a. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy của văn phòng
2.2.8. Tham mưu tổng hợp trong việc quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, trang
chất, trang thiết bị
tham mưu cho lãnh đạo về xây dựng nội quy, quy chế sử dụng trang thiết bị. Cụ thể là Quy chế sử dụng trang thiết bị của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông, (INTRACOM) (ban hành kèm theo quyết định số 18/QĐ-INTRACOM ngày 01/12/2016.
Về công tác mua sắm trang thiết bị: Đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan là một trong những nhiệm vụ cơ bản của phòng Hành chính. Cuối năm 2019, phòng Hành chính đã chủ động tham mưu cho Ban giám đốc về mua sắm, sửa chữa và bảo dưỡng trang thiết bị trong toàn Công ty trên cơ sở tổng hợp thông tin phản hồi về trang thiết bị, cơ sở vật chất tại các phòng.
Về công tác sử dụng và quản lý trang thiết bị: Theo định kỳ, 6 tháng phòng Hành chính tiến hành kiểm kê cơ sở vật chất, trang thiết bị sau đó thống kê những trang thiết bị hỏng hoặc cần bảo dưỡng để tham mưu cho Ban giám đốc về việc sửa chữa, bảo hành hay thay mới. Ngoài ra, phòng Hành chính tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác theo dõi, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công ty để có những chế tài xử phạt hợp lý.
2.2.9. Tham mưu, tổng hợp đảm bảo công tác lễ tân, an ninh, vệ sinh
Công tác lễ tân, bảo vệ, đội xe là bộ mặt của cả Công ty và văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính.
* Công tác lễ tân, khánh tiết
Văn phòng bố trí nhân sự - chị Nguyễn Hồng Anh làm công tác lễ tân bao gồm các nhiệm vụ chính như: Tiếp nhận điện thoại, đón tiếp khách; đặt tiệc đãi khách; làm lễ tân cho hội nghị….
Ngoài trực tiếp tổ chức công tác lễ tân, văn phòng cũng tham mưu cho Ban giám đốc một số nội dung:
- Tham mưu trang bị cho lễ tân về: Địa điểm làm việc, bàn ghế, tiếp khách, điện thoại, đồng phục…
- Tham mưu về bồi dưỡng nghiệp vụ cho lễ tân: Gửi đến các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ lễ tân như đón tiếp khách; đãi khách; giao tiếp…
* Công tác bảo vệ, vệ sinh, đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ
Văn phòng bố trí nhân sự - anh Đỗ Văn An. Ngoài trực tiếp tổ chức công tác bảo vệ - an ninh, văn phòng cũng đã tham mưu cho Ban giám đốc một số nội dung:
- Tham mưu trang bị cho bảo vệ: đồng phục, vé xe, địa điểm trông xe, bảng chấm lỗi vi phạm
- Tham mưu về trang bị thêm trang thiết bị để đảm bảo an ninh: camera, cửa khoá chống trộm.
Tóm lại, với chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng công ty, ngoài việc tham mưu chuyên sâu cho lãnh đạo các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính – văn phòng, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin và điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động của công ty, bộ máy văn phòng có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp, tức là trên cơ sở tổng hợp thông tin về tình hình hoạt động mọi mặt của INTRACOM, văn phòng sẽ giúp lãnh đạo trong việc xây dựng chương trình công tác, kế hoạch hoạt động trong tuần tháng, quý, năm; đồng thời phát hiện và thông tin cho lãnh đạo những vấn đề đặt ra cần giải quyết. Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ giao nhiệm vụ giải quyết từng vấn đề theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy văn phòng.
2.3. Nhận xét chung về công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Dựa trên sự kết hợp giữa số liệu khảo sát và thực tế quan sát, có thể thấy được những ưu điểm và nhược điểm công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng tại INTRACOM như sau:
2.3.1. Ưu điểm
tầm quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp trong các nội dung công tác của văn phòng
Qua quá trình phỏng vấn trực tiếp tại Công ty INTRACOM, có đến 70% cán bộ, công nhân viên trong toàn thể Công ty đánh giá rằng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng là rất quan trọng. Từ đó, có thể khẳng định rằng đa số cán bộ, công nhân viên trong Công ty đã hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp.
- Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính phần lớn đã đáp ứng được nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy cán bộ, công nhân viên trong Công ty đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính đã đáp ứng nguyên tắc đảm bảo các quy định hiện hành chủ trương, chính sách pháp luật. Cán bộ, công nhân viên trong toàn thể Công ty cho rằng, công tác tham mưu, tổng hợp đã đáp ứng nguyên tắc đảm bảo tính khách quan, trung thực, chính xác và tính khả thi. Kết quả khảo sát đã phản ánh rất chính xác với thực tiễn, đáp ứng nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp.
