Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải: Thực trạng và giải pháp

Quy trình hoạt động mua hàng và các khái niệm cơ bản

Xác định nhu cầu mua hàng chính là phải biết được các yêu cầu chi tiết của hàng hóa hoặc dịch vụ chẳng hạn như xác định tên mặt hàng, chủng loại, số lượng cần, màu sắc, kớch thước, quy cỏch,… Sau khi tất cả cỏc yờu cầu đó được xỏc định rừ ràng thì hãy tiến hành cân nhắc đến tìm NCC phù hợp ( Nihtliã., 2020). Điều thứ hai là căn cứ vào định mức phần xây dựng 1776/BXD- VP, định mức phần lắp đặt 1777/BXD-VP, định mức phần sửa chữa 1778/BXD-VP của Bộ Xây dựng ban hành để cho ra định mức sử dụng vật tư giúp chúng ta biết chính xác cần sử dụng bao nhiêu đơn vị vật tư để có thể làm ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng 1. Các nhân tố bên trong ảnh hưởng

Mỗi mặt hàng đều áp dụng chính sách thuế, mức thuế càng cao kéo theo giá cả hàng hóa trên thị trường cao. Giá cả của các mặt hàng bị đôn lên cao, khó khăn về nhân sự và việc vận chuyển hàng hóa.

Quy trình mua hàng tại công ty Cổ phần Đại Phúc Hải

Để xác thực thông tin, giá cả của mặt hàng đang cần tìm kiếm, phòng MHVTB thường dựa vào thông tin mua hàng vật tư trong thời gian, lần mua gần nhất và tham khảo giá thị trường tổng hợp đã được so sánh chung trên các trang mạng, báo, người quen làm trong ngành sản xuất mặt hàng vật tư đó hoặc mối quan hệ bạn bè,… về tính hình cung cầu thị trường nguyên vật liệu, bất ổn chính trị,… nhằm xem thời gian nào phù hợp để mua hàng vật tư, do giá cả vật tư xây dựng thường biến động nhanh chóng theo thời gian, xác thực uy tín thông tin từ nhân viên khi trình lên cấp trên. Đối với các nhà cung cấp mới, chưa ký hợp đồng: Nhân viên MHVTTB thực hiện thủ tục mua theo các bước như sau: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bằng những tiêu chí đánh giá cho những mặt hàng vật tư cần mua và liên hệ nhà cung cấp, hỏi giá các nhà cung cấp, nhà cung cấp báo giá gửi cho nhân viên MHVTTB, thỏa thuận các điều kiện liên quan đến mua hàng như: Phương thức thanh toán, giao nhận hàng, chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuế VAT,… với nhà cung cấp, sau đó nhân viên MHVTTB lập các thủ tục chứng từ: Bảng so sánh giá, kèm theo phiếu nhu cầu, bảng báo giá của nhà cung cấp rồi trình lên Ban Giám Đốc ký duyệt mua. Đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp hoặc công trình tự mua ở các nhà cung cấp gần dự án: Sau khi các HĐKT/ĐĐH và các chứng từ liên quan (Phiếu tạm ứng tiền mặt) đã được BGĐ ký duyệt thì nhân viên MHVTTB chuyển phiếu tạm ứng tiền mặt đến phòng KTTC để nhận tiền mặt và nhân viên MHVTTB sẽ mua hàng và thanh toán tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng nhà cung cấp hoặc thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng Internet Banking, hoặc nếu ở công trình nhân viên có thể tự trích tiền ra để mua sau đó gửi Phiếu Đề Nghị Giải Chi về cho phòng KTTC để được giải chi sau.

Theo thực trạng hiện tại ở công ty thì hoạt động đánh giá NCC và cả hoạt động đánh giá lại NCC vẫn còn dựa trên kinh nghiệm nhiều chỉ đánh giá qua một số tiêu chí, các nhân viên tự chú ýrút ra các ưu và khuyết điểm của NCC để đề xuất NCC như trong quá trình giao tiếp mua hàng thái độ của NCC khi hỗ trợ mua hàng không hợp tác, NCC không hỗ trợ về hình thức thanh toán như công nợ, hạn chế cọc trước nhiều %, làm việc thiếu chuyên nghiệp và trách nhiệm trong quá trình giao hàng, gây khó dễ cho công ty, chậm tiến độ giao hàng khi công trình cần đến.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải trong thời gian qua

• Các nhân tố bên trong công ty
• Các nhân tố bên ngoài công ty 1. Nhà cung cấp

Qua phân tích cho thấy năng lực của nhân viên vẫn còn chưa khả quan, một số nhân viên làm trái ngành hoặc tay ngang mới vào nghề tuy ở một số vị trí hoặc tùy nhân viên vẫn có kinh nghiệm, khả năng làm việc tốt nhưng nhìn chung tổng thể năng lực và tay nghề vẫn đang phát triển, công ty phải tốn thời gian đào tạo từ đầu hoặc có thêm chi phí để hỗ trợ nhân viên học thêm các khóa đào tạo nghiệp vụ, nâng cao tay nghề. Năm 2021 có tổng lợi nhuận giảm đi so với năm 2020 là 6% nhưng tổng doanh số mua hàng vật tư chỉ giảm đi khoảng 2% vì đại dịch Covid-19 diễn biến phức tạp gây nên làn sóng giá tăng ở mọi lĩnh vực như xăng dầu, lãi suất ngân hàng, tỷ giá ngoại tệ, kéo theo các mặt hàng vật tư xây dựng cũng tăng giá đột biến theo biến động thị trường. Tuy vẫn kết hợp xen kẽ với phần mềm Misa như nhập đơn hàng đã mua hỗ trợ cho việc tổng hợp đối chiếu công nợ nhà cung cấp, nhưng vẫn không liên kết và sử dụng hết các tính năng trên cùng một hệ thống để mọi thứ được tự động, dễ dàng kiểm soát quản lý toàn bộ hoạt động cũng như chuẩn hóa các thông tin theo cùng một mẫu quy định trên hệ thống.

