a. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy của văn phòng
2.2.3. Tham mưu tổng hợp trong xây dựng nội quy, quy chế
Xây dựng và thực hiện tốt nội quy, quy chế của Công ty là công việc quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của Công ty. Nội quy, quy chế giúp nâng cao tính kỷ cương, kỷ luật trong Công ty, đảm bảo tính hiệu quả và công bằng trong công việc. Dựa trên cơ sở nội quy, quy chế để Ban giám đốc kiểm tra, đánh giá cán bộ, công nhân viên trong toàn thể Công ty.
Tại INTRACOM, để tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng nội quy, quy chế hoạt động, văn phòng đã dựa trên cơ sở tổng hợp những ý kiến góp ý, đề xuất của toàn thể các đơn vị, các cá nhân trong toàn thể Công ty. Bên cạnh đó, văn phòng cũng tổng hợp các thông tin từ các văn bản pháp lý Nhà nước, hoặc từ các Công ty khác để đảm bảo phương án tham mưu cho lãnh đạo là khách quan và tối ưu nhất. Sau đó, Ban giám đốc cân nhắc, điều chỉnh các phương án mà bộ phận văn phòng đã tham mưu để có quyết định ban hành nội quy, quy chế cho toàn thể Công ty.
Quy trình tham mưu xây dựng nội quy, quy chế của văn phòng chủ yếu thông qua các bước như sau:
- Bước 1: Thu thập thông tin: Từ các văn bản của Nhà nước, nội bộ Công ty, từ các doanh nghiệp khác
- Bước 2. Xử lý thông tin – Tổng hợp thông tin: Xây dựng dự thảo - Bước 3. Lấy ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc
- Bước 4. Hoàn thiện, trình Ban giám đốc ký
- Bước 5. Tham mưu tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá nội quy, quy chế
Trong quá trình thực hiện nội quy, quy chế, quy định văn phòng thường xuyên tham mưu cho Ban giám đốc phát hiện và bổ sung kịp thời những thiếu sót trong nội quy, quy chế Tạo nên một hệ thống nội quy, quy chế chặt chẽ và linh hoạt.
Tóm lại, tại INTRACOM nội quy, quy chế được xây dựng rất chặt chẽ, cụ thể và chi tiết. Không chỉ bằng văn bản, giấy tờ, Công ty xây dựng nội quy, quy chế bằng hình ảnh, video dành cho cán bộ nhân viên để tiện nghe, nhìn, theo dõi và thực hiện. Dưới đây là hình ảnh minh họa được cắt từ video “Nội quy Công ty INTRACOM”, với 17 nội dung: Chấm công, thời gian, đồng phục, tạo Account quản lý công việc, thử việc, ký hợp đồng, báo cáo công việc, trình duyệt hồ sơ, làm thêm giờ, nghỉ phép, dự họp, lương thưởng, Phúc lợi, thế chấp, khuyến khích, nghiêm cấm…
Nguồn: Văn phòng
Ví dụ cụ thể hơn về nội quy, quy chế tại INTRACOM: tất cả nhân viên tại INTRACOM phải thực hiện báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, quý, năm. Trong đó, phải ghi cụ thể các đầu mục đã, đang, sẽ làm và kết quả thực hiện, khó khăn, đề xuất. Các biểu mẫu báo cáo sẽ được văn phòng công ty cung cấp tới tất cả nhân viên.