CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG
Tổng quan về văn phòng
Trong mỗi cơ quan, tổ chức, bộ phận tham mưu và tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin hành chính, cũng như các vấn đề đối nội và đối ngoại Đây là bộ phận thiết yếu hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và điều hành công việc Để thực hiện hiệu quả chức năng này, văn phòng cần tổ chức các nghiệp vụ như thu thập, xử lý, phân tích, phân phối, truyền đạt, quản lý và sử dụng thông tin của cơ quan, nhằm hỗ trợ lãnh đạo trong các hoạt động quản lý.
Với mỗi nhà nghiên cứu định nghĩa văn phòng được tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau:
PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, định nghĩa khái niệm văn phòng theo hai cách sau:
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo trong công tác điều hành cơ quan, đơn vị Đối với các cơ quan lớn như Văn phòng Chính phủ hay Văn phòng Quốc Hội, văn phòng là bộ phận chuyên trách, trong khi ở các đơn vị nhỏ hơn, văn phòng thường được hiểu là phòng hành chính tổng hợp.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hằng ngày đến đó để thực thi công vụ
Mặc dù văn phòng được tiếp cận dưới những góc độ, cách nhìn riêng nhƣng đều có điểm chung đó là:
Văn phòng cần được tổ chức phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan Đối với các tổ chức lớn như Bộ, Tổng Cục hay Tổng Công ty, văn phòng sẽ được chia thành nhiều phòng, ban khác nhau Ngược lại, với các cơ quan nhỏ hơn như Cục, Công ty hay Trung tâm, văn phòng thường chỉ bao gồm các bộ phận nhỏ, thậm chí có thể được gộp với các đơn vị khác.
- Văn phòng phải có địa điểm để thực hiện các hoạt động giao dịch
Văn phòng đóng vai trò là bộ máy tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo, đảm bảo thông tin và điều kiện làm việc Nó hỗ trợ lãnh đạo trong việc tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua các hoạt động quản lý hành chính.
Văn phòng hoạt động như một bộ máy thực thi và kiểm soát công việc, tuân thủ các chuẩn mực do nhà nước và các cơ quan, tổ chức ban hành Hoạt động này được thực hiện thông qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính, cùng với các quy chế, quy định và quy trình nội bộ.
Theo PGS TS Văn Tất Thu, văn phòng được hiểu là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức, thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị Cách tiếp nhận văn phòng theo chức năng là cách tiếp cận bao quát nhất, phản ánh vai trò quan trọng của văn phòng trong việc hỗ trợ quản lý tổ chức.
Khái niệm Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào cách tiếp cận, quy mô và đặc điểm của các cơ quan, tổ chức.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như bộ máy tham mưu cho lãnh đạo, đảm bảo thông tin và điều kiện làm việc Nó giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua quản lý hành chính hiệu quả.
1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng
Văn phòng là một thực thể quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, đảm nhiệm nhiều chức năng và nhiệm vụ khác nhau Nếu coi văn phòng là bộ máy tham mưu, chức năng chính của nó là đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, văn phòng còn có trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, cơ sở vật chất và trang thiết bị cho hoạt động của cơ quan Nếu xem văn phòng như một trung tâm giao dịch, nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các mối quan hệ của cơ quan và đơn vị.
Văn phòng giúp kết nối giữa các cấp, các ban, ngành trong tổ chức trong việc điều hành, quản lý công việc
Văn phòng được coi là bộ phận quan trọng trong các tổ chức, góp phần lớn vào hoạt động quản lý và điều hành Khi thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao, văn phòng không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn khẳng định vị trí và vai trò thiết yếu trong sự phát triển của cơ quan.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan Với nhiệm vụ cung cấp thông tin, đánh giá tình hình và đề xuất giải pháp, văn phòng góp phần đáng kể vào quá trình ban hành quyết định của lãnh đạo.
Văn phòng đóng vai trò là trung tâm đầu mối thông tin cho cơ quan, quản lý và kiểm soát các nguồn thông tin Nhiệm vụ của văn phòng là chọn lọc thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo và hỗ trợ các đơn vị khác.
+ Là nơi kết nối các hoạt động quản lý, điều hành tổ chức
Văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ lãnh đạo và cơ quan hoạt động hiệu quả thông qua việc xây dựng các chương trình và kế hoạch, bao gồm chuẩn bị lịch công tác và lịch tiếp khách, cũng như tổ chức công tác trước, trong và sau các chuyến đi công tác Bên cạnh đó, văn phòng còn giúp lãnh đạo giải quyết các công việc hàng ngày, từ đó giúp họ tập trung vào các vấn đề chiến lược nhằm phát triển cơ quan.
+ Là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan
+ Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan
Hầu hết các hoạt động giao tiếp giữa cơ quan và công dân, đối tác, khách hàng diễn ra tại văn phòng lãnh đạo Sự tiếp đón chu đáo và ứng xử lịch sự của cán bộ văn phòng sẽ tạo ấn tượng tốt, khiến đối tác và khách hàng cảm thấy được tôn trọng và hài lòng.
Các cơ quan, đơn vị cần nhận thức rõ vai trò quan trọng của việc quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Việc áp dụng các giải pháp hiệu quả không chỉ giúp cải thiện hoạt động nội bộ mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển và nâng cao hiệu quả chung của cơ quan, đơn vị.
1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Công tác tham mưu của văn phòng
1.2.1 Khái niệm công tác tham mưu
Hiện nay, tham mưu là một khái niệm phổ biến trong các văn bản quy định chức năng và nhiệm vụ của các tổ chức, bộ phận Chức năng này bao gồm việc tổng hợp thông tin và đề xuất các biện pháp cho cấp trên nhằm tổ chức hoạt động hoặc giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.
Theo từ điển tiếng Việt, tham mưu được hiểu là việc đưa ra các kiến nghị, đề xuất và ý tưởng sáng tạo nhằm hỗ trợ thủ trưởng cơ quan trong quản lý và điều hành công việc Tham mưu giúp thực hiện các kế hoạch một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.
