Lý do lựa chọn đề tài
Với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội hiện đại, hoạt động hành chính văn phòng đang đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức, yêu cầu sự đổi mới phù hợp với xu hướng thời đại Văn phòng đóng vai trò quan trọng như một bộ phận tổ chức, là bộ máy tham mưu không thể thiếu cho bất kỳ cơ quan nào Thực tế cho thấy, nơi nào công tác văn phòng được chú trọng, nơi đó đạt hiệu quả điều hành cao; ngược lại, những nơi có lãnh đạo tích cực và kinh nghiệm thì văn phòng sẽ phát triển tốt Do đó, việc tổ chức và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng là vô cùng cần thiết và quan trọng.
Chủ tịch Hồ Chí Minh nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của công tác văn phòng trong việc giúp cán bộ lãnh đạo nắm bắt tình hình chính xác Ông cho rằng nếu cán bộ văn phòng nắm thông tin sai lệch, lãnh đạo sẽ không thể giải quyết công việc đúng cách Do đó, cần phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, năng lực làm việc và giữ bí mật để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Công tác tham mưu và tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) Văn phòng công ty không chỉ thực hiện chức năng tham mưu mà còn tổng hợp thông tin về hoạt động của công ty, từ đó hỗ trợ lãnh đạo trong việc chỉ đạo và điều hành công việc hàng ngày Hiệu quả của lãnh đạo và hoạt động chung của công ty phụ thuộc vào việc tổ chức khoa học và hiệu quả công tác tham mưu trong văn phòng.
Nhận thấy sự thay đổi mạnh mẽ trong xu hướng xã hội và tầm quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp tại các cơ quan và doanh nghiệp, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu dựa trên kiến thức đã trang bị và kinh nghiệm thực tế từ quá trình khảo sát tại cơ quan.
“ Công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ
Dự án "Tầng và giao thông (INTRACOM)" tập trung nghiên cứu và hoàn thiện các lĩnh vực liên quan đến Văn phòng, đặc biệt là công tác tham mưu và tổng hợp Mục tiêu của đề tài là cung cấp thông tin mới cho độc giả, đặc biệt là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, giúp họ hiểu rõ hơn về một trong những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng và ứng dụng vào công việc thực tế sau này.
Lịch sử nghiên cứu
Công tác hành chính văn phòng và quản trị văn phòng là lĩnh vực nghiên cứu hấp dẫn đối với sinh viên Khoa Quản Trị văn phòng Bài viết này sẽ giới thiệu một số giáo trình, ấn phẩm và đề tài nghiên cứu tiêu biểu liên quan đến công tác tham mưu tổng hợp văn phòng.
• Về lý luận: Sách, báo, giáo trình giảng dạy tại các Trường Đại học, cao đẳng
- Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Trần Thị Phương Hiền (2005),
Giáo trình Quản trị văn phòng do Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội phát hành cung cấp kiến thức thiết yếu về quản trị văn phòng, bao gồm xử lý và lưu trữ thông tin, tổ chức văn phòng, cũng như tổ chức các buổi hội họp Những kiến thức này giúp các đơn vị nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đạt được kết quả cao trong công việc.
Nguyễn Minh Phương (1996) trong cuốn "Sổ tay Công tác văn phòng" do Nxb Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, cung cấp hướng dẫn chi tiết cho cán bộ làm công tác văn phòng về các nội dung chủ yếu như chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, công tác tổng hợp, pháp chế, thông tư, văn thư, lưu trữ kế toán Cuốn sách cũng đề cập đến việc soạn thảo văn bản thông dụng và hướng dẫn ứng dụng tin học vào công tác soạn thảo và quản lý văn phòng.
Nguyễn Hữu Tri (2005) trong cuốn sách "Quản trị văn phòng" xuất bản bởi Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, đã trình bày những lý luận tổng quát về văn phòng và quản trị văn phòng Tác giả cũng đề cập đến nội dung công tác văn phòng và các vấn đề chung liên quan đến quản trị văn phòng, giúp người đọc có cái nhìn sâu sắc hơn về lĩnh vực này.
- Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, Nxb Chính trị Quốc gia – sự thật,
Giáo trình "Lý luận về Quản trị văn phòng" do Vũ Thị Phụng, Cam Anh Tuấn, Nguyễn Hồng Duy, Nguyễn Thị Kim Bình và Phạm Thị Diệu Linh biên soạn, được xuất bản bởi Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội Tài liệu này tập trung vào việc tổng hợp các nghiên cứu về những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng cho đến hiện tại, đồng thời giới thiệu những quan điểm và cách tiếp cận mới của nhóm tác giả về lĩnh vực này.
