Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.4. Hiện đại hoá công tác văn phòng đặc biệt trong lĩnh vực tham
mƣu, tổng hợp
Hiện nay, một giải pháp hữu hiệu của cải cách hành chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc. Để có thể theo kịp với sự phát triển khoa học kỹ thuật cần phải thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành công việc thông qua mạng internet góp phần xây dựng chính quyền điện tử trên địa bàn huyện; đẩy mạnh cải cách hành chính đang là một nhiệm vụ chính trị quan trọng đối với văn phòng cũng nhƣ các cơ quan Nhà nƣớc.
- Đầu tư cơ sở v t chất, trang thiết bị
Văn phòng Cục XNK cần tiếp tục tham mƣu trực tiếp với Lãnh đạo Bộ về vấn đề đầu tƣ cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại trong từng lĩnh vực cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính hiện nay.
Lãnh đạo Văn phòng cần tham mƣu cho Lãnh đạo Cục trong các hoạt động: nâng cấp và sửa chữa các trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy photo…) đã sử dụng lâu năm, bị hƣ hỏng; đầu tƣ thêm kinh phí để nâng cấp, sửa chữa hệ thống mạng LAN đảm bảo một cách an toàn, hiệu quả nhất trong công tác quản lý thông tin cục bộ; Nâng cấp hệ thống mạng Internet để phục vụ các hoạt động trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức bên ngoài, An ninh mạng cung cấp các dịch vụ cho ph p phòng ngừa ngăn chặn tấn công mạng của tin tặc thông qua hệ thống tƣờng lửa và các phần mềm hỗ trợ phát hiện xâm nhập, phòng chống virus.
- Ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng
+ Tạo lập và sử dụng các phần mềm hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch công tác tham mƣu tổng hợp nói chung, công tác xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác nói riêng.
+ Về công tác văn thư, lưu trữ
Sử dụng triệt để phần mềm Quản lý văn bản IMOIT trong việc quản lý văn bản đi/đến, quán triệt đến toàn bộ công chức, ngƣời lao động trong việc ban hành văn bản trên nền tảng này tránh trƣờng hợp vẫn sử dụng các văn bản giấy cho các công văn trao đổi công việc hằng ngày nhƣ hiện nay.
+ Thực hiện triển khai chữ ký số cho công chức Cục XNK và các dịch vụ chứng thực điện tử.
+ Tham mƣu cho Lãnh đạo Cục trong việc tạo lập phần mềm trong công tác lƣu trữ góp phần số hoá tài liệu và phục vụ cho công tác tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
+ Về công tác quản l tài sản, trang thiết bị văn phòng
Văn phòng Bộ cần tham mƣu cho Lãnh đạo Bộ đầu tƣ, mua sắm phần mềm quản lý tài sản mới giúp bởi vì phần mềm về quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng Bộ đang áp dụng đã đƣợc dùng lâu nên còn nhiều lỗi và chƣa cập nhật đƣợc văn bản pháp luật. từ đó góp phần đảm bảo công tác này đạt hiệu quả tốt nhất.
+ Triển khai ứng dụng ISO 9000 2015 trong tham mưu, tổng hợp
Hiện nay, Cục đã bƣớc đầu xây dựng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào trong giải quyết các công việc tuy nhiên công tác tham mƣu, tổng hợp chƣa đƣợc xây dựng.
Trên cơ sở của Bộ ISO 9001:2018 Văn phòng Cục cần nghiên cứu, rà soát xây dựng quy trình của công tác tham mƣu tổng hợp để phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực nhƣ hiện nay.
+ Cung cấp các dịch vụ công trực tuyến, giải quyết thủ tục hành chính
+ Thực hiện nâng cấp các dịch vụ công trực tuyến mức 3 lên mức 4; Xây dựng, cập nhật danh mục dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 và danh mục các dịch vụ công trực tuyến của Cục.