Tham mưu, theo cách hiểu đơn giản, là hoạt động đóng góp ý tưởng và sáng kiến nhằm hỗ trợ quản lý của lãnh đạo Định nghĩa đầy đủ hơn, tham mưu không chỉ là việc đề xuất ý tưởng hay chương trình, mà còn bao gồm việc xây dựng kế hoạch và phương thức thực hiện hiệu quả.
Tham mưu, theo nhà nghiên cứu Trần Đình Huỳnh, là quá trình mà tổ chức hoặc cá nhân tham gia vào việc đề xuất và thiết kế kế hoạch, chương trình, cũng như tổ chức thực hiện các kế hoạch của một chủ thể quyền lực Điều này không chỉ giới hạn ở việc đề xuất và thiết kế, mà còn bao gồm việc hỗ trợ lãnh đạo trong các vấn đề chủ trương, đường lối, mưu lược và quyết sách, từ đó giúp hiện thực hóa những chủ trương và quyết sách đó vào thực tiễn.
Tham mưu là quá trình mà cá nhân hoặc tổ chức đưa ra ý kiến, đề xuất kế hoạch và chương trình hoạt động cho cấp trên, kèm theo các giải pháp thực hiện Sau khi được phê duyệt, họ cũng sẽ tổ chức thực hiện các chương trình và kế hoạch đó.
1.2.2 Vai trò công tác tham mưu của văn phòng
Công tác tham mưu của văn phòng cho thấy vị trí của văn phòng có vai trò quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức
Hoạt động tham mưu đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý cơ quan, đơn vị, trở thành nhu cầu thiết yếu cho người lãnh đạo Mọi hoạt động quản lý đều cần gắn liền với tổ chức công tác tham mưu, giúp duy trì hiệu quả công việc Dù lãnh đạo có tài năng đến đâu, họ cũng không thể tự mình giải quyết mọi vấn đề, do đó, đội ngũ tham mưu trở thành "bộ óc thứ hai" hỗ trợ trong quá trình ra quyết định Văn phòng thực hiện các chức năng tham mưu như ban hành nội quy, quy chế, quản lý văn thư, lưu trữ và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác.
Văn phòng là bộ phận quan trọng trong cơ quan, thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo trong quản lý và điều hành công việc Đồng thời, Văn phòng còn đóng vai trò là trung tâm thông tin tổng hợp, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định chính xác.
Văn phòng cơ quan có vai trò quan trọng trong việc tham mưu, giúp cơ quan ban hành chủ trương và chính sách quản lý Nhà nước chính xác, kịp thời và hiệu quả Do đó, cần nâng cao trách nhiệm và chất lượng công tác tham mưu của văn phòng để đạt được những kết quả tốt nhất.
Công tác tham mưu đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác về chủ trương, đường lối và chính sách Thiếu thông tin từ đội ngũ tham mưu, bộ máy lãnh đạo không thể hoạt động hiệu quả và liên tục Do đó, nhận thức đúng về vai trò của công tác tham mưu là cần thiết để xây dựng và phát triển tổ chức Sự thay đổi trong nhận thức sẽ dẫn đến cải thiện trong hành động, từ đó nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, giúp tổ chức thích ứng với sự phát triển không ngừng của xã hội.
1.2.3 Nội dung, nhiệm vụ của công tác tham mưu của văn phòng
Nhìn chung, nội dung tham mưu của văn phòng bao gồm các nội dung, nhiệm vụ sau:
Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng, ban hành, chỉnh sửa và bổ sung các quy chế, quy định liên quan đến hoạt động hành chính văn phòng mà bộ phận văn phòng được giao quản lý.
Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu xây dựng, triển khai, theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác cũng như quy chế, quy định liên quan đến hoạt động của cơ quan Điều này bao gồm việc đề xuất các quy chế, quy định mới hoặc sửa đổi để đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời tổng hợp và đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch đã đề ra.
Công tác văn thư và lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hành của cơ quan Chất lượng công tác này phụ thuộc vào năng lực và trách nhiệm của văn phòng trong việc tham mưu và đề xuất Do đó, văn phòng cần nâng cao trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, ảnh hưởng trực tiếp đến việc chỉ đạo và quản lý công việc Công tác lưu trữ cũng không kém phần quan trọng, yêu cầu tổ chức khoa học để bảo quản an toàn và sử dụng hiệu quả tài liệu Văn phòng là đơn vị duy nhất có đủ điều kiện tham mưu cho lãnh đạo trong lĩnh vực này, bởi vì toàn bộ tài liệu văn thư và lưu trữ đều do văn phòng quản lý.
Văn phòng cơ quan cần tham mưu các biện pháp quản lý tài chính và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị để đảm bảo nguồn kinh phí và điều kiện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Trách nhiệm về việc không thực hiện nhiệm vụ do thiếu kinh phí thuộc về văn phòng, do đó cần quản lý, kiểm tra và thanh quyết toán ngân sách một cách chặt chẽ theo quy định pháp luật Đồng thời, văn phòng cũng phải hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý và sử dụng tài sản công hiệu quả, tránh lãng phí Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử là cần thiết để hiện đại hóa nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu tổ chức bộ máy và nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác Chức năng của văn phòng bao gồm việc đề xuất cơ cấu tổ chức, quản lý nhân sự, đào tạo và bồi dưỡng, cũng như thực hiện các chính sách khen thưởng, kỷ luật và chế độ khác nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
- Tham mưu trong việc tổ chức các sự kiện, hội nghị hội thảo, cuộc họp của cơ quan:
Hội nghị và hội thảo là hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị, trong đó văn phòng đóng vai trò chủ trì và phối hợp với các phòng, ban liên quan để xây dựng chương trình và kế hoạch Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện chức năng thông tin, đảm nhận các công việc như ghi biên bản và lưu trữ hồ sơ của các sự kiện này.