Các giáo trình và sách này cung cấp hệ thống lý luận về hoạt động văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp, tạo nền tảng cho việc nghiên cứu, đánh giá và so sánh thực tế công tác tham mưu tại các cơ quan, tổ chức.
• Bài viết trên các trang thông tin điện tử
- Diệu Minh (2018), Văn phòng chính phủ tiếp tục nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp, Báo Chính phủ điện tử;
- Hải Dương (2017), Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng HĐND&UBND Thị xã Phúc Long,
Trang thông tin điện tử thị xã Phước Long;
- Nhị Lê (2007), Tố chất cán bộ tham mưu của cấp ủy, Tạp chí xây dựng Đảng;
- Tiêu Phương (2016), Sáng tạo Tham mưu, phục vụ chu đáo, Báo nhân dân điện tử
• Đề tài khoa học, Khóa luận tốt nghiệp
Cao Thị Thanh Hải (2016) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã làm rõ cơ sở lý luận, yêu cầu và nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương Đề tài nghiên cứu vai trò và thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng này, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp.
Đinh Thị Tuyết Ngân (2017) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nghiên cứu về công tác tham mưu và tổng hợp tại Văn phòng Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Tác giả đã làm nổi bật thực trạng, những ưu nhược điểm của công tác này và đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng Tuy nhiên, nghiên cứu chủ yếu tập trung vào văn phòng cơ quan nhà nước mà không đề cập đến văn phòng doanh nghiệp tư nhân.
Văn Tất Thu (2009) đã thực hiện nghiên cứu về việc hoàn thiện công tác tham mưu và tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính Đề tài này thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học cấp Bộ và được thực hiện tại Hà Nội.
Sau khi nghiên cứu tổng quan về công tác tham mưu tổng hợp, tôi nhận thấy rằng hầu hết các công trình nghiên cứu tập trung vào lĩnh vực này tại các cơ quan nhà nước, trong khi số lượng nghiên cứu về doanh nghiệp còn hạn chế Các tác giả đã đưa ra những nhận xét và đóng góp quan trọng, giúp làm rõ ưu và nhược điểm của công tác tham mưu tổng hợp trong các cơ quan nghiên cứu Đặc biệt, quá trình tìm hiểu cho thấy vẫn chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ.
Tầng và giao thông INTRACOM”
Mục tiêu nghiên cứu
Dựa trên lý luận và thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng INTRACOM, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu, khóa luận đã tập trung thực hiện một số nhiệm vụ nghiên cứu sau:
Trong nghiên cứu về văn phòng, công tác tham mưu và tổng hợp, việc làm rõ mối quan hệ giữa các khái niệm này là rất quan trọng Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là trung tâm của việc quản lý thông tin và quyết định Công tác tham mưu đóng vai trò hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định dựa trên phân tích và tổng hợp dữ liệu Tổng hợp thông tin giúp tạo ra cái nhìn tổng quát, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng nhu cầu của tổ chức Sự kết hợp giữa văn phòng, tham mưu và tổng hợp là yếu tố quyết định cho sự thành công trong quản lý và phát triển tổ chức.
- Đánh giá, khảo sát thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và giao thông INTRACOM
Xây dựng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu và tổng hợp tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM là một nhiệm vụ quan trọng Việc cải thiện quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả trong công tác tham mưu sẽ giúp INTRACOM phát huy tối đa tiềm năng của mình Đồng thời, việc tổng hợp thông tin một cách chính xác và kịp thời sẽ hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tham mưu tổng hợp hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hoạt động của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và giao thông INTRACOM, từ đó khẳng định vị thế và chất lượng của công ty trên thị trường doanh nghiệp hiện nay.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng những biện pháp nghiên cứu sau, cụ thể:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu tập trung vào việc phân tích hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác tham mưu tổng hợp của cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là tại công ty CP đầu tư xây dựng Hạ tầng và giao thông INTRACOM.
Trong quá trình nghiên cứu, tôi áp dụng phương pháp thống kê để thu thập thông tin cần thiết, nhằm cung cấp những dẫn chứng khách quan hỗ trợ cho luận điểm và căn cứ mà tôi đưa ra.
- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập thông tin có chọn lọc, khách quan và đầy đủ về mặt nội dung
Phương pháp phỏng vấn là cách hiệu quả để thu thập thông tin trực tiếp về thực trạng công tác tham mưu và tổng hợp tại công ty Phương pháp này giúp bổ sung và làm rõ các thông tin, dữ liệu đã được thu thập trước đó, từ đó nâng cao độ chính xác và tính toàn diện của thông tin.
Phương pháp chọn vùng nghiên cứu tập trung vào việc phân tích công tác tham mưu và tổng hợp thông tin tại văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.
Bố cục của đề tài
Bài khóa luận bao gồm phần mở đầu, lời cam đoan, lời cảm ơn, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, với nội dung chính được chia thành 3 chương.
Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng
Chương 2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và giao thông (INTRACOM)
Chương 3 đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu và tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) Những giải pháp này tập trung vào việc cải thiện quy trình làm việc, tăng cường đào tạo nhân viên, và ứng dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa hiệu quả công việc Đồng thời, việc xây dựng hệ thống thông tin nội bộ mạnh mẽ sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Mục tiêu cuối cùng là nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho INTRACOM.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG
Một số khái niệm
Văn phòng là trung tâm quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức, đóng vai trò thiết yếu trong việc thực hiện các chức năng hỗ trợ và phục vụ lãnh đạo Nó đảm bảo sự lãnh đạo và quản lý diễn ra một cách thống nhất, liên tục và hiệu quả, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.
Trong xã hội hiện đại, khái niệm về văn phòng rất đa dạng và có thể được hiểu khác nhau tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận Mỗi quan điểm mang đến một cách hiểu riêng về chức năng và vai trò của văn phòng trong cuộc sống.
Theo từ điển tiếng việt của tác giả Lê Tân: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”
Tác giả Hoàng Phê cho biết rằng văn phòng là một bộ phận trong tổ chức, đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến công việc nội bộ và ngoại giao, cũng như quản lý công sở Văn phòng thường xuất hiện trong các cơ quan, tổ chức và công ty, với các chức danh như Chánh văn phòng và Phó chánh văn phòng Lịch sử cho thấy, từ thời trung cổ (1000 – 1300), văn phòng đã bắt đầu hình thành, trở thành nơi lưu giữ và sao chép các thư từ của triều đình và văn bản pháp luật.
Văn phòng có thể được hiểu theo hai nghĩa cơ bản, và các quan điểm hiện tại chỉ cung cấp một cái nhìn hạn chế về không gian này Mặc dù có nhiều cách lý giải khác nhau về văn phòng, nhưng vẫn chưa có sự phản ánh đầy đủ về bản chất và vai trò của nó trong môi trường làm việc.
Văn phòng, theo nghĩa rộng, là một bộ máy hỗ trợ được thành lập nhằm thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo tổ chức và điều hành các hoạt động chung của cơ quan, tổ chức Đồng thời, văn phòng cũng đóng vai trò là trung tâm xử lý thông tin, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo.
Văn phòng, theo nghĩa hẹp, được hiểu là trụ sở hoặc địa điểm làm việc, nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp nội bộ và ngoại bộ của một cơ quan, tổ chức hoặc nhà chức trách nhất định.
Khái niệm “Văn phòng” có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào góc độ tiếp cận Dựa trên các phân tích, có thể tóm tắt rằng có ba cách tiếp cận chính về văn phòng.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức, hoạt động như một bộ máy tham mưu và hỗ trợ lãnh đạo Nó không chỉ cung cấp thông tin tổng hợp mà còn đảm bảo các điều kiện làm việc thuận lợi cho cơ quan.
Văn phòng hoạt động như một bộ máy thực thi và kiểm soát công việc, tuân thủ các chuẩn mực do nhà nước, cơ quan và tổ chức ban hành Qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính, cùng với các quy chế, quy định và quy trình nội bộ, văn phòng thực hiện chức năng quản lý hành chính hiệu quả.
Văn phòng không chỉ là trụ sở chính mà còn là nơi làm việc của lãnh đạo, bộ máy tham mưu và trung tâm giao dịch chính thức của cơ quan.
Dựa vào chức năng, quy mô và tính chất của từng cơ quan, hoạt động văn phòng sẽ có sự khác biệt rõ rệt về mức độ và phạm vi Các cơ quan, tổ chức lớn thường có văn phòng với chức năng và nhiệm vụ nâng cao, trong khi các cơ quan nhỏ hơn sẽ thiết kế bộ máy văn phòng gọn nhẹ, đồng thời kiêm nhiệm thêm các chức năng khác như nhân sự và kế toán.
