a. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy của văn phòng
2.2.4. Tham mưu tổng hợp trong công tác văn thư, lưu trữ
Văn phòng là bộ phận tham mưu và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho Công ty. Tại đây, hoạt động tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ diễn ra bao gồm các nội dung như:
- Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Văn phòng tại INTRACOM có quy mô vừa nên không có các phòng, các bộ phân chuyên trách về văn thư, lưu trữ, các nhân viên trong văn phòng đảm nhiệm vừa là bộ phận vừa là nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ. Chính vì vậy, bộ phận văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo Công ty về tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ như sau:
* Nhân sự văn thư bộ phận văn thư
Tổ chức bộ phận văn thư : 01 nhân sự - chị Nguyễn Minh Hòa, trình độ cử nhân Đại học, có nhiệm đảm bảo nghiệp vụ văn thư theo quy định của Nhà nước và của Công ty; tham mưu về công tác văn thư cho Công ty.
* Nhân sự lưu trữ (Bộ phận lưu trữ)
Tổ chức bộ phận lưu trữ: 01 nhân sự - chị Nguyễn Thị Lan. Trình độ cử nhân Đại học, có nhiệm vụ đảm bảo nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Công ty; tham mưu về công tác lưu trữ cho Công ty.
- Tham mưu việc thực hiện các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ và tham mưu xây dựng các văn bản của Công ty về văn thư, lưu trữ
Văn phòng tổ chức phổ biến cho toàn Công ty quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Chánh văn phòng là người tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc ban hành văn bản của Công ty quy định về công tác văn thư, lưu trữ dựa trên các quy định của nhà nước như:
+ Luật lưu trữ ngày 11/11/2011
+ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Là doanh nghiệp tư nhân nên Công ty có nhiều quy định về văn thư, lưu trữ khác với quy định nhà nước nhưng về mặt bằng chung là đảm bảo các quy định của nhà nước về văn thư, lưu trữ. Phòng Hành chính đã tổ chức xây dựng, tham mưu cho lãnh đạo Công ty ban hành quy định về văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Tổ chức hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ
Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung chủ yếu vào các nội dung như: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; công tác lập hồ sơ điện tử và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu...
- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức và người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
- Tham mưu công tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Công ty
Văn phòng là bộ phận tham mưu và trực tiếp theo dõi, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nói chung và công tác văn thư, lưu trữ trong văn phòng nói riêng. Đặc biệt, trong quá trình thực hiện văn phòng công ty đã phát hiện ra những sai sót để tham mưu sửa đổi quy chế công tác văn thư, lưu trữ kịp thời.
- Hình ảnh sắp xếp tài liệu, lưu trữ tại công ty (phụ lục 10)
2.2.5. Tổ chức thực hiện công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Văn phòng là đầu mối thông tin của Công ty, có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin; tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo một cách kịp thời và chính xác nhất. Hoạt động tổng hợp thông tin của văn phòng bao gồm:
- Tổ chức cung cấp thông tin hằng ngày cho Ban giám đốc;
- Tổ chức xây dựng báo cáo trình Ban Giám đốc theo tuần, tháng, quý, năm;
- Tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong Công ty đảm bảo thông tin và chuyển giao thông tin
Những năm gần đây, nhờ việc quan tâm sâu sát và nâng cao nhận thức về ví trí, tầm quan trọng của công tác văn phòng, công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Công ty của Văn phòng đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Qua quá trình khảo sát tại Văn phòng, tôi nhận thấy nguồn thông tin được Văn phòng Công ty tổng hợp để tham mưu cho lãnh đạo thường thông qua bốn cách thức chủ yếu: Thông qua hoạt động hội họp, thông qua gặp gỡ trao đổi trực tiếp, thông qua các văn bản và thông qua các phương tiện công nghệ thông tin. Cụ thể:
- Thông qua hoạt động hội họp: Hoạt động hội họp tại INTRACOM bao gồm họp giao ban theo định kỳ và các cuộc họp khác có kế hoạch hoặc đột xuất. Thông qua các cuộc họp, đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng sẽ thu thập các thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc tham mưu cho lãnh đạo Công ty
- Thông qua gặp gỡ, trao đổi trực tiếp: Thông qua trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và các đơn vị chuyên môn trong Công ty về các vấn đề được bàn tới nhằm thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin
chính xác và có độ tin cậy cao. Thông qua hệ thống các văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo INTRACOM, bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ tiến hành thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình ban hành các quyết định.
- Thông qua các phương tiện công nghệ thông tin: Tại văn phòng intracom, các thiết bị công nghệ thông tin bao gồm: Máy tính, máy photo…Thông qua các thiết bị này, thông tin sẽ được tổng hợp và chuyển đi một cách nhanh chóng, tạo điều kiện giải quyết kịp thời công việc, tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo.
