a. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy của văn phòng
3.3. Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp
nghiệp
Để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng công ty cần phải nhận thức đầy đủ, sâu sắc ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác cán bộ. Từ đó tập trung đổi mới công tác cán bộ mà trước hết là cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp có trình độ, năng lực về mọi mặt, có phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cụ thể:
Để có được đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp tốt cần phải chú trọng ngay từ đầu, tức là khâu tuyển dụng. Phải xây dựng bản tiêu chuẩn và mô tả công việc để các ứng viên xem xét mức độ phù hợp và người tuyển dụng có cơ sở để dễ dàng lựa chọn.
Lãnh đạo đơn vị giao nhiệm vụ cho nhân viên nên động viên, có nghệ thuật lãnh đạo, tạo cho công chức có niềm đam mê, sáng tạo trong công việc; Tổ chức bộ máy và nhân sự cần có sự phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn khi chỉ tiêu đã được xây dựng và áp dụng từ trên xuống để dễ xác định phần trách nhiệm của các bên liên quan khi có sự cố không mong muốn xảy ra. Luân chuyển công chức Văn phòng luôn đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị cho cán bộ những kỹ năng hoạt động cần thiết và chuyên sâu về công tác văn phòng. Có thể tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn hoặc tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm để các cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp giữa các đơn
vị của INTRACOM có thể trao đổi, học hỏi lẫn nhau vừa tăng tính đoàn kết trong toàn Viện. Phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp để có sự phản ánh đúng, đầy đủ về nhân sự hiện nay. Đối với các cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao cần có sự ghi nhận, tuyên dương, ngược lại những cá nhân mắc lỗi nghiêm trọng cần có sự kỷ luật phù hợp với mức độ nghiêm trọng của hậu quả.
Đối với người làm công tác văn phòng đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời các Nghị định của Chính Phủ và các văn bản luật có liên quan quy định về chuyên môn, nghiệp vụ; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp và các kênh thông tin nhằm nâng cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững các nội dung, các quy định của pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo công ty trong thực hiện nhiệm vụ.
Cần tập trung nghiên cứu để nắm vững nội dung quy định của các văn bản pháp lý liên quan đến lĩnh vực tham mưu. Cần nắm vững các văn bản quy định, hướng dẫn của Chính Phủ, các ngành liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách;
Các chuyên viên tham mưu, tổng hợp khi được phân công tham dự các cuộc họp, cuộc giao ban định kỳ, đột xuất cần bố trí thời gian hợp lý để tham gia đầy đủ, lựa chọn chỗ ngồi hợp lý, ghi chép đầy đủ các kiến nghị, đề xuất của các đơn vị và kết luận của chủ trì cuộc họp về các nội dung đầu việc để quá trình tham mưu các văn bản chỉ đạo đảm bảo chính xác về nội dung, đầu việc.
Đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn nâng cao và phát huy tinh thần tự học, tự nghiên cứu từ tài liệu, hệ thống văn bản pháp lý liên quan và từ thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ công tác, khả năng khai thác thông tin từ Intenet để thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp.
Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng và hàng tuần) riêng của mình đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn đề mới nảy sinh, đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định