CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM METAL (VIỆT NAM)
4.3 Quy trình mua hàng tại công ty TNHH Sinh Nam Metal
Hình 4.1: Quy trình mua hàng cho đơn hàng thanh toán sau
Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal
Bước 1: Đề xuất yêu cầu mua vật tư
Ở giai đoạn đầu của quá trình mua hàng, các phòng ban như kho, sản xuất, công trình và thiết kế, …nhận thấy sự thiếu hụt nguyên vật liệu để thi công, sản xuất hoặc mua theo KPI đã lên kế hoạch từ trước thì nhân viên sẽ lập Purchase Request (PR) để đề xuất mua hàng và gửi lên trưởng bộ phận phòng ban của mình (xem tại phụ lục 5). Mỗi vật tư sẽ có những yêu cầu về tiêu chuẩn khác nhau cho nên Purchase Request (PR) phải thể hiện rõ thông tin về thông số kỹ thuật, đơn vị tính, số lượng,
… vật tư cần mua. Các vật tư chính công ty thường mua là nhôm, kính, sắt, thép, silicone, composite, … Nhờ việc lập Purchase Request, từng phòng ban yêu cầu rõ về thông tin sản phẩm, vật tư cần mua nên quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, đúng sản phẩm, đúng chất lượng từng phòng ban yêu cầu. Tuy nhiên, còn tồn đọng nhược điểm là vật tư công ty chủ yếu mua là nhôm, kính, sắt, thép nên khi cần mua vật tư mới thì quá trình lập PR có thể gặp những khó khăn và mất thời gian.
Bước 2: Phê duyệt
Sau khi nhân viên gửi PR lên trưởng phòng bộ phận, trưởng phòng bộ phận sẽ kiểm tra và phê duyệt phiếu đó. Nếu phiếu yêu cầu mua vật tư được phê duyệt, trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận cuối cùng trên phiếu và lúc đó PR mới có hiệu lực. Sau đó, PR sẽ được chuyển tới phòng mua hàng cho quản lý bộ phận mua hàng phê duyệt và gửi email đính kèm tệp vật tư cụ thể cần mua để bộ phận mua hàng xem xét.
Nếu phiếu này hợp lệ và các vật tư mua hợp lí, quản lý bộ phận mua hàng sẽ ký xác nhận và chuyển lại cho nhân viên mua hàng phụ trách dự án để bắt đầu quy trình mua vật tư.
Ở bước thứ hai, với ưu điểm có thể thấy là quy trình xét duyệt vật tư kĩ càng, chi tiết về phiếu mua vật tư để trưởng phòng mua hàng xem xét và phê duyệt, giúp quy trình mua hàng đạt chất lượng cao hơn. Tuy nhiên, cũng vì chính quy trình kĩ càng nên sẽ mất nhiều thời gian hơn để quá trình mua vật tư được xét duyệt
Bước 3: So sánh giá, chọn nhà cung cấp
Công ty đưa ra những tiêu chí về nguồn cung ứng, những tiêu chí này thường được xác định bởi các đặc điểm chất lượng, chi phí và hiệu suất giao hàng. Mỗi tiêu chí sẽ chiếm tỷ trọng khác nhau và một số tiêu chí có thể được thêm vào đối với từng loại vật tư nhất định. [W6]
Mục tiêu của Sinh Nam metal là tối ưu chi phí, nguồn lực nhưng phải luôn đảm bảo được nguồn hàng chất lượng. Do đó, bộ phận mua hàng cần dựa vào đó để ra quyết định cho chiến lược mua hàng cho công ty.
Sau khi đã xác định những tiêu chí và chiến lược chọn nhà cung cấp, tiếp theo bộ phận mua hàng chọn ra danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng những tiêu chí của doanh nghiệp. Nguyên tắc để lựa chọn nhà cung cấp vào danh sách lựa chọn là trước hết nhà cung cấp đó phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp. Mặt khác, chi phí nhà cung cấp đưa ra cần nằm trong khoảng ngân sách doanh nghiệp. Việc lên danh sách đúng các nhà cung cấp có thể giải quyết bài toán cung ứng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp có thêm đa dạng các lựa chọn để tìm được nhà cung cấp tốt nhất. [W6]
Tuy nhiên, đối với một số vật liệu cụ thể như nhôm công ty đã quy định sẵn từ một nhà cung cấp cụ thể. Hai bên đã thống nhất về giá vật liệu ban đầu, nếu có sự
thay đổi so với hợp đồng ký ban đầu, sẽ thêm phụ lục vào hợp đồng để bổ sung hoặc sửa đổi.
Bước 4: Lên đơn hàng/ Soạn hợp đồng
Nhân viên mua hàng tạo đơn hàng cho danh sách vật tư vừa có báo giá lên trên phần mềm Vietbird. Mỗi đơn hàng chỉ thể hiện một nhà cung cấp và một dự án.
Các bước lên đơn hàng trong phần mềm Vietbird là:
Đầu tiên, đăng nhập vào phần mềm, chọn mục PO&CO, sau đó chọn Cập nhật số liệu
Hình 4.2: Giao diện phần mềm
Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal
Sau đó, phần mềm sẽ hiện ra như hình 4.5 chọn mục A. Đơn đặt hàng mua (PO) nếu lên đơn đặt hàng mua vật tư hoặc chọn mục C. Đơn hàng gia công (CO) nếu lên đơn hàng gia công để đi xi mạ, sơn …
Hình 4.3: Giao diện phần mềm để tạo đơn hàng trên Vietbird
Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal
Sau khi nhấn mục A, nhấn nút Mới để tạo đơn hàng, ta được như sau:
Hình 4.4: Giao diện trước khi nhập thông tin cho một đơn hàng trong Vietbird Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty Sinh Nam Metal Bước 5: Phê duyệt đơn hàng/hợp đồng
Quản lý bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lại đơn hàng, sau đó kí và trình cho giám đốc sản xuất và giám đốc điều hành kí. Giám đốc điều hành sẽ kiểm tra và ký hồ sơ trong một ngày. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, giám đốc điều hành yêu cầu bộ phận mua hàng giải trình. [W5]
Hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển lên văn phòng thành phố tại Hồ Chí Minh để được duyệt bởi tổng giám đốc. Thời gian duyệt hồ sơ là từ 2 đến 3 ngày. Hồ sơ hợp lệ sau đó được gửi xe chuyển về nhà máy Bình Dương để bộ phận mua hàng gửi đến kế toán. [W5]
Bước 6: Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
Nhân viên mua hàng gửi Purchase Order (PO) cho nhà cung cấp qua email.
