CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG
2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng
2.5.1.1 Nguồn nhân lực
Theo Monczka và cộng sự (2015), chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định thành công của một công ty. Trong hoạt động mua hàng, nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên mua hàng cần có kiến thức và kỹ năng đa dạng. Các lĩnh vực kiến thức quan trọng bao gồm quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, phân tích chi phí tổng hợp, chiến lược mua hàng, phân tích nhà cung cấp và phân tích thị trường
cạnh tranh. Để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, sự cộng tác với nhà cung cấp và phối hợp nội bộ giữa các bộ phận khác nhau như kỹ sư, mua sắm, vận chuyển, khách hàng và marketing là cần thiết.
Để đạt được kỹ năng phù hợp, công ty cần thiết lập một chiến lược quản lý nguồn nhân lực đáng tin cậy. Điều này bao gồm phát triển nhân viên tiềm năng từ bên trong công ty, tuyển dụng tài năng từ các nhóm chức năng khác hoặc các công ty khác, và tuyển dụng những sinh viên mới tốt nghiệp triển vọng.
2.5.1.2 Nguồn tài chính
Trong hoạt động kinh doanh và sản xuất, tài chính đóng vai trò quan trọng không thể phủ nhận. Tài chính quyết định việc thành lập và phát triển doanh nghiệp một cách liên tục và hiệu quả. Nó cũng là một trong những tiêu chí để phân loại quy mô của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi trong cạnh tranh. Đặc biệt, tài chính ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng.
Để đảm bảo hoạt động thu mua diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi, việc cung cấp đầy đủ hàng hóa, nhiên liệu và nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần có nguồn tài chính mạnh mẽ và ổn định để đáp ứng kế hoạch thu mua ngắn hạn và dài hạn. Nguồn tài chính mạnh mẽ và ổn định mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm thiểu tình trạng nợ cao đối với các nhà cung cấp, từ đó nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Đồng thời, khi có nguồn tài chính mạnh, bộ phận thu mua có thể thực hiện kế hoạch mua hàng với số lượng lớn, đáp ứng nhu cầu sản xuất một cách dễ dàng. Điều này cũng tạo điều kiện để nhận được các chiết khấu và ưu đãi từ các nhà cung cấp.
Hơn nữa, việc có nguồn tài chính mạnh giúp bộ phận thu mua nắm bắt kịp thời các lô hàng tốt với giá cả phù hợp. Đó là lý do tại sao tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng (theo Lê Kiều Giang, 2022).
2.5.1.3 Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất của doanh nghiệp gồm nhà máy, xưởng, thiết bị, hệ thống công nghệ thông tin, di chuyển nội bộ và hệ thống điện nước. Trong hoạt động thu mua, cơ sở vật chất quan trọng nhất là hệ thống kho bãi và công nghệ thông tin. Hệ thống kho bãi tiên tiến giúp kiểm soát hàng hóa và đảm bảo cung cấp liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối. Cơ sở vật chất công nghệ thông tin không thể thiếu trong hoạt
động sản xuất kinh doanh, với sự ứng dụng của nó đã thay đổi cách làm việc truyền thống, nâng cao hiệu suất và tăng cường sức cạnh tranh. Doanh nghiệp mong muốn quản lý thu mua thông qua phần mềm công nghệ, giảm thiểu sai sót và đảm bảo đúng hàng hóa, số lượng, thời gian và chất lượng. Cơ sở vật chất vững chắc tạo điều kiện cho hoạt động thu mua diễn ra nhanh chóng và hiệu quả (theo Lê Kiều Giang, 2022).
2.5.2 Các yếu tố bên ngoài 2.5.2.1 Thị trường
Theo Handfield và Nichols (2019):
Thị trường có thể gây ra biến động giá cả cho các sản phẩm và dịch vụ. Những biến động này có thể bao gồm tăng giảm giá vật tư, biến động tỷ giá hoặc thay đổi trong điều kiện kinh tế. Những biến động này ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm mua hàng và có thể đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược mua hàng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu với mức giá hợp lý.
