CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG
2.4 Quy trình mua hàng
Hình 2.1: Quy trình mua hàng
(Nguồn: Monczka, R.et al (2016). Purchasing and supply chain Management (6th ed), Andover: Cengage learning)
Bước 1: Lên kế hoạch mua hàng
Chu kỳ mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu và lên kế hoạch nửa năm hoặc một năm. Trong trường hợp xuất hiện yêu cầu mới chưa được lập kế hoạch, nhân viên mua hàng họp với các bộ phận, phòng ban khác (tác giả xin phép gọi là
khách hàng nội bộ) để thảo luận về nhu cầu trong tương lai và đảm bảo sự đồng thuận.
Thông qua cuộc đàm phán nhóm mua hàng có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng nội bộ và tiến hành lập kế hoạch chi tiết, sau đó chia sẻ dự báo với các nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ đúng thời điểm và chất lượng.
Nhu cầu mua hàng có thể là thành phần nguyên liệu, lắp ráp hoặc mặt hàng hoàn thành. Mua hàng là vai trò chịu trách nhiệm mua sắm cho toàn bộ tổ chức, giao tiếp và trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong tổ chức.
Mua hàng sử dụng phương pháp mua trực tiếp trong trường hợp xuất hiện nhu cầu đột ngột mà chưa được dự báo và không có nhà cung cấp trước đó. Trong tình huống này, mua hàng sẽ hợp tác với bộ phận tiếp thị thị trường để tìm kiếm nhà cung cấp và đáp ứng một cách nhanh chóng với mức giá hợp lý và chất lượng tốt. Đối với đa số hoạt động mua hàng không xảy ra tình huống đột xuất thì đều đã được ký hợp đồng trước và cung ứng đúng theo thời hạn trong hợp đồng.
Bước 2: Xác định nhu cầu đối với đơn hàng
Trong một khoảng thời gian xác định, khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài nhận ra nhu cầu của họ về một sản phẩm hoặc dịch vụ và truyền đạt cho bộ phận mua hàng về nhu cầu của họ thông qua nhiều hình thức khác nhau như: gửi yêu cầu mua hàng từ nhân viên nội bộ, thông tin dự báo và đơn đặt hàng từ khách hàng, hệ thống đặt hàng thường xuyên, kiểm tra tồn kho, …
Thứ nhất, về yêu cầu mua hàng:
Phương pháp thông báo nhu cầu vật liệu thông qua yêu cầu mua hàng là phổ biến nhất. Yêu cầu mua hàng có thể được truyền qua điện thoại, truyền miệng hoặc qua máy tính. Mỗi yêu cầu mua hàng cần chứa các thông tin cơ bản như mô tả vật liệu/dịch vụ, số lượng và ngày yêu cầu, giá ước tính, ngày yêu cầu và chữ ký ủy quyền. Form để yêu cầu thường là bảng yếu cầu mua hàng. Yêu cầu mua hàng là một biểu mẫu điện tử hoặc giấy tờ cung cấp thông tin quan trọng về nhu cầu. Biểu mẫu yêu cầu mua hàng thông thường sẽ cung cấp mô tả sản phẩm, chất liệu và màu sắc, số lượng yêu cầu và mục đích sử dụng.
Thứ hai, về đề nghị mua hàng di động/mã vạch:
Yêu cầu mua hàng di động hoặc mã vạch được sử dụng để truyền thông về nhu cầu vật liệu và quản lý hàng tồn kho trong các công ty nhỏ chưa tự động hóa quy trình
mua hàng. Một yêu cầu mua hàng di động là một biểu mẫu hoặc nhãn chứa mã vạch cung cấp thông tin về người cung cấp, mô tả mặt hàng, danh sách nhà cung cấp được chấp thuận, giá cả, điểm đặt hàng lại. Khi mức tồn kho đạt đến điểm đặt hàng lại, nhân viên có thể thông báo cho bộ phận mua hàng bằng cách chuyển tiếp yêu cầu mua hàng di động hoặc quét mã vạch điện tử. Hệ thống này tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ việc phải tìm kiếm thủ công vì nó bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết để xử lý đơn đặt hàng. Tuy nhiên, khi hệ thống quản lý hàng tồn kho trở nên tự động hóa, yêu cầu mua hàng di động được sử dụng ít hơn và hệ thống tự động tạo ra yêu cầu mua hàng hoặc đặt hàng với đầu vào đơn giản từ nhân viên bán hàng.
Thứ ba, về dự báo và đơn hàng của khách hàng:
Nhu cầu về vật liệu có thể được kích hoạt bởi các đơn đặt hàng từ khách hàng, đặc biệt khi có sự thay đổi trong sản phẩm hiện có đòi hỏi các thành phần mới. Đơn đặt hàng từ khách hàng cũng có thể đánh dấu nhu cầu để có được các vật liệu hiện có. Khi các công ty ngày càng tùy chỉnh sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng cá nhân, bộ phận mua hàng phải sẵn sàng hỗ trợ nhu cầu về vật liệu mới. Dự báo thị trường cũng có thể đánh dấu nhu cầu về vật liệu. Ví dụ, một dự báo tăng về sản phẩm có thể đánh dấu nhu cầu về vật liệu bổ sung hoặc mới. Nếu đã chọn nhà cung cấp để cung cấp vật liệu đó, thì một hệ thống đặt hàng tự động như hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) có thể tự động chuyển tiếp yêu cầu vật liệu cho nhà cung cấp.