- Cán bộ, công nhân viên làm việc trong phòng Hành chính đang không ngừng học hỏi, trau dồi bản thân để đáp ứng yêu cầu của công việc đòi hỏi ngày càng cao
Cán bộ, công nhân viên làm việc trong phòng Hành chính học hỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, nói chung và công tác tham mưu nói riêng từ các văn bản quy định của Nhà nước, từ Internet, từ học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tham mưu, tổng hợp ngày càng được hoàn thiện, nâng cấp, dần đáp ứng yêu cầu của công việc
Công ty từng bước chú ý đến công tác trang bị thêm các trang thiết bị phục vụ một số công tác liên quan đến nhiệm vụ cơ bản của phòng Hành chính như: máy tính, máy fax, máy photo, điện thoại để bàn, tủ đựng hồ sơ …
- Tổ chức bộ máy làm công tác tham mưu gọn nhẹ, hiệu quả.
Với quy mô Công ty, phòng Hành chính đã tham mưu và xây dựng một bộ máy văn phòng làm công tác tham mưu theo mô hình văn phòng vừa và nhỏ. Quy trình tham mưu gọn nhẹ, thông tin tham mưu cho Ban giám đốc được tổng hợp và chọn lọc. Nhân sự làm trong văn phòng được phân công nhiệm vụ rõ ràng, không bị trồng chéo, trình độ cao và có độ cân bằng giới tính. Ngoài ra, nhân sự làm trong văn phòng có độ tuổi trung bình từ 30 – 40 tuổi có nhiều kinh nghiệm.
- Tham mưu tốt trong công tác tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự
Bộ máy và nhân sự Công ty được thiết kế một cách hợp lý và thống nhất từ trên xuống dưới. Đảm bảo tính gọn nhẹ và tiết kiệm tối đa nguồn tài chính cho Công ty. Ngoài ra, phòng Hành chính đã chủ động tham mưu và xây dựng cho Ban giám đốc việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban trong toàn thể Công ty. Theo khảo sát trực tiếp, gần 80% nhân viên trong toàn Công ty hài lòng về công tác tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự của Công ty.
- Kết quả của những nội dung tham mưu, tổng hợp được Ban giám đốc Công ty đánh giá cao
+ Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch: Chương trình, kế
hoạch năm, quý, tháng, tuần được xây dựng thống nhất, bám sát nhiệm vụ ban đầu mà Công ty đề ra. Đồng thời giúp lãnh đạo Công ty kiểm tra, đôn đốc các phòng thực hiện, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được giao.
+ Tham mưu trong xây dựng nội quy, quy chế: Phòng Hành chính đã giúp Ban giám đốc xây dựng 04 bản nội quy, quy chế cơ bản, là kim chỉ nam xuyên suốt trong mọi hoạt động của toàn Công ty. Bên cạnh đó, phòng Hành chính cũng là bộ phận đắc lực, giúp lãnh đạo Công ty triển khai hoạt động hướng kiểm tra, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế.
cao về chuyên môn nghiệp vụ của phòng Hành chính trong công tác này. Phòng Hành chính chủ động tham mưu xây dựng quy chế văn thư trong đó có hướng dẫn về công tác soạn thảo văn bản. Tạo nên sự thống nhất văn bản trong toàn Công ty. Cùng với đó, phòng Hành chính cũng là bộ phận hướng dẫn nghiệp vụ, theo dõi, kiếm tra và đánh giá quá trình thực hiện công tác soạn thảo văn bản, banh hành văn bản trong toàn cơ quan.
+ Tham mưu trong công tác hậu cần: Qua quá trình làm phiếu khảo sát tại công ty, đã có gần 75% cán bộ, công nhân viên trong Công ty đánh giá điều kiện vật chất ở mức tương đối. Tham mưu về công tác hậu cần luôn được phòng Hành chính quan tâm để đảm bảo các điều kiện vật chất tốt nhất cho hoạt động của Công ty. Dựa vào tình hình thực tế và nhu cầu của cán bộ, công nhân viên trong Công ty, phòng Hành chính tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo về các phương án mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị giúp cho mọi người trong Công ty yên tâm làm việc để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
+ Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo: Phòng Hành chính là đầu mối thông tin quan trọng của Công ty, tuy lượng thông tin các nguồn là rất lớn nhưng đa số cán bộ, công nhân viên đều hài lòng về thông tin mà phòng Hành chính cung cấp cho lãnh đạo.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục:
- Công tác tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp:
+ Trình độ nhân viên làm việc trong phòng Hành chính không đúng chuyên ngành, dẫn đến việc không giải quyết được nhiều vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ. Qua quá trình trao đổi, phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng, có đến gần 50% nhân viên làm việc trong văn phòng
làm việc không đúng chuyên ngành, không được đào tạo bài bản về Hành chính – Văn phòng
- Kết quả của những nội dung tham mưu, tổng hợp còn nhiều hạn chế:
+ Tham mưu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch: Qua khảo sát tại công ty trong một buổi gặp mặt, có đến 50% cán bộ, công nhân viên trong Công ty cho rằng chất lượng công tác này còn đang ở mức trung bình. Chương trình công tác quý, chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần tính ổn định thấp, sau khi xây dựng còn phải thay đổi, bổ sung nhiều mới thực hiện được.
