bài giảng quản lý dự án chương 1 - ts. nguyễn thúy quỳnh loan

Chương Giới thiệu dự án quản lý dự án GV: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 03/09/2008 Nội dung Đặc tính dự án Đặc tính dự án Giới thiệu quản lý dự án Giới thiệu quản lý dự án Giới thiệu nhà quản lý dự án Giới thiệu nhà quản lý dự án Thảo luận Thảo luận TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (1) Dự án gì? – Là q trình gồm cơng tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (2) Thời hạn định Mục tiêu rõ ràng Text Tính độc đáo TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Đặc điểm DA Nguồn lực hạn chế 03/09/2008 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (3) % hoàn thành DA 100% Chậm Nhanh Chậm Thời gian Khởi đầu Khởi đầu Khái niệm Định nghĩa DA Thiết kế Thẩm định Lựa chọn Bắt đầu triển khai TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Triển khai Triển khai Hoạch định Lập tiến độ Tổ chức c.việc Giám sát Kiểm soát 03/09/2008 Kết thúc Kết thúc Đánh giá Chuyển giao ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (4) Mức nỗ lực DA Đỉnh (Peak) Thời gian Khởi đầu Khởi đầu Triển khai Triển khai Kết thúc Kết thúc Nỗ lực thực dự án theo thời gian TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (5) Sự khác biệt chương trình, dự án nhiệm vụ Chương trình Hệ thống (System) Dự án Nhiệm vụ Chương trình Dự án Nhiệm vụ … … … Chương trình n Dự án n Program Project TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 Nhiệm vụ n Task ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (6) Sự khác biệt dự án phòng ban chức Dự án Phịng ban chức Có chu ky hoạt động rõ ràng Tồn lâu dài, từ năm sang năm khác Thời điểm bắt đầu kết thúc theo ngày lịch Khơng có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài hàng năm) Dự án kết thúc đột ngột khơng đạt mục tiêu Tồn liên tục Do tính độc đáo dự án, công việc không bị lặp lại Thực công việc chức biết Nỗ lực tổng hợp hoàn thành ràng buộc thời gian nguồn lực Công việc thực tối đa với ngân sách trần hàng năm (ceiling budget) Việc dự báo thời gian hoàn thành chi phí gặp khó khăn Tương đối đơn giản Liên quan đến nhiều kỹ nguyên tắc nhiều tổ chức, thay đổi theo giai đoạn dự án Chỉ liên quan đến vài kỹ va nguyên tắc tổ chức Tỷ lệ loại chi phí thay đổi liên tục Tương đối ổn định Bản chất động Bản chất ổn định TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 Các loại dự án: – – – – – Dự án hợp đồng (Contractual project) Dự án nghiên cứu phát triển (R&D Project) Dự án xây dựng (Contruction Project) Dự án hệ thống thông tin (Information System Project) Dự án đào tạo quản lý (Management & Trainning Project) – Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) – Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project) TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (1) Quản lý dự án – Là trình Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm soát cơng việc nguồn lực để hồn thành mục tiêu định Khi cần quản lý dự án? – Nhấn mạnh đến trách nhiệm quyền hạn cá nhân hay nhóm – Các phận chức thơng thường khơng thể quản lý • • • • • • Quy mô công việc Không quen thuộc Thay đổi thị trường Sự độc lập Chia sẻ tài nguyên Tầm quan trọng nỗ lực TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (2) • Các quy luật quản lý dự án – Khơng có dự án hoàn thành thời hạn, ngân sách cho phép, đội ngũ nhân viên từ dự án bắt đầu Dự án bạn dự án xảy – Nhiều dự án tiến triển nhanh chóng chúng hồn thành 90%, sau chúng trì mức 90% – Một thuận lợi dự án có mục tiêu mơ hồ làm cho bạn tránh lúng túng ước tính chi phí tương ứng – Khi thứ trở lên tốt đẹp, chắn có trục trặc Khi việc tưởng tồi tệ nhất, cịn tồi tệ Khi việc có chiều hướng tốt lên, co nghĩa bạn bỏ qua – Nếu nội dung dự án phép thay đổi cách tự do, mức độ thay đổi vượt qua tốc độ tiến triển dự án – Khơng có hệ thống hồn tồn khơng có sai sót Việc cố gắng gỡ rối cho hệ thống dẫn tới lỗi khó tìm thấy – Dự án hoạch định không cẩn thận tốn gấp lần thời gian để hồn thành Dự án lập kế hoạch cần thận kéo dài thời gian gấp đôi mà – Tổ dự án thường ghét việc báo cáo tiến độ tiến độ thực họ thường khơng với kế