Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3. Thực trạng công tác tổng hợp tại Văn phòng Cục XNK Bộ Công
2.3.1. Tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo điều hành công việc
Một trong những chức năng quan trọng trong công tác văn phòng là tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo và điều hành hoạt động chung của cơ quan. Vai trò tham mƣu của Văn phòng sẽ bị hạn chế, nếu không làm tốt công tác tổng hợp thông tin. Tại Cục XNK, kết quả hoạt động của Bộ phận Tổng hợp thể hiện rõ nhất chức năng tổng hợp thông tin bởi vì hiện nay Cục không có văn bảo nào quy định về công tác tổng hợp thông tin phục vụ các hoạt động của lãnh đạo, của cơ quan. Cục XNK là cầu nối giữa doanh nghiệp trong nƣớc và nƣớc ngoài, đám phán quốc tế, điều đó thể hiện rõ qua hoạt động tổng hợp các kiến nghị, khó khăn, vƣớng mắc của doanh nghiệp chuyển tới các cơ quan nhà nƣớc. Đồng thời, thu thập, tổng hợp thông tin về kinh tế - xã hội, nghiên cứu thị trƣờng, xu hƣớng xuất nhập khẩu đề xuất tham mƣu cho lãnh đạo Bộ: Các giải pháp cụ thể về hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, đàm phán thƣơng mại, xuất xứ
hàng hoá. Qua đây có thể nhận thấy rằng, công tác tổng hợp thông tin chính là chức năng, nhiệm vụ của Cục đối với Bộ Công Thƣơng.
Bên cạnh đó, Bộ phận Tổng hợp cung cấp thông tin của Cục trợ giúp Lãnh đạo Cục trong công tác quản lý, điều hành bộ máy tổ chức. Bộ phận Tổng hợp tổng hợp các thông tin đáp ứng trực tiếp chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nhƣ các thông tin liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội,… các lĩnh vực hoạt động của Cục thông qua điểm tin hằng ngày của Cục3
:
Hình 2.2. Điểm tin hằng ngày của Văn phòng Cục
3 Điểm tin này đƣợc Văn phòng Tổng hợp thông qua các kênh khác nhau và tổng hợp thành điểm tin để hằng ngày gửi Lãnh đạo, công chức Cục và Lãnh đạo Bộ.
Kết quả của toàn bộ quá trình tổng hợp thông tin đƣợc thể hiện qua các báo cáo định kỳ nhƣ báo cáo tháng, quý, năm; báo cáo đột xuất; báo cáo theo chuyên đề (Báo cáo công tác đối ngoại, Báo cáo tiến độ thực hiện các dự án trọng điểm, Báo cáo tình hình triển khai thực hiện các Biên bản ghi nhớ, Báo cáo công tác chỉ đạo, điều hành…). Thông tin trong các báo cáo này góp phần giúp Lãnh đạo Cục nắm đƣợc khó khăn, thuận lợi trong tình hình hoạt động, thực hiện công việc, bao quát đƣợc toàn bộ hoạt động của Cục. Các thông tin đƣợc tổng hợp một cách khoa học, nội dung tổng hợp chính xác, kịp thời, khách quan, có sự chắt lọc nhằm phục vụ sự điều hành của Lãnh đạo Cục . Có thể nói rằng, thông qua công tác tổng hợp thông tin, Văn phòng Cục XNK là cầu nối giữa lãnh đạo Cục với các phòng ban của Cục, cơ quan Bộ và các cơ quan khác.
2.3.2. Tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
Vai trò tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo công tác của Văn phòng Cục XNK đƣợc quy định nhƣ sau:
Chương trình công tác năm
a) Những đề án, công việc đăng ký trong chƣơng trình công tác năm của Cục phải thể hiện sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của Phòng. Mỗi đề án, công việc cần xác định rõ nội dung chính, Phòng chủ trì, Phòng phối hợp, ngƣời phụ trách, cấp trình và thời hạn trình từng cấp;
b) Chậm nhất vào ngày 10 tháng 10 năm trƣớc, các Phòng gửi Văn phòng danh mục công việc cần trình các cấp trong năm sau. Văn phòng Cục XNK có trách nhiệm tổng hợp trình Lãnh đạo Cục ký gửi Văn phòng Bộ đăng ký những công việc của Cục đƣa vào chƣơng trình công tác của Bộ trƣớc ngày 20 tháng 10;
tác năm của Bộ, Văn phòng phải cụ thể hóa thành dự thảo chƣơng trình công tác năm của Cục gửi các Phòng liên quan để tham gia ý kiến. Chậm nhất là 03 ngày làm việc các Phòng phải có ý kiến chính thức gửi Văn phòng, Phòng Tổng hợp Chính sách để tổng hợp xin ý kiến chỉ đạo của Cục trƣởng.