Văn phòng được định nghĩa tổng hợp là bộ máy tham mưu hỗ trợ lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin và điều kiện làm việc Văn phòng giúp lãnh đạo tổ chức thực thi và kiểm soát công việc thông qua quản lý hành chính.
1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là quá trình góp ý kiến, sáng kiến và đề xuất kế hoạch cho các cấp lãnh đạo Nó không chỉ đơn thuần là đưa ra ý tưởng mà còn bao gồm việc trình bày phương hướng và cách thức thực hiện các ý tưởng đó Cá nhân hoặc đơn vị tham mưu cần xác định vấn đề và đề xuất giải pháp cụ thể để giải quyết Trong quản lý, vai trò của tham mưu còn mở rộng đến việc đề xuất các biện pháp tổ chức thực hiện ý tưởng, kế hoạch sau khi được cấp trên phê duyệt.
Tác giả Nguyễn Thành Độ trong cuốn "Giáo trình quản trị văn phòng" định nghĩa tham mưu là hoạt động hỗ trợ, giúp tìm kiếm các quyết định tối ưu.
Trong quản trị, tham mưu đóng vai trò quan trọng khi cung cấp ý kiến và đóng góp quyết định, giúp nhà quản trị cấp cao đưa ra những quyết định chính xác và phù hợp nhất.
Nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng
Nội dung tham mưu và tổng hợp tại các cơ quan khác nhau phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng đơn vị Mặc dù có sự khác biệt, nhưng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng tại các cơ quan thường bao gồm những nội dung cơ bản giống nhau.
1.2.1 Tham mưu tổng hợp trong việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo, cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, quy chế làm việc
Việc xây dựng chương trình và kế hoạch công tác cho lãnh đạo và cơ quan là rất quan trọng trong việc tổ chức và điều hành công việc Hoạt động này giúp thực hiện công việc một cách khoa học và có tổ chức Văn phòng cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhiệm vụ hàng năm hoặc đột xuất từ cấp trên, cũng như kinh nghiệm từ các chương trình, kế hoạch trước đó để xây dựng chương trình và kế hoạch công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng và hàng tháng cho lãnh đạo và cơ quan.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu, xác định nội dung công việc, ưu tiên giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm và sắp xếp thứ tự thực hiện Văn phòng cũng phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, tổ chức và cá nhân, đồng thời xác định điều kiện và nguồn lực cần thiết Họ đề xuất các giải pháp hiệu quả và dự kiến kết quả cuối cùng cần đạt được Ngoài ra, văn phòng còn chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra tiến độ và chất lượng thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, kịp thời đề xuất giải pháp khắc phục những tồn tại và vấn đề phát sinh có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành.
Ngoài việc tham mưu và triển khai các chương trình, kế hoạch công tác, văn phòng còn cần đề xuất xây dựng quy chế làm việc cho cơ quan, tổ chức Điều này đảm bảo việc điều hành công việc diễn ra theo trật tự, hợp lý và khoa học Nếu không có quy định chuẩn và thống nhất trong quản lý, công việc và hoạt động của cơ quan sẽ trở nên rối loạn và tùy tiện, dẫn đến hiệu lực và hiệu quả lãnh đạo, quản lý không cao.
Dựa trên thực trạng hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các quy định pháp lý hiện hành, văn phòng sẽ đề xuất xây dựng hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ nhằm điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động chủ yếu Trong quá trình triển khai, văn phòng sẽ hỗ trợ lãnh đạo trong việc hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các quy định này tại các đơn vị trực thuộc Qua đó, văn phòng có thể đề xuất sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện quy chế, tạo ra một hệ thống văn bản quản lý ngày càng hoàn chỉnh.
1.2.2 Tham mưu tổng hợp trong việc quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị phục vụ hoạt động của cơ quan
Quản lý kế hoạch tài chính, kế toán và tài sản là chức năng quan trọng của văn phòng, yêu cầu đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho các hoạt động và nhiệm vụ được giao Văn phòng đóng vai trò tham mưu trong việc xây dựng chương trình và kế hoạch công tác hàng năm, bao quát các nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất Dựa trên quy định của nhà nước và thực trạng ngân sách năm trước, văn phòng hướng dẫn các đơn vị lập dự toán thu ngân sách, từ đó tổng hợp và xây dựng dự toán thu chi ngân sách hàng năm để trình lãnh đạo phê duyệt.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và đề xuất quản lý kế hoạch tài chính, đặc biệt là trong tổ chức thực hiện hiệu quả dự toán ngân sách Việc kiểm tra và thống kê báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo cơ quan giúp điều chỉnh chi tiêu ngân sách cho từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu lực và hiệu quả, đồng thời tránh thất thoát ngân sách của tổ chức.