Trong năm 2019 do chỉ mới thành lập 3 năm nên được liệt kê vào doanh nghiệp mới thành lập, doanh thu cũng không quá nhiều nên Công ty được hưởng chính sách ưu đãi miễn thuế với doanh nghiệp mới thành lập và năm 2021, năm của đại dịch, nhà nước đã kịp thời đưa ra các chính sách miễn giảm thuế cho doanh nghiệp (theo Nghị định 92/2021), giảm 30% số thuế thu nhập doanh nghiệp của kỳ tính thuế năm 2021.

Nhận xét chung đối với hoạt động mua hàng tại Công ty 1. Ưu điểm

Ngoài ra việc giãn cách cũng ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình do không đảm bảo sức khỏe công nhân viên cả ở văn phòng lẫn công trình, nên hoạt động thi công tạm ngưng, không ai điều phối cả về hoạt động cung ứng vật tư và giám sát thi công. Cú quy trỡnh mua hàng và điều phối giữa cỏc phũng ban rừ ràng, thống nhất giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện các hoạt động liên quan tuy vậy nhưng vẫn còn khá cơ bản cần cập nhật bổ sung thờm để chi tiết, rừ ràng hơn. Công tác tổng hợp dữ liệu phục vụ cho hoạt động kiểm soát mua hàng chủ yếu theo dừi xen kẽ Excel và một số tớnh năng của phần mềm Misa, nờn những thao tỏc thực hiện vẫn còn thủ công dễ gây ra sai sót, tốn thời gian, Công ty chưa thiết lập hệ thống quản lý nội bộ chuyên dùng riêng biệt phục vụ cho hoạt động mua hàng ở Công ty.

Chưa có quy chuẩn thống nhất khi nhập đơn hàng có mã vật tư, tên, đơn vị vật tư, mã NCC vào hệ thống, gây nhầm lẫn thông tin cũng như có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán NCC, mất nhiều thời gian tìm kiếm khi cần thông tin, giảm năng suất của nhân viên.

Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải 1. Mục tiêu phát triển của Công ty Cổ phần Đại Phúc Hải

 Thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên cũng như kiểm tra nghiệp vụ định kỳ, kết hợp tuyển nhân viên trẻ có trình độ chuyên môn cao và nhân viên có kinh nghiệm lâu năm để hỗ trợ lẫn nhau phát triển.  Giữ vững và phát triển mối quan hệ với NCC hợp tác uy tín, lâu năm bên cạnh đó thiết lập thêm mối quan hệ với NCC mới để công ty luôn ở thế chủ động về nguồn hàng, đảm bảo tiến độ thi công công trình.  Tiết kiệm chi phí tối đa, gia tăng năng suất hiệu quả tối ưu trong kinh doanh.

Một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động mua hàng

- Tiêu chí ảnh hưởng: Giá cả, Thời gian giao hàng, Chất lượng sản phẩm, Vị trí địa lý, Khả năng đổi mới, Thái độ hợp tác, Khả năng cung ứng, Uy tín NCC, Điều kiện giao hàng, Các giấy tờ chứng nhận, đăng ký, Phương thức thanh toán, Chính sách ưu đãi đổi trả. (Nguồn: https://vilas.edu.vn/khoa-hoc-chuyen-vien-mua-hang- procurement-executive.html) Khóa đào tạo dành cho nhân viên trưởng phòng hoặc nhân viên có kinh nghiệm 2-3 năm có mong muốn tìm hiểu sâu hơn về hoạt động mua hàng nói riêng cũng như toàn bộ chuỗi cung ứng. Khóa đào tạo giúp nhân viên có thể hiểu tổng quát và nắm vững kiến thức về Chuỗi cung ứng. Hình dung cách vận hành và kết nối giữa các phòng ban trong công ty để quản lý hoạt động mua hàng tốt hơn. Chương trình Supply Chain Executive. Khóa học Nội dung khóa học Chi phí Số lượng. khóa học nhân viên. viên chuỗi cung ứng) buổi/ 2 tháng. Một hệ thống ERP sẽ tạo ra quy trình tự động hóa hoàn toàn với mỗi phòng thực hiện đầy đủ chức năng từ Công tác quản lý thi công, mua hàng, kế toán, nhân sự, kế hoạch,quản lý hàng tồn kho… đều tích hợp trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, đồng bộ cho toàn Công ty.

Sau khi xem xét về quy mô công ty là doanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh phí ít, cơ sở vật chất chưa hiện đại, cần bộ máy nội bộ tinh gọn thì phần mềm ERP ECOUNT ( xem logo của phần mềm Ecount tại Hình Phụ lục 6.1 và giao diện trang web tại Hình Phụ lục 6.2) là phù hợp với doanh nghiệp nhất.