Thị trường có thể chịu ảnh hưởng từ các thay đổi kinh tế và chính trị, chẳng hạn như lạm phát, suy thoái kinh tế, biến động chính sách thuế và quy định. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến mức độ tồn tại và phát triển của các nhà cung cấp, giá cả và khả năng cung ứng. Doanh nghiệp cần đưa ra chiến lược mua hàng linh hoạt để đối phó với những thay đổi này và tối ưu hóa hiệu quả mua hàng.
Thị trường có thể mang đến những rủi ro cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Rủi ro có thể xuất phát từ biến động giá cả, thiếu hụt nguồn cung, thay đổi chính sách quản lý, sự không ổn định kinh tế, v.v. Doanh nghiệp cần có khả năng đánh giá và quản lý rủi ro mua hàng một cách hiệu quả để đảm bảo sự ổn định và liên tục trong chuỗi cung ứng.
2.5.2.2 Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh thúc đẩy doanh nghiệp phải giảm thiểu chi phí đầu vào để có giá thành sản phẩm thấp hơn trên thị trường, tạo áp lực lên bộ phận thu mua. Bộ phận này phải tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhằm tìm ra các nguồn cung ứng có giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải nâng cao khả năng cạnh tranh của mình bằng cách tìm kiếm những nhà cung cấp đáng tin cậy, cung cấp hàng hóa và dịch vụ chất lượng với mức giá cạnh tranh. Điều này giúp duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường. Hơn nữa, để giảm rủi
ro và tăng tính linh hoạt, doanh nghiệp cần đa dạng hóa nguồn cung ứng thông qua việc tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau, tránh sự phụ thuộc vào một nguồn cung ứng duy nhất. Điều này đảm bảo sự ổn định trong hoạt động sản xuất và kinh doanh (theo Lê Kiều Giang, 2022).
2.5.2.3 Nhà cung cấp
Theo Kariuki, J. G và cộng sự (2018):
Nhà cung cấp có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động mua hàng. Việc lựa chọn nhà cung cấp đúng và hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong quản lý mua hàng.
Hiệu suất mua hàng được đánh giá dựa trên tiêu chí mục tiêu, bao gồm chất lượng vật liệu mua, giao hàng đúng hẹn và so sánh giá thực tế so với mục tiêu. Đồng thời, cũng đo lường hiệu suất tồn kho của vật liệu và sự hài lòng của khách hàng nội bộ.
Trong môi trường kinh doanh hiện tại, các công ty sản xuất và bán lẻ ngày càng tập trung vào các lợi thế cốt lõi của mình như thiết kế sản phẩm mới và chính sách tiếp thị, do đó việc sử dụng nguồn lực từ các nhà cung cấp hiệu quả trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng có được lợi thế cạnh tranh bền vững. Nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cũng được đẩy mạnh trong lĩnh vực công cộng, nơi lợi nhuận và hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng. Các bộ phận công cộng như bệnh viện, giáo dục công cộng và viện trợ cho người khó khăn cũng cần chọn lựa nhà cung cấp tốt nhất để cải thiện dịch vụ và tiết kiệm nguồn lực.
Các nhà cung cấp không chỉ đóng vai trò cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà còn tham gia tích cực vào việc áp dụng phương pháp lean và quản lý quan hệ với khách hàng trong lĩnh vực công cộng. Nghiên cứu cho thấy, mặc dù có sự khác biệt giữa chiến lược mua sắm của ngành công và ngành công cộng, nhưng có thể áp dụng các chiến lược từ ngành tư nhân để nâng cao hiệu suất mua sắm trong ngành công cộng.
Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý ngành công cộng. Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp giúp thúc đẩy sự phổ biến của các đổi mới trong ngành này. Ví dụ, việc lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ kiểm soát an ninh cho căn cứ của Không quân Pháp đã đòi hỏi một quá trình lựa chọn dài và tốn kém, nhằm chọn ra công ty có trình độ tốt nhất để bảo vệ căn cứ khỏi các cuộc tấn công khủng bố.