Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.5. Chuẩn hóa công tác văn phòng
Chuẩn hóa công tác văn phòng là hoạt động xây dựng hệ thống các chuẩn mực và có bộ máy, tổ chức chặt chẽ để tạo ra, phổ biến, kiểm soát và xử lý việc tuân thủ các chuẩn mực đó. Hầu hết các công việc văn phòng đều cần có sự chuẩn hóa để tạo sự thống nhất cho hoạt động văn phòng, đƣa hoạt động này vào nề nếp và đạt hiệu quả.
Đối với công tác chuẩn hóa văn phòng tại Cục XNK sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho Cục. Cụ thể nhƣ do tính chất công việc, Cục XNK cần sử dụng rất nhiều các trang thiết bị, sổ sách, văn phòng phẩm... Nếu thực hiện chuẩn hóa công tác văn phòng sẽ giúp văn phòng tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc trong văn phòng. Chuẩn hóa công tác văn phòng giúp quá trình giải quyết công việc đƣợc khách quan, công khai, minh bạch hóa theo yêu cầu của cơ quan đơn vị. Qua đó giúp cải thiện mối quan hệ giữa hai bên trong quá trình giải quyết công việc, đồng thời nâng cao hiệu suất giải quyết công việc và có đƣợc cơ sở tài liệu giúp cho công tác đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức. Từ đó góp phần nâng cao trách nhiệm và cách thức xử lý công việc của công chức, viên chức; củng cố đƣợc lòng tin, tạo dựng mối quan hệ và hình ảnh của Cục với các cấp tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế và ngƣời dân thành phố đáp ứng đƣợc bản chất của nhà nƣớc ta là của dân, do dân, vì dân. Văn phòng cục XNK cần tập trung vào việc chuẩn hóa, bởi lẽ Văn phòng Cục XNK vừa là bộ mặt của Cục vừa là hình ảnh của thành phố trong hoạt động giao dịch về đầu tƣ. Bƣớc đầu, cần phải xác định đƣợc Cục trƣởng có trách nhiệm cao nhất trong việc chuẩn hóa công tác văn phòng.
Tiếp đến là Lãnh đạo Văn phòng Cục là đơn vị trực tiếp thực hiện việc chuẩn hóa.
Hiện tại Cục đã thực hiện theo quy định nhà nƣớc quy định về công tác văn phòng. Trong việc soạn thảo và trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thƣ. Tuy nhiên, Quy chế văn thƣ, lƣu trữ hiện tại của Cục chƣa cập nhật theo Nghị định này đồng thời chƣa xây dựng đƣợc quy chế văn thƣ mới. Chính vì vậy, cần nghiên cứu đề xuất, tham mƣu cho Lãnh đạo Cục trong việc xây dựng và ban hành Quy chế văn thƣ lƣu trữ mới của cục.
Ngoài ra, để tạo cơ sở cho việc thực hiện quy trình xử lý văn bản đi đến, quy trình mua sắm và quản lý thiết bị văn phòng; xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ, Cục đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Tuy nhiên quy trình này chƣa cập nhật những văn bản hiện hành về lĩnh vực có liên quan, bởi vậy Cục cần tập trung vào việc chuẩn hóa công tác văn phòng thông qua việc xây dựng, hoàn thiện một số quy định, quy chế và phổ biến, hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá cụ thể nhƣ sau:
- Thứ nhất, xây dựng Quy chế văn thƣ lƣu trữ
- Thứ hai, xây dựng quy định về tổ chức hội nghị, hội họp.
Nội dung quy định đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng và mẫu hóa các chƣơng trình, kế hoạch, cách thức trang trí một số nghi thức lễ tân khánh tiết góp phần áp dụng trong việc tổ chức các sự kiện nhƣ: hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị cán bộ , công chức, viên chức hàng năm.
Tiểu kết chƣơng 3
Tại chƣơng 3, tác giả đã đƣa ra một số giải pháp góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả trong công tác tham mƣu tổng hợp, tổng hợp tại Văn phòng Cục XNK: Thúc đẩy việc nâng cao nhận thức của Lãnh đạo cơ quan về vai trò của văn phòng nói chung, công tác tham mƣu, tổng hợp nói riêng; Đào tạo, bồi dƣỡng góp phần nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự làm công tác tham mƣu, tổng hợp; Kiểm tra, đánh giá công tác tham mƣu, tổng hợp; Hiện đại hoá công tác văn phòng đặc biệt trong lĩnh vực tham mƣu, tổng hợp; Chuẩn hóa công tác văn phòng.
KẾT LUẬN
Một trong những chức năng cơ bản và có vị trí, vai trò rất quan trọng của Văn phòng là công tác tham mƣu, tổng hợp. Để góp phần nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự, giúp cho lãnh đạo Cục XNK quản lý và điều hành các hoạt động một cách hiệu quả nhất thì cần học hỏi, rèn luyện để nâng cao kỹ năng tham mƣu.
