Lý do lựa chọn đề tài
Trong nền kinh tế thị trường với những quy luật riêng của nó thì đòi hỏi những nhà kinh doanh, các doanh nghiệp phải nắm bắt vận dụng một các đa dạng và linh hoạt các triết lý, phương pháp để quản trị nguồn đầu vào của doanh nghiệp Việc quản trị hoạt động mua hàng là phần quan trọng tất yếu cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp và là điều kiện cần đủ để đóng góp phần doanh nghiệp tồn tại và phát triển Với mọi doanh nghiệp thì hoạt động mua hàng vật tư có tầm quan trọng đặc biệt trong doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng hoạt động mua hàng càng quan trọng hơn vì nó chi phối và ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình Nếu Công ty có một quy trình hoạt động mua hàng hoàn thiện, rành mạch sẽ đảm bảo được hoạt động kinh doanh diễn biến tốt với nguồn đầu vào uy tín, vật tư đảm bảo được cả về số lượng lẫn chất lượng mà giá cả còn phù hợp với ngân sách đặt ra của Công ty Chính vì thế mà việc quản lý và kiểm soát tốt hoạt động mua hàng sẽ nâng năng suất hoạt động của Công ty, tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực, đảm bảo hiệu quả hoạt động của Công ty, xây dựng thương hiệu uy tín cho Công ty trên thương trường. Đặc biệt trong tình hình kinh tế phát triển, cơ sở hạ tầng càng ngày càng được nâng cấp Xây dựng trở thành một trong những lĩnh vực quan trọng phát triển bộ mặt văn minh, một thành phố sạch đẹp, hiện đại, ngoài ra còn xây dựng những công trình ở những thành phố du lịch với những thiết kế vô cùng độc đáo Nền kinh tế phát triển kéo theo mức thu nhập của người dân tăng cao, người dân càng ngày càng có nhu cầu xây dựng tổ ấm, “an cư lạc nghiệp”, tiêu chí xây dựng nhà ở dân dụng, nhà phố cũng nâng cao với mong muốn nhà đẹp, thiết kế ấn tượng, chất lượng cao Do đó Công ty có một thị trường kinh doanh vô cùng rộng mở, tuy nhiên để làm điều đó để có thể xây dựng đúng tiến độ, vật tư đảm bảo chất lượng, nâng độ tin cậy mang nhiều khách hàng biết đến Công ty thì hoàn thiện hoạt động mua hàng vật tư, điều phối, kiểm soát một cách chặt chẽ là điều cấp thiết Hiện nay Công ty vẫn còn hạn chế một số mặt trong hoạt động mua hàng, chưa phối hợp mật thiết giữa các phòng ban, cũng như khâu kiểm soát, nhu cầu vẫn còn lỏng lẻo gây tình trạng cần gấp vật tư và thiếu hụt hàng, chi phí cao,…
Chính vì điều đó với mục tiêu áp dụng được những kiến thức đã học vào thực tế thông qua đó còn hiểu rõ hơn về hoạt động mua hàng trong công ty Phân tích để hiểu rõ những vấn đề còn tồn đọng, đưa ra các giải pháp nhằm giúp cải thiện tốt hơn hoạt động mua hàng nội địa của công ty, giảm thiểu chi phí đầu vào, nâng cao chất lượng đầu ra, đúng tiến độ đặt ra Đồng thời cũng tạo điều kiện góp phần giúp công ty tăng lợi nhuận và phát triển bền vững Chính vì thế em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải ” để làm Khóa luận tốt nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
cứu Mục tiêu tổng quát
Nhìn nhận và đánh giá tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Đại Phúc Hải Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải sau đó đánh giá, để rút ra ưu và nhược điểm Từ đó đề xuất giải pháp, kiến nghị để cải thiện hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải.
Phân tích được thực trạng mua hàng và hoạt động mua hàng điều phối vật tư của công ty.
Tìm hiểu để nắm rõ quy trình mua hàng của công ty, quy trình cung cấp vật tư của Công ty.
Phân tích hoạt động mua hàng, quy trình cung cấp vật tư.
Nhận định được các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng nội địa, nhận xét chung hoạt động mua hàng, đưa ra những ưu điểm và khuyết điểm, giải pháp nhằm cải thiện hoạt động mua hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin, số liệu sơ cấp: Thu thập tài liệu, số liệu của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải, qua việc tìm kiếm thông qua mạng Internet (có chọn lọc), khảo sát tình hình hoạt động của Công ty và tình hình tại Phòng Vật Tư
Phương pháp thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: Thu thập những tài liệu, số liệu liên quan đến hoạt động, quy trình mua hàng của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải đã được công bố ( như hồ sơ năng lực, báo cáo tài chính trong đó có báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sơ đồ tổ chức, số liệu mua vật tư cho các dự án, )
Phương pháp phân tích- tổng hợp: trong phần mở đầu ta sẽ dùng phương pháp phân tích để nêu ra những vấn đề, yếu tố cần bàn luận trong đề tài để có một cái nhìn tổng quát Phân tích bàn luận vấn để ở chương 2 và chương 3 thông qua các thông tin, số liệu thu thập, sử dụng vào công việc so sánh giữa các năm, thực tế với nhận định để hiểu chi tiết từng khía cạnh Qua đó đưa ra các nhận xét, vấn đề cần lưu ý sử dụng phương pháp tổng hợp để tóm gọn các nội dung đó để trình bày ở phần kết thúc vấn đề.
Phương pháp so sánh: Sử dụng các dữ liệu mua hàng của công ty qua các năm để so sánh đối chiếu được thực tế tình trạng ở công ty Đây cũng là một dẫn chứng cụ thể giúp bài thêm minh bạch hơn.
Phương pháp dùng số liệu: Sử dụng các số liệu từ những kênh thông tin có nguồn gốc rõ ràng, đã được xác minh để đưa vào bài như ở phần đề xuất giúp bài khóa luận có thêm tính khách quan, xác thực.
Phương pháp liệt kê: Phương pháp được sử dụng trong phần trích dẫn tài liệu tham khảo và sử dụng chủ yếu trong việc nêu dẫn chứng thực tế Ngoài ra còn sử dụng những thông tin thu thập nguồn Internet để đưa ra tính tương đồng hoặc tương phản làm nổi bật ý của đề tài.
Kết cấu đề tài bao gồm những nội dung sau
Bài khóa luận ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo thì khóa luận gồm có 4 chương
Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải.
Chương 2: Cơ sở lý luận về mua hàng vật tư
Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI PHÚC HẢI
Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Ngày 4-1-2016, Công ty được thành lập và được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký số kinh doanh số 0313598564 ngày 4- 1-2016 với:
• Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI PHÚC HẢI
• Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: DAI PHUC HAI CORPORATION
• Tên công ty viết tắt: DAI PHUC HAI.,CORP
Hình 1.1 Logo công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
(Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Địa chỉ trụ sở chính:
• Trụ sở chính: 600/7D Ấp Chánh 1, Xã Tân Xuân, Huyện Hóc Môn, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Văn phòng làm việc : 95/6/15 đường D4, khu phố 3, phường An Khánh, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Website: www.daiphuchai.com.vn
• Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
Người đại diện theo pháp luật của công ty
• Họ và tên: ĐINH VĂN DUY
• Năng lực máy móc thiết bị.
• Máy móc thiết bị xây dựng: Giàn giáo, Xà gồ, Vận Thăng, Máy trộn BT Vữa, Máy Đầm Cóc, Máy Đầm Dùi, Máy Hàn, Máy Bẻ Đai, Máy Cắt Sắt, Máy Chặt Sắt.
• Máy móc thiết bị cơ giới: Máy đào đất, Xe tải tự đổ. Đến năm 2022, tổng số nhân viên công ty là 213 người, trong đó Ban Giám Đốc bao gồm 5 người. Đặc điểm:
• Doanh nghiệp vừa và lớn.
• Hình thức sở hữu của công ty là doanh nghiệp công ty cổ phần.
Luôn nỗ lực trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế thi công các công trình dân dụng Đạt được sự tín nhiệm từ quý khách hàng và đối tác.
Sứ mệnh: Đem đến cho khách hàng những giải pháp thiết kế và thi công với chất lượng tốt nhất để đáp ứng tất cả nhu cầu của khách hàng.
Lấy uy tín và chất lượng làm thước đo giá trị cho thương hiệu Các công trình ngoài yếu tiện dụng phù hợp với từng khách hàng mà phải còn luôn mang tính sáng tạo.
• Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu để thực hiện.
• Sản phẩm chất lượng là kết quả của quá trình thiết kế và thi công.
• Tập thể làm việc với tinh thần chuyên nghiệp đồng đội đam mê sáng tạo và khát khao chinh phục.
Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực hoạt động của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Trong Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải là công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán tuân thủ độc lập đúng với các quy chế của nước ta hiện hành về Luật doanh nghiệp Hoạt động sản xuất, kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký với đúng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh:
- Xây dựng nhà các loại.
1.2.2 Nhiệm vụ (Lĩnh vực hoạt động)
Lĩnh vực hoạt động bao gồm 3 lĩnh vực:
- Là một công ty thi công công trình dân dụng: với các dự án lớn đến nhỏ.
1.2.3 Quyền hạn của công ty
Kinh doanh đúng các dịch vụ đã được cấp phép trong “Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh”.
Công ty thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, địa phương bằng việc nộp đủ và đúng thời hạn các loại thuế theo quyết định của cơ quan thuế Công ty được huy động và sử dụng vốn trong kinh doanh.
Tạo việc làm ổn định cho người lao động, tổ chức tốt đời sống vật chất và tinh thần, không ngừng nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao mức sống cho nhân viên trong công ty.
Luôn đặt mục tiêu, tiếp cận, khai thác nhiều dự án mới, được quyền tuyển nhân viên có trình độ, nhân phẩm tốt, hoặc cho thôi việc đối với nhân viên không có năng lực, đạo đức, khuyến khích nhân viên cống hiến nỗ lực hết mình bằng phúc lợi, trả lương cho CBCNV trong khả năng cho phép của công ty.