Công tác tổng hợp của văn phòng
1.3.1 Khái niệm công tác tổng hợp
Tổng hợp là quá trình kết nối các yếu tố riêng lẻ có mối quan hệ với nhau để hình thành một chỉnh thể, như sự kiện, hiện tượng hoặc giai đoạn hoạt động của tổ chức Nói một cách đơn giản, tổng hợp tạo ra cái chung từ những thành phần riêng biệt.
Theo PGS.TS Văn Tất Thu, tổng hợp được định nghĩa là quá trình kết nối và liên kết các hiện tượng, yếu tố riêng lẻ hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để tạo thành một chỉnh thể thống nhất.
Trong phạm vi nội dung này, tác giả sử dụng khái niệm tổng hợp sau:
Tổng hợp là quá trình áp dụng các phương pháp khoa học để liên kết và phản ánh các khía cạnh của một vấn đề, hiện tượng, sự kiện hoặc hoạt động Mục tiêu của tổng hợp là đưa ra kết luận, đánh giá nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện và đầy đủ thông tin cần thiết về đối tượng nghiên cứu.
1.3.2 Vai trò công tác tổng hợp của văn phòng
Công tác tổng hợp của văn phòng có vai trò đặt biệt quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức:
Để người đứng đầu nắm bắt tình hình hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả, việc hiểu rõ từng lĩnh vực và tổng thể hoạt động là rất quan trọng Việc tổng hợp thông tin giúp đánh giá tình hình và hỗ trợ lãnh đạo trong việc giám sát mọi hoạt động của cơ quan, từ đó nâng cao khả năng điều hành và quản lý.
- Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc hoạch định, ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo đối với hoạt động cơ quan
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng tham mưu hiệu quả Thực tế cho thấy, các chức năng thông tin, tham mưu và tổng hợp của văn phòng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và ra quyết định chính xác.
Theo Văn Tất Thu (2011) trong cuốn "Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ", các chức năng của văn phòng được tổ chức một cách chặt chẽ, với mỗi chức năng đóng vai trò hỗ trợ lẫn nhau Đặc biệt, chức năng tổng hợp rất quan trọng, vì nó cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan.
Công tác tổng hợp thông tin là yếu tố quan trọng giúp văn phòng thực hiện chức năng thông tin hiệu quả, cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định quản lý Bản chất của công tác tổng hợp chính là thu thập và xử lý thông tin, do đó, việc thực hiện công tác này đồng nghĩa với việc thực hiện chế độ thông tin và báo cáo.
1.3.3 Nội dung, nhiệm vụ của công tác tổng hợp của văn phòng 1.3.3.1 Tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo điều hành công việc
Nhiệm vụ chính của công tác tổng hợp là thu thập và xử lý số liệu, thông tin, báo cáo và văn bản liên quan, nhằm cung cấp tư vấn cho lãnh đạo trong quá trình điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Cung cấp thông tin từ các nguồn văn bản của tổ chức khác và của chính cơ quan là cần thiết để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả.
Cung cấp thông tin là bước quan trọng trong việc xây dựng các đề án và văn bản theo yêu cầu của cấp trên Điều này bao gồm việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của cơ quan.
Các nguồn thông tin văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý văn bản đến và đi của tổ chức, cũng như cung cấp thông tin từ các cuộc họp và các nguồn khác Chúng hỗ trợ cho hoạt động thực hiện chức năng và nhiệm vụ hàng ngày của cơ quan Nếu công tác này không được thực hiện hiệu quả, sẽ khó khăn trong việc lãnh đạo và quản lý công việc đúng thời hạn và theo quy định pháp luật.
1.3.3.2 Tổng hợp ây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Nhiệm vụ quan trọng của mỗi văn phòng cơ quan là tổng hợp và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho năm, quý, tháng và tuần Chương trình này được thực hiện dựa trên thông tin từ các cấp quản lý và các bộ phận liên quan, cùng với sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Văn phòng cũng có trách nhiệm tiếp thu, chỉnh sửa và trình bày chương trình, kế hoạch công tác sau khi nhận được ý kiến đóng góp và tham mưu từ các đơn vị, nhằm đảm bảo sự phù hợp trước khi lãnh đạo ban hành.
1.3.3.3 Tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
Tổng hợp văn thư và lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng, giúp theo dõi và xử lý kịp thời các văn bản đến và đi hàng ngày, hàng tháng, quý và năm Nếu không thực hiện thống kê tổng hợp, sẽ dẫn đến việc bỏ sót thông tin và tình trạng quan liêu trong quản trị, gây khó khăn trong việc lập hồ sơ lưu trữ.
Việc tổng hợp số lượng văn bản do cơ quan trình cấp có thẩm quyền và các văn bản do cơ quan ban hành là rất quan trọng để theo dõi và nắm bắt tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Điều này giúp quản trị, lưu trữ và khai thác các văn bản đi một cách chặt chẽ và hiệu quả Bằng cách tổng hợp số lượng văn bản đến và đi, cơ quan có thể đánh giá khối lượng công việc đã giải quyết, từ đó dự kiến chương trình và kế hoạch công tác cho năm sau.
1.3.3.4 Tổng hợp nguồn tài chính, cơ sở v t chất
Văn phòng tổng hợp dự toán kinh phí cần rà soát toàn bộ chương trình và kế hoạch công tác trong năm, xác định các hoạt động cần kinh phí để lập dự toán cho cơ quan Đồng thời, văn phòng phải dựa vào thông tin về kết quả ngân sách các năm trước để dự trù kinh phí cho cả năm và trình lãnh đạo phê duyệt.
1.3.3.5 Tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự
Yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng
Để công tác tham mưu đạt chất lượng và hiệu quả, cần phải đáp ứng các yêu cầu đặt ra, đặc biệt trong môi trường luôn thay đổi như hiện nay Những yêu cầu này đóng vai trò là định hướng cho việc thực hiện công tác tham mưu, nhằm đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu cơ bản cần thiết.
