Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.4. Đánh giá công tác tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng Cục XNK
2.4.3. Về nguyên nhân
Thứ nhất, do nhận thức chƣa đầy đủ, chƣa sâu sắc của các cấp lãnh đạo văn phòng về công tác văn phòng. Lãnh đạo văn phòng chƣa thực sự quan tâm đồng bộ đến việc thực hiện các nội dung công tác văn phòng: hƣớng chủ yếu vào việc thực hiện nhiệm vụ chuyên viên mà mờ nhạt các nhiệm vụ khác trong văn phòng, chƣa có sự quan tâm đầu tƣ đến công tác văn phòng trong việc đào tạo, nâng cao trình độ của chuyên viên, sắp xếp số lƣợng nhân sự làm công tác văn phòng... Ngoài ra, nhận thức của cán bộ, công chức cũng là một nguyên nhân quan trọng, nếu nhƣ công chức không ý thức đƣợc vai trò, tầm quan trọng của việc tham mƣu, tổng hợp, hay công tác văn phòng thì sẽ
không đầu tƣ nghiên cứu tìm tòi cũng nhƣ tổng hợp các ý kiến tham mƣu của các đơn vị, công chức khác.
Thứ hai, trình độ của Lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng chƣa phù hợp: Lãnh đạo Cục phụ trách và các Chánh, Phó Chánh Văn phòng đều là Tiến sĩ, Thạc sĩ chuyên ngành Kinh tế của Đại học Ngoại thƣơng, Bách Khoa. Tuy nhiên, phần lớn chƣa đƣợc đào tạo, bồ dƣỡng về quản trị văn phòng, văn thƣ lƣu trữ hoặc hành chính văn thƣ,… cũng nhƣ không đƣợc tham gia các khoá đào tạo về công tác này nên thiếu lý luận và kinh nghiệm trong tổ chức công tác văn phòng. Do bản thân các lãnh đạo chƣa nắm bắt đƣợc các quy trình nghiệp vụ văn phòng phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nên khiến cho công tác văn phòng chƣa thực sự đạt hiệu quả khiến cho một số văn bản ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo quy định hoặc hạn chế về chất lƣợng.
Thứ ba, nhân sự văn phòng còn hạn chế mà khối lƣợng công việc nhiều. Đội ngũ cán bộ làm công tác tham mƣu thiếu về số lƣợng, không phù hợp chuyên môn theo vị trí việc làm và thƣờng xuyên biến động do thực hiện công tác luân chuyển cán bộ. Chuyên viên đa số tuổi còn trẻ, ít kinh nghiệm công tác thực tiễn trong các lĩnh vực, tính chuyên nghiệp trong hoạt động tham mƣu của một số chuyên viên còn hạn chế, chƣa đƣợc tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ thƣờng xuyên. Thiếu chuyên viên có chuyên môn sâu và chuyên viên phải kiêm nhiệm nhiều việc nên hiệu quả tham mƣu còn hạn chế.
Thứ tư, chƣa có quy định cụ thể về kiểm tra, đánh giá công tác tham mƣu của Cục. Hiện nay công tác tự kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng, công tác tham mƣu, tổng hợp rất ít đƣợc thực hiện do Cục chƣa có bất kỳ quy định nào liên quan đến vấn đề này.
Thứ năm, cơ sở vật chất, các trang thiết bị - kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Văn phòng Cục XNK tuy đƣợc trang bị đầy đủ nhƣng một số trang thiết bị đã xuống cấp, hƣ hỏng từ đó ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động. Việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong tham mƣu tổng hợp cho Lãnh đạo Cục trong hoạt động điều hành và giải quyết công việc của Cục còn hạn chế, một ví dụ đó là từ khi dịch Covid 19 diễn biến phức tạp trên thế giới và trong nƣớc thì việc tổ chức họp trực tuyến là một giải pháp phổ biến tuy nhiên kết quả đem lại của còn chƣa nhƣ mong muốn. Công tác văn phòng chƣa thật sự có nhiều mảng ứng dụng công nghệ thông tin.
