Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
1.5. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tham mƣu, tổng hợp của văn
văn phòng
Một là, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Cơ cấu tổ chức là việc sắp xếp, bố trí các thành tố cấu thành nên một tổ chức, qua đó tạo dựng mối quan hệ giữa các thành tố đó. Cơ cấu tổ chức văn phòng là một chỉnh thể gồm các bộ phận cấu thành có mối liên hệ và tác động qua lại lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hoá và đƣợc giao nhiệm vụ quyền hạn nhất định. Trong đó con ngƣời là yếu tố quan trọng nhất của tổ chức nói chung, tổ chức văn phòng nói riêng, Bất kỳ nhân sự nào của văn phòng cũng gắn với một hoặc một số nhiệm vụ nhất định. Số lƣợng và chất lƣợng nhân lực làm việc trong văn phòng ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động tham mƣu, tổng hợp nói riêng. Nếu nhƣ nhân lực không đủ để thực hiện công việc hay không có kiến thức lý luận cũng nhƣ thực tiễn thì sẽ không thể làm tốt công tác tham mƣu tổng hợp.
Hai là, đội ngũ nhân sự của văn phòng cũng làm công tác tham mưu tổng hợp.
Nếu nhƣ nhân lực làm công tác văn phòng đƣợc đào tạo bài bản, cung cấp các vấn đề lý luận về công tác tham mƣu tổng hợp cũng nhƣ có kinh nghiệm thực tiễn thì sẽ thực hiện tốt công tác tham mƣu tổng hợp và ngƣợc lại.
Bên cạnh đó, sự phối hợp trong công tác giữa các cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức cũng góp phần quan trọng trong việc tổng hợp các thông tin để tham mƣu cho lãnh đạo. Nếu nhƣ sự phối hợp này đƣợc chặt chẽ, các công chức, cán bộ phối hợp giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thì các thông tin sẽ đƣợc tổng hợp nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Nếu không có sự phối hợp này dẫn đến thông tin để tham mƣu thiếu đi tính đầy đủ, khách quan.
Ba là, quy chế hoạt động của văn phòng.
việc thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Quy chế hoạt động của văn phòng phải đảm bảo khoa học, đúng pháp luật, phù hợp với thực tiễn thì hoạt động văn phòng mới đƣợc hiệu quả đảm bảo đúng pháp luật. Ngoài ra, căn cứ vào các quy chế hoạt động, cán bộ, công chức văn phòng có thể thực hiện công việc tham mƣu tổng hợp một cách logic, thống nhất, khoa học.
Bốn là, điều kiện h u cần phục vụ cho hoạt động của Văn phòng.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ là một trong những yếu tố quyết định đến chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức đặc biệt trong thời kỳ cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0, cải cách hành chính đáp ứng yêu cầu của Chính phủ điện tử hiện nay. Các trang thiết bị kỹ thuật nhƣ: máy tính, máy in, máy chiếu, máy fax, máy scan, mạng máy tính… và các phần mềm hỗ trợ nhƣ là: phần mềm quản lý văn bản đến/đi; phần mềm họp online; phần mềm quản lý tài chính tài sản… là những cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật quan trọng không thể thiếu đối với tất cả mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Nó góp phần cho hoạt động của cơ quan tổ chức nói chung, hoạt động văn phòng nói riêng đƣợc thực hiện khoa học, tiết kiệm nhân lực và vật lực đồng thời lƣu trữ, tra cứu thông tin cũng tốt hơn.
Tiểu kết chƣơng 1
Tại chƣơng 1, tác giả đã khái quát chung về văn phòng và công tác tham mƣu tổng hợp tại văn phòng: Khái niệm tham mƣu, khái niệm tổng hợp; nội dung tham mƣu, tổng hợp của văn phòng; Yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mƣu, tổng hợp của văn phòng; Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng . Đây là nền tảng lý luận cơ bản giúp tác giả khảo sát và nghiên cứu thực trạng, đánh giá công tác tham mƣu tổng hợp tại Văn phòng Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thƣơng.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÕNG CỤC XUẤT NHẬP KHẨU -
BỘ CÔNG THƢƠNG