Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.4. Đánh giá công tác tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng Cục XNK
2.4.1. Về ưu điểm
- Một là, về ây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy chế
Văn phòng Cục XNK đã tham mƣu cho Lãnh đạo cục ban hành đƣợc các Nội quy, Quy chế, Quy định cơ bản trong lĩnh vực văn phòng đồng thời phổ biến, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các Nội quy, Quy chế, Quy định này. Đây là tiền đề để các đơn vị, phòng ban trong Cục thực hiện đúng, thống nhất các quy định của Bộ Công Thƣơng, Nhà nƣớc về các vấn đề liên quan.
Ví dụ: Chánh Văn phòng Cục thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra việc chấp hành giờ giấc làm việc của cán bộ, công chức Cục XNK theo đúng Quy chế làm việc đã ban hành.
- Hai là, về ây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác
Văn phòng Cục XNK đảm bảo đủ số lƣợng chƣơng trình công tác cần ban hành theo đúng Quy chế làm việc và đảm bảo theo đúng thời gian quy định. Đồng thời, khi ban hành chƣơng trình, kế hoạch công tác văn phòng thƣờng xuyên đôn đốc các đơn vị, Phòng trong cơ quan Cục thực hiện đúng, đầy đủ nội dung Chƣơng trình kế hoạch này. Trong đợt kiểm tra tình hình thực thi công vụ vào tháng 12/2021 Cục Xuất nhập khẩu là một trong 3 đơn vị thuộc Bộ Công Thƣơng thực hiện tốt nhất Chƣơng trình, Kế hoạch công tác (Nguồn tác giả tổng hợp từ Biên bản tổng kết Kiểm tra tình hình thực thi công vụ của Bộ Công Thương năm 2021).
Về cơ bản văn phòng thực hiện tốt công tác tham mƣu cho lãnh đạo cục trong công tác văn thƣ, lƣu trữ: bố trí cán bộ có đủ trình độ làm công tác văn thƣ, xây dựng một số quy trình quản lý văn bản đến/đi, mời các chuyên gia hƣớng dẫn, giảng dạy một số nội dung liên quan đến công tác văn thƣ, công tác bảo vệ bí mật nhà nƣớc. Chính vì vậy, trong thời gian vừa qua Cục XNK không để xảy ra sai sót trong công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Số liệu về văn bản đến, văn bản đi… luôn đƣợc cán bộ văn thƣ tổng hợp vào file trên máy tính để đảm bảo tránh thất lạc và nhắc nhở các phòng ban khi công văn quá hạn, đến hạn xử lý.
- Bốn là, công tác quản l tài sản, tài chính h u cần:
Công tác quản lý tài sản, tài chính hậu cần là điều kiện vật chất, bố trí phƣơng tiện, nơi làm việc cho các phòng, đón tiếp khách đến làm việc, tổ chức phục vụ các hội nghị, quản lý tài sản và các phƣơng tiện làm việc của cơ quan, tổ chức công tác bảo vệ trật tự, trị an, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
Về quản lý tài sản đã đƣợc quan tâm trên phƣơng diện ban hành văn bản quản lý và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc cho công chức. Cục đã ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ trong đó có quy định việc quản lý, sử dụng, sửa chữa tài sản cố định góp phần quan trọng vào việc quản lý tài sản tại cơ quan. Tài sản và trang thiết bị làm việc tại Cục đều đƣợc dán tem kiểm kê tài sản. Tem đƣợc đánh số thứ tự và có ghi ngày tháng đƣợc kiểm kê hàng năm. Thƣờng xuyên duy trì việc bảo trì, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị, phƣơng tiện; mua sắm trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc đã đƣợc Cục trƣởng duyệt đầu năm để sẵn sàng hoạt động đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao; đã phối hợp với Bộ Công Thƣơng kiểm tra kiểm kê tài sản đề nghị Hội đồng thanh lý tài sản cơ quan kịp thời thanh lý vật dụng, thiết bị hƣ hỏng không đề tồn đọng làm mất diện tích, mỹ quan nơi làm việc.
Tổ chức công tác hậu cần không chỉ là cung cấp đủ trang thiết bị và các điều kiện làm việc mà phải đảm bảo tiêu chí tiết kiệm, không lãng phí. Thực
hiện chỉ đạo của Bộ Công Thƣơng hàng năm về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, Văn phòng tiến đã theo dõi, giám sát việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí nhằm thực hiện có hiệu quả tiết kiệm trong toàn cơ quan. Văn phòng đã tham mƣu điều chỉnh một cách phù hợp Quy chế chi tiêu nội bộ, thực hiện tiết kiệm điện, nƣớc, xăng xe, bố trí, sắp xếp trang thiết bị,… Đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc và tiết kiệm giấy mực, thực hiện xử lý các văn bản đi đến qua Phần mềm Hệ thống Văn phòng điện tử. Tích cực nghiên cứu văn bản trên máy tính, không in các văn bản không thực sự cần thiết, khuyết khích cán bộ công chức, viên chức tái sử dụng giấy in 01 mặt,… Tích cực và quán triệt cán bộ, công chức, viên chức sử dụng tiết kiệm điện: bật điều hòa khi cần thiết, tắt các thiệt bị điện khi ra khỏi phòng. Giảm tần suất tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo chuyên đề không cần thiết, kết hợp các nội dung cần trao đổi thông tin thông qua các cuộc làm việc chung. Thực hiện chi thanh toán các khoản chi phí đúng định mức, đúng nội dung chi.
Bên cạnh đó, công tác hậu cần luôn duy trì việc dọn vệ sinh những nơi công cộng và các phòng họp, hội trƣờng, phòng làm việc của lãnh đạo. Công tác bảo vệ an ninh đƣợc đề cao an toàn, đảm bảo đúng ca trực, an toàn tài sản của cơ quan cũng nhƣ tài sản của cán bộ công chức cơ quan và khách đến liên hệ công tác
- Năm là tổ chức thực hiện công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Cục XNK đã cơ bản thực hiện tôt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, đảm bảo hoạt động của Cục XNK. Có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau tuy nhiên nguồn thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin quan trọng nhất. Văn phòng Cục XNK đã thực hiện tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ chính vì vậy nguồn thông tin bằng văn bản cũng đƣợc đảm bảo. Ngoài ra, Văn phòng còn tổng hợp các nguồn thông tin từ báo chí hằng ngày để thực hiện Điểm tin Xuất nhập khẩu gửi Thứ trƣởng phụ trách Trần Quốc Khách, Trung tâm truyền thông của Bộ Công Thƣơng và các đơn vị trong Cục để kịp thời giải quyết các vấn đề mà báo
chí nêu. Đồng thời, có đính chính, phát biểu trong trƣờng hợp báo chí nêu chƣa chính xác. Bên cạnh đó, Văn phòng còn thực hiện tốt tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo khi có đoàn Kiểm tra về ISO, Phòng chống tham nhũng, thực thi công vụ, bảo vệ bí mật nhà nƣớc, tình hình thực thi ngân sách… Trong những năm vừa qua, thông qua các cuộc thanh kiểm tra này, Cục XNK về cơ bản đã thực hiện tốt các quy định về các vấn đề có liên quan.