III. TÂM LÝ GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ
3.Những yếu tố tâm lý giao tiếp và giao tiếp trong quản lý
3.1. Giao tiếp
3.1.1. Khái niệm giao tiếp.
Giao tiếp là một qúa trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống ngôn ngữ nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.
Hệ thống ngôn ngữđược sử dụng trong giao tiếp bao gồm ngôn ngữ lời nói và ngôn ngữ
không lời
Cũng có thể nói cách khác: Giao tiếp là quá trình trao đổi và ứng xử, xử lý thông tin trong
đời sống hàng ngày của con ngưới với nhau
3.1.2. Tầm quan trọng của giao tiếp
Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu được trong sự phát triển của xã hội loài người, giao tiếp đa dạng, phức tạp, nó thể hiện muôn hình nhiều vẻ của con người. Một trong những yếu tố
quyết định cho sự thành bại, tiến lùi của một cá nhân, đó là khả năng giao tiếp của người ấy. Từ xưa đến nay, con người luôn tìm cách hiểu lòng người khác nhưng điều đó quả thực rất khó khăn. Người ta từng nói:
“ Sông sâu còn có kẻ dò
Mấy ai lấy thước mà đo lòng người”
Cũng để nói lên sự khó khăn đó. Trong giao tiếp thường ngày, Không chỉ hiểu người mà còn biết gây thiện cảm cho người, biết thu hút những tâm sự tự đáy lòng của người đối thoại. Muốn người khác trở nên thân thiện, cởi mở và vui lòng tâm sự cùng ta thì trước hết ta phải làm vừa lòng họ. Hãy tựđặt mình vào địa vị của đối tượng để hiểu họ muốn gì ? họ suy nghĩ như thế
nào? rồi đưa ra những cách xử sự thật đúng mực. Trong giao tiếp, mọi cử chỉ, thái độ hành vi của mình đều gây nên những cảm xúc ở nơi người đối thoại.
Vì vậy để thu được thành công trong giao tiếp, bạn phải là một con người rất mẫn thiệp, lịch sự, phải biết cách đối nhân xử thế… Chinh phục lòng người cái cơ bản của nghệ thuật giao tiếp sẽ giúp bạn thành công hơn trong mọi việc. Vì vậy, nhiều người rất chú trọng tạo ấn tượng bằng hình thức bên ngoài, bằng cách ăn mặc lịch sự, đứng đắn. Cũng có những người muốn gây thiện cảm với người khác bằng những biểu hiện tuyệt vời về tâm hồn, tính cách …
Tạo ấn tượng với người đối thoại không đơn thuần chỉ xuất phát từ hình thức, không chỉ
bằng những lời nói nhẹ nhàng, mà còn được xây dựng từ những nét biểu cảm, những ánh mắt, những nụ cười trên khuôn mặt. Mỗi biểu hiện trên nét mặt đều mang những trạng thái tình cảm khác nhau của con người.
Chương 1: Tổng quan về tâm lý và tâm lý học quản lý
Trong giao tiếp khuôn mặt là một trang sách mở, cử chỉ tay chân là một thứ ngôn ngữ bổ
sung rất hiệu quả cho lời nói. Nhiều khi chỉ cần một ánh mắt, một nụ cười còn có hiệu quả hơn ngàn vạn lời nói.
3.1.3. Quá trình giao tiếp là quá trình hoạt động phức tạp:
Giao tiếp được diễn ra nhiều hình thức khác nhau như giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với nhóm, giao tiếp đối tác, giao tiếp nhất thời và giao tiếp lâu dài, giao tiếp gián tiếp, giao tiếp trực tiếp, giao tiếp từ trên xuống, từ dưới lên, giao tiếp ngang bằng, giao tiếp ở thế
mạnh, ở thế yếu, thế cân bằng v.v… Đối với từng hình thức giao tiếp, cần có những cách giao tiếp thích hợp. Xét về bản chất, hoạt động quản lý chính là hoạt động giao tiếp xã hội. Trong hoạt
động này nhà quản lý luôn phải giao tiếp dưới nhiều hình thức khác nhau; giao tiếp với cấp trên và cấp dưới, giao tiếp với bạn bè và khách hàng, giao tiếp trong tổ chức, giao tiếp trong thương mại, giao tiếp trong nội bộđơn vị và ngoài xã hội, giao tiếp trong quan hệ chính thức và không chính thức, giao tiếp xã giao hay giao tiếp để xây dựng mối quan hệ lâu dài. Hoạt động giao tiếp của nhà quản lý rất phức tạp, đa dạng, liên quan đến nhiều yếu tố tâm lý xã hội, yếu tố kinh tế và văn hóa. Hoạt động giao tiếp này quyết định hiệu quả của hoạt động quản lý. Nói cách khác nếu không có khả năng giao tiếp, nhà quản lý khó có thể thành công.
* Một số yêu cầu cần thiết khi giao tiếp
- Phải đạt tới mục tiêu, mục đích nhất định.