1.4.1 Đảm bảo đúng pháp luật
Khi tham mưu và tổng hợp, văn phòng cần thu thập và chuẩn bị đầy đủ các văn bản pháp luật để viện dẫn và phân tích, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả Cán bộ văn phòng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, không được tham mưu hay tổng hợp trái với quy định, nhằm tránh gây hậu quả nghiêm trọng cho cơ quan tổ chức Việc thực hiện nguyên tắc này phải dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật, không được làm trái hay lách luật theo mong muốn cá nhân.
1.4.2 Tham mưu, tổng hợp có tính khả thi cao
Tránh đề xuất cho lãnh đạo những phương án giải quyết vấn đề thiếu chính xác và không phù hợp với thực tế hoạt động, vì điều này có thể dẫn đến những quyết định sai lầm khó khắc phục.
Tham mưu cần đảm bảo tính khả thi, nghĩa là các ý tưởng và kế hoạch được đề xuất phải có thể triển khai thực tế trong hoạt động của cơ quan Để làm được điều này, văn phòng phải xác định tính cấp bách của vấn đề và lựa chọn những vấn đề phù hợp Các vấn đề tham mưu cần bám sát thực tiễn, xem xét các yếu tố tác động từ môi trường xã hội để dự báo khó khăn và rủi ro Việc phân tích điều kiện thực hiện tham mưu cũng rất quan trọng, bao gồm việc đánh giá thế mạnh và điểm yếu của cơ quan về tài chính, nhân sự và cơ sở vật chất Chẳng hạn, khi đề xuất xây dựng văn phòng xanh, cần xem xét vị trí trụ sở để đảm bảo tiếp cận ánh sáng tự nhiên Để đạt hiệu quả, phương án tham mưu phải dựa trên nền tảng thông tin phong phú, chính xác và đáng tin cậy, và các cơ quan chuyên nghiệp thường có đơn vị riêng quản lý nguồn lực thông tin.
1.4.3 Tham mưu, tổng hợp kịp thời, bảo mật
Các phương án tham mưu phải đảm bảo tính kịp thời, thông tin cho
TS Nguyễn Mạnh Cường nhấn mạnh rằng việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác là yếu tố quan trọng trong công tác tham mưu và tổng hợp cho lãnh đạo Nếu không cung cấp thông tin đúng lúc, sẽ bỏ lỡ cơ hội và giảm giá trị của quá trình tham mưu Ngoài ra, cần chú trọng đến tính bảo mật trong quá trình này để tránh tình trạng thông tin bị rò rỉ ra ngoài trước khi được xử lý trong nội bộ.
1.4.4 Tham mưu, tổng hợp phải khách quan, trung thực
Yêu cầu về thông tin tổng hợp đòi hỏi phải được phân tích, lựa chọn và kiểm chứng để đảm bảo độ tin cậy Đánh giá các vấn đề cần phải khách quan, phản ánh đúng thực trạng mà không áp đặt hay suy diễn Trong quá trình tham mưu và tổng hợp, cần xuất phát từ thực tế công việc của cơ quan, dựa vào khả năng nguồn nhân lực và đảm bảo cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hiệu quả.
Nguyên tắc tham mưu tổng hợp tại văn phòng cơ quan yêu cầu công chức và chuyên viên phải dựa trên luận cứ khoa học và thực tiễn để tổng hợp thông tin và đề xuất tham mưu Điều này đảm bảo rằng nội dung tham mưu không bị chi phối bởi ý chí cá nhân hay mong muốn riêng.
Các đề xuất và kiến nghị về chính sách sẽ trở nên vô giá trị nếu thiếu thông tin và số liệu chính xác, xuất phát từ thực tế Sự thiếu khách quan và trung thực trong việc tham mưu có thể dẫn đến những quyết định sai lầm nghiêm trọng cho lãnh đạo Những quyết định sai lầm này không chỉ ảnh hưởng đến tổ chức mà còn có thể tác động xấu đến toàn quốc gia và dân tộc.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng
Một là, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức là cách thức sắp xếp các thành phần trong một tổ chức, tạo ra mối quan hệ giữa chúng Cơ cấu tổ chức văn phòng bao gồm các bộ phận liên kết và tương tác, với sự chuyên môn hóa và phân công nhiệm vụ rõ ràng Con người là yếu tố then chốt, với mỗi nhân sự gắn liền với nhiệm vụ cụ thể Số lượng và chất lượng nhân lực ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của văn phòng, đặc biệt là trong công tác tham mưu và tổng hợp Nếu nhân lực không đủ hoặc thiếu kiến thức, công tác tham mưu tổng hợp sẽ không đạt hiệu quả.
Hai là, đội ngũ nhân sự của văn phòng cũng làm công tác tham mưu tổng hợp
Nhân lực văn phòng được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm thực tiễn sẽ thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp Ngược lại, nếu thiếu kiến thức lý luận và kinh nghiệm, hiệu quả công tác này sẽ bị ảnh hưởng.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa các cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức là yếu tố quan trọng giúp tổng hợp thông tin hiệu quả để tham mưu cho lãnh đạo Khi các công chức hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, thông tin sẽ được thu thập nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời Ngược lại, thiếu sự phối hợp sẽ dẫn đến việc thông tin tham mưu không đầy đủ và thiếu tính khách quan.
Ba là, quy chế hoạt động của văn phòng
Quy chế hoạt động của văn phòng và cơ quan tổ chức là nền tảng quan trọng cho việc thực hiện nhiệm vụ Để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ pháp luật, quy chế này cần phải khoa học, hợp pháp và phù hợp với thực tiễn Dựa trên các quy chế hoạt động, cán bộ và công chức văn phòng có thể thực hiện công việc tham mưu tổng hợp một cách logic, thống nhất và khoa học.