1.2.3 Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Thông tin trong quản lý phản ánh sự tương tác giữa các đối tượng và yếu tố trong hệ thống, đồng thời thể hiện mối liên hệ giữa hệ thống và môi trường xung quanh.
Thông tin là yếu tố thiết yếu cho hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý chính xác Để thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, lãnh đạo cần sự hỗ trợ từ văn phòng, nơi đóng vai trò như "cửa sổ" và "bộ lọc" thông tin Việc tổng hợp thông tin chính xác và đầy đủ sẽ giúp quyết định được đưa ra nhanh chóng và đáp ứng yêu cầu Công tác tham mưu và tổ chức thực hiện thông tin không chỉ nâng cao chất lượng quản lý mà còn gợi mở suy nghĩ cho lãnh đạo Do đó, văn phòng cần tuân thủ quy định về văn thư - lưu trữ trong quá trình thu thập, xử lý, chuyển phát và bảo quản thông tin.
1.2.4 Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy nhân sự Đối với các cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, không có bộ phận nhân sự riêng, văn phòng sẽ đảm nhiệm chức năng tổ chức bộ máy nhân sự của cơ quan, tổ chức đó Trường hợp cơ quan, tổ chức có bộ phận nhân sự, vai trò của văn phòng lúc này là tham mưu cho lãnh đạo trong việc tổ chức đội ngũ nhân sự của văn phòng
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu tổng hợp các nội dung liên quan đến nhân sự trong cơ quan, tổ chức, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, kiểm tra, đánh giá và đãi ngộ nhân sự Để xây dựng kế hoạch và quy hoạch hợp lý cho nhân sự làm công tác văn phòng, văn phòng cần cung cấp các tiêu chí và tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ Việc tham mưu này giúp xác định số lượng và chất lượng đội ngũ nhân sự, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kịp thời, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của văn phòng.
Việc tham mưu và tổng hợp thông tin về số lượng và chất lượng nhân sự là rất quan trọng, giúp quản lý lương hàng tháng và giải quyết chế độ chính sách một cách hiệu quả, không bỏ sót ai Đồng thời, cần có kế hoạch tuyển dụng mới để đáp ứng nhu cầu công việc và thay thế những nhân viên nghỉ hưu Tham mưu và tổng hợp nguồn nhân lực là nhiệm vụ thiết yếu trong công tác cán bộ, tạo ra cơ sở dữ liệu thông tin quan trọng cho quản lý và hoạt động của văn phòng, cơ quan, tổ chức.
1.2.5 Tham mưu tổng hợp trong công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động thiết yếu của các cơ quan, tổ chức, bao gồm việc xây dựng và quản lý văn bản cũng như đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ Quy trình này có sự tham gia của nhiều đối tượng từ lãnh đạo đến cán bộ văn thư - lưu trữ, với các nghiệp vụ hành chính liên quan đến toàn bộ nhân sự trong tổ chức Bộ phận văn phòng chịu trách nhiệm tham mưu và đề xuất cho lãnh đạo về tổ chức và quản lý công tác này, nhằm đảm bảo thực hiện đúng các quy định pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ Để quản lý hiệu quả, văn phòng cần xây dựng quy chế, hướng dẫn và thực hiện các biện pháp bảo mật, đồng thời tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hàng năm và đề ra kế hoạch cho năm tiếp theo.
Văn phòng có trách nhiệm tham mưu và phối hợp với các đơn vị chuyên môn trong việc tuyển dụng và bố trí nhân sự cho công tác văn thư – lưu trữ Đồng thời, văn phòng cũng đề xuất các phương án đào tạo và bồi dưỡng nhân sự nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
Công tác tham mưu và tổng hợp đóng vai trò then chốt trong việc lãnh đạo, quản lý và điều hành các cơ quan hành chính nhà nước Để đảm bảo hiệu quả, công tác này cần được thực hiện dựa trên hai tiêu chuẩn quan trọng: kiến thức đầy đủ và tính trung thực cao.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo cơ quan, từ việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, cho đến triển khai và kiểm tra các quyết định quản lý Đồng thời, văn phòng cũng đảm nhận nhiệm vụ quản lý, điều hành và phối hợp công việc hàng ngày của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
Chức năng tham mưu là hoạt động hỗ trợ nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu trong quản lý để đạt hiệu quả cao nhất Chủ thể tham mưu có thể là cá nhân hoặc tập thể độc lập tương đối với chủ thể quản lý Chức năng này được quy định rõ ràng trong các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Đặc điểm và vị trí pháp lý của văn phòng xác định rõ chức năng tham mưu của nó.
