a. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy của văn phòng
2.3. Nhận xét chung về công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Dựa trên sự kết hợp giữa số liệu khảo sát và thực tế quan sát, có thể thấy được những ưu điểm và nhược điểm công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng tại INTRACOM như sau:
2.3.1. Ưu điểm
tầm quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp trong các nội dung công tác của văn phòng
Qua quá trình phỏng vấn trực tiếp tại Công ty INTRACOM, có đến 70% cán bộ, công nhân viên trong toàn thể Công ty đánh giá rằng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng là rất quan trọng. Từ đó, có thể khẳng định rằng đa số cán bộ, công nhân viên trong Công ty đã hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp.
- Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính phần lớn đã đáp ứng được nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy cán bộ, công nhân viên trong Công ty đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính đã đáp ứng nguyên tắc đảm bảo các quy định hiện hành chủ trương, chính sách pháp luật. Cán bộ, công nhân viên trong toàn thể Công ty cho rằng, công tác tham mưu, tổng hợp đã đáp ứng nguyên tắc đảm bảo tính khách quan, trung thực, chính xác và tính khả thi. Kết quả khảo sát đã phản ánh rất chính xác với thực tiễn, đáp ứng nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp.
- Cán bộ, công nhân viên làm việc trong phòng Hành chính đang không ngừng học hỏi, trau dồi bản thân để đáp ứng yêu cầu của công việc đòi hỏi ngày càng cao
Cán bộ, công nhân viên làm việc trong phòng Hành chính học hỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, nói chung và công tác tham mưu nói riêng từ các văn bản quy định của Nhà nước, từ Internet, từ học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tham mưu, tổng hợp ngày càng được hoàn thiện, nâng cấp, dần đáp ứng yêu cầu của công việc
Công ty từng bước chú ý đến công tác trang bị thêm các trang thiết bị phục vụ một số công tác liên quan đến nhiệm vụ cơ bản của phòng Hành chính như: máy tính, máy fax, máy photo, điện thoại để bàn, tủ đựng hồ sơ …
- Tổ chức bộ máy làm công tác tham mưu gọn nhẹ, hiệu quả.
Với quy mô Công ty, phòng Hành chính đã tham mưu và xây dựng một bộ máy văn phòng làm công tác tham mưu theo mô hình văn phòng vừa và nhỏ. Quy trình tham mưu gọn nhẹ, thông tin tham mưu cho Ban giám đốc được tổng hợp và chọn lọc. Nhân sự làm trong văn phòng được phân công nhiệm vụ rõ ràng, không bị trồng chéo, trình độ cao và có độ cân bằng giới tính. Ngoài ra, nhân sự làm trong văn phòng có độ tuổi trung bình từ 30 – 40 tuổi có nhiều kinh nghiệm.
- Tham mưu tốt trong công tác tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự
Bộ máy và nhân sự Công ty được thiết kế một cách hợp lý và thống nhất từ trên xuống dưới. Đảm bảo tính gọn nhẹ và tiết kiệm tối đa nguồn tài chính cho Công ty. Ngoài ra, phòng Hành chính đã chủ động tham mưu và xây dựng cho Ban giám đốc việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban trong toàn thể Công ty. Theo khảo sát trực tiếp, gần 80% nhân viên trong toàn Công ty hài lòng về công tác tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự của Công ty.
- Kết quả của những nội dung tham mưu, tổng hợp được Ban giám đốc Công ty đánh giá cao
+ Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch: Chương trình, kế
hoạch năm, quý, tháng, tuần được xây dựng thống nhất, bám sát nhiệm vụ ban đầu mà Công ty đề ra. Đồng thời giúp lãnh đạo Công ty kiểm tra, đôn đốc các phòng thực hiện, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được giao.