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Tổng công ty bao gồm 213 người trong đó có 34 nhân viên khối văn phòng, công trình và khối công nhân, tổ đội khoảng 179 người Hội đồng quản trị: 5 người
Khối gián tiếp CB- CNV: 25 người
Khối lao động trực tiếp (công nhân các tổ đội): 179 người
Trong đó trình độ lao động công ty:
• Trung cấp, cao đẳng: 4 người
• Lao động phổ thông: 179 người
Bảng 1.1 Tổng số nhân sự của công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Chức vụ nhân sự Số người Khối lao động
Hội đồng quản trị 5 Gián tiếp
Phó giám đốc 3 Gián tiếp
(Nguồn: Tự tổng hợp theo dữ liệu Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải)
Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
(Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải)
• Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
Hội đồng quản trị có toàn quyền quản trị nội bộ, trực tiếp điều hành công ty quyết định về cơ cấu tổ chức, nội bộ, tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty, bầu cử, bãi nhiệm các chức như Người quản lý, Giám Đốc, Tổng Giám Đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị do Điều lệ công ty quy định, quyết định về chế độ lương thưởng, phúc lợi, giám sát, chỉ đạo trong công việc điều hành kinh doanh Họ có thể quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty, đặt ra mục tiêu chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và hằng năm cho công ty, đưa ra các phương án đầu tư cho dự án trong thẩm quyền Ngoài ra còn có chức năng, nhiệm vụ về việc thành lập công ty con, mua cổ phần của doanh nghiệp khác, chi nhánh, văn phòng đại diện, việc góp vốn.
Giám đốc: Người đại diện pháp luật của Công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và trong hoạt động điều hành kinh doanh phải có trách nhiệm về mặt pháp luật hàng ngày của Công ty cũng như về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao Giám đốc phụ trách trực tiếp các lĩnh vực như hoạt động tổ chức nhân sự, thi đua, khen thưởng, hoạt động kinh doanh như các kế hoạch ngắn và dài hạn, chiến lược kinh doanh, hoạt động về tài chính kế toán, hoạt động thu mua vật tư bao gồm ký kết hợp đồng kinh tế mua- bán.
Phó giám đốc thi công: Giúp Giám đốc quản lý điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công, giám sát của Giám đốc, thiết lập mục tiêu cho việc quản lý bộ phận cụ thể như lập kế hoạch tổng quát về thi công, xây dựng phương án tổ chức tại các dự án, công trình, giữ trách nhiệm các hoạt động kiểm tra cũng như cung ứng vật tư, kiểm soát tiến độ và chất lượng thi công, phê duyệt kế hoạch thi công cho ban chỉ huy, nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán đồng thời tổ chức hoạt động điều hành và quản lý hoạt động về kỹ thuật.
Phó giám đốc nội nghiệp: Giúp Giám đốc quản lý điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công, giám sát của Giám đốc, là người thiết lập mục tiêu cho việc quản lý các bộ phận phòng ban Tổ chức các kế hoạch đề ra và quản lý kế hoạch Đại diện giám đốc đối ngoại với đối tác, khách hàng, có trách nhiệm phối hợp với kế toán để nắm bắt tình hình tài chính nhằm dự toán ngân sách, xác định nhu cầu cho các dự án hiện tại và tương lai để lên kế hoạch tài chính trong ngắn hạn và dài hạn Ngoài ra còn cùng giám đốc bổ sung, sửa đổi các quy chế, văn bản hiện hành liên quan đến hoạt động của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh: Giúp Giám đốc quản lý điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công, giám sát của Giám đốc, là người thiết lập mục tiêu cho việc quản lý phòng đầu tư, kinh doanh Họ có nhiệm vụ, chức năng trong việc lập kế hoạch kinh doanh thường niên song song với chiến lược phát triển của doanh nghiệp Nghiên cứu, phân tích và đánh giá tình hình thị trường, nhằm tìm kiếm được các dự án tin cậy để đầu tư sinh lợi và phát triển với kế hoạch phù hợp Đánh giá năng lực của các dự án, nhà thầu phụ trong những dự án tiềm năng để tư vấn cho công ty nên đầu tư vào những dự án nào Cuối cùng là báo cáo hoạt động kinh doanh và tóm tắt tình hình hoạt động của công ty cho giám đốc, hội đồng quản trị.
Khối nghiệp vụ- hỗ trợ
Phòng quản lý thi công: Phụ trách việc kiểm tra thi công về chất lượng, tiến độ thi công dự án, các biện pháp thi công, an toàn lao động, lập các kế hoạch về phát triển kỹ thuật, thiết lập các dự thảo về quy phạm xây dựng, các điều kiện chỉ dẫn và hướng dẫn kỹ thuật theo tiêu chuẩn nhà nước Xác nhận khối lượng và chất lượng đối với các dự án cho các tổ đội trực tiếp thi công Tham gia công tác nghiệm thu, đánh giá kết luận chất lượng công trình.
Phòng kế hoạch quản lý chi phí đấu thầu: Phụ trách trong việc làm các hồ sơ đấu thầu, chuẩn bị nội dung hợp đồng kinh tế để trình Giám đốc Công ty xem xét, ký duyệt, tìm đối tác trên cơ sở chủ trương của công ty, thực hiện công tác dự toán giá cả, kiểm tra dự toán dự án, thống nhất giá cả theo mức dự toán, bóc tách khối lượng, kiểm tra việc thanh toán với chủ đầu tư hoặc các đơn vị thầu phụ Kết hợp với phòng Tài chính Kế toán để thiết lập các phương án huy động vốn đầu tư, quản lý giá trong quá trình đầu tư, báo cáo, quyết toán theo quy định của công ty.
Phòng kỹ thuật R&D: Nghiên cứu, phát triển, thiết lập các hồ sơ thiết kế, giám sát kỹ thuật cho các công trình xây dựng mới, hỗ trợ sửa chữa cơ sở hạ tầng kỹ thuật nhằm đảm bảo các vấn đề kỹ thuật cho công trình, giám sát dự án về mặt kỹ thuật về an toàn lao động, cũng như các vấn đề về máy móc, thiết bị.
Phòng tư vấn giám sát: Giám sát chặt chẽ toàn bộ quy trình thi công trên từng hạng mục công trình để nhằm đảm bảo thực hiện đúng bản vẽ thiết kế đã duyệt, đúng phương pháp thi công và tiến độ, trang bị kỹ thuật, ngoài ra còn hỗ trợ xử lý các phát sinh sai sót trên công trường, giúp chủ đầu tư và nhà thầu khắc phục sai sót, giám sát chất lượng vật tư và trang thiết bị sử dụng cho công trình, nghiệm thu để xác nhận vẽ hoàn công.
Phòng vật tư, thiết bị: Lập kế hoạch mua sắm vật tư cho công ty theo nhu cầu được trình duyệt, tìm và liên hệ, lựa chọn nhà cung cấp sao cho giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng ký kết các hợp đồng, chịu trách nhiệm trong việc nhập, xuất kho vật tư tại công ty và dự án.
Phòng thiết kế: Nhận chức năng tư vấn cho khách hàng về các thiết kế công trình nhà phố, … Thiết kế bản vẽ theo nhu cầu khách hàng đã đặt ra.
Phòng Kế toán- Tài chính: Chịu trách nhiệm trong phân tích và hoạch định, lên chiến lược tài chính công ty, thiết lập chính sách phân bổ lợi nhuận hợp lý Bộ phận kế toán bao gồm kế toán nội bộ, tổng hợp, thuế, doanh thu, giá thành,… kết hợp để bổ trợ cho nhau và phối hợp với các phòng ban khác cũng với Ban giám đốc để đưa ra các khoản thu chi minh bạch, cụ thể.
Phòng hành chính nhân sự: Phụ trách quản lý, sắp xếp thông tin giấy tờ, lưu trữ cập nhật hồ sơ, hợp đồng, tổ chức các hoạt động giao lưu nội bộ, họp, hội thảo cho công ty, các vấn đề về lương thưởng, phúc lợi cho công nhân viên, theo dõi nhu cầu cần cấp của nhân viên, kiểm soát bảo trì các thiết bị, tài nguyên công ty, quản lý các thay đổi nhân sự doanh nghiệp như tuyển dụng, thực tập, đào tạo, sa thải, nghỉ hưu, giải quyết khiếu nại, vấn đề của nhân viên.
Kho: Kiểm tra vật tư nhập, xuất kho, vật tư còn tồn đọng để kiểm soát khối lượng chính xác nhất, cung cấp cho công trình kịp thời.
Phòng đầu tư: Có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám Đốc về các giấy tờ pháp lý cho các dự án đầu tư, tổ chức các hoạt động xúc tiến đầu tư theo kế hoặc đã được phê duyệt, triển khai dự án đầu tư đồng thời giải quyết khó khăn gặp phải nhằm nâng cao chất lượng công trình.
Ban chỉ huy công trình: Giám sát và chỉ huy, đốc thúc tiến độ thi công phần công việc trong phạm vi quản lý, mọi hoạt động ở công trình đều chịu sự chỉ huy, giám sát của ban chỉ huy.
Cơ cấu bộ phận mua hàng tại Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Bộ phận mua hàng thuộc Phòng Vật tư, gồm Trưởng phòng (kiêm mua hàng), nhân viên mua hàng vật tư công trình, nhân viên mua hàng vật tư nhà dân, Thủ kho Vật tư- Thiết bị.
Bảng 1.2.Nhân sự bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Cổ Phần Đại Phúc Hải
Chức vụ Số người Chức năng công việc Nhân viên
Trưởng phòng 1 Quản lý, mua hàng vật Hồ Thị Uyên tư chính
Nhân viên 2 Mua hàng vật tư cho Nguyễn Thị Kim Oanh công trình, nhà dân Nguyễn Thị Thùy Linh
Nhân viên 2 Thủ kho vật tư- thiết bị Đoàn Hải Bằng
(Nguồn: Tự tổng hợp theo dữ liệu Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Trưởng phòng có trách nhiệm trong việc quản lý, tổ chức, theo dõi, kiểm tra, giám sát các hoạt động công việc trong phòng, soạn thảo hợp đồng kinh tế đối với những mặt hàng có giá trị lớn cũng như cung cấp vật tư cho dự án Sau đó trực tiếp báo cáo BGĐ về quá trình thực hiện mua hàng.
Nhân viên mua hàng có nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc tiếp nhận nhu cầu vật tư từ công trình, lên kế hoạch, nhập dữ liệu vào bảng biểu, tìm kiếm nhà cung cấp sau đó giao dịch đàm phán, xin báo giá, thương lượng về giá cả, công nợ của các mặt hàng vật tư phụ trách mua để so sánh các nhà cung cấp trình lên trưởng phòng, BGĐ quyết định lựa chọn.