Trong phạm vi đề tài, trên cơ sở lý luận về công tác tham mƣu, tổng hợp, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tham mƣu, tổng hợp tại Cục XNK và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của vấn đề tác giả đã đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác tham mƣu, tổng hợp của Cục XNK thông qua 3 Chƣơng. Nhƣ vậy, về cơ bản đề tài đã đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu đã đề ra: Thứ nhất, trên cơ sở lý luận về công tác tham mƣu, tổng hợp, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tham mƣu, tổng hợp tại Cục XNK và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của vấn đề; Thứ hai, đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác tham mƣu, tổng hợp của Cục XNK.
Bên cạnh đó, Khóa luận bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở khoa học về công tác tham mƣu, tổng hợp Văn phòng cơ quan thuộc Bộ (Bộ Công Thƣơng) trên cơ sở phân tích và nêu những ví dụ thực tiễn đồng thời phản ảnh đƣợc thực trạng công tác tham mƣu, tổng hợp của Cục XNK; Nhận x t về ƣu điểm và những mặt còn tồn tại, hạn chế và nguyên nhân; Từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu quả đổi mới hoạt động của công tác này. Kết quả nghiên cứu của Khoá luận này có thể làm tài liệu tham khảo cho các công chức, ngƣời lao động làm công tác văn phòng nói chung và Cục XNK nói riêng và sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đối với mỗi cơ quan tổ chức công tác tham mƣu, tổng hợp là một trong những công tác có vị trí và vai trò rất quan trọng. Mặc dù các đơn vị chuyên
môn đều có chức năng tham mƣu chuyên môn ( Ví dụ: Phòng Kế toán sẽ tham mƣu cho lãnh đạo về lĩnh vực kế toán) nhƣng chỉ có văn phòng mới có chức năng “tham mƣu tổng hợp”( Văn phòng tổng hợp nhiều lĩnh vực thông qua hoạt động viết báo cáo). Tuy nhiên Văn phòng vẫn có tham mƣu chuyên môn thuộc về lĩnh vực văn phòng: Văn thƣ lƣu trữ, quản lý cơ sở, vật chất… Công tác tham mƣu, tổng hợp quyết định trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, trong thời gian tới việc nghiên cứu công tác tham mƣu, tổng hợp tại Văn phòng các cơ quan cấp Bộ là một điều vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, nghiên cứu đối tƣợng trên diện rộng với nhiều các cơ quan khác nhau sẽ đánh giá đƣợc những ƣu điểm và tồn tại trong công tác tham mƣu, tổng hợp theo hƣớng khái quát đồng thời đề xuất các giải pháp mang tính vĩ mô hơn về công tác này.
Trong quá trình hoàn thiện đề tài Khóa luận, em đã cố gắng, nỗ lực tìm hiểu và nghiên cứu, nhƣng do hạn chế về trình độ chuyên môn và thiếu kinh nghiệm thực tế tại cơ quan nên không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Em rất mong nhận đƣợc những ý kiến, nhận x t, đánh giá của Thầy, Cô để đề tài Khoá luận đƣợc hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2019), Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo quản l cấp Phòng, Hà Nội.
2. Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng “Quản trị hành chính văn phòng”, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Hà Nội 2006.
3. Lƣu Đình Chúc, (2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội.
4. Vũ Cao Đàm, (2007), Giáo trình Phương pháp lu n nghiên cứu khoa học, NXB Khoa học và kỹ thuật Hà Nội, Hà Nội
5. Nguyễn Thành Độ, (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Thống Kê Hà Nội, 2005, Hà Nội.
6. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phƣơng Hiên, (2012),
Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân.
7. Tô Thùy Đức (2019), Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng Học viện Hành chính quốc gia, Lu n văn thạc sĩ Quản trị văn phòng, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội.
8. Vũ Đình Khang (2005), Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình Chính phủ điện t , Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực tiễn, Hà Nội. 9. Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
10. Tạ Thị Thúy Ngọc (2018), Hoạt động tham mƣu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn về công tác văn thƣ - lƣu trữ, Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
11. Vũ Thị Phụng (Chủ biên), Cam Anh Tuấn, Nguyễn Hồng Duy, Nguyễn Thị Kim Bình, Phạm Thị Diệu Linh (2021), Giáo trình L lu n về quản trị văn phòng, NBX Đại học Quốc Gia, Hà Nội.
nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng ở Việt Nam, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam số 7/2015
13. Nguyễn Hữu Thân, (2012), Quản trị trị hành chính văn phòng, NXB Lao động – Xã hội Hà Nội.
14. Lƣu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ Hành chính văn phòng, công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp lễ tân, Nhà xuất bản Thống kê.
15. Lã Thị Thanh (2018), Đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất – Thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng, Hà Nội
16. Văn Tất Thu (2020), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội, Hà Nội
17. Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ, NXB Chính trị Quốc gia – sự thật, Hà Nội.
