Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
1.3. Công tác tổng hợp của văn phòng
1.3.1. Khái niệm công tác tổng hợp
mối liên hệ với nhau, tạo thành cái chung. Hiểu một cách đầy đủ hơn tổng hợp là sự kết nối những yếu tố riêng lẻ có mối quan hệ với nhau tạo thành một chỉnh thể ( sự kiện, hiện tƣợng, giai đoạn hoặc thời kỳ hoạt động của tổ chức…)
Theo PGS.TS Văn Tất Thu: “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tƣợng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể”1.
Trong phạm vi nội dung này, tác giả sử dụng khái niệm tổng hợp sau:
Tổng hợp là quá trình s dụng các phương pháp khoa học để âu chuỗi, liên kết các mặt phản ánh của một vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt động và đưa ra kết lu n (nh n ét, đánh giá) nhằm có cái nhìn tổng thể, toàn diện và có được đầy đủ thông tin cần thiết về vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt động đó [10; 295].
1.3.2. Vai trò công tác tổng hợp của văn phòng
Công tác tổng hợp của văn phòng có vai trò đặt biệt quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức:
- Giúp ngƣời đứng đầu nắm bắt tình hỉnh hoạt động của cơ quan: để điều hành và quản lý hoạt động của cơ quan, ngƣời đứng đầu cơ quan nắm rõ tình hình của cơ quan do mình phụ trách, từ chi tiết, cụ thể từng lĩnh vực đến bao quát toàn bộ hoạt động. Ngoài ra, tổng hợp là một trong những công cụ, biện pháp để đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức để giúp cho Lãnh đạo cơ quan giám sát toàn bộ hoạt động của cơ quan.
- Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc hoạch định, ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo đối với hoạt động cơ quan.
- Giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mƣu: Thực tế cho thấy, các chức năng thông tin, tham mƣu, tổng hợp của văn phòng có mối liên hệ
1 Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ . NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội,.
vô cùng chặt chẽ. Mỗi chức năng có vai trò tạo tiền đề hoặc hỗ trợ để thực hiện các chức năng còn lại. Trong đó chức năng tổng hợp có vai trò: Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của lãnh đạo đối với hoạt động cơ quan.
- Bên cạnh đó, công tác tổng hợp đáp ứng nguồn thông tin quan trọng, giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng thông tin, giúp lãnh đạo có đƣợc những thông tin cần thiết để ban hành quyết định quản lý. Về bản chất, công tác tổng hợp là một trong những hình thức của hoạt động thu thập và xử lý thông tin. Do đó, văn phòng thực hiện công tác tổng hợp cũng chính là thực hiện chức năng thông tin, cụ thể là chế độ thông tin, báo cáo [11; 300].
1.3.3. Nội dung, nhiệm vụ của công tác tổng hợp của văn phòng
1.3.3.1. Tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo điều hành công việc
Nhiệm vụ chủ yếu của công tác tổng hợp chính là tổng hợp, xử lý các số liệu, thông tin, báo cáo, văn bản có liên quan đến nội dung cần thực hiện để tham mƣu cho lãnh đạo trong quá trình điều hành hoạt động cơ quan, tổ chức.
- Cung cấp các thông tin từ nguồn thông tin bằng văn bản của các cơ quan tổ chức khác và của chính cơ quan mình để có thể xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác hoặc là ra các quyết định quản lý.
- Cung cấp thông tin để xây dựng các đề án, văn bản trong chƣơng trình cấp trên giao cho cơ quan, các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền soạn thảo.
- Các nguồn thông tin văn phòng cung cấp thông qua việc quản lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan tổ chức, nguồn thông tin trong các cuộc họp và thông tin khác để phục vụ cho hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức diễn ra trong hằng ngày. Nếu công tác này thực hiện không tốt thì sẽ dẫn đến khó có thể lãnh đạo, quản lý công việc của cơ quan đƣợc hiệu quả, kịp thời, đúng pháp luật.
1.3.3.2. Tổng hợp ây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu của mỗi văn phòng cơ quan, đơn vị đó chính là tổng hợp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác. Chƣơng trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần của cơ quan, tổ chức đƣợc thực hiện trên cơ sở văn phòng sẽ tổng hợp các thông tin của cơ quan quản lý cấp trên, đơn vị cấp dƣới và các bộ phận, đơn vị trực thuộc cơ quan tổ chức cũng nhƣ sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Đồng thời, văn phòng sẽ tiếp thu và chỉnh sửa chƣơng trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến góp ý và tham mƣu, trình Lãnh đạo cơ quan ban hành.
1.3.3.3. Tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
Việc tổng hợp trong công tác văn thƣ, lƣu trữ rất quan trọng nếu không thống kê tổng hợp kịp thời các văn bản đến/đi hằng ngày, tháng, quý, năm không thể theo dõi và xử lý các văn bản đó đƣợc cũng không lập đƣợc hồ sơ lƣu trữ dẫn đến tình trạng bỏ sót việc, quan liêu trong quản trị.
Tổng hợp số lƣợng văn bản cơ quan trình cấp có thẩm quyền cũng nhƣ các văn bản do cơ quan ban hành có tác dụng theo dõi, nắm tình hình kết quả thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan giúp việc quản trị, lƣu trữ và khai thác các văn bản đi của cơ quan đƣợc chặt chẽ và có hiệu quả cao. Qua việc tổng hợp số lƣợng văn bản đến cũng nhƣ số lƣợng văn bản đi sẽ nắm đƣợc khối lƣợng công việc cơ quan giải quyết. Và trên cơ sở tổng hợp số lƣợng văn thƣ dẽ dự kiến đƣợc chƣơng trình, kế hoạch công tác năm sau.
1.3.3.4. Tổng hợp nguồn tài chính, cơ sở v t chất
Văn phòng tổng hợp dự toán kinh phí và rà soát lại toàn bộ các chƣơng trình, kế hoạch công tác năm và các hoạt động trong năm cần phải có kinh phí để lập dự toán kinh phí hoạt động của cơ quan. Đồng thời phải căn cứ vào nguồn thông tin tƣ liệu về kết quả thực hiện ngân sách các năm trƣớc của cơ quan, dự trù khoản kinh phí có cả năm của cơ quan trình lãnh đạo phê duyệt.
1.3.3.5. Tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự
Tổng hợp nguồn nhân lực cần phải tổng hợp, phân tích số lƣợng, chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức để có cơ sở xây dựng kế hoạch, quy hoạch bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý nhất nguồn nhân lực. Nhờ tổng hợp đƣợc số lƣợng, chất lƣợng nhân sự mới có kế hoạch đào tạo, nồi dƣỡng cho họ một cách kịp thời đầy đủ đồng thời giải quyết chế độ lƣơng thƣởng và các chế độ chính sách khác chính xác, không bị bỏ sót.
Đồng thời có kế hoạch tuyển dụng mới do nhƣ cầu công việc cũng nhƣ thay thế những ngƣời đến tuổi nghỉ hƣu….
Trong phạm vi đề tài Khoá lu n này tác giả nghiên cứu và khảo sát sâu