Tiểu kết chƣơng 2
Trong chƣơng này, tác giả đã giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Xuất nhập khẩu và Văn phòng Cục XNK.Tác giả đã nêu lên thực trạng công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng Cục XNK: Công tác tham mƣu (Tham mƣu trong xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế, tham mƣu trong xây dựng và tổ chức thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác, tham mƣu trong công tác lƣu trữ, tham mƣu trong tổ chức bộ máy và nhân sự) và công tác tổng hợp (Tổng hợp thông tin, tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chƣơng trình kế hoạch công tác, tổng hợp trong công tác văn thƣ lƣu trữ, tổng hợp trong tổ chức bô máy và quản lý nhân sự. Nhìn chung, công tác tham mƣu tổng hợp đã đạt đƣợc nhiều kết quả nhất định tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Chính vì vậy, cần nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu, phát huy những ƣu điểm, khắc phục những hạn chế để góp phần nâng cao hiệu quả công tác tham mƣu, tổng hợp. Để đáp ứng một phần yêu cầu này, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cho công tác tham mƣu tổng hợp có hiệu quả hơn ở chƣơng tiếp theo.
CHƢƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÕNG CỤC XUẤT NHẬP KHẨU - BỘ CÔNG THƢƠNG 3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về vai trò của văn phòng nói chung, công tác tham mƣu, tổng hợp nói riêng
Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào nhận thức của lãnh đạo về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn phòng, công tác tham mƣu, tổng hợp ảnh hƣởng trực tiếp đến các công tác này. Nếu nhƣ lãnh đạo quan tâm, hiểu đúng về tầm quan trọng của công tác này thì sẽ chỉ đạo trong việc sắp xếp, bố trí, tuyển dụng, đào tạo, khen thƣởng nguồn nhân lực chất lƣợng cao đồng thời bố trí đủ về số lƣợng để đảm bảo thực hiện đƣợc các công tác tham mƣu, tổng hợp hiệu quả.
Để thực hiện giải pháp: Cần phải đổi mới nhận thức về chức năng của Văn phòng. Trƣớc hết đó là chức năng tham mƣu của Văn phòng, là tham mƣu về quản lý và điều hành công việc chung của cơ quan, tham mƣu cho lãnh đạo trong việc quản lý sử dụng thông tin, xây dựng chƣơng trình, kế hoạch làm việc của cơ quan.
Một số nội dung cần thực hiện
- Để Văn phòng nâng cao chất lƣợng trong công tác tham mƣu cần có sự quan tâm của lãnh đạo, sự giúp đỡ của cấp ủy, chi bộ.
- Văn phòng Cục báo cáo Lãnh đạo về các vấn đề trọng tâm công tác lớn của thành phố, của Cục, nội dung công tác tuần tới, thông tin báo chí phản ánh trong tuần, các thông tin tổng hợp trong tuần, các vấn đề phát sinh…để từ đó chủ động xây dựng chƣơng trình, kế hoạch để phục vụ hoạt động quản lý của Lãnh đạo và giúp Lãnh đạo có sự chỉ đạo phù hợp.
- Tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát, hƣớng dẫn nghiệp vụ của Cục đối với hoạt động của Văn phòng.
- Đảng ủy cơ quan Cục, Chi bộ 1 nghiên cứu ban hành Nghị quyết chuyên đề, đƣa ra giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng tham mƣu của
Văn phòng.
- Tăng cƣờng quán triệt cho cán bộ, đảng viên, chuyên viên nhận thức rõ chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn phòng, đặc biệt là đội ngũ cán bộ, chuyên viên Văn phòng làm công tác tham mƣu để họ nâng cao tính chủ động, sáng tạo, khắc phục hoàn cảnh khó khăn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
- Duy trì nghiêm quy chế họp Văn phòng và Lãnh đạo Cục định kỳ 01 tháng/lần. Trong cuộc họp, cùng với triển khai kế hoạch công tác tháng, kịp thời uốn nắn và chấn chỉnh những trƣờng hợp thiếu trách nhiệm trong thực thi nhiệm vụ, gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn phòng.