a. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy của văn phòng
3.4. Giải pháp tăng cường về cơ sở vật chất, hiện đại hóa Văn phòng
năng trong công tác tham mưu tổng hợp.
Nghiêm túc thực hiện chế độ thông tin báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp.
3.4. Giải pháp tăng cường về cơ sở vật chất, hiện đại hóa Văn phòng phòng
3.4.1. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trước hết, văn phòng cần có chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị phục vụ nhiệm vụ chuyên môn. Thành lập Ban quản lý tài sản - thiết bị, có đầy đủ hồ sơ, sổ sách thống kê, kiểm tra tài sản định kỳ hàng quý, hàng năm. Bên cạnh đó, giao trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản cho từng đơn vị; hàng tháng kiểm tra, báo cáo, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời.
Khai thác các nguồn kinh phí từ dự án của nước ngoài, các chương trình mục tiêu của Chính phủ, sự hợp tác hỗ trợ của các doanh nghiệp, cân đối từ việc tiết kiệm chi để bổ sung cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ tốt cho hoạt động của INTRACOM.
Nâng cao ý thức, trách nhiệm của Cán bộ, nhân viên trong việc sử dụng và giữ gìn tài sản công.
Tiếp tục tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở; ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện tốt chế độ công chức, công vụ.
động của văn phòng, cần phải đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn cho từng lĩnh vực cụ thể. Có rất nhiều loại máy móc phù hợp với lĩnh vực công tác của văn phòng như: máy cắt phong bì, máy đánh chữ điện tử, máy bóc bì văn bản.
Ngoài ra, có thể mở rộng diện tích Kho lưu trữ tài liệu để có thể chứa và sắp xếp, bố trí hợp lý hồ sơ, tài liệu.
3.4.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
Để phù hợp với sự phát triển của xã hội trong công cuộc hội nhập cũng như sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật… và quan trọng hơn nữa là đáp ứng được yêu cầu về nguồn nhân lực có trình độ, lao động trí óc của xã hội cũng như của thế giới, lãnh đạo công ty cần nghiên cứu, trang bị, bổ sung, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ của cơ quan.
Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của INTRACOM mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và phần mềm đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ để tham mưu, tổng hợp có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ;
Ứng dụng CNTT được coi là một giải pháp của cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động quản lý. Bộ Thông tin - truyền thông cho biết, Việt Nam đã đạt được bước tiến vượt bậc trong việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan Chính phủ để quan hệ và cung cấp các dịch vụ của Chính phủ cho công dân. Việt Nam cũng là quốc gia có 27% website của các cơ quan chính phủ đã cung cấp dịch vụ trực tuyến cho người dân. Do vậy, ứng dụng CNTT là việc làm vô cùng quan trọng và cần thiết để có thể bắt kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Đây là vấn đề cần được lãnh đạo Công ty quan tâm và đầu tư hơn nữa.
Để việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng cụ thể là công tác tham mưu, tổng hợp, cần thiết phải có những giải pháp thiết thực, cụ thể như sau:
Thứ nhất, rà soát, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức Tin học cho cán bộ, nhân viên và người lao động theo Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 14/03 của Bộ Thông tin và Truyền thông về quy định Chuẩn Kỹ năng sử dụng CNTT.
Thứ hai, phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT tham mưu, giúp việc Chủ tịch INTRACOM trong việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý đối với lĩnh vực ứng dụng CNTT.
Thứ ba, phối hợp với Ban Kế hoạch Tài chính trong việc tham mưu, đề xuất các phương án đầu tư, mua sắm, nâng cấp các trang thiết bị tin học theo hướng tiết kiệm, đồng bộ và hiệu quả.
Thứ tư, xây dựng, hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ, chuẩn hóa các mẫu biểu hành chính nhằm tạo thuận lợi cho việc tin học hóa, đảm bảo tính nhanh chóng, thuận lợi trong hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn tại văn phòng Công ty INTRACOM.
Thứ năm, Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của công tác tham mưu, tổng hợp; thực hiện việc chuyển văn bản, thông tin giữa các phòng, ban, đơn vị cơ quan, đơn vị qua hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp và Trang thông tin điện tử của INTRACOM. Duy trì và phát triển Trang Thông tin điện tử của cơ quan đạt hiệu quả.
3.4.3. Đổi mới cách thức, lề lối làm việc
Mặc dù nhiệm vụ chính được giao là tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Công ty nhưng trong một số trường hợp văn phòng không phải là đơn vị chủ trì mà sẽ đồng chủ trì với một số đơn vị khác. Do đó để công tác tham mưu, tổng hợp có hiệu quả, đòi hỏi các bộ phận, đơn vị thuộc Công ty, văn phòng phải có sự hoạt động thống nhất về lề lối làm việc.
Văn phòng phải nắm chắc và chủ động tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực được phân công để ban lãnh đạo giải quyết kịp thời và hiệu quả. Để làm được điều này, cần phải không ngừng trau dồi chuyên môn, nghiệp vụ và thường xuyên cập nhập sự phát triển của các phương tiện CNTT.
Thực hiện nghiêm chỉnh giờ giấc, tác phong làm việc nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, tránh việc đi muộn về sớm, không tuân thủ quy định thời gian của một số cán bộ, công, viên chức hiện nay gây lãng phí thời gian.
Tổ chức các chương trình tọa đàm về giờ giấc, tác phong làm việc giúp cán bộ, công viên chức có cơ hội đánh giá và tự đánh giá, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm với công việc.
Tăng cường thực hiện những biện pháp rèn tác phong và lề lối công tác cho đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp trong phạm vi quản lý.Tạo môi trường, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế về tác phong, lề lối làm việc. Tiếp tục thực hiện việc học tập và làm theo tư tưởng, tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh, lấy nội dung chính là thực hiện các quy định về chuẩn mực đạo đức, tác phong.
3.4.4. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động của văn phòng phòng
Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan doanh nghiệp, cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong văn phòng.
Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá
trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu, tổng hợp khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay của các cơ quan, doanh nghiệp là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện nay.