Chương trình công tác qu
a) Những đề án, công việc ghi trong chƣơng trình công tác Qúy của Cục phải xác định rõ nội dung chính, Phòng chủ trì, Phòng phối hợp, ngƣời phụ trách, trình Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ hay Lãnh đạo Bộ quyết định và thời hạn trình;
b) Chậm nhất là ngày mùng 2 của tháng cuối Qúy, các Phòng phải gửi dự kiến chƣơng trình công tác quý sau cho Văn phòng. Chậm nhất là ngày mùng 4 của tháng cuối quý, Văn phòng Cục XNK tổng hợp chƣơng trình công tác quý sau của Cục, trình Cục trƣởng xem x t, quyết định;
c) Những vấn đề có sự thay đổi về thời gian, Văn phòng phải có văn bản trình Lãnh đạo Cục ký đề nghị Bộ trƣởng cho điều chỉnh.
Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Cục
a) Chậm nhất vào 16h30 ngày thứ năm hàng tuần, các Phòng phải gửi báo cáo công tác tuần và dự kiến chƣơng trình công tác tuần sau cho Văn phòng Cục và Phòng Tổng hợp Chính sách ;
b) Căn cứ chƣơng trình công tác tháng, chỉ đạo của Lãnh đạo Cục và đề xuất của các Phòng, Văn phòng Cục XNK xây dựng chƣơng trình công tác tuần của Lãnh đạo Cục gửi các Phòng và đăng trên lịch làm việc của Cục vào chiều thứ Sáu hàng tuần;
c) Khi có sự thay đổi chƣơng trình công tác tuần của Lãnh đạo Cục, Phòng Tổng hợp Chính sách cập nhật thông tin trên mạng máy tính của Cục và thông báo cho các đối tƣợng liên quan biết.
Bảng 2. 3. Nhiệm vụ của Văn phòng và các đơn vị có liên quan trong xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác của Cục XNK
Nội dung Đơn vị Nhiệm vụ Thời hạn
Chƣơng trình công tác
tuần
Lãnh đạo Cục Chỉ đạo chung Các phòng
chuyên môn
Gửi báo cáo công tác tuần và dự kiến chƣơng trình công tác tuần sau cho VP và Phòng Tổng hợp CS
Trƣớc 16h30 Văn phòng - Tổng hợp chƣơng trình công tác
tuần, đăng lên lịch làm việc của Cục
- Kịp thời điều chỉnh lịch công tác nếu có thay đổi và cập nhật thông tin bằng email hoặc trang thông tin nội bộ của Cục - Chiều thứ Sáu Chƣơng trình công tác quý
Lãnh đạo Cục Chỉ đạo chung, phê duyệt, ký Quyết định
Các phòng chuyên môn
Gửi bản dự thảo chƣơng trình, kế hoạch công tác quý sau cho Văn phòng
Mùng 2 tháng cuối Quý
Văn phòng Trình Cục trƣởng xem x t, quyết định các chƣơng trình, kế hoạch công tác quý sau
Mùng 4 tháng cuối Quý Chƣơng trình, Kế hoạch công tác năm
Lãnh đạo Cục Chỉ đạo chung, phê duyệt, ký Quyết định
Các phòng chuyên môn
- Gửi Văn phòng danh mục công việc cần trình trong năm sau - Sau khi nhận đƣợc Dự thảo
- Ngày 10 tháng 10 năm trƣớc
Chƣơng trình kế hoạch công tác năm của Cục, cho ý kiến
- Chậm nhất 3 ngày kể từ ngày nhận đƣợc Dự thảo Văn phòng - Tổng hợp trình Lãnh đạo Cục ký
gửi Văn phòng Bộ đăng ký những công việc của Cục đƣa vào chƣơng trình công tác của Bộ
- Sau khi nhận đƣợc chƣơng trình, kế hoạch công tác năm của Bộ, Văn phòng phải cụ thể hóa thành dự thảo chƣơng trình công tác năm của Cục gửi các Phòng liên quan để tham gia ý kiến
- VP tiến hành xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác. - Ngày 20 tháng 10 năm trƣớc - Chậm nhất 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc Chƣơng trình công tác của Bộ Nhƣ vậy, Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp trong việc tổ chức thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác thông qua việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: chỉ đạo của Lãnh đạo Cục, chƣơng trình, kế hoạch công tác của Bộ, văn bản của các Phòng gửi văn phòng Cục. Sau đó, Văn phòng Cục XNK tiến hành xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác.
Hình 2.3. Báo cáo công tác tuần của Cục Xuất nhập khẩu
Nguồn Văn phòng Cục Xuất nh p khẩu