Trong các cơ quan, đơn vị, bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để hỗ trợ công tác hiệu quả Văn phòng cần tổng hợp thông tin từ cả bên trong và bên ngoài để đưa ra những ý kiến tham mưu chính xác Những thông tin này được chọn lọc và tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những quyết định kịp thời và đúng đắn Hoạt động tham mưu này không chỉ cần thiết mà còn mang lại hiệu quả cao, thể hiện tính chuyên sâu và hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình ra quyết định.
Kết quả tham vấn cần dựa trên thông tin đầu vào, đầu ra và dữ liệu phản hồi từ nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập Những thông tin này sẽ được sàng lọc, phân tích, tổng hợp và lưu trữ, phục vụ cho yêu cầu của người quản lý trong các lĩnh vực cụ thể.
Công tác tham mưu và tổng hợp của văn phòng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và ổn định lâu dài của cơ quan, tổ chức Đây là một yếu tố hàng đầu góp phần vào sự phát triển bền vững của đơn vị.
Yêu cầu và ngyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu và tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả công việc, đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc cần thiết.
- Đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức
Trong phân công quản lý, mỗi chức vụ và phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt Nhiệm vụ quản lý ngày càng phức tạp, đòi hỏi nâng cao chất lượng và hiệu quả trong việc chỉ đạo và điều hành Văn phòng cần thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp để đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, đảm bảo các chương trình và kế hoạch công tác được triển khai đúng thời hạn và chất lượng Công tác tham mưu phải đề xuất các giải pháp phù hợp với yêu cầu quản lý, đồng thời dựa trên kết quả tổng hợp để đưa ra các giải pháp hiệu quả, mạnh mẽ nhằm giải quyết thành công nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
- Đảm bảo chất lượng tổng hợp và tham mưu
Văn phòng có vai trò quan trọng như "Bộ não" của cơ quan, cần đảm bảo chất lượng cao trong công tác tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo Tham mưu không chỉ dừng lại ở việc đưa ra giải pháp mà còn phải giúp lãnh đạo lựa chọn giải pháp tối ưu, đáp ứng yêu cầu ra quyết định cho công tác chỉ đạo và quản lý Đội ngũ văn phòng cần năng động, linh hoạt và sáng tạo trong mọi tình huống Đặc biệt, các cơ quan nhà nước và tập đoàn kinh tế lớn cần chú trọng vào chất lượng tham mưu, từ đó xây dựng tiêu chí về năng lực làm việc cho nguồn nhân lực trong các văn phòng.
- Đảm bảo tính khả thi trong công tác tham mưu, tổng hợp
Yêu cầu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tham mưu và tổng hợp thông tin văn phòng dựa trên thực tế, đồng thời phân tích các quy định pháp lý, tình hình hoạt động và đội ngũ nhân sự Cần chỉ ra rõ ràng các ưu điểm, nhược điểm và đề xuất giải pháp khắc phục Trong quá trình tổng hợp, các luận cứ khoa học phải được sử dụng làm căn cứ, tránh việc lồng ghép mong muốn cá nhân Chỉ khi dựa trên thực trạng và các luận cứ khoa học đầy đủ, các kiến nghị và đề xuất mới có thể trở nên khả thi.
- Đảm bảo các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước
Nguyên tắc tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, không được trái hoặc lách luật, và không thể dựa vào ý kiến cá nhân Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu gặp khó khăn do rào cản pháp lý, cần báo cáo ngay với lãnh đạo và đề xuất với cấp có thẩm quyền để nghiên cứu, sửa đổi hoặc bổ sung luật.
Trong quá trình tham mưu và đề xuất cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức, cần tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo nhưng cũng phải đảm bảo nguyên tắc nhất định Điều này bao gồm việc giữ vững chính kiến và bảo vệ những suy nghĩ, kiến nghị, đề xuất độc lập của bản thân.