* Quy trình tổ chức thực hiện đảm bảo, sử dụng thông tin phục vụ cho lãnh đạo Công ty của văn phòng diễn ra như sau:
Nguồn: Văn phòng
Là bộ phận chịu trách nhiệm chính về công tác thông tin, văn phòng INTRACOM thường xuyên tham mưu và giúp lãnh đạo tổ chức và thực hiện chế độ thông tin báo cáo, công tác văn thư lưu trữ;…Thông qua quy trình tổ chức thực hiện đảm bảo, sử dụng thông tin có thể thấy được thông tin chính là nguyên liệu, đồng thời là cơ sở góp phần vào tính chính xác trong các quyết định quản lý của công ty. Đây cũng là ưu thế để bộ phận văn phòng
Bước 1: Thu thập thông tin
INTRACOM thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông tin về tình hình và kết quả hoạt động chung cũng như từng lĩnh vực cụ thể của công ty.
2.2.6. Tham mưu, tổng hợp về công tác thi đua, khen thưởng
Tại INTRACOM, công tác thi đua, khen thưởng có vai trò rất quan trọng. Là động lực cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công ty làm việc và phấn đấu. Hoạt động này thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với đời sống công nhân viên, tạo nên văn hoá riêng của mỗi cơ quan, tổ chức. Hiện nay, hoạt động tổ chức công tác thi đua, khen thưởng được cũng được phòng Hành chính tham mưu trên các nội dung chủ yếu như:
- Tham mưu cho lãnh đạo phát động các phong trào thi đua trong Công ty;
- Tham mưu việc tổ chức, triển khai các phong trào thi đua;
-Tham mưu xây dựng nguyên tắc, hình thức thi đua, khen thưởng trong toàn Công ty;
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty và phòng Nhân sự về những cá nhân có thành tích xuất sắc.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại INTRACOM cho thấy, mọi công tác thi đua, khen thưởng dành cho cán bộ, nhân viên cực kì sôi nổi. Tiêu biểu nhất là “Phong trào phụ nữ tại INTRACOM”. Phong trào thi đua “Đảm việc nước giỏi việc nhà” góp phần giáo dục truyền thống, nâng cao nhận thức tư tưởng. Đồng thời, động viên cán bộ nhân viên nữ thi đua nâng cao năng suất lao động, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, đóng góp vào sự phát triển của Tổng công ty. Riêng lĩnh vực thi đua "Đảm việc nhà", cán bộ nhân viên nữ đã phát triển kinh tế gia đình bằng nhiều hoạt động thiết thực; làm tốt vai trò người vợ, người mẹ, người con dâu hiếu thảo trong gia đình và nuôi dạy con cái.
Với những ý nghĩa to lớn, Công ty vinh danh khen thưởng các đơn vị, cá nhân đạt danh hiệu “ giỏi việc nước đảm việc nhà 2019” bao gồm: tập thể CBNV nữ phòng Truyền Thông - Marketing, hoàn thành tốt chỉ tiêu kế hoạch của Ban giám đốc giao cho; luôn tham gia nhiệt tình các hoạt động phong trào của Công ty. Giải cá nhân dành cho chị Trần Thị Hương - Phó tổng giám đốc; chị Lại Thị Phương Thảo - Phụ trách BQL tòa nhà Intracom 2 và giải thưởng “ Gia đình cán bộ công nhân viên lao động Handico tiêu biểu” dành cho gia đình chị Phạm Thanh Huyền - Trưởng phòng kinh doanh và gia đình anh Nguyễn Quang Trung - Trưởng phòng kế hoạch kĩ thuật.
2.2.7. Tham mưu, tổng hợp về công tác lập kế hoạch, tổ chức hội họp
Trong công ty, hội họp được coi là hình thức trao đổi thông tin giữa ban lãnh đạo công ty và các đơn vị.
Ngoài các cuộc hội họp do văn phòng tổ chức, văn phòng còn phối hợp tổ chức hội họp với các đơn vị khác, đảm bảo công tác tham mưu, tổng hợp và hậu cần phục vụ hoạt động này.
Quy trình tổ chức hội họp của công ty như sau:
- Phòng hành chính có nhiệm vụ Tham mưu Ban Giám đốc về thành phần, địa điểm tổ chức: tuỳ thuộc vào quy mô và nội dung cuộc họp mà phòng Hành chính tham mưu cho lãnh đạo.