Khi giao tiếp, cần xác định giao tiếp để làm gì? Đạt tới mục tiêu nào. Những trường hợp mục tiêu rất đơn giản (chỉ là để biết) nhưng có khi mục tiêu giao tiếp rất phức tạp, sâu kín. Có trường hợp mục tiêu chỉ xác định, hoàn thiện trong quá trình giao tiếp.
- Giao tiếp phải đảm bảo chuẩn mực nhất định, chuẩn mực đạo đức, quy định xã hội, phong tục tập quán…
- Giao tiếp phải phù hợp với cá tính hoặc căn cứ vào đặc điểm của đối tượng, trạng thái tâm lý đối tượng khi giao tiếp
- Phải dựa và tình huống giao tiếp để có cách giao tiếp thích hợp - Phải ý thức được sựđánh giá của đối tượng về mình.
- Phải có được những phẩm chất nhất định của trí tuệ: Linh hoạt thông minh mới giao tiếp có hiệu quả cao.
- Phải có sự hiểu biết nhất định về giao tiếp, chuẩn mực, điều kiện, tình huống và kỹ thuật giao tiếp.
- Phải có kỹ năng giao tiếp tốt.
3.2. Những yếu tố tâm lý trong giao tiếp.
Sự giao tiếp con người nói chung và giao tiếp trong hoạt động quản trị nói riêng thường mang tính chất tâm lý xã hội và tâm lý cá nhân
Tính chất tâm lý xã hội thể hiện:
- Phụ thuộc vào phong tục tập quán, đặc điểm dân tộc, luật lệ nếp sống, quy định của xã hội, của từng địa phương, nhất là quy định về giao tiếp của xã hội.
- Phụ thuộc vào điều kiện xã hội, trình độ phát triển của xã hội, tiện nghi vật chất, cơ sở hạ
Chương 1: Tổng quan về tâm lý và tâm lý học quản lý
- Phụ thuộc vào vai trò, cương vị, quyền hạn của con người trong xã hội, cần chú ý là ở
mỗi vai trò, cương vị quyền hạn như (chức vụ; giám đốc, trưởng phòng, bộ trưởng, nhân viên, vai trò làm cha, làm mẹ hay con cháu…) Con người có chức năng, đặc điểm tâm lý khác nhau. Khi thay đổi vai trò, tâm lý con người có thể bị biến đổi đi, thậm chí biến đổi cả sở thích, quan điểm sống, lối sống…
- Phụ thuộc vào nghề nghiệp, lĩnh vực hoạt động. Mỗi tầng lớp xã hội, do nghề nghiệp, hoạt động khác nhau, tâm lý của họ cũng khác nhau do đó, giao tiếp của họ cũng khác nhau.
Vì vậy khi giao tiếp, nhà quản lý phải nắm được phong tục tập quán và đặc điểm của địa phương, luật pháp và luật lệ riêng của từng vùng. Ngày xưa có nói: “Phép vua thua lệ làng”. Đối với cá nhân, cần chú ý xem họ là người ở vùng nào, đời sống kinh tế, vật chất của họ, nghề
nghiệp, chức vụ của họ. v.v…
Tính chất tâm lý cá nhân biểu hiện:
Sự giao tiếp bị chi phối bởi những đặc điểm tâm lý riêng của họ. Đặc biệt là những đặc điểm sau:
- Ý thức cá nhân của họ: Hiểu biết của họ như thế nào, sự tự đánh giá bản thân của họ, tính khiêm tốn, kiêu căng, ham học hỏi hay chủ quan tự mãn.
- Cá tính của họ: họ là người cởi mở vui vẻ hay lạng lùng kín đáo, người táo bạo, hoạt bát hay rụt rè, chậm chạp, tác phong tư thế, hành vi cử chỉ như thế nào…
- Trình độ giao tiếp của họ: Sự hiểu biết về giao tiếp, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp của họ. - Động cơ mục đích giao tiếp của cá nhân
- Thế tâm lý cá nhân đối với nhau
- Trạng thái tâm lý cá nhân: Đang vui, đang giận, đang chán nản, thất vọng, hay đang hy vọng đợi chờ…
- Tình huống giao tiếp: Giao tiếp ởđâu, do nguyên nhân nào thúc đẩy …
- Khoảng cách tâm lý cá nhân: Giữa những người giao tiếp có những gì cách biệt khác nhau về tâm lý, địa vị, vai trò như thế nào v.v…chúng ta cần chú ý đến khoảng cách thân tình, vị
thế. Do tính chất tâm lý cá nhân trong giao tiếp, nhà quản lý cần phải chú ý hiểu đối tượng giao tiếp của mình về hai mặt: Đặc điểm tâm lý cá nhân của họ và đặc điểm tâm lý của họ trong thời
điểm giao tiếp (tâm trạng động cơ, tình huống, thế tâm lý. v.v…).