Để thực hiện điều này, cán bộ quản lý và nhân sự tại văn phòng cần nắm vững các quy định pháp luật, chế độ và chính sách liên quan đến lĩnh vực công việc của mình.
| lĩnh vực công tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan
- Đảm bảo tính khách quan, trung thực và khoa học
Nguyên tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo các vấn đề tham mưu và đề xuất phải chính xác và chất lượng cao Để đạt được điều này, cần phải phân tích kỹ lưỡng các luận cứ khoa học cùng với cơ sở lý luận và thực tiễn, từ đó tổng hợp thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao Chỉ khi đó, việc tham mưu và đề xuất chương trình, kế hoạch cũng như các giải pháp thực hiện mới có thể đạt hiệu quả tối ưu.
Nguyên tắc khách quan và trung thực trong tham mưu, tổng hợp cần dựa trên thực tế và tình hình công việc hiện tại, cùng với khả năng và điều kiện thực tế của đội ngũ nhân sự cũng như cơ sở vật chất Việc tôn trọng những nguyên tắc này sẽ giúp loại bỏ sự chủ quan và những tham vọng cá nhân không phù hợp trong quá trình tham mưu và tổng hợp.
- Đề cao trách nhiệm trong công tác tham mưu, tổng hợp
Vai trò của văn phòng trong công tác tham mưu và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức cần được đề cao Việc tuân thủ nguyên tắc này nhằm đảm bảo rằng các đề xuất và ý kiến tham mưu phù hợp với chủ trương, quan điểm, đường lối, chính sách và pháp luật của Đảng và Nhà nước Khi tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề quan trọng, tập thể và cá nhân cần thận trọng, tính toán kỹ lưỡng và lường trước hệ quả của những quyết định Nếu tham mưu không chính xác, cá nhân và tập thể sẽ phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, cơ quan, tổ chức và pháp luật Đề cao trách nhiệm trong tham mưu và tổng hợp cũng giúp hạn chế những sai lầm và rủi ro không cần thiết.
- Đảm bảo tính chính xác, toàn diện và kịp thời
Hoạt động điều hành và quản lý của cơ quan, tổ chức diễn ra liên tục, đòi hỏi các quyết định phải được xử lý kịp thời dựa trên việc xem xét toàn diện các khía cạnh của vấn đề Công tác tham mưu và tổng hợp thông tin phải nhanh chóng và chính xác để hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định Nếu tham mưu không đầy đủ và kịp thời, cơ quan có thể mất kiểm soát và bỏ lỡ cơ hội phát triển Do đó, đội ngũ nhân sự tham mưu cần năng động, có khả năng phân tích tình hình và ứng dụng hiệu quả các kỹ năng cũng như thành tựu khoa học công nghệ trong công việc của mình.
Trong chương 1, tôi đã hệ thống hóa các khái niệm về công tác tham mưu tổng hợp trong văn phòng, làm rõ nội dung, vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của công tác này Công tác tham mưu tổng hợp có vai trò quan trọng đối với mọi tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh hiện đại, khi văn phòng trở thành bộ phận thiết yếu Những nội dung này sẽ là cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) trong chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM)
HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) 2.1 Khái quát chung về công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) được thành lập vào ngày 21/12/2002 với 100% vốn nhà nước, chuyên hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng bất động sản, năng lượng sạch, vật liệu xây dựng và thi công xây lắp Năm 2006, công ty đã tiến hành cổ phần hóa, đánh dấu một bước chuyển mình mạnh mẽ để phù hợp với cơ chế thị trường và tiếp tục phát triển bền vững.
15 năm qua, Intracom không ngừng đổi mới chất lượng sản phẩm, dịch vụ để làm hài lòng khách hàng, tăng sức cạnh tranh và khả năng hội nhập
Intracom hiện đang là chủ đầu tư của nhiều dự án nhà cao tầng và văn phòng như Intracom 1, Intracom 2, và Intracom Riverside Những dự án này không chỉ tạo ra không gian sống an lạc mà còn đáp ứng nhu cầu nhà ở cấp thiết cho người có thu nhập trung bình tại Hà Nội.
Intracom là một chủ đầu tư và đơn vị vận hành hàng đầu trong lĩnh vực năng lượng sạch, với nhiều dự án lớn như Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3 và Pờ.
Hồ Nậm Pung tại Lào Cai và thủy điện Cẩm Thủy 1 tại Thanh Hóa đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp điện năng ổn định, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xã hội của địa phương cũng như của cả nước.