+ Tham mưu trong xây dựng nội quy, quy chế: Phòng Hành chính đã giúp Ban giám đốc xây dựng 04 bản nội quy, quy chế cơ bản, là kim chỉ nam xuyên suốt trong mọi hoạt động của toàn Công ty. Bên cạnh đó, phòng Hành chính cũng là bộ phận đắc lực, giúp lãnh đạo Công ty triển khai hoạt động hướng kiểm tra, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế.
cao về chuyên môn nghiệp vụ của phòng Hành chính trong công tác này. Phòng Hành chính chủ động tham mưu xây dựng quy chế văn thư trong đó có hướng dẫn về công tác soạn thảo văn bản. Tạo nên sự thống nhất văn bản trong toàn Công ty. Cùng với đó, phòng Hành chính cũng là bộ phận hướng dẫn nghiệp vụ, theo dõi, kiếm tra và đánh giá quá trình thực hiện công tác soạn thảo văn bản, banh hành văn bản trong toàn cơ quan.
+ Tham mưu trong công tác hậu cần: Qua quá trình làm phiếu khảo sát tại công ty, đã có gần 75% cán bộ, công nhân viên trong Công ty đánh giá điều kiện vật chất ở mức tương đối. Tham mưu về công tác hậu cần luôn được phòng Hành chính quan tâm để đảm bảo các điều kiện vật chất tốt nhất cho hoạt động của Công ty. Dựa vào tình hình thực tế và nhu cầu của cán bộ, công nhân viên trong Công ty, phòng Hành chính tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo về các phương án mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị giúp cho mọi người trong Công ty yên tâm làm việc để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
+ Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo: Phòng Hành chính là đầu mối thông tin quan trọng của Công ty, tuy lượng thông tin các nguồn là rất lớn nhưng đa số cán bộ, công nhân viên đều hài lòng về thông tin mà phòng Hành chính cung cấp cho lãnh đạo.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục:
- Công tác tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp:
+ Trình độ nhân viên làm việc trong phòng Hành chính không đúng chuyên ngành, dẫn đến việc không giải quyết được nhiều vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ. Qua quá trình trao đổi, phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng, có đến gần 50% nhân viên làm việc trong văn phòng
làm việc không đúng chuyên ngành, không được đào tạo bài bản về Hành chính – Văn phòng
- Kết quả của những nội dung tham mưu, tổng hợp còn nhiều hạn chế:
+ Tham mưu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch: Qua khảo sát tại công ty trong một buổi gặp mặt, có đến 50% cán bộ, công nhân viên trong Công ty cho rằng chất lượng công tác này còn đang ở mức trung bình. Chương trình công tác quý, chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần tính ổn định thấp, sau khi xây dựng còn phải thay đổi, bổ sung nhiều mới thực hiện được.
+ Thông tin cung cấp cho lãnh đạo đôi khi còn chưa được thường xuyên, kịp thời. Nội dung thông tin còn chưa thực sự phong phú để đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo
+ Tham mưu trong xây dựng nội quy, quy chế: Chưa xây dựng đầy đủ các nội quy, quy chế mà Công ty cần có như: Nội quy văn hoá công sở, quy chế xử phạt, quy chế thi đua khen thưởng…Công tác hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc còn chưa thực sự thường xuyên và hiệu quả. Đặc biệt chưa có văn bản nào quy định cụ thể về công tác tham mưu, tổng hợp. Việc kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp còn nhiều hạn chế.
+ Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế. Chưa thống nhất được thể thức văn bản với các quy định của Nhà nước, dẫn đến lúng túng trong việc giải quyết các văn bản từ các cơ quan khác đến.
+ Công tác tổng hợp, tham mưu cho lãnh đạo đôi khi còn chậm tiến độ
dẫn đến quyết định của lãnh đạo chưa kịp thời và chính xác.
+ Ngoài việc sử dụng phần mềm cơ bản như bộ Microsoft Office và mạng LAN, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tham mưu là không có. Chưa có các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, việc trao đổi thông tin với lãnh đạo còn mang tính truyền thống, gây lãng phí thời gian.
+ Công tác bảo quản tài liệu chưa tốt, chưa có phòng kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ vẫn được sắp xếp chung với các tài liệu khác và chưa được chỉnh lý. Công tác khai thác và nhập tài liệu vẫn còn mang tính thủ công cao.