩm”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
Lixil 0.60 0.60 0.60 0.6
Việt Ý 0.20 0.20 0.20 0.2
Hyundai 0.20 0.20 0.20 0.2
Tổng 1.00 1.00 1.00
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=0, chứng tỏ có sự nhất quán trong đánh giá.
Bảng 5.9: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Giá cả”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
Lixil 0.10 0.11 0.08 0.095
Việt Ý 0.60 0.67 0.69 0.655
Hyundai 0.30 0.22 0.23 0.25
Tổng 1.00 1.00 1.00
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=1.9%, đạt yêu cầu
Bảng 5.10: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Độ tin cậy”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
Lixil 0.65 0.63 0.67 0.65 Việt Ý 0.13 0.13 0.11 0.123 Hyundai 0.22 0.25 0.22 0.23 Tổng 1.00 1.00 1.00
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=0.4%, đạt yêu cầu.
Bảng 5.11: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Dịch vụ hậu mãi”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
Lixil 0.13 0.14 0.11 0.127 Việt Ý 0.38 0.43 0.44 0.417 Hyundai 0.50 0.43 0.44 0.457 Tổng 1.00 1.00 1.00
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=1.0%, đạt yêu cầu.
Bảng 5.12: Ma trận trọng số của các NCC xét theo tiêu chí “Hiệu suất giao hàng”
Lixil Việt Ý Hyundai Trọng số
Lixil 0.69 0.63 0.73 0.683
Việt Ý 0.14 0.13 0.09 0.12
Hyundai 0.17 0.25 0.18 0.2
Tổng 1.00 1.00 1.00
(Nguồn: tác giả tổng hợp) CR=2.6%, đạt yêu cầu.
Bước 6: Tính điểm và chọn phương án
Bảng 5.13: Tổng hợp các kết quả tính toán
C1 C2 C3 C4 C5
Lixil 0.6 0.095 0.65 0.127 0.683 Việt Ý 0.2 0.655 0.123 0.417 0.12 Hyundai 0.2 0.25 0.23 0.457 0.2
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.14: Tổng hợp ma trận trọng số tiêu chí
Tiêu chí C1 C2 C3 C4 C5
Trọng số 0.448 0.246 0.133 0.051 0.122
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Bảng 5.15: Bảng kết quả tính điểm nhà cung cấp
Lixil 0.468
Việt Ý 0.303
Hyundai 0.229
Nhà cung cấp Lixil có số điểm cao nhất nên đây là lựa chọn phù hợp nhất cho dự án này.