hoạch TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 11 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (3) Tiêu chuẩn đánh giá việc quản dự án thành công Thành Yêu cầu thành Mục tiêu Chi phí Ngân sách cho phép Thời hạn quy định Thời gian TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Sử dụng nguồn lực giao cách: - Có kết (Effectiveness) - Hiệu (Efficiency) 03/09/2008 12 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (4) Mức độ quan trọng tương đối mục tiêu dự án Chất lượng 33% Thời gian 34% Chất lượng 30% Chi phí 33% Chi phí 45% Dự án TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Thời gian 25% Dự án 03/09/2008 13 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (5) Những trở lực quản lý dự án (Obstacles in Project Management): – Độ phức tạp dự án – Yêu cầu đặc biệt khách hàng – Cấu trúc lại tổ chức – Rủi ro dự án – Thay đổi công nghệ – Kế hoạch giá cố định TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (6) = Giám sát + so sánh + sửa sai HOẠCH ĐỊNH KIỂM SOÁT N C NĂ CHỨ A CÁC QLD TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan G 03/09/2008 15 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (1) Vị trí nhà QLDA Tổ chức mẹ (Parent Organization) Tổ dự án (Project Team) TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Người hưởng thụ từ DA (Client/Beneficiary) 03/09/2008 16 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (2) Đóng góp cùa đối tượng liên quan đến DA Nhà QLDA Thực chức QLDA, nhấn mạnh đến: - Quản lý mối quan hệ người người tổ chức DA - Phải trì cân chức năng: Quản lý Kỹ thuật DA - Đương đầu với rủi ro trình QLDA - Đảm bảo điều kiện ràng buộc DA Tổ DA Những kỹ nỗ lực để thực nhiệm vụ Nhà đảm bảo Quyền lực (thẩm quyền), hướng dẫn, trì ưu tiên dự án Khách hàng Những yêu cầu sản phẩm ngân quỹ Nhà QL chức Hỗ trợ việc xây dựng sách cơng ty cung cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đề điều kiện giới hạn dự án, cụ thể: - Làm để hoàn thành nhiệm vụ? (How) - Nhiệm vụ hoàn thành đâu? (Where) TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (3) Trách nhiệm nhà QLDA cân đối: Chi phí Mối quan hệ Chất lượng Thời gian TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (4) Kỹ QL thời gian, lập tiến độ Kỹ kỹ thuật Kỹ lãnh đạo Kỹ lập ngân Kỹ sách Kỹ Nhà QLDA tiếp thị, ký hợp đồng với KH Kỹ Kỹ truyền đạt thương lượng Kỹ quan hệ người &QL nguồn lực TEXT TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (5) • Chọn lựa nhà QLDA – Nhà quản lý dự án cần phải: • Đảm bảo có kỹ u cầu • Có cam kết với mục tiêu dự án • Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định với ràng buộc mâu thuẫn với – Những hướng dẫn chung • Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist) • Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst) • Người làm cho việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác) > Giám sát (Facilatator > Supervisor) TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (6) Yêu cầu Kỹ quan hệ người Kỹ chuyên môn/ kỹ thuật Quy mô DA Chọn lựa nhà QLDA theo quy mô TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 21 THẢO LUẬN • Hãy mơ tả vài dự án mà anh/chị biết xem dự án quản lý thành cơng khơng thành cơng? • Theo anh/chị, tốc độ tiến triển dự án (chậm-nhanh-chậm) slide giúp nhà QLDA việc định? • Anh/chị muốn trở thành nhà QLDA khơng? Tại có? Tại khơng? • Tại có đánh đổi mục tiêu DA QLDA? TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 22 ... dung Đặc tính dự án Đặc tính dự án Giới thiệu quản lý dự án Giới thiệu quản lý dự án Giới thiệu nhà quản lý dự án Giới thiệu nhà quản lý dự án Thảo luận Thảo luận TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008... phí 45% Dự án TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Thời gian 25% Dự án 03/09/2008 13 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (5) Những trở lực quản lý dự án (Obstacles in Project Management): – Độ phức tạp dự án – Yêu... Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (2) • Các quy luật quản lý dự án – Khơng có dự án hồn thành thời hạn, ngân sách cho phép, đội ngũ nhân viên từ dự án bắt đầu Dự