Thủ kho có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục xuất và nhập hàng như bốc xếp hàng, các vấn đề liên quan đến chứng từ, kiểm tra số lượng hàng chuẩn xác, quản lý giám sát hàng tồn kho theo số lượng và định mức hàng tối thiểu phù hợp, quản lý việc đặt hàng của kho nhằm đảm bảo tiến độ mua hàng, thủ tục và theo dõi được quá trình mua hàng,sắp xếp, bảo quản hàng, kèm theo đó phải đảm bảo an toàn kho để tránh cháy nổ hoặc người không phận sự đi vào kho, ngoài ra cũng có nghĩa vụ phối hợp với bộ phận kế toán để đối chiếu công nợ, phát sinh hàng ngày, trực tiếp báo cáo công việc, thực hiện công việc theo sự phân công của quản lý.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1.3 Bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của của công ty trong 3 năm (2019,2020,2021)
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 % Chênh lệch
STT Chi tiêu (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) 2019- 2020-
1 bán hàng và 1.349.432.816 21.458.504.320 11.804.975.157 1490 -45 cung cấp dịch vụ (1)
Doanh thu thuần về bán
3 hàng và 1.349.432.816 21.458.504.320 11.804.975.157 1.490 -45 cung cấp dịch vụ
Chi phí sản xuất, kinh
4 doanh hàng 1.312.369.479 21.304.446.052 11.778.067.505 1.523 -45 hóa, dịch vụ
- Chi phí quản lý 55.112.457 1.452.364.862 855.641.811 2.535 -41 doanh nghiệp (4.2)
Lợi nhuận gộp về bán
7 nhuận kế 35.568.725 151.236.083 26.653.403 325 -82 toán trước thuê
9 sau thuế thu 35.568.725 130.063.031 21.322.722 266 -84 nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải)
Công ty có tổng doanh thu tăng trong ba năm tăng không đều Năm 2020 tăng so với năm 2019 là 1490% và năm 2021 giảm so với năm 2020 là 45% Điều này cho thấy rõ vào năm 2020 có một bước tiến lớn trong hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Do công ty mở rộng được thị trường của mình bằng cách đầu tư thi công vào các dự án lớn.
Công ty sau khi tiếp nhận thêm nhiều dự án mới nên năm 2020 công ty phải đáp ứng nhu cầu sử dụng vật tư lớn chính vì thế mà tăng chi phí cho tài sản cố định Lợi nhuận năm 2019 đạt 37.225.138 đồng thấp hơn lợi nhuận năm 2020 với số lợi nhuận thuần đạt được là 155.069.603 đồng do công ty chưa có nhiều dự án lớn, khách hàng tiềm năng và phải tăng chi phí đầu tư tài sản cố định Năm 2020 công ty có lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp so với năm 2019 cao gấp năm lần và kéo theo lợi nhuận gộp cũng tăng cao hơn do công ty đã tìm kiếm nguồn hàng vật tư với giá thành rẻ hoặc do mua với số lượng lớn được chiết khấu tốt nên giá vốn hàng bán năm 2020 tăng 1479% so với năm 2019 và do doanh thu từ hoạt động tài chính năm 2020 tăng so với năm 2008 là 525% Tuy nhiên với tình hình Covid 19 diễn biến phức tạp vào năm
2021, gây khó khăn cho tất cả doanh nghiệp cũng như làm nền kinh tế bị trì trệ, chính vì thế mà năm 2021, doanh thu giảm đi 45%, lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp so với năm 2020 giảm xuống Do công ty đã giảm chi phí quản lý doanh nghiệp giảm đi 41%, lạm phát khiến giá vật tư biến động, có chiều hướng gia tăng.
Công ty tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về nộp ngân sách nhà nước Năm 2019 được giảm trừ thuế do trong những năm thành lập gặp nhiều khó khăn không có lãi nên được khấu trừ giảm thuế, tuy nhiên đến năm 2020 lợi nhuận tăng vọt kéo theo các khoản nộp ngân sách cũng phải tăng lên, cụ thể trong năm 2020 chi phí nộp thuế thu nhập doanh nghiệp là 21.173.052 đồng, năm 2021 lợi nhuận giảm nên ngân sách nộp cũng được giảm đi cụ thể là 5.330.681 đồng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MUA HÀNG VẬT TƯ
Khái niệm về vật tư
Vật tư hay còn được gọi là vật tư tiêu hao là các loại vật liệu, sản phẩm hoặc bán thành phẩm, công cụ, dụng cụ (máy móc luân chuyển), máy móc thiết bị cần thiết sử dụng trong toàn bộ quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm nhưng gián tiếp cấu thành sản phẩm.
Vật tư kỹ thuật gồm tất cả những sản phẩm lao động được dùng để sản xuất hay là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ít nhiều đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc… Chính vì vậy có khái niệm cho rằng “Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng” (Đào & Thân., 2012).
Tổng quan về mua hàng
Mua hàng là một trong những hoạt động cần thiết của mọi doanh nghiệp để đảm bảo sự ổn định của doanh nghiệp Mua hàng được định nghĩa bằng nhiều khái niệm khác nhau.
Theo Vân (2011) cho rằng mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ chức Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ, để phục vụ cho hoạt động của tổ chức Ngoài ra theo Monczka, R M và cộng sự (2020) thì hoạt động mua hàng ở cả mua hàng hóa hay dịch vụ đều có các hoạt động cụ thể như nghiên cứu thị trường cung cấp, xác định và lựa chọn NCC, đánh giá cải tiến chất lượng, mua, đàm phán và ký hợp đồng Để có thể đem lại sự đảm bảo về giá trị cho DN, bộ phận mua hàng được tiến hành dựa trên 5 quy tắc chính: đạt yêu cầu chất lượng, đáp ứng đúng số lượng, giá cả phù hợp, đúng hạn và nguồn cung.
Ngoài ra mua hàng được định nghĩa là bất kỳ quy trình mua nào bao gồm mua,thuê, cho thuê hoặc mặt khác mua vật tư, dịch vụ hoặc xây dựng từ các nhà cung cấp bên ngoài Khái niệm này chứa tất cả các trách nhiệm quản lý mà các nhà quản lý thu mua phải tuân theo, bao gồm xác định, tìm nguồn cung ứng, truy cập và quản lý các nguồn lực bên ngoài công ty và cần thiết để hoàn thành các mục tiêu chiến lược nhằm giúp các tổ chức nắm giữ giá trị kinh doanh đáng kể và tác động đến lợi nhuận Do đó, mua hàng có thể được coi là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng, điều này làm nổi bật tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục trong bộ phận mua hàng( Allal và cộng sự., 2021).
Mua hàng còn bao gồm cả các hoạt động đặt hàng, xúc tiến, tiếp nhận và thanh toán ( Thomas và cộng sự., 2014).
2.2.2 Đặc điểm, vai trò của hoạt động mua hàng
Theo Johnson và Flynn (2015) trên quan điểm cấp độ vi mô, vai trò của mua hàng được nhìn nhận từ quan điểm của công ty, mua hàng có tầm quan trọng ngày càng tăng đối với một doanh nghiệp để giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận lẫn nhau.
Mua hàng được đặt vào vai trò cụ thể trong toàn bộ chuỗi cung ứng bằng cách làm nổi bật các tiềm năng đặc biệt liên quan đến các giao diện đối với khách hàng và nhà cung cấp (Giunipero & Brand , 1996), nó giống như là một chiến lược của doanh theo định nghĩa của Hoejmose và cộng sự (2013).
Theo SCMP và Tate (2013), vai trò chính của hoạt động mua hàng là để đảm bảo nguồn hàng hóa và dịch vụ đủ để đáp ứng nhu cầu nội bộ.
Quy trình hoạt động mua hàng và các khái niệm cơ bản
Theo Joel D Wisner, K.C Tan và cộng sự (2012) cho rằng quy trình mua hàng truyền thống là một hệ thống thủ công, dựa trên giấy tờ Tuy nhiên với sự ra đời của công nghệ thông tin, máy tính cá nhân, mạng cục bộ và Internet, nhiều công ty đang hướng tới một hệ thống dựa trên điện tử, tự động hơn Mục tiêu của hệ thông thu mua phù hợp là đảm bảo việc truyền tải hiệu quả thông tin từ người dùng đến nhân viên mua hàng và cuối cùng là nhà cung cấp Sau khi thông tin được truyền đến các nhà cung cấp thích hợp, hệ thống cũng phải đảm bảo dòng chảy hiệu quả của nguyên vật liệu đã mua từ nhà cung cấp đến người dùng và chuyển hóa đơn từ nhà cung cấp đến phòng kế toán Cuối cùng, hệ thống phải có đầy đủ hoạt động hoặc kiểm soát nội bộ để ngăn chặn lạm dụng tiền mua hàng.
Theo Bọckstrand và cộng sự (2019) thỡ dựa trờn cỏc nghiờn cứu của Van Weel ( 2018) quy trình mua hàng được chia thành các phần bao gồm đặc điểm kỹ thuật hàng hóa, lựa chọn, ký kết hợp đồng và phần hoạt động (đặt hàng, giám sát và đánh giá ) mô tả theo sơ đồ hình 2.1.
Hình 2.1 Quy trình mua hàng
Và theo Nihtilã (2020) cũng cho rằng quá trình thu mua được tạo từ 2 phần bao gồm: Xác định đặc điểm kỹ thuật, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý hợp đồng Tiếp đến là hoạt động gồm đặt hàng, theo dõi đơn hàng và đánh giá NCC và kết quả Quy trình được mô tả theo sơ đồ ở hình 2.2.
Hình 2.2 Quy trình mua hàng
2.3.1 Xác định nhu cầu mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng chính là phải biết được các yêu cầu chi tiết của hàng hóa hoặc dịch vụ chẳng hạn như xác định tên mặt hàng, chủng loại, số lượng cần,màu sắc, kích thước, quy cách,… Sau khi tất cả các yêu cầu đã được xác định rõ ràng thì hãy tiến hành cân nhắc đến tìm NCC phù hợp ( Nihtliã., 2020).
