CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁNCÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Con người Truyền thông Thông tin Quyền lực... QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI 1• Thành viên của tổ DA – Lo lắng về tương lai của họ – Giảm
Trang 1Chương 6
Kết thúc dự án
GV: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN
Trang 2Nội dung
1 Các vấn đề khi kết thúc dự án
2 Quản lý về con người
3 Quản lý truyền thông
4 Quản lý thông tin
5 Q.lý sự chuyển giao quyền lực
Trang 3CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN
CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN
Con người
Truyền thông
Thông tin
Quyền lực
Trang 4QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (1)
• Thành viên của tổ DA
– Lo lắng về tương lai của
họ – Giảm sự quan tâm đối
với các nhiệm vụ còn lại – Giảm động cơ làm việc
– Không gắn bó với dự án
như lúc ban đầu
• Nhà QLDA
– Quyền hạn bị giảm đi
Các vấn đề cần được quan tâm
• Thành viên của tổ DA
– Dự án có bị giải tán hay không?
– Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp? – Khi nào thì họ sẽ dời khỏi dự án?
– Việc trở về công việc cũ như thế nào, có được hay không?
• Nhà QLDA
– Nguồn lực, thời gian, ngân sách bị giảm đi
Các yếu tố ảnh hưởng
Trang 5QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (2)
• Khách hàng của DA
– Giảm sự quan tâm ở các
mức độ tổng thể, bao quát – Gia tăng sự quan tâm theo
mức độ của người sẽ vận hành dự án
– Gia tăng sự quan tâm về
các chi tiết, các kết quả của dự án
– Thường ít tham gia các
cuộc họp của dự án
Các vấn đề cần được quan tâm
• Khách hàng của DA
– Khi nào sẽ được vận hành
dự án?
– Dự án sẽ vận hành đúng như các yêu cầu mong muốn hay không?
– Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?
– Những việc cần làm để có thể kết thúc dự án?
Các yếu tố ảnh hưởng
Trang 6QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (3)
• Hướng giải quyết vấn đề
– Động viên và duy trì để mọi người gắn bó với
dự án – Làm sao để khuyến khích mọi người tự quản lý
để hoàn thành nhiệm vụ – Phải cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực
để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án
Trang 7QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (1)
• Truyền thông hai chiều một cách hiệu quả (effective two
way communication) là nhân tố quan trọng dẫn đến sự
thành công của dự án,
• Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo luồng thông tin giữa nhà quản lý dự án với tổ dự án
và với khách hàng.
Mục tiêu, yêu cầu
Nhà quản lý DA Tổ dự án, k.hàng
Phản hồi về quy trình, kết quả
Trang 8QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (2)
• Hướng giải quyết:
– Tổ chức nhiều cuộc họp hơn để so sánh, đánh giá, rút kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up)
– Mở rộng thành phần tham gia
• Tất cả các tổ dự án (càng lúc càng ít dần)
• Mời nhân sự phía khách hàng
– Các cuộc họp này cho phép xem xét các vấn đề chi tiết hơn, đó là các vấn đề chưa được đề cập trước đây
– Phải có cuộc họp riêng giữa nhà quản lý dự án và tổ
Trang 9QUẢN LÝ THÔNG TIN (1)
• Vấn đề đặt ra trong giai đoạn này là chúng ta cần những
thông tin gì và tại sao lại cần nó?
• Ở giai đoạn này:
– Hầu như tất cả tiền bạc và nguồn lực đã được sử dụng hết
– Đa số các kết quả đã được hình thành
• Trả lời câu hỏi trên là:
– Xác định các công việc còn tồn tại
– Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả
– Tạo ra một tài liệu về dự án
– Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra.
Trang 10QUẢN LÝ THÔNG TIN (2)
• Hoàn thành dự án (project completion)
– Việc nào đã hoàn tất?
– Việc nào chưa hoàn tất?
Æ Muốn trả lời các câu hỏi này phải dựa vào:
– Đặc trưng của dự án
– Hệ thống kiểm soát sự thay đổi của dự án
– Who, what, why của các sự thay đổi này
Trang 11QUẢN LÝ THÔNG TIN (3)
• Kiểm định/kiểm toán sau dự án (post project
audit)
– Kiểm định
• Tình trạng hiện hành của dự án
• Kiểm định khả năng thất bại hay lầm lỗi của DA
• Liệu chúng ta có cần phải thay đổi phương cách quản lý hay hoạch định dự án không
– Khách hàng kiểm định
• Kết quả của dự án có hoàn tất đúng hạn được hay không?
• Những còn tồn đọng cần phải đươc thực hiện tiếp
• Chi phí có bị vượt hay không?
– Đối với nhà quản lý dự án
• Chi phí thực hiện có đúng như dự định hay không?
Trang 12QUẢN LÝ SỰ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC
• Bản chất là sự chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án sang người vận hành
dự án
• Việc chuyển giao quyền lực phải được
chuyển giao trong buổi lễ chính thức.