Hình 2.6 Biểu mẫu thống kê nhân sự Cục XNK
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3. Thực trạng công tác tổng hợp tại Văn phòng Cục XNK Bộ Công
2.3.3. Tổng hợp trong công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thƣ, lƣu trữ là một trong các lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm công việc: quản lý văn bản đến/đi, quản lý và sử dụng con dấu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; Thu thập bổ sung tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kế bảo quản, khai thác và tiêu huỷ tài liệ lƣu trữ. Thông qua các nghiệp vụ trên văn phòng đã chuyển giao các thông tin bằng văn đến từ các cơ quan, tổ chức đến các phòng quan trong cơ quan và ngƣợc lại. Đồng thời Văn phòng cũng thực hiện tổng hợp thông tin từ các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Văn phòng muốn tổng hợp số liệu công chức đƣợc nâng lƣơng trong năm 2022 thì phải căn cứ vào các Quyết định nâng
lƣơng các năm trƣớc của công chức và Quyết định khen thƣởng của Cục, của Bộ Công Thƣơng và của Chính phủ.
Hằng quý và hằng năm hoặc căn cứ vào yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền Văn phòng Cục XNK tiến hành tổng hợp trong công tác văn thƣ lƣu trữ bao gồm các nội dung:
- Thống kê số lƣợng văn bản đến - Thống kê số lƣợng văn bản đi
- Thông kê tình hình giải quyết văn bản - Thống kê các tài liệu cần tiêu huỷ,…
Hình 2.4 .Thống kê tình hình xử lý văn bản Cục XNK năm 2021
Bên cạnh đó, Văn phòng Cục tổng hợp những văn bản, nhiệm vụ đến hạn định kỳ gửi đến các Phòng chuyên môn để giúp Lãnh đạo Cục có đầy đủ thông tin để chỉ đạo, điều hành, đôn đốc các Phòng xử lý các văn bản nhiệm vụ sao cho đúng thời hạn. Đồng thời, bản thân Văn phòng Cục cũng trực tiếp đôn đốc các Phòng thực hiện những công văn sắp đến hạn, công văn quá hạn giải quyết. Trong thời gian nghiên cứu Cục XNK không để xảy ra việc chậm muộn trong việc giải quyết công việc, nhiệm vụ. Điều này góp phần nâng cao các chỉ số cải cách hành chính của Bộ Công Thƣơng.
Bảng 2.4. Số lượng văn bản đến/đi của Cục XNK giai đoạn 2019-2021
(Đơn vị văn bản)
STT 2019 2020 2021
Văn bản đến 1910 2045 2406
Văn bản đi 1651 1542 1758
Hình. 2.5. Biểu đồ số lượng văn bản đến/đi của Cục XNK giai đoạn 2019-2020
Nguồn Văn phòng Cục Xuất nh p khẩu
1910 2045 [VALUE] 1651 1542 1758 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 2019 2020 2021