Theo Đào & Thân (2012) cho rằng “Nhu cầu vật tư được định nghĩa là khối lượng vật tư cần thiết để thực hiện một công việc hay sản xuất trong một thời kỳ nhất định”. Đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng thi nhu cầu mua hàng thường dựa vào hai căn cứ Căn cứ thứ nhất là căn cứ vào kế hoạch tiến độ thi công tại công trường để cho ra sản lượng cần thi công trong kỳ kế hoạch (Qi) Điều thứ hai là căn cứ vào định mức phần xây dựng 1776/BXD- VP, định mức phần lắp đặt 1777/BXD-VP, định mức phần sửa chữa 1778/BXD-VP của Bộ Xây dựng ban hành để cho ra định mức sử dụng vật tư giúp chúng ta biết chính xác cần sử dụng bao nhiêu đơn vị vật tư để có thể làm ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh. Định mức sử dụng vật tư chính là biến số (mịj) trong công thức xác định nhu cầu vật tư sau: =
Ni- nhu cầu vật tư I để sản xuất thi công trong kỳ kế hoạch;
Qj- khối lượng sản phẩm công việc j cần sản xuất thi công trong kỳ kế hoạch;
Mij- định mức sử dụng vật tư I để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm j
( Nguồn: Bộ Xây dựng (2007), Công văn 1776/BPD-VP ngày 16/08/2007 về việc công bố định mức dự toán xây dựng công trình- phần xây dựng)
2.3.2 Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Theo Esmaeili-Najafabadi và cộng sự (2018) có nêu rằng lựa chọn nhà cung cấp được coi là một trong những quyết định quan trọng nhất trong việc mua và tác động trực tiếp đến hoạt động của chuỗi cung ứng (Ghodsypour & O'Brien ,1998; Hammami và cộng sự., 2014; Ware và cộng sự., 2014; Hosseini & Barker., 2016; Ghadimi và cộng sự., 2017) Đặc biệt, hợp tác đúng đắn với các nhà cung cấp được công nhận là một phần chiến lược và quan trọng của chuỗi cung ứng sự quản lý Lựa chọn đúng nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến chi phí thu mua (tức là chi phí nguyên liệu vật liệu và các bộ phận cấu thành), chiếm một tỷ lệ lớn trong sản phẩm cuối cùng chi phí (Araz và cộng sự., 2007; Beil., 2010) Cũng như lựa chọn NCC đúng và phù hợp cả về tiêu chí định tính và định lượng sẽ giảm được chi phí mua hàng, cải thiện lợi
Trang 20 nhuận, giảm thời gian sản xuất sản phẩm (LT), tăng sự hài lòng của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh (Tookey., 2011).
Trong việc tiến hành lựa chọn NCC theo Taherdoost và Brard (2019) có ba bước để tiến hành lựa chọn NCC được mô tả thông qua sơ đồ ở hình 2.3
Phân tích kết quả khảo sát
Xác định tiêu Nghiên cứu câu Tạo các lựa Xây dựng mô Lựa chọn chí lựa chọn hỏi khảo sát chọn NCC hình MCDM NCC thay thrrd
Xác định trọng số tiêu chí
Hình 2.3 Các bước lựa chọn nhà cung cấp
Bước thứ nhất đó là xác định tiêu chí, hiệu suất giao hàng, chi phí, khả năng cung cấp hàng, giá cả, tuy nhiên vẫn còn phụ thuộc vào tình hình mua hàng.
Bước thứ hai là nghiên cứu khảo sát bảng câu hỏi có tất cả các tiêu chí chính lẫn phụ cùng một số câu hỏi tiêu chí tìm nhà cung cấp thay thế, bảng nghiên cứu tách biệt trong việc phân tích kết quả và xác định trọng số tiêu chí.
Bước thứ ba sử dụng phương pháp đa tiêu chí để tìm được NCC tốt nhất.
Theo Om và cộng sự (2013), trong khi người mua đề đặt mối quan tâm lớn nhất về chi phí thì, chưa có nhiều tiêu chí lựa chọn tương tác và phụ thuộc lẫn nhau Đây là một số tiêu chí quan trọng khác giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Chất lượng: Khả năng NCC đáp ứng các thống nhất các thông số kỹ thuật chất lượng về tính năng chất lượng, chất lượng sản xuất, hệ thống chất lượng và sự cải tiến liên tục;
Sự giao hàng: có lịch trình giao hàng thời gian cụ thể, hiệu suất đúng hạn, địa điểm, phương tiện vận chuyển;
Chính sách bảo hành: có văn bản để đảm bảo sữa chữa, thay thế sản phẩm, có chính sách bồi thường về bảo hiểm hoặc tổn thất nếu xảy ra sai sót trong thời gian xác định;
Danh tiếng và vị thế NCC trong ngành: Xếp hạng về danh tiếng thương hiệu hoặc sản phẩm, công ty về số lượng bán ra so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành;
Dịch vụ cung cấp: Cung cấp sản phẩm (kích thước, màu sắc, hình dạng, thiết kế, nhãn hiệu), cả về phần phản hồi giao tiếp như thời gian phản hồi , cung cấp thông tin, ngôn ngữ, kiến thức ngành, linh hoạt nếu có thay đổi diễn ra;
Một số phương pháp được sử dụng phổ biến nhất để lựa chọn nhà cung cấp được trình bày ở sơ đồ tại hình 2.4.
Hình 2.4 Phương pháp lựa chọn NCC khác nhau
(Nguồn: Theo Om và cộng sự, 2013
Theo Mithun Sridharan (2021), Ma trận PUGH ( ma trận quyết định) giúp lựa chọn giữa danh sách nhiều lựa chọn thay thế khác, ma trận đánh giá các lựa chọn thay thế khác so với đường cơ sở (đối tượng gốc) Qua đó có thể áp dụng vào việc đánh giá nhà cung cấp xem nhà cung cấp mới có tốt hơn các nhà cung cấp hiện tại dựa trên các điểm/ tiêu chí quan trọng cần xem xét và giá trị của mỗi điểm để đưa ra mức độ quan trọng giống hay khác nhau Sau đây là các bước để thực hiện xây dựng ma trận quyết định trọng số được mô tả theo hình 2.5.
Hình 2.5 Ma trận quyết định trọng số
Bước 1: Xác định các yêu cầu lựa chọn, tiêu chí ảnh hưởng đến quyết định.
Bước 2: Phát triển trọng số từng tiêu chí bằng cách xếp hạng điểm: tiêu chí có mức độ càng quan trọng thì trọng số càng cao, và đây sẽ là tiêu chí ảnh hưởng nhất.
Bước 3: Tạo ra một số lựa chọn thay thế khả thi cho một giải pháp.
Bước 4: Chọn một trong các lựa chọn thay thế làm đường cơ sở để thiết lập trạng thái hiện tại (ký hiệu đánh số 0).
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng
2.4.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng
Vốn: Điều kiện vật chất cần phải nhắc đến đầu tiên trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Nguồn vốn đầy đủ thì việc đáp ứng các hoạt động của DN theo đúng kế hoạch sẽ trở nên thuận tiện, nhanh chóng, không mất uy tín với các vấn đề thanh toán.
Cơ sở vật chất kỹ thuật: Hiện đại hóa cơ sở vật chất góp phần giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được thông tin, thuận tiện trao đổi thông tin với NCC, tiết kiệm thời gian, tăng vị thế tối ưu cho DN.
Năng lực của nhân viên: Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong bộ máy của
DN, đặc biệt trong hoạt động mua hàng thì nhân viên mua hàng đóng vai trò chủ chốt chỉnh vì thế mà kết quả mua hàng sẽ ảnh hưởng bởi năng lực nhân viên, như khả năng làm việc đảm nhận việc mua hàng, kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, trong các tình huống cần xử lý DN tuyển chọn được nhân viên thu mua có kinh nghiệm về hàng hóa chính là một lợi thế thực sự của DN.
Kết quả kinh doanh: Kết quả kinh doanh cho thấy được hiệu quả trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, Các khó khăn trong hoạt động mua hàng.
Hệ thống thông tin: Sử dụng các hệ thống quản lý để cập nhật, quản lý thông tin nhiều chiều Giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin, đặc biệt thuận tiện cho hoạt động mua hàng Quản lý tất cả dữ liệu để dễ dàng tra cứu và tìm kiếm.
2.4.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quản trị mua hàng
Nhà cung cấp: Đây là yếu tố trực tiếp và khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cũng như kết quả mua hàng của doanh nghiệp, phải luôn dựa vào nguyên tắc nhiều nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn đúng đắn đảm bảo được chất lượng, số lượng của mặt hàng cần đặt mua, ngoài ra còn giảm thiểu được trường hợp ép giá, khan hiếm hàng Để đảm bảo độ tin cậy của NCC phải thường xuyên cập nhật về năng lực, tài chính, khả năng cung ứng của đối tác khi cần sẽ đáp ứng được ngay.
Các cơ quan nhà nước: Các cơ quan nhà nước chuyên quyền ở trung ương và địa phương đều có vai trò đặc biệt quan trọng trong suốt quá trình hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Bởi sự đại diện trong mặt pháp lý ở công tác quản lý, rà soát kiểm tra chất lượng hàng hóa, tính hợp pháp của hàng Mỗi mặt hàng đều áp dụng chính sách thuế, mức thuế càng cao kéo theo giá cả hàng hóa trên thị trường cao Đây là sự tác động khiến DN phải cân nhắc sao cho hợp lí nhất. Đại dịch Covid 19: Đại dịch Covid 19 với nhiều khó khăn bất cập vì giãn cách xã hội Gây ảnh hướng lớn đến nhiều DN và đặc biệt là hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Giá cả của các mặt hàng bị đôn lên cao, khó khăn về nhân sự và việc vận chuyển hàng hóa.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI PHÚC HẢI
Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng vật tư
3.1.1 Khái quát về tình hình mua hàng vật tư trong 3 năm (2019,2020,2021)
-Bảng tóm tắt doanh số mua hàng hóa, vật tư(chỉ tiêu, giá trị tiền, chênh lệch giữa các năm )
Bảng 3.1 Tình hình doanh số mua hàng vật tư trong 3 năm (2019,2020,2021)
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 % Chênh lệch
STT Chi tiêu (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) 2019- 2020-
(Nguồn: Doanh số mua hàng của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Đối với doanh nghiệp xây dựng vật tư thường chủ yếu mua trong nước, thường được mua bằng nhiều cách khác nhau, luôn ưu tiên các yếu tố về vị trí, chất lượng sản phẩm Để việc hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả cao, năng suất tốt, tiến hành kịp với tiến độ dự án thì công ty luôn phải phân tích tình hình biến động của các vật tư trên thị trường, trong từng thời điểm từ đó tìm ra được những ưu và khuyết điểm phát sinh còn tồn đọng và chưa được giải quyết của những nguồn hàng mua vào, từ đó căn cứ vào những cơ sở đã phân tích để chọn lọc nguồn cung cấp uy tín, có thể mang lại lợi ích, hợp tác lâu dài, mang lại hiệu quả kinh doanh ổn định.