Trong khoảng thời gian một tuần, nếu nhà cung cấp đồng ý giao hàng thì sẽ phản hồi lại bộ phận mua hàng.
Bước 7: Giao hàng
Khi chuẩn bị tới thời điểm giao nhận hàng hóa, bộ phận thu mua cần nhắc nhở các phòng ban liên quan để có phương án chuẩn bị và tiếp nhận vật tư. Mặc dù quá trình giao nhận hàng được thực hiện căn cứ theo quy định trên hợp đồng nhưng nhân viên thu mua phải thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian để tránh tình trạng làm ảnh hưởng đến tiến độ quá trình sản xuất của công ty.
Bộ phận cung ứng có trách nhiệm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng cùng công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải theo dõi xem quá trình giao hàng có được thực hiện đúng theo những quy định trên hợp đồng thu mua với nhà cung cấp không với những tiêu chí về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, chi phí bằng phương pháp đối chiếu hợp đồng thu mua với các biên bản giao nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa được giao đến có đúng với số lượng và chủng loại trên hợp đồng hay không.
Nếu đã kiểm tra và đạt các yêu cầu chỉ tiêu về hàng hóa, doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ hoàn thành biên bản giao nhận và chuyển chứng từ đến các bên có liên quan như bộ phận thu mua, kế toán, nhà cung cấp.
Bước 8: Kiểm tra
Sau khi vật liệu được kiểm tra bởi bộ phận Quality Control (QC) sẽ được chuyển đến để nhập kho. Bộ phận Quality Control sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm và kiểm tra số lượng một lần nữa và so sánh với giấy tờ đơn hàng. Nếu phát hiện sự khác biệt về loại hàng so với đơn đặt hàng, bộ phận kho sẽ có quyền trả lại hàng và thông báo cho bộ phận mua hàng về sự khác biệt này. Ngược lại, nếu thiếu
thì nhà cung cấp phải bổ sung thêm. Cuối cùng, nhân viên mua hàng sẽ lấy phiếu nhập kho từ bộ phận kho để xác định hàng hóa đã vào kho.
Bước 9: Nhận hóa đơn
Sau khi đã nhận hàng, nhà cung cấp xuất hóa đơn cho bộ phận mua hàng. Nhân viên mua hàng kiểm tra đối chiếu tên vật tư, số lượng, đơn giá, … có khớp so với đơn đặt hàng của mình, nếu có sự sai sót phải hủy hóa đơn và xuất lại.
Bước 10: Viết yêu cầu thanh toán và đưa hồ sơ sang kế toán
Nhân viên mua hàng sẽ viết yêu cầu thanh toán đưa quản lý bộ phận mua hàng duyệt.
Khi có đầy đủ các chứng từ bao gồm phiếu yêu cầu thanh toán, hóa đơn, đơn hàng, yêu cầu đặt hàng, phiếu nhập kho và phiếu giao hàng, nhân viên mua hàng sẽ mang đến cho bộ phận kế toán để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Bước 11: Kiểm tra hồ sơ, thanh toán và kết thúc đơn hàng
Bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận mua hàng, thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin trong hồ sơ trong khoảng thời gian từ 2 đến 3 ngày. Trong quá trình kiểm tra, xác định xem các điều khoản trong hợp đồng có khớp với đơn hàng hay không. Nếu hồ sơ có sai sót, bộ phận kế toán yêu cầu bộ phận mua hàng sửa đổi chứng từ bị sai.
Sau khi bộ phận kế toán hoàn thành kiểm tra và kế toán trưởng xác nhận, hồ sơ được chuyển cho giám đốc điều hành và tổng giám đốc ký.
Cuối cùng, bộ phận kế toán chuyển hồ sơ ra ngân hàng để thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp. Ngân hàng tiến hành kiểm tra và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Trong trường hợp có vấn đề phát sinh, ngân hàng yêu cầu bộ phận kế toán bổ sung và sửa đổi hồ sơ.
Bước 12: Lưu hồ sơ
Sau khi bộ phận kế toán đã hoàn tất thủ tục thanh toán cho đơn hàng, họ sẽ trả lại bộ chứng từ photo cho bộ phận mua hàng có chữ kí xác nhận để lưu trữ. Hỗ trợ cho việc kiểm tra sau 5 năm của nhà nước.
Tuy nhiên, hàng hóa được sắp theo danh mục cho nên nhân viên gặp khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ do sự sắp xếp lộn xộn, làm cho việc rà soát theo mẫu vật tư, số đơn hàng và nhà cung cấp trở nên khó khăn hơn. Ví dụ, hồ sơ về vật tư kính của dự án Lux 5 được đặt trong file là HH5-GLASS 1. Tuy nhiên, số đơn hàng không
được sắp xếp theo thứ tự, làm cho việc rà soát theo mẫu vật tư, số đơn hàng và nhà cung cấp trở nên khó khăn hơn. [T1]