a. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy của văn phòng
2.2.2. Tham mưu tổng hợp trong xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác
2.2.2. Tham mưu tổng hợp trong xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác công tác
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác là nhiệm vụ mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng phải làm. Nó là hoạt động thường xuyên và thiết yếu nhằm xác định các phương hướng, các mục tiêu và cách thức để thực hiện những mục tiêu đó. Công tác này đối với Công ty INTRACOM cũng không phải là ngoại lệ. Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm trước Công ty và Ban Giám đốc về việc tham mưu và tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch của toàn Công ty. Chương trình, kế hoạch cũng là phương tiện giúp Chánh văn phòng điều hành công tác văn phòng và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị khác. Nội dung mà văn phòng tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng chương trình, kế hoạch của Công ty bao gồm:
-Tổng hợp chương trình, kế hoạch từ các phòng trong Công ty và tham mưu xây dựng, chương trình cho toàn Công ty
-Tham mưu về kế hoạch và chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng -Tham mưu về công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch của các phòng trong Công ty
* Tham mưu, tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm
Văn phòng INTRACOM dựa vào: Chiến lược phát triển của Công ty; chức năng, nhiệm vụ của Công ty và các bộ phận trong Công ty; nhân sự; cơ sở vật chất; trang thiết bị để tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm. Quy trình tham mưu xây dựng, chương trình kế hoạch năm cho Công ty chủ yếu diễn ra như sau:
Bước 1: Phòng Hành chính gửi công văn yêu cầu các phòng trong Công ty xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm
Bước 2: Thu thập, xử lý, tổng hợp chương trình kế hoạch công tác năm của các phòng và của phòng Hành chính
Bước 3: Tổng hợp ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc và xây dựng dự thảo kế hoạch năm
Bước 4: Tổng hợp lại và hoàn thiện dự thảo trình Giám đốc ký duyệt Bước 5: Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác ban hành kế hoạch năm
Bước 6: Tham mưu và trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch năm
* Tham mưu, tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, tuần
Tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, tuần căn cứ dựa trên kế hoạch công tác năm của Công ty. Quy trình tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch quý, tháng, tuần cơ bản giống quy trình tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch năm. Tuy nhiên cần phải chi tiết rõ ràng hơn, kế hoạch trong thời gian càng nhỏ càng phải chi tiết.
Đối với chương trình, kế hoạch quý: Trước ngày 20 tháng cuối quý trước
Đối với chương tình kế hoạch tháng: Trước ngày 25 hàng tháng Đối với chương trình kế hoạch tuần: Thứ 6 tuần trước
Như vậy, tham mưu, xây dựng chương trình kế hoạch giúp cho toàn thể Công ty biết được phương hướng hoạt động và nhiệm vụ của mình trong thời gian tới. Bên cạnh đó, văn phòng còn tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các phòng, đơn vị, cá nhân.
Ngoài ra, văn phòng tham mưu về kế hoạch, chương trình xuất cảnh cho Ban giám đốc trên cơ sở tổng hợp thông tin và phối hợp với các đơn vị chuyên môn về công tác này.