Qua bảng kê tóm tắt doanh số mua vật tư trong 3 năm gần nhất (2019,2020,2021) của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải ta có thể đưa ra những nhận định sau: doanh số mua vật tư như:
Thép phi, Cát Bê Tông, Phụ gia bê tông, Gạch lát, Gạch ống, Cát xây dựng, Bột trét nội, ngoại thất, Đá, Ống PVC-U, Đèn led chiếu pha, Dây kẽm, Xi măng,, Tê PVC, Nối PVC, Sơn, Quạt hút âm trần, Sắt,, Máy móc, thiết bị, Bảo hộ lao động, Hộp kẽm, Nguyên vật liệu khác tăng từ 876,7 % đến 1968,19%, do năm 2020 công ty nhận về rất nhiều dự án lớn, nhu cầu sử dụng vật tư tăng cao Tuy nhiên công ty cũng tận dụng hàng tồn kho để đưa vào thi công cho kịp tiến độ, ngoài ra các vật tư xây dựng có giá thành tăng giảm theo thời gian, biến động thất thường nên giá trị mua cũng biến động. Đồng thời với nguồn đầu tư lớn, dự án hạng sang cần sử dụng những vật tư chất lượng cao, số lượng đi kèm với chất lượng, những thiết kế sang trọng cần sử dụng nhiều loại gạch khác nhau, màu sơn mẫu mã khác nhau, ngói có kiểu dáng sang trọng, thường sử dụng cho các căn biệt thự, villa, sử dụng các loại đèn led chiếu pha, chính vì giá trị đầu tư tăng mạnh, những yếu tố đi kèm với dự án nên giá trị vật tư mua vào tăng hơn rất nhiều so với năm 2019- khi mà công ty chưa có nhiều tiến triển hay bước tiến mới. Ngoài ra vì thi công dự án cho các nhà đầu tư lớn nên cũng phải chấp hành an toàn lao động nghiêm ngặt cần mua những đồ bảo hộ lao động để đảm bảo an toàn cho nhân viên công trình, kèm theo đó máy móc, thiết bị cũng cần được đầu tư công suất lớn hơn để phục vụ cho nhu cầu sử dụng công trình.
Dây cáp điện CV, Ngói, Tôn lạnh, Cát, Đá, Thép tăng từ 876,7 % đến 1200%, đây là những vật tư công ty có thể tận dụng hàng tồn kho trong năm 2019, công ty dù chưa phát triển mạnh trong thời điểm này nhưng tìm được nguồn cung cấp uy tín với số lượng mua vật tư được hưởng chính sách chiết khấu của nhà cung cấp, tìm được nhiều nguồn hàng thay thế giá rẻ hơn, kịp thời gian khi cần, giảm chi phí vận chuyển,ngoài ra còn tìm được các nhà cung cấp có chính sách bán hàng hỗ trợ cho công ty tốt như hỗ trợ về giá cả, dùng hàng mẫu miễn phí,…, mặc dù vật tư năm 2020 tăng cao hơn 2019.
Doanh số mua vật tư cho các dự án xây dựng trong năm 2021 giảm đều so với năm 2020 giảm từ 48,14% đến 88,21%, do năm 2021 bùng phát dịch Covid 19, giai đoạn dịch bệnh, kinh tế khủng hoảng, mọi doanh nghiệp đều gặp khó khăn, hàng hóa vận chuyển khó khăn do ở một số thành phố có ca nhiễm lớn nên việc cung ứng vật liệu xây dựng, thiết bị không phải là các dịch vụ thiết yếu không thể vận chuyển đến công trình, giá xăng dầu trong nước tăng biến động đã có tới 16 lần tăng giá, cao gấp hơn 3 lần so với số lần giảm, riêng năm 2021 đã tăng 41% so với cuối năm 2020 nên chi phí vận chuyển cũng tăng theo chính vì thế mà giá thành mua vật tư tăng cao, các dự án cũng giảm dần, tiến độ thi công công trình trọng điểm của công ty chậm lại và có giai đoạn dừng hẳn do giãn cách để đảm bảo sức khỏe, an toàn cho mọi người theo quy định của nhà nước Công ty cũng không đầu tư hay thi công thêm dự án mới, sử dụng nguồn vốn sẵn có để xoay chuyển trong thời kỳ đại dịch, ngoài ra khó khăn từ những vấn đề pháp lý dự án cũng khiến công ty quyết định không đầu tư dự án mới. Chính vì vậy mà giá trị mua vật tư tăng nhưng cũng cùng theo đó số lượng vật tư giảm xuống do nhu cầu không có. Để tiết kiệm chi phí cho công ty, xoay sở với biến động của thị trường, vượt qua khó khăn trong thời kỳ đại dịch mà vẫn cung ứng đủ với nhu cầu, tiến độ thi công thì công ty đã tận dụng lại hàng tồn kho điển hình một số vật tư như: Thép, Sơn, Sắt, Ngói, Xi măng giảm nhẹ từ 53,26% đến 49,29%, những vật tư này có thể xử lí rồi sử dụng tiếp hoặc cắt, tách, san ra để sử dụng Còn những vật tư khác giảm từ 93,29 đến 48,14%, doanh số mua vật tư có từ giảm mạnh đến giảm nhẹ vì có vật tư mua ít do giá trị tăng cao nên chỉ mua vừa đủ đáp ứng cho nhu cầu công trình, còn những vật tư giảm mạnh vì không có nhiều nhu cầu sử dụng đến, không cần thiết nên cắt giảm đi.
Nhìn chung 3 năm gần nhất kế hoạch mua hàng của công ty hợp lý, cung ứng đủ và kịp thời dù cho tình hình khó khăn, biến động thất thường, nguồn vốn có lúc hạn hẹp do những yếu tố bất khả kháng gây ảnh hưởng Tuy nhiên công ty cũng nên chú ý đến lượng nhu cầu mua hàng và hàng tồn kho để tiết kiệm chi phí cho công ty.
Quy trình mua hàng tại công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Hình 3.1 Sơ đồ quy trình mua hàng của công ty
(Nguồn: Phòng Vật tư thiết bị Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải)
3.2.1 Xác định nhu cầu mua vật tư tại công ty
3.2.1.1 Xác định nhu cầu mua hàng
Khi một dự án bắt đầu tại phòng QLTC, phòng KHQLCPĐT có các nhân viên dự toán thực hiện công tác bóc tách khối lượng để lập định mức vật tư cần dùng đủ theo bản vẽ thiết kế theo đơn vị diện tích, vật liệu, nhân công, máy sau đó đưa nhu cầu số lượng, chủng loại quy cách vật tư, số lượng tính luôn cả lượng hao hụt dự tính. Định mức vật tư thường xác định bởi các phương pháp phân tính theo từng thông số môi trường, phương pháp thống kê dựa vào dữ liệu đã thu thập về hao phí thời gian hay sản lượng thực tế trung bình để hoàn thành công việc theo từng công đoạn hay từng thời điểm khác nhau, phương pháp phân tích khảo sát dựa vào phiếu điều tra hay dữ liệu thu thập được trong quá trình khảo sát Ngoài ra còn cần thời gian cần vật tư, chỉ định hãng sản xuất vật tư (nếu có),… để kiểm soát được lượng vật tư theo định mức từ giai đoạn yêu cầu và tiến độ thi công từng khâu Kết hợp với bộ phận kho để cập nhật số liệu làm cơ sở để đáp ứng nhu cầu kịp thời, có thời gian để yêu cầu, điều phối và cung ứng Phòng MHVTTB sẽ tiến hành xác định nhu cầu ngày khi nhận được định mức vật tư và nhu cầu vật tư cần dùng trong thời gian tới từ phòng QLTC và phòng KHQLCPĐT để điều phối, phân bổ công tác kịp tiến độ.
Trong quá trình thi công công trình khi thiếu vật tư, công trình sau khi kiểm kho và không đủ sẽ gửi phiếu yêu cầu mua vật tư qua các phòng ban được xét duyệt, phòng MHVTTB sẽ xác định nhu cầu và tiếp nhận.
Ngoài ra các phòng ban có nhu cầu mua hàng vật tư cũng có quy trình lập phiếu yêu cầu, xét duyệt và phòng MHVTTB sẽ kiểm tra, xác định nhu cầu và tiếp nhận.
Những vật tư đã được chuyển đến kho, vật tư dự trữ, có sẵn tại công trình này hoặc công trình khác không sử dụng đến, vật tư đã đặt hàng còn chưa về công trình,… Phòng MHVTTV sẽ nắm giữ số liệu, kiểm kê và theo dõi để có được số lượng vật tư thực có như số lượng vật tư thực tồn kho của loại vật tư cần mua tại thời điểm đó và tính ra số lượng vật tư thực mua Số lượng này được xác định theo:
Lượng vật tư thực mua= Lượng vật tư cần dùng trong xây dựng- Số lượng thực tồn kho vật tư cần mua tại thời điểm đó + Số lượng vật tư dự trữ ( nếu có, do phòng MHVTTB đề nghị mua, được BGĐ xét duyệt và mua )
Phòng MHVTTB đã kiểm soát tốt được số lượng hàng thực mua và lượng tồn kho của công ty.
Trong năm 2020, do nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc định mức, định mức thực tế và định mức khi dự toán đấu thầu có lúc chênh lệch, nên lượng hao hụt tăng lên, hầu như hết hàng dự trữ, hàng tồn kho, công tác thông tin cũng nên công ty phải cung ứng gấp những yêu cầu cần gấp, với số lượng nhỏ nên không được chiết khấu cao phải mua nhiều lần cho cùng một loại hàng trong nhiều đợt yêu cầu mua vật tư, làm giá thành vật tư tăng cao do mua số lượng ít, kèm theo phí vận chuyển tốn thêm nhiều lần gửi hàng Trong năm 2021, do tình hình dịch Covid-19 nên cũng gặp trường hợp khó khăn trong xác định nhu cầu tương tự như năm 2020, ngoài ra thông tin từ công trình về công ty chậm trễ hoặc không có thông tin do thiếu nguồn nhân lực kiểm soát tại công trình, giãn cách nên khâu vận chuyển khó khăn bắt buộc phải mua ở những nhà cung cấp gần công trình nên số liệu vật tư cập nhật về công ty chưa được chuẩn xác Dẫn đến số liệu yêu cầu vật tư giữa các lần nhu cầu không có sự kết nối gây thừa thải vật tư và cũng có lúc thiếu vật tư phải mua gấp gây mất kiểm soát trong khâu yêu cầu và xác định nhu cầu vật tư, tăng chi phí vật tư. Đối với doanh nghiệp việc mua hàng rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh cũng như tiến độ thi công dự án Chính vì thế hoạt động xác định nhu cầu mua hàng ở công ty được diễn ra như sau:
❖ Các bộ phận có nhu cầu mua sắm (phòng ban, bộ phận, dự án) gửi yêu cầu mua hàng đến trưởng bộ phận, phòng ban, dự án Trưởng bộ phận xét duyệt và gửi yêu cầu đến phòng vật tư thiết bị Các dự án công trình có nhu cầu mua vật tư thì phải kiểm tra xem trong kho còn hàng tồn kho không, nếu còn thủ kho sẽ xuất kho để sử dụng, nếu hết thì lập phiếu yêu cầu để mua vật tư mới Ngoài ra còn phải xem xét các đơn đặt hàng trước để giảm chi phí dự trữ và bảo quản hàng hóa cũng như đáp ứng được nhu cầu khả năng tài chính của công ty có thể đáp ứng được bao nhiêu phần trăm đơn hàng tiếp theo từ đó lên kế hoạch để hàng về đủ và đúng kế hoạch thi công cần.