Bốn là, điều kiện h u cần phục vụ cho hoạt động của Văn phòng
Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật đóng vai trò quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh cách mạng khoa học công nghệ 4.0 và cải cách hành chính phục vụ Chính phủ điện tử Các thiết bị như máy tính, máy in, máy chiếu, máy fax, máy scan, cùng với phần mềm hỗ trợ như quản lý văn bản, họp online, và quản lý tài chính tài sản là những yếu tố không thể thiếu Chúng giúp tối ưu hóa hoạt động của cơ quan, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao khả năng lưu trữ, tra cứu thông tin.
Trong chương 1, tác giả đã trình bày khái quát về văn phòng và công tác tham mưu tổng hợp, bao gồm các khái niệm tham mưu và tổng hợp, nội dung công việc của văn phòng, cùng với yêu cầu và nguyên tắc trong công tác này Bên cạnh đó, tác giả cũng đề cập đến những yếu tố ảnh hưởng đến công tác tham mưu tổng hợp Những nội dung này tạo nền tảng lý luận quan trọng cho việc khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÕNG CỤC XUẤT NHẬP KHẨU - BỘ CÔNG THƯƠNG
Giới thiệu về Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương được quy định tại Quyết định số 3826/QĐ-BCT ngày 03/10/2017, trong đó nêu rõ các quy định liên quan đến Cục Xuất nhập khẩu theo Phụ lục số 01.
Cục Xuất nhập khẩu, thuộc Bộ Công Thương, có nhiệm vụ tham mưu cho Bộ trưởng trong việc quản lý nhà nước và thực thi pháp luật liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa Cơ quan này quản lý các vấn đề như xuất xứ hàng hóa, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu, và các hoạt động thương mại biên giới, theo quy định của pháp luật và sự phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Công Thương.
Theo quy định của Nhà nước, Cục Xuất nhập khẩu được cấp con dấu và tài khoản riêng, có tư cách pháp nhân theo luật pháp, với kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước và các nguồn tài chính khác theo quy định.
Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng anh: Agency of Foreign Trade
Cục Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ cụ thể được quy định tại Điều 2 của Quyết định số 3826/QĐ-BCT ngày 03/10/2017 của Bộ Công Thương, trong đó nêu rõ chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức a Bộ máy giúp việc cho Cục trưởng
- Phòng Tổng hợp chính sách
- Phòng Xuất xứ hàng hóa
- Phòng Xuất nhập khẩu hàng công nghiệp
- Phòng Xuất nhập khẩu hàng Nông – Lâm – Thủy sản
- Phòng Thương mại quốc tế
- Phòng Thuận lợi hóa thương mại b Các phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Hà Nội;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực thành phố Hồ Chí Minh;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵng;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Đồng Nai;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Bình Dương;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Lạng Sơn;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Quảng Ninh;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Lào Cai;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Thanh Hóa;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Nghệ An;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Thái Bình;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Bình Trị Thiên;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Khánh Hòa;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Hải Dương;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Vũng Tàu;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Cần Thơ;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Tiền Giang
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Hà Tĩnh;
- Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Ninh Bình
2.1.3 Khái quát về Văn phòng Cục Xuất nhập khẩu
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục XNK đƣợc quy định tại Quyết định số 53 /QĐ-XNK ngày 16/10/2017
2.1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ a) Chức năng
Là đơn vị trực thuộc Cục Xuất nhập khẩu, Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ tham mưu và trợ giúp Cục trưởng trong công tác thanh tra, kiểm tra, tài chính, kế toán, văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, tổ chức cán bộ và điều phối hoạt động các đơn vị thuộc Cục theo chương trình và kế hoạch công tác.
Trình Cục kế hoạch biên chế và quỹ tiền lương hàng năm, báo cáo Bộ và tổ chức thực hiện quỹ lương theo sự phân công của Nhà nước, Bộ giao cho Cục theo dõi.
Quản lý và sử dụng con dấu của Cục cùng các con dấu chức danh theo đúng quy định pháp luật là nhiệm vụ quan trọng Cục thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và hành chính, đồng thời đảm nhiệm quản trị văn phòng Đầu tư trang bị cơ sở vật chất và phương tiện cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ công tác của Cục.
- Phối hợp với các phòng liên quan tổ chức và phục vụ các sự kiện, hội nghị, hội thảo, lễ tân giao tiếp, đối nội, đối ngoại của Cục
Quản lý nguồn thu và chi tiêu hàng ngày cho hoạt động hành chính của Cục cần được thực hiện dựa trên việc xây dựng dự toán chi tiêu và định mức chi tiêu theo quy định hiện hành.
Quản lý các nguồn kinh phí dự án được giao bởi Cục, bao gồm việc thực hiện quản lý các khoản thu từ hoạt động và các khoản tài trợ hợp pháp từ tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Cục có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị và bộ phận thực hiện đúng các hoạt động thu, chi theo chế độ và chính sách của nhà nước Đồng thời, Cục tổ chức quyết toán, thu, chi và kiểm kê tài sản hàng năm trong cơ quan.
- Thực hiện các chế độ đãi ngộ: tiền lương, thưởng, các chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Cục
- Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức, viên chức thuộc Cục
Cục trưởng có quyền quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, cho thôi chức, miễn nhiệm, nâng lương, nghỉ hưu theo chế độ, cũng như thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ, công chức thuộc diện quản lý theo phân cấp của Bộ.
- Theo dõi, quản lý nhân sự đi công tác trong và ngoài nước theo phân cấp
Chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan để trình Cục trưởng phê duyệt và triển khai công tác quản lý đào tạo Công tác này bao gồm việc lập kế hoạch, phân bổ chỉ tiêu đào tạo - bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, cùng với chương trình mục tiêu đào tạo theo phân cấp của Bộ.
