Bài giảng Quản lý dự án: Chương 6 - GV. Nguyễn Quốc Ấn
CHƯƠNG 6: KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT Kiểm soát dự án Là tiến trình thu thập, phân tích sử dụng thơng tin cách liên tục có hệ thống nhằm mục đích kiểm sốt định quản lý Kiểm sốt dự án q trình gồm bước: Thu thập thông tin: + Tiến độ + Chi phí + Thành (các yêu cầu kỹ thuật) So sánh thông tin với kế hoạch yêu cầu đề Thực biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt yêu cầu đề Sự cần thiết kiểm soát dự án Đảm bảo đạt mục tiêu đề dự án Động viên nhân viên Có hành động đối phó sớm với sai lệch Rút học kinh nghiệm cho dự án khác Các dạng kiểm soát dự án Kiểm soát tiến độ Kiểm soát phạm vi chất lượng Kiểm soát chi phí Các loại kiểm sốt Có loại kiểm soát: Kiểm soát bên (internal control): hệ thống quy trình giám sát phía thực dự án ấn định Kiểm sốt bên ngồi (external control): quy trình tiêu chuẩn kiểm sốt ấn định khách hàng Mơ hình hệ thống kiểm sốt Đầu vào Đầu Q trình Phản hồi Các vấn đề khó khăn thường gặp Chỉ nhấn mạnh số yếu tố chi phí, thời gian chất lượng Quy trình kiểm sốt gặp phản đối hay nhẹ khơng đồng ý Thơng tin thường khơng xác không báo cáo đầy đủ Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thơng tin thiên lệch Các nhà quản lý có quan điểm khác vấn đề tranh cãi KIỂM SỐT TIẾN ĐỘ Kiểm sốt tiến độ trình so sánh hiệu suất lịch trình thực tế với lịch trình để xác định phương sai, đánh giá thay có thể, có hành động thích hợp KIỂM SỐT TIẾN ĐỘ ĐẦU VÀO - Tiến độ dự án - Báo cáo kết HĐ CÔNG CỤ, KỸ THUẬT - Hệ thống KS thay đổi tiến độ - Các yêu cầu thay đổi - Đo lường kết - KH quản lý tiến độ - Lập KH bổ sung - Phần mềm QLDA ĐẦU RA - Tiến độ cập nhật - Các HĐ điều chỉnh - Bài học kinh nghiệm KIỂM SỐT PHẠM VI VÀ CHẤT LƯỢNG Kiểm sốt phạm vi chất lượng trình so sánh hiệu suất thực tế với tuyên bố phạm vi để xác định phương sai, đánh giá lựa chọn thay có thể, có hành động thích hợp Biể đồ Biểu đồ pareto Là loại biểu đồ đặc biệt giúp xác định đặt ưu tiên cho lĩnh vực xảy vấn đề dự án theo mức độ nghiêm trọng chúng Mức độ nghiêm trọng bao gồm: Tần suất xuất vấn đề Chi phí vấn đề gây Mức giảm chất lượng vấn đề gây Lượng thời gian bị vấn đề gây Mức độ rủi ro vấn đề gây (ví dụ sức khỏe an tồn) Biểu đồ pareto nguyên nhân chất lượng sản phẩm công nghệ thông tin 100% 400 95% 320 100% 80% 85% 70% 70% 60% 240 (180) 160 45% 45% 40% (100) 20% 80 (60) (40) (20) Lỗi điều khiển Mô đun lượ lượng Truyề Truyền Nạp Các vấn đề khác 0% Biể đồ Biểu đồ nhân quả Biểu đồ nguyên nhân ảnh hưởng đến kết Về phương pháp xây dựng cần thực số bước sau: Lựa chọn tiêu chuẩn chất lượng cần phân tích (nhân tố kết quả) trình bày mũi tên Liệt kê toàn nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến tiêu phân tích Tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến nhân tố sau xem nhân tố lại kết xác định quan hệ nhân cho nhân tố mới, cho quan hệ cấp thấp Một sơ đồ nhân điển hình thể sau Máy móc Phương pháp Phụ tùng Điều chỉnh Lịch sửa chữa Tính ổn định Thiếu đầu tư Lạc hậu Tổng kết Bảo dưỡng Định hướng CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM/KẾT QUẢ Bảo quản Đào tạo Khuyến khích Nhà cung cấp Chất lượng Kỹ Kinh nghiệm Nhân lực Nguyên vật liệu Các đại lượng phân tích thành (Performance Analysis) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí dự tính cơng việc theo kế hoạch ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực công việc thực BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tính cơng việc thực hiện, cịn gọi Giá trị thu (Earned Value) Các đại lượng phân tích thành % cơng việc hoạch định thời điểm xem xét BCWS Ví dụ: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $ Ngân sách % công việc dự tính cho thực làm X BCWP = tồn thời cơng việc điểm xem xét Ví dụ: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $ = Ngân sách dự tính cho tồn cơng việc X Các đại lượng phân tích sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch tiến độ – SV (Schedule Variance) SV = BCWP – BCWS SV > Vượt tiến độ (Ahead schedule) SV = Đúng tiến độ (On schedule) SV < Chậm tiến độ (Behind schedule) Lưu ý: Tất giá trị quy thành tiền Ví dụ: SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $ Chậm tiến độ Cụ thể chậm tiến độ : 10.000 / 200 = 50 m Hoặc: 50 / 25 = ngày Các đại lượng phân tích sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch chi phí – CV (Cost Variance) CV = BCWP – ACWP CV > khơng vượt chi phí (Cost under run) CV = chi phí (On cost) CV < vượt chi phí (Cost over run) Lưu ý: Khi sử dụng cần tính đúng, tính đủ kể chi phí khơng phải tiền mặt Khi tính BCWP có tính chi phí dự phịng Các đại lượng phân tích sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance) AV = BCWS – ACWP AV > Ngân sách theo kế hoạch lớn thực chi AV = Ngân sách theo kế hoạch thực chi AV < Ngân sách theo kế hoạch nhỏ thực chi Ví dụ: Ở ngày thứ 18, ACWP = 80.000 $ CV =0 AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 $ Các đại lượng phân tích sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch thời gian – TV (Time Variance) TV = SD – BCSP TV mức độ sớm hay trễ dự án so với kế hoạch SD (Status Date): Ngày xem xét BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà BCWS = BCWP Các số thành công việc Chỉ số thành tiến độ – SPI (Schedule Performance Index) SPI = BCWP / BCWS SPI > BCWP > BCWS SV > vượt tiến độ Chỉ số thành chi phí – CPI (Cost Performance Index) CPI = BCWP / ACWP CPI > BCWP > ACWP CV > chi phí Khơng vượt Dự báo thành chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance) SD n BCWS BCWP ACWP BCAC Dự báo thành chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance) Dự báo chi phí để hồn thành phần việc cịn lại dự án FCTC (Forecast Cost To Complete Project) ACWP ( BCAC BCWS ) FCTC ( BCAC BCWS ) BCWP CPI BCAC (Budgeted Cost At Completion) Chi phí dự báo cho tồn dự án FCAC = ACWP + FCTC Minh họa phân tích giá trị thu (Earned Value Analysis) Bài tập phần Từ mục tiêu cụ thể dự án (bài 1), xác định công việc cần thực (WBS) Xác định thứ tự công việc Xác định nguồn lực quan trọng (nguồn lực thay thế) Vẽ sơ đồ PERT Xác định đường găng, công việc găng Phối hợp sơ đồ PERT GANTT để điều phối nguồn lực Dự kiến rủi ro gặp phải phương án phịng chống rủi ro ... ĐẦU VÀO - Tiến độ dự án - Báo cáo kết HĐ CÔNG CỤ, KỸ THUẬT - Hệ thống KS thay đổi tiến độ - Các yêu cầu thay đổi - Đo lường kết - KH quản lý tiến độ - Lập KH bổ sung - Phần mềm QLDA ĐẦU RA - Tiến... ĐẦU VÀO - Kết công việc - KH quản lý chất lượng - Những định nghĩa vận hành - Danh mục kiểm tra CÔNG CỤ, KỸ THUẬT - Giám định - Biểu đồ kiểm sốt - Biểu đồ pareto - Phân tích xu hướng - Lấy mẫu... PHÍ ĐẦU VÀO - Đường chi phí CƠNG CỤ, KỸ THUẬT - Hệ thống kiểm sốt thay đổi chi phí - Các báo cáo kết HĐ - Đo lường kết HĐ - Các yêu cầu thay đổi - Lập KH bổ sung - KH quản lý chi phí - Các cơng