Cụ thể hơn về sự phát triển của Intracom:
Vào ngày 21 tháng 12 năm 2002, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) được thành lập, trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội.
Năm 2006, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông đã thực hiện cổ phần hóa, chuyển từ 100% vốn nhà nước sang hình thức cổ đông sở hữu Sự chuyển mình này đã giúp Intracom tái cấu trúc doanh nghiệp, đổi mới quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng cường sức cạnh tranh, khả năng hội nhập trên thị trường.
+ Năm 2007 - 2012: Intracom lần lượt đầu tư 4 nhà máy thủy điện tại
Lào Cai đã thu hút tổng vốn đầu tư hơn 2.000 tỉ đồng với các dự án nổi bật như Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3 và Nậm Pung Tại Hà Nội, Intracom cũng đầu tư vào hai dự án tổ hợp nhà ở và văn phòng nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của người có thu nhập trung bình và thấp tại Thủ đô.
Từ năm 2013 đến 2016, Intracom đã mở rộng đầu tư vào các dự án năng lượng sạch, bao gồm Thủy điện Cẩm Thủy 1 tại tỉnh Thanh Hóa và Thủy điện Pờ Hồ tại Lào Cai, với tổng vốn đầu tư gần 2.000 tỷ đồng.
+ Năm 2017: Intracom khởi công dự án Intracom Riverside trên khu đất rộng hơn 8000m2 ven cầu Nhật Tân, hướng ra sông Hồng, Hà Nội
Năm 2018 – 2019, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông, thuộc Intracom Group, đã hoàn thành giai đoạn 1 và đưa vào hoạt động Bệnh viện Đa khoa Phương Đông, theo mô hình bệnh viện - khách sạn, tại địa chỉ số.
Bệnh viện tọa lạc tại số 9, Phố Viên, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội, với đội ngũ y bác sĩ giỏi và tận tâm Nơi đây sở hữu cơ sở vật chất hiện đại, sang trọng cùng với thiết bị y tế tối tân, đảm bảo chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe tốt nhất cho bệnh nhân.
Intracom luôn nỗ lực phát triển bền vững và "Tỏa sáng cùng đất nước" thông qua việc đầu tư và xây dựng văn hóa doanh nghiệp Công ty chú trọng chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên, đồng thời tích cực tham gia các hoạt động xã hội như xây trường học, làm đường, trao quà và tặng học bổng cho học sinh khó khăn, tạo công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động tại vùng dự án CEO Intracom, ông Nguyễn Thanh Việt, cũng thể hiện tâm huyết trong việc hỗ trợ cộng đồng khởi nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong các mùa 2 và 3 của chương trình.
Ông Nguyễn Thanh Việt, nhà đầu tư chính trong chương trình Shark Tank Việt Nam (Thương vụ bạc tỉ), đã đầu tư tổng cộng 235 tỷ 450 triệu đồng cho nhiều startup, trong đó có 47 tỷ 150 triệu đồng ở mùa 2 và 188 tỷ 300 triệu đồng ở mùa 3 Các thương vụ với các startup như CDTS, Tokai, Triip, Luxstay và DalatFOODIE được ký kết nhanh chóng trong và sau khi chương trình phát sóng, tạo động lực mạnh mẽ cho cộng đồng khởi nghiệp và nhiều dự án khác đang được thẩm định để ký kết.
2.1.2 Chức năng, cơ cấu tổ chức a Chức năng:
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) chuyên đầu tư xây dựng và kinh doanh bất động sản, hoạt động dưới sự giám sát của Tổng Công ty Đầu tư & Phát triển Nhà Hà Nội (Handico) cùng với sự quản lý của Nhà nước.
Công ty hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, với Tổng giám đốc là người có quyền quyết định các vấn đề quan trọng Các phòng ban có chức năng tham mưu, đảm bảo mọi hoạt động của Công ty được thống nhất từ cấp lãnh đạo đến các bộ phận dưới.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với nhiều dự án đáng chú ý như khu Văn phòng và dịch vụ công cộng tại Trung Văn, khu Văn phòng và nhà ở bán tại Phú Diễn, dự án nhà ở tái định cư NOCT tại Cầu Diễn, nhà ở xã hội tại Phú Diễn, cùng với các dự án thuỷ điện Nậm Pung và Tà Lõi 3.
Dự án thuỷ điện Tà Lõi 2, Dự án thuỷ điện Cầm Thuỷ, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông b Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức bộ máy – Quản lý điều hành của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) (Phụ lục 01)
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