- Quản lý hệ thống tiêu chuẩn chất lƣợng
- Phối hợp với các Phòng, ban thuộc Cục thực hiện giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật và theo phân công của Cục
- Đầu mối về công tác chống tham nhũng, thanh tra, kiểm tra
- Theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực thi pháp luật tại các Phòng chuyên môn, các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực
- Phối hợp với Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực, các Phòng chuyên môn xây dựng kế hoạch kiểm tra, thực thi pháp luật
Lập báo cáo định kỳ và thường xuyên thông báo cho Lãnh đạo Cục về tình hình tài chính Gửi báo cáo 6 tháng và hàng năm cho Bộ Công Thương và Bộ Tài chính theo quy định hiện hành.
- Quản lý tài sản đƣợc Lãnh đạo Cục giao cho Văn phòng quản lý, sử dụng
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác dưới sự phân công của Cục trưởng
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Cục Xuất nhập khẩu
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục XNK bao gồm các bộ phận sau:
- Bộ phận Hành chính tổng hợp
- Bộ phận Hành chính nhân sự
- Bộ phận văn thư, lưu trữ
Thực trạng công tác tham mưu tại Văn phòng Cục XNK - Bộ Công Thương
Các đơn vị chuyên môn trong cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu riêng biệt, như Phòng Xuất xứ hàng hóa hỗ trợ Cục trưởng về xuất xứ hàng hóa và đàm phán thương mại quốc tế Trong khi đó, văn phòng có vai trò tham mưu tổng hợp, kết hợp nhiều lĩnh vực thông qua việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và nội quy, quy chế Đồng thời, văn phòng cũng tham mưu về chuyên môn liên quan đến việc xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế cũng như công tác văn thư, lưu trữ.
Bộ phận Hành chính Nhân sự
Bộ phận Hành chính tổng hợp
Bộ phận văn thƣ tham mưu tổng hợp trong công tác quản lý tài sản, tài chính,…
2.2.1 Tham mưu trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế, quy định
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của nội quy và quy chế trong công việc của Cục, Văn phòng Cục XNK đã tích cực tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc xây dựng và thực hiện các quy định này Trong những năm qua, Văn phòng Cục XNK đã chủ trì việc xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của Cục.
- Quy chế làm việc của Cục
- Quy chế chi tiêu nội bộ
- Quy chế tiếp công dân
- Quy chế văn thư - lưu trữ
- Quy chế Tiếp công dân
- Quy chế tổ chức và quản lý công chức, viên chức người lao động thuộc Cục XNK đi nước ngoài
(Phụ lục số 02: một số quy chế, nội quy đã ban hành của Cục)
Hiện tại, Cục XNK chưa có quy trình cụ thể cho việc tham mưu Tuy nhiên, tham mưu trong việc xây dựng và ban hành nội quy, quy chế, quy định thường được thực hiện theo một quy trình nhất định.
Sau khi xây dựng, Văn phòng Cục XNK đã tham mưu cho Lãnh đạo Cục các biện pháp tổ chức thực hiện nội quy chế nhƣ:
- Phổ biến nội quy, quy chế: thông qua các cuộc họp; gửi email
- Đôn đốc: gửi email nhắc nhở, tập huấn, ban hành công văn đôn đốc, nhắc nhở, …
2.2.2 Tham mưu trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
Dựa trên chỉ đạo của Bộ Công Thương, các chương trình và kế hoạch công tác hàng năm của Bộ, cùng với sự hướng dẫn từ Cục trưởng và các Phó Cục trưởng, các hoạt động sẽ được triển khai một cách hiệu quả.
Cục và tình hình thực tế của Cục được Văn phòng tham mưu xây dựng chương trình công tác cho năm, quý, tháng và lịch công tác tuần Điều này được thực hiện thông qua việc tổng hợp thông tin từ các phòng chuyên môn của Cục, mà tác giả sẽ phân tích chi tiết hơn trong phần nội dung công tác tổng hợp của Văn phòng.
Dưới đây là bảng khảo sát về xây dựng chương trình công tác của Văn phòng và Cục
Bước 1: Căn cứ vào thực tiễn hoạt động văn phòng, Văn phòng Cục xây dựng Tờ trình xin ý kiến lãnh đạo về việc ban hành, sửa đổi, Nội quy,
Bước 2: Lãnh đạo cục phê duyệt Tờ trình
Bước 3: Văn phòng Cục dự thảo Nội quy, Quy chế, Quy định
Bước 4: Xin ý kiến các phòng ban có liên quan và các đơn vị trong Bộ có liên quan
Bước 5 Tiếp thu ý kiến góp ý, hoàn chỉnh dự thảo trình Lãnh đạo Cục ký ban hành và ban hành Nội quy, Quy chế, Quy định
Bảng 2 1 Đánh giá về xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình công tác của Văn phòng Cục
STT Mức độ đánh giá Tỉ lệ (%)
(Nguồn: Khảo sát, điều tra thực tế tại Cục)
Theo số liệu khảo sát, 85% công chức trực tiếp tham gia công tác tham mưu cho Cục đánh giá rằng Văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ này, 10% cho rằng ở mức khá, và chỉ 5% đánh giá ở mức trung bình, không có ai đánh giá ở mức kém Điều này cho thấy công chức Cục XNK có sự đánh giá cao về hiệu quả tham mưu của Văn phòng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.
2.2.3 Tham mưu trong công tác văn thư, lưu trữ
Cục XNK có khối lượng văn bản đến và đi lớn, do đó, công tác văn thư và lưu trữ được xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
Cục XNK chưa có quy chế riêng về văn thư và lưu trữ, mà tuân thủ theo quy chế của Bộ Công Thương Hằng năm, Văn phòng Cục XNK thực hiện việc tham mưu cho lãnh đạo thông qua việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư và lưu trữ.
Văn phòng hỗ trợ Lãnh đạo Cục trong công tác kiểm soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành.