Hình 3.2 Mẫu phiếu yêu cầu vật tư
(Nguồn: Phòng Thu mua vật tư- thiết bị Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Với hoạt động mua hàng của Công ty mỗi phiếu nhu cầu phải được xác định bởi tên mặt hàng, phải có mô tả chi tiết về quy cách ( mã hiệu), chủng loại ( hãng), yêu cầu kỹ thuật như kích thước, khối lượng, và cả đơn vị tính, khối lượng nhu cầu và thời gian có hàng để bộ phận MHVTTB có thể dựa vào để tìm kiếm, nhận báo giá, xét duyệt cung cấp hàng.
Hình 3.3 Phiếu yêu cầu vật tư gạch ốp lát tại Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
(Nguồn: Phòng Thu mua vật tư- thiết bị Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Như số liệu nhu cầu vật tư ngày 01.01.2023 đã được điền đầy đủ theo đúng mẫu yêu cầu của công ty thì nhân viên mua hàng sẽ biết cần phải mua những mặt hàng nào, số lượng, chủng loại gì và cần đặt trong thời gian hợp lí để giao đến công trình Trong cùng lúc nếu có nhiều hơn 1 phiếu nhu cầu có thể giống về mặt hàng thì phải hoạch định, tổng hợp nhu cầu.
3.2.1.2 Xác định thời điểm mua hàng
Ngoài ra, Bộ phận thu mua vật tư- thiết bị sau khi kiểm tra và tiếp nhận yêu cầu mua hàng thì trình đến ban giám đốc để xét duyệt đề xuất Ban giám đốc ký duyệt và thiết lập kế hoạch mua hàng tổng, phân công cho nhân viên phụ trách, phòng vật tư- thiết bị tiếp nhận kế hoạch mua hàng được phân công và xác định thời điểm mua hàng.
Sau đó để có thể theo dõi nhu cầu về tình hình cấp hàng nhân viên mua hàng phải thường xuyên cập nhật phiếu theo dõi nhu cầu.
Hình 3.4 Phiếu theo dõi nhu cầu
(Nguồn: Phòng Thu mua vật tư- thiết bị Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Xác định thời điểm mua hàng là việc khá quan trọng và theo dõi nhu cầu cũng hỗ trợ đáng kể cho việc xác định này Nhằm đáp ứng nhu cầu theo tiến độ, hạn chế việc để hàng ở kho do diện tích kho khá nhỏ nên công ty chỉ mua khi nào cần, ít mua theo dạng dự trữ để tránh lãng phí, hao mòn Nhưng cũng là một hạn chế của công ty vì giá cả mặt hàng vật liệu xây dựng biến động thường xuyên, chưa mở rộng kho hàng, công ty chưa có kế hoạch cụ thể để dữ trữ mặt hàng thường xuyên cần đáp ứng trong quá trình chạy dự án.
3.2.2 Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp khi mua hàng cho Công ty
Sau khi đã xác định, lập kế hoạch mua hàng thì tiến hành công tác tìm kiếm, lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp để và tìm ra NCC phù hợp nhất nhờ một số tiêu chí.
Phòng MHVTTB luôn ưu tiên mua hàng của các NCC cũ hiện mua nếu NCC vẫn có giá tốt, giá bằng hoặc thấp hơn giá cũ, chất lượng, thông tin không đổi so với đợt mua gần nhất, có đầy đủ mẫu mã, hàng giao, có chính sách chiết khấu tốt cho đối tác cũ mua nhiều, có chính sách công nợ dài hạn hoặc tạm ứng nếu mua số lượng lớn.
Ngược lại nếu NCC cũ không đủ hàng để đáp ứng, hàng chậm chưa kịp sản xuất để đáp ứng không kịp tiến độ, chất lượng cũng như thông tin thay đổi và kém đi,tăng giá, quy trình mua bán nhập nhằng, không niềm nở, uy tín thì phòng MHVTTB chủ yếu tìm kiếm NCC từ nhà cung cấp cũ đã từng đặt hàng trước đây Nhà cung cấp mới thu thập được từ các nguồn: NCC đến chào hàng trực tiếp, qua Email, điện thoại giới thiệu từ đồng nghiệp, bạn bè, NCC do BGĐ công ty giới thiệu chỉ định, NCC từ các buổi hội chợ mà NVVT tham quan và thu thập được, các NCC thông qua mạng Internet. Để tổng hợp đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp thường sử dụng thông tin báo giá, các điều kiện mua hàng khoảng 3 nhà cung cấp để lập bảng so sánh giá, từ đó lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất trong số NCC đó và bảng so sánh phải đáp ứng đầy đủ và dựa vào các tiêu chí phù hợp như sau:
❖ Tiêu chí đánh giá lựa chọn nhà cung cấp
✔ Giá cả: một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp là giá cả hợp lý, mua với số lượng lớn đủ để nhận những chính sách chiết khấu hoặc giảm giá khi có chương trình marketing của NCC, giá rẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo hàng tốt, chất lượng cao.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải trong thời gian qua
3.3.1 Các nhân tố bên trong công ty
3.3.1.1 Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty sử dụng nguồn vốn hiện có từ các cổ đông góp vốn, nguồn vốn vay từ ngân hàng Nguồn vốn chưa được dồi dào Chính vì vậy trong những thời điểm nhất định công ty gặp khó khăn về tài chính thì việc thanh toán mua hàng cũng bị ảnh hưởng vì nguồn vốn phải chờ ngân hàng giải ngân.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty được đầu tư trang thiết bị mới hỗ trợ nhanh chóng, hỗ trợ cho công tác nắm bắt thông tin thị trường nhanh chóng cho bộ phận mua hàng vật tư- thiết bị trong quá trình mua hàng Công ty có năng lực về máy móc thiết bị tuy nhiên vẫn còn nhiều máy móc thiết bị vẫn thuê, tạo thêm một số chi phí khá lớn. Đồng thời kho bãi có diện tích không quá lớn, không đủ để chứa nhiều vật tư dự trữ.
Hình 3.12 Năng lực máy móc thiết bị
(Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải)
3.3.1.2 Năng lực của nhân viên
Nguồn nhân lực của công ty tùy theo từng phòng ban, nghĩa vụ mà có một nguồn nhân lực phù hợp tuy nhiên vẫn còn thiếu nguồn năng lực trẻ đa số độ tuổi, trình độ của nhân viên được phân bổ như sau:
Nhân viên dự báo không đúng, dự báo dựa trên kinh nghiệm không chính xác
Bảng 3.4 Bảng năng lực nhân viên
Chức vụ Số người Khối lao động Độ tuổi Trình độ Kinh nhân sự nghiệm
Hội đồng 5 Gián tiếp 32-50 tuổi Đại học 8-20 năm quản trị
Giám đốc 1 Gián tiếp 32 tuổi Đại học 8 năm
Phó giám 3 Gián tiếp 30-50 tuổi Đại học 10-20 năm đốc
Trưởng 9 Gián tiếp 30-40 tuổi Đại học 6-10 năm phòng
Nhân 25 Gián tiếp 24-40 tuổi Trung cấp 2-8 năm viên Cao đẳng Đại học
Công 179 Trực tiếp 22-55 tuổi 12/12, trở 1 năm trở lên nhân xuống
(Nguồn: Tự tổng hợp từ dữ liệu của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Nhân viên có trình độ đại học khá nhiều, đa số ở chức cao, có trách nhiệm lớn.
Còn lại nhân viên, những người có nghĩa vụ thực hiện công việc hằng ngày của công ty có trình độ nằm ở nhiều mức từ 12/12, trung cấp, cao đẳng, đại học Công nhân lao động trực tiếp tại công trình có trình độ 12/12 trở xuống Qua phân tích cho thấy năng lực của nhân viên vẫn còn chưa khả quan, một số nhân viên làm trái ngành hoặc tay ngang mới vào nghề tuy ở một số vị trí hoặc tùy nhân viên vẫn có kinh nghiệm, khả năng làm việc tốt nhưng nhìn chung tổng thể năng lực và tay nghề vẫn đang phát triển,công ty phải tốn thời gian đào tạo từ đầu hoặc có thêm chi phí để hỗ trợ nhân viên học thêm các khóa đào tạo nghiệp vụ, nâng cao tay nghề Một người phải kiêm nhiệm nhiều vai trò cho thấy nguồn nhân sự cũng đang thiếu và cần tuyển bổ sung ở nhiều vị trí.
Trong đó bộ phận mua hàng vật tư thiếu nhân viên từ thủ kho cho đến nhân viên mua hàng, nên nguồn nhân lực chưa thể đáp ứng đủ nhu cầu mua hàng hiện tại của công ty, do một số nhân viên phải đảm nhiệm mua hàng một lúc nhiều dự án Việc chưa bổ sung nhân lực kịp thời, nhân viên chưa được đào tạo chuyên môn, kinh nghiệm trong nghề chưa nhiều cũng ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng.
Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2019 thấp hơn năm 2020 do thời điểm đó công ty vẫn đang phát triển, mới chỉ 3 năm sau thành lập nên chưa nhận được nhiều dự án Năm 2020 nhận được những dự án mới, có nguồn đầu tư lớn nên lợi nhuận năm
2020 đạt gấp gần 4 lần so với năm 2019 mà Tổng doanh số mua vật tư của năm 2020 tăng rất nhiều so với năm 2019 Bộ phận MHVTTB tìm được nhiều nhà cung cấp đầy đủ nguồn hàng, có hàng thay thế lúc cần thiết Vì năm 2020 mua hàng vật tư với số lượng lớn nên được giá tốt, nhận chính sách ưu đãi nhiều hơn năm 2019.