+ Thông tin cung cấp cho lãnh đạo đôi khi còn chưa được thường xuyên, kịp thời. Nội dung thông tin còn chưa thực sự phong phú để đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo
+ Tham mưu trong xây dựng nội quy, quy chế: Chưa xây dựng đầy đủ các nội quy, quy chế mà Công ty cần có như: Nội quy văn hoá công sở, quy chế xử phạt, quy chế thi đua khen thưởng…Công tác hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc còn chưa thực sự thường xuyên và hiệu quả. Đặc biệt chưa có văn bản nào quy định cụ thể về công tác tham mưu, tổng hợp. Việc kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp còn nhiều hạn chế.
+ Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế. Chưa thống nhất được thể thức văn bản với các quy định của Nhà nước, dẫn đến lúng túng trong việc giải quyết các văn bản từ các cơ quan khác đến.
+ Công tác tổng hợp, tham mưu cho lãnh đạo đôi khi còn chậm tiến độ
dẫn đến quyết định của lãnh đạo chưa kịp thời và chính xác.
+ Ngoài việc sử dụng phần mềm cơ bản như bộ Microsoft Office và mạng LAN, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tham mưu là không có. Chưa có các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, việc trao đổi thông tin với lãnh đạo còn mang tính truyền thống, gây lãng phí thời gian.
+ Công tác bảo quản tài liệu chưa tốt, chưa có phòng kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ vẫn được sắp xếp chung với các tài liệu khác và chưa được chỉnh lý. Công tác khai thác và nhập tài liệu vẫn còn mang tính thủ công cao.
2.4.3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế
2.4.3.1. Nguyên nhân chủ quan
- Trình độ của cán bộ, nhân viên làm công tác tham mưu còn hạn chế. Chủ yếu cán bộ làm công tác này không được đào tạo bài bản về nghiệp vụ hành chính, văn phòng trong đó có kỹ năng tham mưu, tổng hợp
- Nhân viên chưa năm bắt được tinh thần chỉ đạo của lãnh đạo Công ty làm quá trình giải quyết công việc chưa đúng trọng tâm, thời gian giải quyết chậm trễ
- Có đến 50% nhân viên phòng Hành chính là nữ giới, điều này liên quan đến các chế độ thai sản – bàn giao công việc bị chậm tiến độ
- Phối hợp trong công tác tham mưu, tổng hợp với các phòng khác chưa có sự đồng bộ, chặt chẽ. Đôi khi, điều này làm cho công tác này thiếu đi tính chính xác và kịp thời.
2.4.3.2. Nguyên nhân khách quan
- Công tác tham mưu của văn phòng chưa được quan tâm, đầu tư đúng mức và chưa thường xuyên kiểm tra, đánh giá trong việc vi phạm các nghiệp vụ văn phòng. Lãnh đạo Công ty chưa có sự quan tâm nhất định đến việc bồi dưỡng kỹ năng tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp, vẫn là sự học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
- Công tác xây dựng bảng mô tả công việc và bảng phân công công việc còn chưa hợp lý, dẫn đến tình trạng tuyển nhân sự không đúng chuyên môn, công việc còn chồng chéo nhau
- Chưa có chính sách đãi ngộ thoả đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao, và chưa có chính sách lương thưởng – thăng tiến phù hợp để chi trả cho cán bộ
làm công tác tham mưu, giảm đi động lực trong công việc.
- Chất lượng thông tin tổng hợp từ các phòng chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, thông tin thường xảy ra vấn đề trùng lặp, thông tin chưa được kiểm chứng và chưa kịp thời…
- Môi trường trao đổi, thu thập thông tin còn nhiều hạn chế. Chưa biết áp dụng các công cụ trao đổi thông tin trực tuyến với lãnh đạo và các phòng, vẫn còn thụ động trong công tác tổng hợp và tham mưu thông tin cho lãnh đạo gây mất thời gian và tính chủ động
- Chưa có văn bản quy định về công tác tham mưu, tổng hợp trong Công ty khiến việc thực hiện, kiểm tra đánh giá còn gặp nhiều khó khăn.
Tiểu kết chương 2
Trong phạm vi chương 2, tôi đã trình bày thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng INTRCOM. Đồng thời, dựa trên kết quả khảo sát và nhận định của bản thân, tôi đưa ra ưu điểm và hạn chế của công tác này trong Công ty. Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính khá rộng, đáp ứng gần như đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Ngoài ra, phòng Hành chính cũng là bộ phận không thể thiếu trong tham mưu công tác tuyển dụng, đào tạo, đưa công ty trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực xây dựng.
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
.Xuất phát từ nhu cầu đổi mới và phát triển của Công ty, cùng với đó là yêu cầu đặt ra đối với công tác tham mưu, tổng hợp ngày càng cao, do đó cần