Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
1.4. Yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mƣu, tổng hợp của văn
vụ lãnh đạo điều hành công việc, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, tổng hợp nguồn nhân lực,tổng hợp ây dựng chương trình, kế hoạch công tác.
1.4. Yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mƣu, tổng hợp của văn phòng văn phòng
Cũng giống nhƣ tất cả các hoạt động khác, để công tác tham mƣu đạt đƣợc chất lƣợng, hiệu quả, thì công tác tham mƣu cũng cần phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu đặt ra, nhất là trong môi trƣờng luôn vận động, biến đổi nhƣ hiện nay. Những yêu cầu này chính là chính là những định hƣớng cho việc thực hiện công tác tham mƣu để đảm bảo công tác tham mƣu đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
1.4.1. Đảm bảo đúng pháp luật
Khi tham mƣu, tổng hợp văn phòng cần thu thập, chuẩn bị đầy đủ các văn bản pháp luật để viện dẫn, phân tích nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn phƣơng án ra quyết định nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Cán bộ văn phòng tuyệt đối không đƣợc tham mƣu, tổng hợp không đƣợc trái với quy định của pháp luật vì sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho cơ quan tổ chức [10; 280]. Thực hiện nguyên tắc này phải dựa trên quy định hiện hành của pháp luật theo đúng các
quy định của pháp luật không đƣợc làm trái, “phá rào, lách luật”, tùy theo mong muốn chủ quan của cá nhân.
1.4.2. Tham mưu, tổng hợp có tính khả thi cao
Tránh tham mƣu cho lãnh đạo những phƣơng án, những cách thức giải quyết vấn đề thiếu tính chính xác, xa rời thực tế hoạt động. Điều này có thể đƣa ngƣời lãnh đạo đến những quyết định sai lầm, không dễ gì sửa chữa.
Tham mƣu phải đảm bảo tính khả thi nghĩa là những ý tƣởng, chƣơng trình, kế hoạch.. mà văn phòng đề xuất hoàn toàn có thể đƣa ra triển khai trong thực tiễn hoạt động của cơ quan. Muốn đảm bảo yêu cầu này, văn phòng phải xác định đƣợc tính cấp bách của vấn đề tham mƣu; sáng suốt trong việc lựa chọn vấn đề cần tham mƣu. Những vấn đề tham mƣu của văn phòng phải bám sát vào thực tiễn hoạt động của cơ quan, có tính đến các yếu tố tác động của môi trƣờng xã hội luôn biến động để có thể dự báo những khó khăn, rủi ro nhằm chủ động ứng phó. Vấn đề tham mƣu của văn phòng đề xuất phải dựa trên cơ sở phân tích, nắm rõ đƣợc các điều kiện để hiện thực hóa vấn đề tham mƣu cụ thể văn phòng cần làm rõ thế mạnh, điểm yếu của cơ quan về tất cả các mặt: tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất…Ví dụ: Văn phòng muốn tham mƣu ý tƣởng xây dựng văn phòng xanh phải x t đến vị trí trụ sở cơ quan: phải thuê trụ sở tại địa điểm nào, hƣớng của trụ sợ có tiếp cận đƣợc với ánh sáng tự nhiên không… thì sẽ ảnh hƣởng đến ý tƣởng xây dựng văn phòng xanh có khả thi hay không.
Để phƣơng án tham mƣu đạt hiệu quả phải đƣợc xây dựng một nền tảng thông tin phong phú, chính xác, đầy đủ độ tin cậy. Những cơ quan chuyên nghiệp có những đơn vị riêng quản lí nguồn lực thông tin (Trung tâm thông tin)2
.
1.4.3. Tham mưu, tổng hợp kịp thời, bảo mật
Các phƣơng án tham mƣu phải đảm bảo tính kịp thời, thông tin cho
lãnh đạo trong thời gian nhanh nhất, đúng lúc, đúng thời điểm lãnh đạo cần. Nếu việc cung cấp thông tin không kịp thời sẽ làm bỏ lỡ “thời cơ” và giá trị của tham mƣu sẽ mất đi.
Đề cao tính bảo mật trong quá trình tham mƣu, tổng hợp tránh tình trạng “Trong nhà chƣa tỏ, ngoài ngõ đã tƣờng”.
1.4.4. Tham mưu, tổng hợp phải khách quan, trung thực
Yêu cầu này chính là việc thông tin tổng hợp phải đƣợc phân tích, lựa chọn, kiểm chứng, đảm bảo độ tin cậy; nhận x t, đánh giá về vấn đề phải khách quan, đúng thực trạng, không áp đặt, suy diễn. Cần phải đảm bảo sự khách quan trong tham mƣu, tổng hợp cụ thể nhƣ trong giải quyết công việc cần phải xuất phát từ thực tế công việc cơ quan đang cần giải quyết, phải dựa vào khả năng nguồn nhân lực của cơ quan và đảm bảo về cơ sở vật chất để thực hiện.
Bên cạnh đó, nguyên tắc này đòi hỏi công chức, chuyên viên thực hiện công tác tham mƣu tổng hợp tại văn phòng cơ quan phải dựa trên các luận cứ khoa học và luận cứ thực tiễn để tổng hợp thông tin cũng nhƣ đề xuất tham mƣu, không đƣợc chủ quan duy ý chí, nội dung tham mƣu không bao hàm mong muốn cá nhân.
Các đề xuất, kiến nghị về chủ trƣơng, đƣờng lối hay chính sách, giải pháp sẽ vô giá trị nếu nhƣ các thông tin, số liệu, các đánh giá không xuất phát từ thực tế mà lại bắt nguồn từ những dụng ý mang tính cá nhân hay những ý kiến, quan điểm chủ quan của con ngƣời. Vấn đề cần tham mƣu càng lớn và quan trọng bao nhiêu, thì sự thiếu khách quan và trung thực càng gây ra những hậu quả nghiêm trọng bấy nhiêu. Nó sẽ dẫn ngƣời lãnh đạo đi đến những quyết định sai lầm. Và sự tác động tiêu cực của những quyết định sai lầm này, đôi khi, sẽ không chỉ dừng lại ở phạm vi của tổ chức, đơn vị, mà có thể là của cả một quốc gia, một dân tộc.