Năm 2021 có tổng lợi nhuận giảm đi so với năm 2020 là 6% nhưng tổng doanh số mua hàng vật tư chỉ giảm đi khoảng 2% vì đại dịch Covid-19 diễn biến phức tạp gây nên làn sóng giá tăng ở mọi lĩnh vực như xăng dầu, lãi suất ngân hàng, tỷ giá ngoại tệ, kéo theo các mặt hàng vật tư xây dựng cũng tăng giá đột biến theo biến động thị trường Giá mua tăng phụ thuộc rất nhiều vào nguyên nhân khách quan như trên bên cạnh đó còn bị ảnh hưởng bởi chính sách nhà nước, tình hình kinh tế lạm phát, một năm khó khăn trong kinh doanh đối với tất cả doanh nghiệp.
Hiện tại phòng MHVTTB sử dụng phương pháp thủ công kết hợp với sử dụng hệ thống tự động để theo dõi hoạt động mua hàng thông qua phần mềm Misa.
Hình 3.13 Giao diện phần mềm Misa của công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Tuy nhiên các công việc liên quan đến mua và đặt hàng chỉ trao đổi qua điện thoại, email, mạng xã hội Việc theo dõi nhu cầu, làm đơn đặt hàng, so sánh giá, đối chiếu vật tư, lập biên bản giao nhận hàng hóa vẫn thực hiện trên Excel, dễ xảy ra nhầm lẫn, tốn thời gian chỉnh sửa Tuy vẫn kết hợp xen kẽ với phần mềm Misa như nhập đơn hàng đã mua hỗ trợ cho việc tổng hợp đối chiếu công nợ nhà cung cấp, nhưng vẫn không liên kết và sử dụng hết các tính năng trên cùng một hệ thống để mọi thứ được tự động, dễ dàng kiểm soát quản lý toàn bộ hoạt động cũng như chuẩn hóa các thông tin theo cùng một mẫu quy định trên hệ thống.
Hình 3.14 Nhập đơn hàng sau khi đặt hàng
Khi cập nhật thông tin đơn hàng vật tư mới có NCC mới, mã NVL mới,gây nhầm lẫn hàng hóa, đồng thời không có một bản quy chuẩn về cách đặt mã cho dữ liệu như mã, tên, đơn vị,… của vật tư đó cho nhân viên khi nhập đơn hàng Điều này sẽ ảnh hưởng khi cần tìm kiếm, theo dõi lượng hàng tồn kho của vật tư đó, gây nhầm lẫn cho các nhân viên mua hàng, khó kiểm soát.
3.3.2 Các nhân tố bên ngoài công ty
Bảng 3.5 Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của Công ty Cổ phần Đại
STT Tên nhà cung cấp Tên hàng hóa cung cấp
1 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH Thiết bị điện
VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN CÔNG MINH
2 CÔNG TY TNHH THÀNH CÔNG Thùng Container
3 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XÂY Vật liệu xây dựng
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
4 SẢN XUẤT THIẾT BỊ XÂY DỰNG Thiết bị điện, vật liệu xây dựng THIÊN AN
5 TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 1 Ván phủ phim, hộp kẽm, thép
6 CÔNG TY TNHH GIÀN GIÁO VIỆT XÔ Giàn giáo, chống tăng
7 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG Sơn nội, ngoại thất
CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY
8 DỰNG VÀ TRANG TRÍ NỘI THẤT Nội thất
9 CÔNG TY TNHH TM DV KIỂM SOÁT Thuốc diệt côn trùng
10 CÔNG TY TNHH MAKGIL VIỆT NAM Thiết bị, máy móc (Đồng hồ đo áp suất, )
11 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH Đồ dân dụng
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Vật liệu xây dựng (cát san lấp,
12 MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI thép, đá) THÉP ANH HÀO
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
13 THƯƠNG MẠI THÉP HƯNG THỊNH Thép, cục kê bê tông
14 CÔNG TY TNHH BÊ TÔNG BÌNH Bê tông
15 CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN XÂY Cung cấp ép cọc
DỰNG NỀN MÓNG HẢI QUÂN
16 CÔNG TY TNHH NGỌC LAM SÀI GÒN Cục kê, Gạch bê tông viên
17 CÔNG TY TNHH BẢO HỘ LAO ĐỘNG Bảo hộ lao động (Giày, Đồ)
VÀ KIM KHÍ TỔNG HỢP TOÀN THẮNG
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
18 THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU XÂY DỰNG Cát bê tông vàng Tây Ninh
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN Thiết bị điện, nước (Băng keo
19 lụa, bít xả, bóng đèn tròn, bu
DỊCH VỤ ĐIỆN TRƯỜNG THỊNH lông cáp bọc nhựa)
20 CÔNG TY CỔ PHẦN ỐNG NHỰA TIÊN Ống nhựa
21 CÔNG TY CỔ PHẦN TAZON-BÊ TÔNG Bê tông, Bê tông xi măng
22 CÔNG TY TNHH KINH DOANH TOÀN Bồn nhựa tự hoại
23 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP LẠC Bê tông, Bê tông xi măng
24 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ VẬT Bê tông M250 ds10+2 R28
LIỆU XÂY DỰNG ĐỒNG THÁP
CỬA HÀNG VLXD & TRANG TRÍ NỘI Thiết bị điện, nước, vật liệu xây
25 THẤT BA LIÊM-XHD CÔNG TY
26 CÔNG TY CP TM SX ĐẠI NGUYÊN Ngói
Máy móc, thiết bị ( máy cắt bàn,
27 CÔNG TY ĐẠI THÀNH máy bơm, máy cắt gỗ, máy đục bê tông)
(Nguồn: Danh sách NCC của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải) Theo bảng danh sách nhà cung cấp chủ lực của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải nêu trên thì nhà cung cấp vật tư sơn, ngói, gạch, cát, đá vẫn chưa có quá nhiều sự lựa chọn so với các nhà cung cấp vật tư khác trong quá trình mua hàng.
Thực trạng một số nhà cung cấp chủ lực trong thời gian qua của công ty, đánh giá năng lực của nhà cung cấp dựa trên một số chỉ tiêu.
Bảng 3.6 Đánh giá một số nhà cung cấp mặt hàng Thép của Công ty Cổ phần Đại
Chỉ tiêu Tổng Công Ty Xây Công Ty Cổ Phần Tư Phát Hữu Hạn đánh Tazon-Bê Tông Triển Dịch Thương Mại
Dựng Số 1-CTCP giá Rạng Đông Vụ Điện Thép Hưng
Hợp lý, có Hợp lý, có
Giá cả Hợp lý, có chính Hợp lý, có chính sách chính sách chính sách sách chiết khấu chiết khấu, giảm giá chiết khấu, chiết khấu, giảm giá giảm giá
Cung ứng Cung ứng hàng đầy hàng đầy đủ, Cung ứng hàng đầy Cung ứng hàng đầy đủ, đúng đúng thời gian
Nhận xét chung đối với hoạt động mua hàng tại Công ty
❖ Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp thuận tiện nhờ các mối quan hệ lâu dài với NCC
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng do vật tư tại Công ty chỉ mua trong nước, ngoài ra còn nhờ vào việc so sánh giá, luôn ưu tiên các nhà cung cấp cũ, có nhà cung cấp để thay thế nếu có biến đổi về thông tin mặt hàng cần mua cũng như giá cả.
Công ty có nhiều lựa chọn nhà cung cấp nhờ vào việc kiểm soát và thanh toán công nợ đúng hạn, công ty có uy tín được các nhà cung cấp giới thiệu, mong muốn được hợp tác với công ty, thương lượng báo giá hàng hóa Tuy nhiên công ty cũng cần thường xuyên cập nhật, tìm kiếm NCC mới để thay thế, nắm được xu hướng biến động của thị trường.
❖ Bước giao nhận hàng hóa có đối chiếu, kiểm kê
Khi nhận hàng luôn kiểm tra, đối chiếu đủ số lượng, có biên bản giao nhận, không gây thất thoát chi phí và hao hụt vật tư.
❖ Cập nhật số liệu tồn kho, để tổng hợp được số lượng cần mua mới
Phòng MHVTTB thường xuyên cập nhật số liệu tồn kho và kiểm soát được tình hình tồn kho, cũng như vật tư dự trữ, có kế hoạch rõ ràng, phân chia công việc nên dễ dàng nắm bắt nhu cầu cần mua vật tư nào theo kế hoạch đã đặt.
❖ Đánh giá NCC cho các lần mua hàng sau Đánh giá chọn nhà cung cấp, mua hàng dựa vào các tiêu chí phù hợp đã được đặt ra và nếu hàng đạt hết tất cả yêu cầu đã đề ra thì tiếp tục duy trì cho các đợt tiếp theo, nhà cung cấp sai lỗi thì tìm nhà cung cấp khác Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho những lần mua hàng sau.
❖ Quy mô hoạt động, quy trình mua hàng khá phù hợp với thực trạng công ty hiện tại
Quy mô hoạt động vừa và nhỏ, đội ngũ nhân sự ít thành viên nên dễ kiểm soát, phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, giao phó cho từng nhân sự trong công ty và đặc biệt là phòng MHVTTB.
Có quy trình mua hàng và điều phối giữa các phòng ban rõ ràng, thống nhất giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện các hoạt động liên quan tuy vậy nhưng vẫn còn khá cơ bản cần cập nhật bổ sung thêm để chi tiết, rõ ràng hơn Ngoài ra còn quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc mua hàng để không đổ trách nhiệm lẫn nhau khi có vấn đề xảy ra, tăng tính trách nhiệm cho nhân viên nhằm đảm bảo được việc mua hàng.
❖ Việc đánh giá nhà cung cấp trước và sau khi mua hàng của Công ty chưa được chú trọng gây ảnh hưởng đến việc chọn lựa NCC chủ lực
Tuy công ty có bước đánh giá NCC nhưng hiện nay phòng MHVTTB chưa chú trọng bước đánh giá NCC và áp dụng các phương pháp, tiêu chí đánh giá mới sau khi mua hàng Nếu để lâu dần sẽ bị động vì không thường xuyên tìm các NCC mới, không có phương án dự phòng cho NCC thay thế, công ty sẽ rơi vào thế bị động nếu thị trường có biến động giá, NCC không có hàng bán, khan hiếm nguồn hàng Ngoài ra việc đánh giá NCC của công ty vẫn còn dựa trên quá nhiều vào kinh nghiệm.