Thứ tư, về hệ thống điểm tái đặt hàng:
Hệ thống điểm đặt hàng lại là phương pháp thông thường để xác định nhu cầu mua hàng. Khi hàng tồn kho giảm xuống mức nhất định, hệ thống thông báo cho bộ phận kiểm soát vật liệu hoặc người mua hàng để yêu cầu bổ sung hàng tồn kho. Hầu hết các hệ thống điểm đặt hàng lại được tự động hóa và tính toán các tham số đặt hàng trước. Nó cung cấp thông tin về mức tồn kho và yêu cầu hàng tồn kho của nhiều mặt hàng. Điểm đặt hàng lại là phương pháp phổ biến nhất trong việc truyền tải yêu cầu đặt hàng vật liệu, đặc biệt cho các công ty có trung tâm phân phối linh kiện dự phòng.
Thứ năm, về kiểm kê tồn kho:
Kiểm tra hàng tồn kho (hay kiểm kê chu kỳ) là việc kiểm tra vật liệu thực tế để xác nhận khớp với các bản ghi trong hệ thống. Nếu tồn kho vật lý thấp hơn số lượng trong hệ thống, điều chỉnh bản ghi có thể kích hoạt yêu cầu đặt hàng lại. Có nhiều nguyên nhân khiến hàng tồn kho vật lý ít hơn hệ thống, bao gồm đặt vật liệu sai vị trí, hư hỏng không được ghi chính xác, mất cắp và giao hàng không đầy đủ từ nhà cung cấp. Các công ty nhỏ thường sử dụng kiểm tra hàng tồn kho để xác định nhu cầu đặt hàng vật liệu. Trong trường hợp đủ hàng tồn kho, không cần yêu cầu đặt hàng lại.
Bước 3: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Đấu thầu cạnh tranh được sử dụng khi người mua yêu cầu các báo giá từ các nhà cung cấp và muốn trao hợp đồng cho nhà thầu có năng lực cao nhất. Phương pháp này hiệu quả khi khối lượng đáng kể và đặc điểm kỹ thuật rõ ràng, thị trường cạnh tranh và có đủ nhà cung cấp chất lượng, thời gian đủ cho nhà cung cấp đánh giá yêu cầu.
Tuy nhiên, nếu giá cả không là yếu tố quyết định hoặc sản phẩm phức tạp, thì thương lượng trực tiếp là phương pháp được ưu tiên. Thương lượng phù hợp khi cần thỏa thuận về nhiều yếu tố về hiệu suất như giá cả, chất lượng, giao hàng, chia sẻ rủi ro và hỗ trợ sản phẩm. Thương lượng thường được sử dụng khi cần sự tham gia sớm của nhà cung cấp hoặc khi nhà cung cấp không thể xác định rủi ro và chi phí. Khi các công ty phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp được lựa chọn, quá trình thương thảo trở thành việc đạt được sự thỏa thuận theo hướng hợp tác.
Bước 4: Đánh giá hoạt động của nhà cung ứng
Đánh giá nhà cung cấp là việc quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng dài. Đánh giá nhà cung cấp chính là đánh giá doanh nghiệp và phù hợp với các tiêu chí do công ty đề ra.
Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là nhằm lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng với doanh nghiệp cũng như đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại.
Đối với các nhà cung cấp tiềm năng: Lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp sau đó tiến hành liên hệ và đàm phán về các điều kiện phù hợp. Nếu thuận lợi, tiến tới ký kết hợp đồng.
Đối với các nhà cung cấp hiện tại: Xác định sự phù hợp với định hướng của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai; xác định được những rủi ro tiềm ẩn từ nhà cung cấp đó để tìm phương án thay thế kịp thời.
Bước 5: Tiến hành giao nhận và thanh toán
Bộ phận mua hàng cần theo dõi tình trạng đơn đặt hàng và có thể tăng tốc hoặc làm việc với nhà cung cấp để tránh trễ giao hàng. Quá trình nhận và đặt hàng cũng nên được cải thiện bằng cách sử dụng công nghệ mã vạch. Ngoài ra, các tài liệu quan trọng như phiếu đóng gói vật liệu, vận đơn và báo cáo chênh lệch nhận hàng cũng có thể được điện tử hóa.
Phiếu đóng gói vật liệu là một tài liệu quan trọng cung cấp thông tin chi tiết về nội dung của một lô hàng. Nó liên kết với đơn đặt hàng và số phiếu phát hành vật liệu để theo dõi và kiểm toán. Khi nhận vật liệu, nhân viên nhận hàng sử dụng phiếu đóng gói để so sánh số lượng được ghi trên phiếu đóng gói của nhà cung cấp với số lượng thực tế đã nhận được. Sự so sánh giữa số lượng phát hành vật liệu và số lượng trên phiếu đóng gói là rất quan trọng để xác định việc nhà cung cấp giao quá nhiều hay thiếu hàng.
Ngoài ra, các cần xem xét các điều khoản thanh toán trước khi ký kết hợp đồng.
Bước 6: Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng
Sau khi hai bên đã thống nhất các yếu tố thỏa thuận thì tiến đến bước ký kết hợp đồng. Hợp đồng sẽ được cấu thành đầy đủ bởi các điều khoản như giao hàng, thanh toán, … giúp cho việc hợp tác giữa hay bên được suôn sẻ và lâu dài.