- Các hội nghị do phòng Hành chính tổ chức, trưởng phòng Hành chính chủ động trong việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị có liên quan để tổ chức hội nghị. Cụ thể chị Nguyễn Kim liên phụ trách mảng Hành chính, tổng hợp lập kế hoạch bao gồm: Tên hội nghị, thời gian tổ chức hôi nghị, thành phần tham dự, … sau đó trình Trưởng phòng Hành chính, tùy quy mô và tính chất cuộc họp mà Trưởng phòng trình tiếp lên xin ý kiến Ban giám đốc.
- Dựa vào quy mô, tính chất cuộc họp mà phòng Hành chính tham mưu cho Ban giám đốc có nên thành lập Ban tổ chức.
- Tham mưu trong công tác chuẩn bị; tiến hành và kết thúc hội họp diễn ra trên một số nội dung như: Tham mưu khách mời, thành phần hội họp; tham mưu biên bản hội họp; tham mưu đón tiếp khách; tham mưu lập hồ sơ hội họp…
- Hình ảnh chương trình, hội họp tại công ty (phụ lục 11)
2.2.8. Tham mưu tổng hợp trong việc quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị chất, trang thiết bị
tham mưu cho lãnh đạo về xây dựng nội quy, quy chế sử dụng trang thiết bị. Cụ thể là Quy chế sử dụng trang thiết bị của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông, (INTRACOM) (ban hành kèm theo quyết định số 18/QĐ-INTRACOM ngày 01/12/2016.
Về công tác mua sắm trang thiết bị: Đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan là một trong những nhiệm vụ cơ bản của phòng Hành chính. Cuối năm 2019, phòng Hành chính đã chủ động tham mưu cho Ban giám đốc về mua sắm, sửa chữa và bảo dưỡng trang thiết bị trong toàn Công ty trên cơ sở tổng hợp thông tin phản hồi về trang thiết bị, cơ sở vật chất tại các phòng.
Về công tác sử dụng và quản lý trang thiết bị: Theo định kỳ, 6 tháng phòng Hành chính tiến hành kiểm kê cơ sở vật chất, trang thiết bị sau đó thống kê những trang thiết bị hỏng hoặc cần bảo dưỡng để tham mưu cho Ban giám đốc về việc sửa chữa, bảo hành hay thay mới. Ngoài ra, phòng Hành chính tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác theo dõi, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công ty để có những chế tài xử phạt hợp lý.
2.2.9. Tham mưu, tổng hợp đảm bảo công tác lễ tân, an ninh, vệ sinh
Công tác lễ tân, bảo vệ, đội xe là bộ mặt của cả Công ty và văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính.
* Công tác lễ tân, khánh tiết
Văn phòng bố trí nhân sự - chị Nguyễn Hồng Anh làm công tác lễ tân bao gồm các nhiệm vụ chính như: Tiếp nhận điện thoại, đón tiếp khách; đặt tiệc đãi khách; làm lễ tân cho hội nghị….
Ngoài trực tiếp tổ chức công tác lễ tân, văn phòng cũng tham mưu cho Ban giám đốc một số nội dung:
- Tham mưu trang bị cho lễ tân về: Địa điểm làm việc, bàn ghế, tiếp khách, điện thoại, đồng phục…
- Tham mưu về bồi dưỡng nghiệp vụ cho lễ tân: Gửi đến các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ lễ tân như đón tiếp khách; đãi khách; giao tiếp…
* Công tác bảo vệ, vệ sinh, đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ
Văn phòng bố trí nhân sự - anh Đỗ Văn An. Ngoài trực tiếp tổ chức công tác bảo vệ - an ninh, văn phòng cũng đã tham mưu cho Ban giám đốc một số nội dung:
- Tham mưu trang bị cho bảo vệ: đồng phục, vé xe, địa điểm trông xe, bảng chấm lỗi vi phạm
- Tham mưu về trang bị thêm trang thiết bị để đảm bảo an ninh: camera, cửa khoá chống trộm.
Tóm lại, với chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng công ty, ngoài việc tham mưu chuyên sâu cho lãnh đạo các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính – văn phòng, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin và điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động của công ty, bộ máy văn phòng có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp, tức là trên cơ sở tổng hợp thông tin về tình hình hoạt động mọi mặt của INTRACOM, văn phòng sẽ giúp lãnh đạo trong việc xây dựng chương trình công tác, kế hoạch hoạt động trong tuần tháng, quý, năm; đồng thời phát hiện và thông tin cho lãnh đạo những vấn đề đặt ra cần giải quyết. Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ giao nhiệm vụ giải quyết từng vấn đề theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy văn phòng.
2.3. Nhận xét chung về công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Dựa trên sự kết hợp giữa số liệu khảo sát và thực tế quan sát, có thể thấy được những ưu điểm và nhược điểm công tác tham mưu, tổng hợp của