❖ Thiếu hụt nhân sự, nhân sự có năng lực chuyên môn và chưa có chương trình đào tạo cho nhân viên trong các khâu mua hàng
Thiếu hụt nhân sự, nhân sự có năng lực, trình độ, kinh nghiệm còn chưa cao.Nhân viên không có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, chưa chuyên nghiệp, chưa có khả năng giải quyết tình huống phát sinh bất ngờ, còn e ngại trong quá trình thương lượng Công ty sẽ phải tốn thời gian và chi phí đào tạo Vẫn còn thiếu nhân sự chuyên môn giám sát bộ phận kho và bên giao hàng của nhà cung được cũng như chất lượng vật tư chưa đạt yêu cầu như đã thỏa thuận Vì vậy công ty nên tuyển bổ sung nhân sự đảm nhiệm trách nhiệm giám sát kiểm tra giao nhận hàng.
❖ Hệ thống thông tin cập nhật dữ liệu chưa hiện đại, khó khăn trong việc kiểm soát vật tư
Công tác tổng hợp dữ liệu phục vụ cho hoạt động kiểm soát mua hàng chủ yếu theo dõi xen kẽ Excel và một số tính năng của phần mềm Misa, nên những thao tác thực hiện vẫn còn thủ công dễ gây ra sai sót, tốn thời gian, Công ty chưa thiết lập hệ thống quản lý nội bộ chuyên dùng riêng biệt phục vụ cho hoạt động mua hàng ở Công ty.
Chưa có quy chuẩn thống nhất khi nhập đơn hàng có mã vật tư, tên, đơn vị vật tư, mã NCC vào hệ thống, gây nhầm lẫn thông tin cũng như có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán NCC, mất nhiều thời gian tìm kiếm khi cần thông tin, giảm năng suất của nhân viên.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA
Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Trong những năm tới Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải mong muốn hoàn thiện và phát triển công ty trở thành một trong những đơn vị thiết kế thi công đáp ứng được mọi nhu cầu mà khách hàng mong muốn với chất lượng tốt nhất Xây dựng các giải pháp tạo nên thương hiệu uy tín đối với cả khách hàng lẫn nhà cung cấp Mở rộng quy mô Công ty, liên kế với các doanh nghiệp có vốn đầu tư từ nước ngoài, hợp tác liên doanh để tăng các cơ hội trúng các dự án lớn Mở thêm nhiều loại hình dịch vụ hướng đến dịch vụ thương mại như mua bán các loại vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị hỗ trợ cho hoạt động xây dựng Nâng cao số lượng cũng như chất lượng về nghiệp vụ của nhân viên để tối ưu hóa nguồn lực từ bên trong và ngoài bởi thị trường ngày nay đòi hỏi về tác phong nghiệp vụ chuyên nghiệp trong làm việc, có nội lực tốt trong khâu tư vấn cho khách hàng cũng thuận lợi cho công ty, còn tiết kiệm được chi phí quảng bá doanh nghiệp.Từ những mục tiêu phát triển đó sẽ hỗ trợ cho việc nâng cao năng lực cạnh tranh với đối thủ để giành thắng lợi trong đấu thầu, thi công.
4.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải
Trong thời gian 3 năm từ 2019-2021 được thể hiện ở bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho thấy rằng tình hình kinh doanh có nhiều biến động cũng có lúc doanh thu và lợi nhuận tăng nhanh nhưng cũng có lúc giảm đi Để củng cố và ổn định công ty, công ty đã đề ra các phương hương phát triển nỗ lực trong thời gian sau này.
Đẩy mạnh quảng bá hình ảnh công ty từ cách truyền thống đến hiện đại như quảng bá qua các mối quan hệ hợp tác quen biết, lâu năm, luôn tạo môi trường thân thiện, phúc lợi tốt cho nhân viên, quảng bá hình ảnh thông qua việc đăng các thiết kế lên các trang MXH (Facebook, Tiktok).
Thúc đẩy công tác khảo sát và nghiên cứu thị trường, nắm bắt được thị hiếu của khách hàng.
Nâng cao năng lực cạnh tranh trong đấu thầu.
Doanh thu tăng từ 10-15% theo từng năm.
Thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên cũng như kiểm tra nghiệp vụ định kỳ, kết hợp tuyển nhân viên trẻ có trình độ chuyên môn cao và nhân viên có kinh nghiệm lâu năm để hỗ trợ lẫn nhau phát triển.
Giữ vững và phát triển mối quan hệ với NCC hợp tác uy tín, lâu năm bên cạnh đó thiết lập thêm mối quan hệ với NCC mới để công ty luôn ở thế chủ động về nguồn hàng, đảm bảo tiến độ thi công công trình.
Tiết kiệm chi phí tối đa, gia tăng năng suất hiệu quả tối ưu trong kinh doanh.
4.2 Một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động mua hàng
4.2.1 Công tác củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp chủ lực
Phòng MHVTTB nên hệ thống hóa, liệt kê danh sách đầy đủ thông tin các nhà cung cấp tin cậy theo từng mặt hàng, các NCC hợp tác lâu dài với công ty, có chính sách chiết khấu cao, đảm bảo hàng kịp giao, có số lượng sản phẩm mẫu mã, chủng loại. Cũng phải thường xuyên đánh giá NCC rồi đính kèm bảng đánh giá NCC với danh sách NCC để nhân viên phòng ban nắm rõ thông tin, chủ động liên hệ mua hàng khi có nhu cầu một cách nhanh chóng hơn Đồng thời cũng nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với NCC mới để tránh rơi vào thế bị động khi NCC cũ không có hàng cung cấp, phá sản,…
Nên tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt với NCC cũ, thường xuyên giao dịch như mời đến dự tiệc cuối năm, tham gia các buổi tiệc, hội thảo gặp gỡ của công ty, nhằm tạo mối quan hệ tốt hơn, NCC có thể sẽ giúp công ty nắm bắt được nhiều thông thị trường đảm bảo có lợi khi mua hàng cho Công ty Ngoài ra để giảm thiểu mất mối quan hệ do hỏi thông tin hàng nhưng không mua thì phòng MHVTTB nên cân nhắc đặt một vài ĐĐH để giữ nguồn thông tin, NCC sẽ vui lòng hỗ trợ cho những lần sau.
Sau khi mua hàng phải có sự kiểm tra, rà soát lại về chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng chuẩn xác, chính sách thanh toán tiện lợi cho Công ty và cả giá cả so với mặt bằng thị trường.
Mặc dù trong quy trình Công ty có bước đánh giá nhà cung cấp để đàm phán thương lượng mua hàng Nhưng cách đánh giá các tiêu chí chưa được cụ thể hóa để xem nhà cung cấp nào ổn và phù hợp hơn Bước đánh giá lại nhà cung cấp sau khi mua hàng cũng chưa được chú trọng mặc dù trong quy trình mua hàng của Công ty đã có đề cập đến.
Xây dựng và tuân theo quy trình đánh giá nhà cung ứng trước khi và sau khi mua hàng.
Hình 4.1 Quy trình đánh giá NCC
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất) Để giải quyết vấn đề về việc đánh giá NCC đã nêu ở trên, để xem NCC nào là phù hợp nhất ở hiện tại, tạo thế chủ động trong việc mua hàng Giải pháp sử dụng phương pháp ma trận trọng số để cân nhắc giữa các NCC dựa theo các tiêu chí xem NCC nào phù hợp, ngoài ra còn xếp hạng được NCC nào sẽ là lựa chọn tiếp theo cho việc thay thế, bổ sung Dựa vào các dữ liệu đã được xây dựng từ việc thu thập thông tin của các NCC ta xây dựng được các tiêu chí ưu tiên cần cân nhắc để đưa ra quyết định hợp lý nhất Phương pháp ma trận trọng số có thể sử dụng để đánh giá NCC khi lựa chọn để mua hàng cũng như đánh giá lại NCC sau mua hàng.
Trường hợp đặt ra để áp dụng phương pháp ma trận trọng số rằng một công trình của dự án tại Quận 8 đang yêu cầu tìm NCC Xi măng Hà Tiên đa dụng Hiện đang mua của NCC chính HƯNG THỊNH PHÁT, cân nhắc lựa chọn giữa 2 NCC khác: THANH SƠN và HƯNG HƯNG Với thông tin cụ thể của NCC như sau:
-NCC HƯNG THỊNH PHÁT (QUẬN 8): XI MĂNG HÀ TIÊN ĐA
- NCC HƯNG HƯNG (QUẬN 6): XI MĂNG HÀ TIÊN ĐA DỤNG
- NCC THANH SƠN (QUẬN 6): XI MĂNG HÀ TIÊN ĐA DỤNG
(giá: 102.000) Bước 1: Xác định các yêu cầu lựa chọn, tiêu chí ảnh hưởng đến quyết định
- Lựa chọn thay thế: Hưng Hưng, Thanh Sơn.
- Tiêu chí ảnh hưởng: Giá cả, Thời gian giao hàng, Chất lượng sản phẩm, Vị trí địa lý, Khả năng đổi mới, Thái độ hợp tác, Khả năng cung ứng, Uy tín NCC, Điều kiện giao hàng, Các giấy tờ chứng nhận, đăng ký, Phương thức thanh toán, Chính sách ưu đãi đổi trả.
Bước 2: Phát triển trọng số từng tiêu chí bằng cách xếp hạng điểm: tiêu chí có mức độ càng quan trọng thì trọng số càng cao, và đây sẽ là tiêu chí ảnh hưởng nhất.
Bước 3: Tạo ra một số lựa chọn thay thế khả thi cho một giải pháp Dựa vào đánh giá của nhân viên và trưởng phòng mua hàng ở Bảng 3.2 và Bảng 3.3 để đưa ra bảng xếp hạng điểm các tiêu chí như sau:
Bảng 4.1 Xếp hạng điểm các tiêu chí
Tiêu chí Xếp hạng điểm
Các giấy tờ chứng nhận đăng ký 4
Chính sách ưu đãi đổi trả 2
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)
Bước 4: Đánh giá các lựa chọn thay thế để đưa ra điểm số
Bước 5: Đánh giá điểm từng tiêu chí của mỗi lựa chọn
Nhà cung cấp Hưng Thịnh Phát hiện đang là NCC chính cho công ty tại Công trình Quận 8, dựa theo các thông tin của NCC đang hợp tác tại công ty cho ra được điểm từng tiêu chí như sau:
Bảng 4.2 Điểm từng tiêu chí của NCC Hưng Thịnh Phát
Tiêu chí Nội dung Điểm
Chất lượng sản phẩm Có giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm +2
Khả năng đáp ứng Có sẵn hàng hóa +1
Uy tín NCC Đã hợp tác được 8 tháng, và 4 tháng ở công trình +1 quận 6