18. Văn Tất Thu, (2009), “Hoàn thiện công tác tham mưu tổng hợp phục vu sự chỉ đạo điểu hành công việc của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay”, Đề tài cấp bộ, Bộ Nội vụ.
19. Nguyễn Hữu Tri, (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội.
20. Viện ngôn ngữ học (2006), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học, Tr. 910, Đà Nẵng.
PHỤ LỤC
1. Quyết định số 3826/QĐ-BCT ngày 03/1012017 của Bộ Công Thƣơng quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Xuất nhập khẩu
2. Một số quy chế đã ban hành của Cục XNK 3. Báo cáo Công tác tuần của Cục XNK 4. Đề án vị trí việc làm của Cục XNK
5. Phiếu điều tra, khảo sát công tác tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng Cục XNK.
BỘ CÔNG THƢƠNG
CỤC XUẤT NHẬP KHẨU CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
LÀM VIỆC CỦA CỤC XUẤT NHẬP KHẨU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 44 /QĐ-XNK
ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Cục trưởng Cục Xuất nh p khẩu)
Chƣơng I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tƣợng điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Cục Xuất nhập khẩu, Bộ Công Thƣơng (sau đây gọi tắt là Cục).
2. Quy chế này áp dụng đối với các Phòng chuyên môn, Văn phòng (sau đây gọi chung là Phòng) và công chức, viên chức, ngƣời lao động thuộc Cục.
3. Các quy định không nêu tại Quy chế này thực hiện theo quy định tại chức năng nhiệm vụ của các Phòng theo Quyết định của Cục trƣởng Cục Xuất nhập khẩu và Quy chế làm việc của Bộ Công Thƣơng.
Điều 2. Nguyên tắc làm việc
1. Cục Xuất nhập khẩu là cơ quan của Bộ Công Thƣơng, làm việc theo chế độ Thủ trƣởng và nguyên tắc tập trung dân chủ. Mọi hoạt động của Cục đều phải tuân thủ quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ Công Thƣơng và Quy chế này. Đề cao trách nhiệm cá nhân; công chức, ngƣời lao động các Phòng thuộc Cục phải xử lý và giải quyết công việc đúng phạm vi chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền đƣợc giao.
2. Trong phân công công việc, một cá nhân, một Phòng đƣợc giao thực hiện nhiều việc. Một việc chỉ giao cho một Phòng hoặc một cá nhân chủ trì. Một số lĩnh vực chuyên môn, ngành mặt hàng quan trọng và đƣợc phân công cho cá nhân hoặc một tổ chuyên môn nghiên cứu chủ trì, theo dõi. Phòng, tổ chuyên môn, cá nhân đƣợc giao chủ trì xử lý, giải quyết công việc phải phối
hợp với các Phòng, tổ chuyên môn, cá nhân có liên quan và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công việc đƣợc giao trƣớc Lãnh đạo Cục.
3. Bảo đảm tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật, chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm việc và Quy chế làm việc, trừ trƣờng hợp đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên.
4. Bảo đảm phát huy năng lực và sở trƣờng của công chức, ngƣời lao động, đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc pháp luật quy định.
5. Bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động; thƣờng xuyên cải cách thủ tục hành chính, không gây phiền hà, sách nhiễu, tham ô, hối lộ trong khi thực thi công vụ.
Chƣơng II
TRÁCH NHIỆM VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
1. Cục trƣởng là ngƣời lãnh đạo, quản lý, điều hành Cục và chịu trách nhiệm trƣớc Bộ trƣởng Bộ Công Thƣơng và trƣớc pháp luật về việc quản lý, điều hành Cục Xuất nhập khẩu.
2. Trách nhiệm của Cục trƣởng:
a) Chủ động tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục;
b) Ban hành và kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế của Cục theo quy định của pháp luật và của Bộ Công Thƣơng;
c) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trƣởng và các Thứ trƣởng giao hoặc theo quy định của pháp luật; đƣợc Bộ trƣởng và các Thứ trƣởng ủy quyền giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ trƣởng và các Thứ trƣởng và phải chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc pháp luật và trƣớc Bộ trƣởng và các Thứ trƣởng ủy quyền;
d) Phân công nhiệm vụ, chỉ đạo sự phối hợp, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các Phó Cục trƣởng, các Trƣởng phòng, Phó Trƣởng phòng, các công chức, viên chức và ngƣời lao động thuộc Cục; đánh giá, quy hoạch, đào tạo bồi dƣỡng, bố trí, sắp xếp, luân chuyển, điều động, tiếp nhận, tuyển dụng, khen thƣởng, kỷ luật, thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, ngƣời lao động theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trƣởng;
đ) Phối hợp với Thủ trƣởng đơn vị khác thuộc Bộ Công Thƣơng để xử lý kịp thời những vấn đề có liên quan đến công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Cục và thực hiện chức năng chung của Bộ Công Thƣơng;
e) Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, tiêu cực; quản lý, sử dụng đúng chế độ, mục đích, có hiệu quả tài sản, kinh phí đƣợc giao theo quy định của pháp luật