Văn phòng Cục hỗ trợ Lãnh đạo Cục trong việc phổ biến và hướng dẫn sử dụng Phần mềm hệ thống IMOIT, nhằm quản lý văn bản và xử lý công việc cho cán bộ, công chức.
2.2.4 Tham mưu trong công tác tài chính, kế toán, tài sản của cơ quan Đối với công tác tài chính: Văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo trong việc lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí; thực hiện các báo cáo kế toán, cân đối thu chi, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng
Văn phòng Cục đã chủ động tham mưu để ban hành và thực hiện các quy chế quản lý tài sản và chi tiêu nội bộ, đồng thời theo dõi ngân sách để ngăn ngừa sai sót và lãng phí Việc quản lý tài sản được tăng cường nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu về cơ sở vật chất theo đúng quy định.
Văn phòng Cục cam kết thanh toán đầy đủ và kịp thời các chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức, không để xảy ra tình trạng tồn đọng Đồng thời, Văn phòng đảm bảo nguồn tài chính ổn định để tổ chức các hội nghị và phục vụ khách đến thăm và làm việc tại Cục.
Văn phòng cục tham mưu cho lãnh đạo trong việc mua sắm và sửa chữa trang thiết bị văn phòng, đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Tài Chính Đồng thời, văn phòng cũng tổng hợp và thống kê nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản của các phòng, ban trực thuộc để trình lãnh đạo cục ký duyệt.
Bảng 2.2 Kết quả công tác tham mưu của công tác quản lý tài chính, tài sản của cơ quan
STT Mức độ đáp ứng Tỉ lệ (%)
2 Đáp ứng nhƣng còn hạn chế 15
3 Chƣa đáp ứng yêu cầu 5
(Nguồn Điều tra, khảo sát thực tế tại Cục)
Theo kết quả khảo sát, 80% công chức được hỏi đánh giá rằng công tác tham mưu quản lý tài sản nhận x t đáp ứng tốt các yêu cầu đề ra.
Thực trạng công tác tổng hợp tại Văn phòng Cục XNK - Bộ Công Thương
2.3.1 Tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo điều hành công việc
Công tác tổng hợp thông tin là một trong những chức năng quan trọng trong văn phòng, đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ lãnh đạo và điều hành hoạt động của cơ quan Tại Cục XNK, Bộ phận Tổng hợp thực hiện chức năng này một cách rõ rệt, mặc dù hiện chưa có văn bản quy định cụ thể Cục XNK không chỉ là cầu nối giữa doanh nghiệp trong nước và quốc tế mà còn thu thập và tổng hợp thông tin về kinh tế - xã hội, nghiên cứu thị trường và xu hướng xuất nhập khẩu Qua đó, Cục đề xuất các giải pháp cho lãnh đạo Bộ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, đàm phán thương mại và xuất xứ hàng hóa, khẳng định vai trò quan trọng của công tác tổng hợp thông tin trong chức năng nhiệm vụ của Cục đối với Bộ Công Thương.
Bộ phận Tổng hợp của Cục trợ giúp cung cấp thông tin quan trọng cho Lãnh đạo Cục trong quản lý và điều hành tổ chức Bộ phận này tổng hợp các dữ liệu liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội và các lĩnh vực hoạt động khác của Cục thông qua điểm tin hàng ngày, nhằm đáp ứng hiệu quả chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Hình 2.2 Điểm tin hằng ngày của Văn phòng Cục
Văn phòng Tổng hợp tổng hợp thông tin từ nhiều kênh khác nhau để tạo thành các điểm tin hàng ngày, nhằm gửi đến Lãnh đạo, công chức Cục và Lãnh đạo Bộ.
Kết quả của quá trình tổng hợp thông tin được thể hiện qua các báo cáo định kỳ như báo cáo tháng, quý, năm; báo cáo đột xuất và báo cáo theo chuyên đề, giúp Lãnh đạo Cục nắm bắt khó khăn và thuận lợi trong hoạt động Thông tin trong các báo cáo này được tổng hợp một cách khoa học, chính xác, kịp thời và khách quan, phục vụ cho việc điều hành của Lãnh đạo Cục Văn phòng Cục XNK đóng vai trò là cầu nối giữa Lãnh đạo Cục với các phòng ban, cơ quan Bộ và các cơ quan khác.
2.3.2 Tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
Văn phòng Cục XNK đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình và kế hoạch, cũng như trong việc báo cáo công tác.
Chương trình công tác năm của Cục cần kết hợp giữa các nhiệm vụ từ cấp trên và đề xuất chủ động của các Phòng Mỗi đề án phải rõ ràng về nội dung, Phòng chủ trì, Phòng phối hợp, người phụ trách, cấp trình và thời hạn Các Phòng phải gửi danh mục công việc cho Văn phòng trước ngày 10 tháng 10 hàng năm, và Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và trình Lãnh đạo Cục ký gửi Bộ trước ngày 20 tháng 10 Sau khi nhận chương trình công tác năm của Bộ, Văn phòng phải hoàn thiện dự thảo chương trình công tác của Cục trong 05 ngày làm việc và gửi cho các Phòng để lấy ý kiến Các Phòng cần phản hồi chính thức trong 03 ngày làm việc để tổng hợp ý kiến chỉ đạo của Cục trưởng.
Chương trình công tác quý của Cục cần xác định rõ nội dung chính, phòng chủ trì, phòng phối hợp, người phụ trách, và thời hạn trình lên Chính phủ hoặc Lãnh đạo Bộ Các phòng phải gửi dự kiến chương trình công tác quý sau cho Văn phòng trước ngày mùng 2 của tháng cuối quý, và Văn phòng sẽ tổng hợp để trình Cục trưởng quyết định trước ngày mùng 4 Nếu có sự thay đổi về thời gian, Văn phòng cần lập văn bản trình Lãnh đạo Cục ký để đề nghị Bộ trưởng điều chỉnh.
Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Cục yêu cầu các Phòng gửi báo cáo công tác tuần và dự kiến chương trình tuần sau cho Văn phòng Cục và Phòng Tổng hợp Chính sách trước 16h30 ngày thứ năm hàng tuần Dựa trên chương trình công tác tháng, chỉ đạo của Lãnh đạo Cục và đề xuất từ các Phòng, Văn phòng Cục XNK sẽ xây dựng chương trình công tác tuần và thông báo cho các Phòng cũng như đăng trên lịch làm việc của Cục vào chiều thứ Sáu hàng tuần Nếu có sự thay đổi trong chương trình công tác tuần, Phòng Tổng hợp Chính sách sẽ cập nhật thông tin trên mạng máy tính của Cục và thông báo cho các đối tượng liên quan.
Bảng 2 3 Nhiệm vụ của Văn phòng và các đơn vị có liên quan trong xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác của Cục XNK
Nội dung Đơn vị Nhiệm vụ Thời hạn
Chương trình công tác tuần
Lãnh đạo Cục Chỉ đạo chung Các phòng chuyên môn
Gửi báo cáo công tác tuần và dự kiến chương trình công tác tuần sau cho VP và Phòng Tổng hợp CS
Văn phòng - Tổng hợp chương trình công tác tuần, đăng lên lịch làm việc của Cục
- Kịp thời điều chỉnh lịch công tác nếu có thay đổi và cập nhật thông tin bằng email hoặc trang thông tin nội bộ của Cục
Chương trình công tác quý
Lãnh đạo Cục Chỉ đạo chung, phê duyệt, ký Quyết định Các phòng chuyên môn
Gửi bản dự thảo chương trình, kế hoạch công tác quý sau cho Văn phòng
Văn phòng Trình Cục trưởng xem x t, quyết định các chương trình, kế hoạch công tác quý sau
Chương trình, Kế hoạch công tác năm
Lãnh đạo Cục Chỉ đạo chung, phê duyệt, ký Quyết định Các phòng chuyên môn
- Gửi Văn phòng danh mục công việc cần trình trong năm sau
- Sau khi nhận đƣợc Dự thảo
Chương trình kế hoạch công tác năm của Cục, cho ý kiến
Trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận Dự thảo, Văn phòng - Tổng hợp sẽ trình Lãnh đạo Cục ký để gửi Văn phòng Bộ Công việc của Cục sẽ được đưa vào chương trình công tác của Bộ.
Sau khi nhận được chương trình và kế hoạch công tác năm của Bộ, Văn phòng cần cụ thể hóa thành dự thảo chương trình công tác năm của Cục Dự thảo này sẽ được gửi đến các Phòng liên quan để thu thập ý kiến đóng góp.
- VP tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp trong việc tổ chức thực hiện chương trình công tác của Bộ, với thời hạn chậm nhất là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được chương trình Quá trình này bao gồm việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, như chỉ đạo của Lãnh đạo Cục, chương trình và kế hoạch công tác của Bộ, cũng như các văn bản từ các Phòng gửi đến văn phòng Cục Sau khi hoàn tất, Văn phòng Cục XNK tiến hành xây dựng chương trình kế hoạch công tác.
Hình 2.3 Báo cáo công tác tuần của Cục Xuất nhập khẩu
Nguồn Văn phòng Cục Xuất nh p khẩu
2.3.3 Tổng hợp trong công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong bộ máy quản lý, bao gồm quản lý văn bản đến/đi, sử dụng con dấu, nộp hồ sơ và tài liệu vào lưu trữ cơ quan Các nhiệm vụ này bao gồm thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê bảo quản, khai thác và tiêu hủy tài liệu lưu trữ Văn phòng thực hiện việc chuyển giao thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và tổng hợp thông tin từ các văn bản tài liệu trong quá trình hoạt động Ví dụ, để tổng hợp số liệu công chức được nâng lương trong năm 2022, văn phòng cần dựa vào các Quyết định nâng lương và khen thưởng từ các năm trước.
Bộ Công Thương và của Chính phủ
Hằng quý và hằng năm, hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, Văn phòng Cục XNK thực hiện tổng hợp công tác văn thư lưu trữ, bao gồm các nội dung cần thiết.
- Thống kê số lƣợng văn bản đến
- Thống kê số lƣợng văn bản đi
- Thông kê tình hình giải quyết văn bản
- Thống kê các tài liệu cần tiêu huỷ,…
Hình 2.4 Thống kê tình hình xử lý văn bản Cục XNK năm 2021
Nguồn Văn phòng Cục Xuất nh p khẩu
Văn phòng Cục tổng hợp và gửi định kỳ các văn bản, nhiệm vụ đến hạn cho các Phòng chuyên môn, giúp Lãnh đạo Cục có thông tin đầy đủ để chỉ đạo và đôn đốc xử lý đúng thời hạn Đồng thời, Văn phòng cũng trực tiếp theo dõi việc thực hiện các công văn sắp đến hạn và quá hạn Trong thời gian nghiên cứu, Cục XNK cam kết không để xảy ra tình trạng chậm trễ trong giải quyết công việc, nhiệm vụ, từ đó nâng cao các chỉ số cải cách hành chính của Bộ Công Thương.
Bảng 2.4 Số lượng văn bản đến/đi của Cục XNK giai đoạn 2019-2021
Hình 2.5 Biểu đồ số lượng văn bản đến/đi của Cục XNK giai đoạn 2019-2020
Nguồn Văn phòng Cục Xuất nh p khẩu
Văn bản đến Văn bản đi
2.3.4 Tổng hợp trong tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự
Tổng hợp thông tin về cán bộ công chức, bao gồm trình độ học vấn, lý luận, khen thưởng và kỷ luật, là cơ sở quan trọng cho việc quản lý nhân sự Điều này hỗ trợ trong các quyết định liên quan đến thi đua khen thưởng, nâng lương, điều động, luân chuyển và bổ nhiệm.
